数据医生

实施指南

如果您已在 Tableau 全球用户大会上见识到了“Tableau 医生”的功能,您便了解它有多么强大。现在我们希望您能够轻松开展自己的实践。我们吸取了多年来运行“Tableau 医生”的经验和教训,并将它们打包成一个资源工具包,供您使用。下文将介绍该程序的概要和指南。

如果组织试图扫清 Tableau 使用障碍,扩大 Tableau 在组织中的使用,从而培养同事间相互支持的数据文化,那么这类组织都可使用“数据医生”。我们的客户通常将“数据医生”用于以下几个方面:识别组织中个人、部门或组织存在的知识差距;开发卓越中心以实现 Tableau 自助式服务并为用户提供“常见问题”解决方案;以及提供同事相互培训的机会。

设计您的实践

业务需求

在明确愿景和收集证明成功所需的数据时,至关重要的第一步就是要确定开展“数据医生”实践的原因。如果您组织中有许多人可以使用 Tableau,但并未使用;或者用户虽然积极使用 Tableau,但当遇到困难时常产生挫败感,这些都可成为您的业务需求。

确定业务需求之后,则需明确要做出的更改(目标)以及期望的成果(指标)。




“数据医生”体验

您可以修改“数据医生”体验,使其与您的组织完美契合。某些客户会选择以下某一模式:仅预约、仅免预约的临时会话或这两者相结合。此外,其他一些客户会围绕某个主题组织他们的“数据医生”实践,以便提高在可视化最佳做法、性能优化方面的组织能力或计算能力等;或者为“患者”提供一个开放型论坛,以便其提出疑问或问题。


组织文化:与“患者”的经验水平类似,您的组织文化将影响“数据医生”实践提供的问诊安排类型。如果组织文化的繁荣依赖于秩序与组织,那么预约问诊可能是您的理想之选。如果您的组织文化更具流动性,那么开放式答疑时间可能效果最佳。

问诊安排:“患者”使用 Tableau 的经验水平是您选择提供预约问诊还是开放式答疑时间的影响因素。例如,如果 Tableau 社区中大多数人都属于 Tableau 新手,则可能不需要预约,因为您的“医生”不需要具备专业知识。开放式答疑时间策略可能更有利于鼓励所有人积极提问。

或者,如果 Tableau 社区中大多数人是经验丰富的用户,那么预约问诊可以让您更好地为“患者”配对具备所需专业知识的医生,为其提供帮助。

如果组织“患者”社区内各成员的技能水平参差不齐,那么将预约问诊与开放式答疑时间相结合的方案能让这类组织受益匪浅。同时提供这两种类型的问诊可能需要大量资源,通常最适用于要建立定期实践(每季度、每月、每周)以促进社区和“医生”同步发展的组织。
问诊主题类型也可能影响您选择提供哪种类型的问诊安排。

问诊主题:“数据医生”实践可以提供自由式问诊主题,以便讨论任何疑问或问题,还可设定具体的问诊主题。

对于自由式“数据医生”,任何“患者”均可对您的实践提出任何疑问或问题。此方法有利于了解组织内出现的各种不同类型的问题并收集数据,以便日后识别知识差距。目前,这也意味着您需要找到一种有效的方法,为“患者”配置有能力帮其解决问题的“医生”。虽然采用开放式答疑时间形式也可实现这一目标,但预约安排能让此过程更加简单。

通过设置“数据医生”主题,您能处理“患者”社区中的热门主题,或围绕某一特定主题提供有针对性的技能培训。组织针对工作簿性能优化、映射或可视化最佳做法精心安排了不同的“数据医生”主题日。您可以通过研讨会的形式开展该实践,即在研讨会上使用特定的工作簿,并由“医生”向小组成员讲解如何解决该问题;或者以互动答疑形式让“患者”就其对该主题存在的问题提问或使用工作簿演示。借助主题式“数据医生”,您可能不需要预约,因为所有问题都将围绕同一主题。

本指南附录中的“‘数据医生’设计表”可帮助您在设计“数据医生”实践时整理自己的想法。

规划您的实践规范:技术

除了 Tableau 之外,您还需要一些其他技术解决方案,才能安排“患者”预约问诊,收集“医生”诊治的问题数据,评估团队技能水平以及选择最适合此工作的员工。



问诊

市场上有许多不同的问诊安排工具。选择工具时,请考虑以下几点:希望从“患者”处收集的数据、“数据医生”实践提供的问诊安排类型,以及匹配“患者”和具备相应技能的医生所需的粒度级别。

所选的“数据医生”实践问诊安排类型以及“患者”的产品使用经验,都会影响所需问诊安排工具的复杂程度。例如,如果您要提供主题式“数据医生”,那么主要工作便是收集“患者”数据以及“患者”所遇问题类型的基本信息,因此所需的问诊安排工具将像 Excel 工作簿或 Google 表格一样简单。

如果“数据医生”实践提供开放式答疑时间或预约问诊,那么问诊安排工具可能会稍微复杂一些。您需要收集与所遇问题相关的基本信息,包括产品(Tableau Desktop、Tableau Server、Tableau Prep 等)及其功能级别(Creator、Explorer、Viewer),以便为“患者”配置相应的“医生”。

然而,如果您提供预约问诊并且/或者您的“患者”社区有着更丰富的 Tableau 使用经验,那么您所需的问诊解决方案必须能够提供更高级的匹配功能,包括筛选特定主题(调查分析、共享与协作、通过移动设备访问)、特殊技能(数据库架构或结构、R、API)或语言。

问诊期间收集的“患者”数据有助于您将“患者”与“医生”匹配,并对“数据医生”实践的使用和成功情况进行评估。问诊安排期间您可能要考虑收集的数据包括:姓名、电子邮件地址、部门、问题类型和问题详细信息。虽然不受 HIPPA 要求的约束,但您可能需要与组织的人力资源部门确认,确保认真负责地处理这些数据。

附录中提供了 Tableau 以及部分客户所用的一些问诊安排解决方案。此列表并不详尽,但可为您评估适用选项提供帮助。

问题收集(处方)

在“数据医生”实践中,“医生”治疗“患者”时收集的信息可帮助您评估组织的健康状况、向“患者”提供自行解决复发问题所需的工具,以及跟踪目标完成的进展情况。选择解决方案时,请考虑以下几点:医生在问诊期间记录“患者”问题相关信息的容易程度;您要向“患者”提供的信息;评估“数据医生”实践所需跟踪的数据。

我们建议开始时先使用易学易用的工具。这将减少“医生”的培训时间,并确保始终如一地准确收集所有必要信息。这对于跟踪所需数据来评估“数据医生”实践尤为重要。收集与“医生”姓名、其诊治的问题以及问题解决情况相关的数据,有助于您了解哪些“医生”的绩效最佳以及组织内哪些地方存在实用技能差距。

我们建议在每次会话结束时向每位“患者”提供问诊记录(处方)。虽然“患者”通常对他们的问题解决方案最感兴趣,但上下文也很重要。“医生”需要能够记录所处理的问题、执行的故障排除措施和查询参考的任何可用文档,这一点同样重要;若“患者”再次面临相同或相似的问题,便能自行处理。

技能评估

技能评估有两种用途。它最基本的用途是了解“医生”的知识和技能掌握情况,以便更准确地进行“医患”匹配。如果用于大型群组(团队、部门或组织),它还有助于了解“患者”群体中存在的知识差距。

识别知识差距可帮助您确定是否提供主题式“数据医生”日,定期实践是否是实现组织成功使用 Tableau 的最有效解决方案,或者可为您在组织内倡导培训提供所需数据。

附录中提供了技能调查示例、数据收集电子表格示例以及 Tableau 工作簿示例。

规划您的实践规范:位置和经验

在进行这一选择时,组织文化和可用资源将对此产生很大影响。我们从自己的经验中提取了一些最佳做法并已囊括在此工具包中。



角色和员工

您的“数据医生”团队由组织内的自愿者组成。找到适合此工作的人非常重要。一些角色是“数据医生”实践(无论规模大小)成功与否的重要决定因素,另一些角色则仅在您开始在整个组织中扩展该实践时才需要。无论什么角色,都要寻找组织能力和自我管理能力强、工作努力且拥有履行职责所需的技能和知识面的人。

下文将对每项工作进行详细介绍。根据“数据医生”实践的规模,我们已明确了哪些是必要角色,哪些是可选角色。此外,在该工具包的示例技能评估中,我们还根据员工的技能评估情况,指出了满足角色要求的示例员工。请您在评估潜在员工时,参考该示例技能评估工作簿,找到符合条件的人员。


负责人:此人是“数据医生”实践的主要组织者。对于任何规模的实践而言,该角色都至关重要。“负责人”的工作包括定义“数据医生”实践的概念、选择并实施技术、协调后勤工作(房间、日期、时间和推广)、选择并安排员工、开展当天的实践、报告活动并利用该数据促进实践发展以满足组织需求,并且/或者向组织领导团队报告从收集的数据中获取的见解。

在大型“数据医生”实践中,可由一些“负责人”分担此领导角色,以减轻单人工作负担,并培养协作领导精神。

前台:对于任何规模的“数据医生”实践而言,该角色都至关重要。在小型“数据医生”诊所中,此人通常负责管理“数据医生”的流程和操作。在大型诊所中,“前台”负责与“单位协调员”和“护理员”协作,确保操作流程顺畅。“前台”可能执行的一些任务包括:协助“患者”安排、重新安排或取消预约;带领“患者”找到医生。虽然拥有 Tableau 产品使用经验对该角色有所帮助,但通常不需要。示例员工:Cynthia Hooper 或 Jerry Markovic。

医生:对于任何规模的“数据医生”实践而言,该角色都至关重要。通常会根据“医生”的综合技能以及“患者”的病症为特定“患者”分配医生(提前或问诊开始前分配)。医生负责倾听“患者”的症状,研究或测试解决方案,并记录其调查或诊断情况以供“患者”查看和进行“数据医生”实践报告。该角色必须熟练使用 Tableau 软件并有相关故障排除经验。大多数“医生”都有着 1-2 年 Tableau 使用体验,如此才能胜任该角色。示例员工:Maggie Doyle 或 Robert Romano。

参加者:对于小型“数据医生”实践,此为可选角色;但对于 10-15 名“医生”同时开展的实践,则强烈建议设置该角色。“主治医生”不会指派给任何特定“患者”,但负责在实践场地来回走动,为“医生”提供额外的帮助或咨询。他们通常是特定 Tableau 功能或技能(如可视化最佳做法、详细级别计算或权限管理)方面的主题专家。在您的组织中,他们也可能是内部数据源、数据结构、组织结构、品牌标准等方面的专家。示例员工:Kerry Weaver 或 Don Anspaugh。

单位协调员:小型“数据医生”实践无需设置该角色,但对于 10-15 名医生同时开展的实践,则强烈建议设置该角色。“单位协调员”是沟通者和现场管理员,负责确保“医生”拥有成功解决问题所需的一切,并帮助按时问诊。他们的工作包括将“主治医生”引导至需要帮助的“医生”处、向“负责人”报告技术和其他问题,以及提供时间提示(例如发出 5 分钟警告和宣布“时间到”)。在大型实践或不使用预约问诊的“数据医生”实践中,“单位协调员”可能会与“前台”及“护理员”密切合作,沟通掌握哪些“医生”当前未看诊以及这些“医生”可以解决哪些类型的问题。示例员工:Peter Benton 或 Cleo Finch。

护理员:小型“数据医生”实践无需设置该角色,但对于 10-15 名医生同时开展的实践或在多个会议室开展的实践,则强烈建议设置该角色。示例员工:Sam Taggart。

位置要求

使用可容纳 10 人以上的标准会议室即可轻松开展小型“数据医生”实践(“医生”人数为 5 名或以下)。前台可设在会议桌前端,也可设在房间外的小桌子处,每位“医生”都可舒适地围坐在会议桌旁,而“患者”(一名)坐于“医生”身旁。

对于大型“数据医生”实践,应寻找适合大型团体会议的场地;最好能在该场地为每位“医生”单独设置一张桌子。在这种情况下,您需要一张足够放置 1–2 台笔记本计算机的桌子以及至少 2 把椅子。如果“数据医生”实践拥有 10 多位“医生”,或前台可能不认识所有“医生”,则需要考虑在桌面上设置标示,确保“患者”顺利找到自己的“医生”。

如果租用办公室外的场地,请务必考虑“医生”、“患者”和前台笔记本计算机的电源和 Internet 连接情况;任何不在云中的技术工具的网络连接问题;以及从租用场地入口到“数据医生”实践位置的实际路线和“患者”流,尤其是导向标识。稍后,我们将在介绍“开展您的实践”时,进一步说明如何管理“患者”流。



推广并实施您的实践规范

要确保成功进行“数据医生”实践,推广是第一步。推广方式包括口头通知、Intranet、电子邮件及内部标牌;您的目标是提高关注度、激发热情,并与您的“患者”社区建立联系。

附录中提供了推广电子邮件和标牌示例。

您已成功推广“数据医生”实践,“患者”和“医生”都非常期待,问诊也已安排妥当,现在即可“开门营业”。为您的团队提供关于所需工具或流程的培训,让他们能够准确记录数据并为“患者”提供有效治疗,确保当天活动圆满成功。

鼓励团队成员在开展“数据医生”实践当天早点到达现场,抓住一分一秒的时间回答任何问题,提供实践培训并坚持至最后一刻,让所有人都对这个活动充满激情!最好经常在会议室内走动,以确保您的员工和“患者”拥有获取成功所需的一切,无论是钢笔、草稿纸、水还是休息时间。

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