Data Doctor

Guía de implementación

Si ha presenciado acciones de Tableau Doctor en las conferencias de Tableau de todo el mundo, seguramente sabe cuán eficaz es. Ahora, queremos facilitarle la tarea de crear una consulta propia. Aprovechamos nuestros años de experiencia y las lecciones aprendidas durante la ejecución de Tableau Doctor y los combinamos a fin de formar un kit de recursos para los usuarios. A continuación, encontrará un resumen y una guía para el programa.

Data Doctor se ha creado para cualquier organización que busque fomentar una cultura de datos basada en la colaboración. Permite eliminar los obstáculos y extender el uso de Tableau en la organización. Nuestros clientes usan Data Doctor para identificar brechas en los conocimientos de usuarios individuales, departamentos y organizaciones. Además, les permite desarrollar centros de excelencia para fomentar el uso de Tableau de autoservicio y proporcionar soluciones a las “preguntas frecuentes” de sus usuarios. Incluso es una excelente alternativa para ofrecer capacitación entre pares.

Diseñe su consulta

Necesidades de negocios

Identificar el motivo por el que se requiere iniciar la consulta de Data Doctor es un primer paso fundamental a fin de aclarar el panorama y obtener los datos necesarios para el éxito. Un ejemplo de una necesidad de negocios puede ser que muchos de los miembros de la organización tengan acceso a Tableau, pero no lo utilicen. Otro ejemplo podría ser que los usuarios que usan Tableau de manera activa se sienten frustrados cuando enfrentan dificultades.

Luego de identificar las necesidades de negocios, determine qué cambio quiere realizar (objetivo) y cómo sería un resultado exitoso (métrica).




Experiencia de Data Doctor

Con Data Doctor, es posible modificar la experiencia para que se adapte mejor a su organización. Algunos clientes optan por ofrecer solo citas programadas con anticipación. Otros organizan solo sesiones ad-hoc sin cita previa. Algunos combinan ambas opciones. Ciertos clientes organizan su consulta de Data Doctor en torno a un tema con el propósito de brindar a la organización las herramientas necesarias para implementar las prácticas recomendadas de visualización, optimizar el rendimiento o mejorar los cálculos, entre otras metas. También la utilizan con el fin de crear un foro abierto para que los pacientes se acerquen con todas las preguntas o problemas que puedan tener.


Cultura de la organización: Como sucede con el nivel de experiencia de los pacientes, la cultura de la organización tendrá influencia en los tipos de citas que ofrezca Data Doctor. Si la empresa se caracteriza por el orden y la organización, seguramente, la programación previa de las citas será la opción más adecuada. Si la empresa tiene una cultura más fluida, quizá mantener la consulta disponible durante las horas de oficina sea una mejor opción.

Programación de citas: La decisión respecto de ofrecer citas programadas o atención durante las horas hábiles puede depender del nivel de experiencia de los pacientes con Tableau. Por ejemplo, si la mayoría de los miembros de la comunidad de Tableau dentro de la organización recién comienza a usar Tableau, tal vez no sea necesario programar las citas con anticipación, dado que no se requieren conocimientos especializados por parte de los expertos. La atención durante las horas de oficina podría ser una mejor estrategia para alentar a todos a realizar preguntas.

La situación es diferente si la mayoría de los miembros de la comunidad de Tableau dentro de la organización son usuarios experimentados. En ese caso, puede ser conveniente programar las citas de forma anticipada, con el propósito de reunir al paciente con el Doctor que cuenta con los conocimientos especializados necesarios para ayudarlo.

Las organizaciones que cuentan con comunidades de pacientes con diferentes niveles de conocimientos podrían beneficiarse de una combinación de citas programadas y atención disponible durante las horas de oficina. Cabe aclarar que ofrecer ambos tipos de servicio puede insumir muchos recursos y suele ser efectivo en organizaciones que establecen consultas recurrentes (trimestrales, mensuales, semanales) que fomenten el desarrollo de la comunidad y los Doctores.
El tipo de cita también podría depender de los temas que se tratarán.

Temas de las citas: La consulta de Data Doctor puede ofrecer citas de temas libres, en las que se puede abordar cualquier tema o pregunta, o bien, citas sobre temas específicos.

En las consultas de Data Doctor de tema libre, cualquier paciente puede plantear cualquier pregunta o problema que tenga. Este método constituye una excelente manera de obtener un panorama de todos los distintos tipos de problemas que se producen en la organización. Además, permite recopilar datos que pueden usarse para identificar brechas más adelante. En ese momento, también implicará la necesidad de encontrar un modo de reunir a los pacientes con los Doctores que disponen de los conocimientos necesarios para ayudarlos. Si bien esto puede hacerse con el formato de las horas de oficina, las citas previas podrían simplificar el proceso.

Con una consulta de Data Doctor acerca de un tema, es posible abordar los tópicos más populares entre la comunidad de pacientes. Además, permite brindar capacitación sobre ciertos conocimientos en torno a un tema específico. Las organizaciones han estructurado las temáticas de Data Doctor en torno a la optimización del rendimiento de los libros de trabajo, el mapeo o las prácticas recomendadas de análisis visual. Se puede organizar como un taller, donde se utiliza un libro de trabajo específico y el Doctor explica al grupo cómo abordar ese problema. También es posible programar ciertas horas hábiles y pedir a los pacientes que lleven sus preguntas o libros de trabajo si tienen problemas relacionados con el tema en cuestión. Con un Data Doctor temático, tal vez deba programar las citas previamente, ya que todas las preguntas serán sobre el mismo tema.

La “Hoja de trabajo de diseño de Data Doctor”, que aparece en el Apéndice de esta guía, resulta útil para organizar las ideas mientras se crea la consulta de Data Doctor.

Planee su consulta: tecnología

Además de Tableau, necesitará otras soluciones tecnológicas destinadas a programar las citas, recopilar datos sobre los problemas que tratan los Doctores y evaluar las habilidades del equipo con el fin de seleccionar el personal adecuado para la tarea.



Citas

Existen numerosas herramientas para la programación de citas en el mercado. A la hora de seleccionar una herramienta, tenga en cuenta los tipos de datos que desea recopilar de los pacientes y los tipos de programaciones de citas que ofrece la consulta de Data Doctor. Además, evalúe el nivel de granularidad necesario para reunir a los pacientes con el Doctor que disponga de las habilidades adecuadas para ayudarlos.

La combinación entre las opciones de programación de citas para la consulta de Data Doctor y la experiencia del paciente con el producto puede influir en el nivel de sofisticación de la herramienta necesaria. Por ejemplo, si ofrece un Data Doctor temático, la herramienta de programación de citas puede ser tan simple como un libro de trabajo de Excel o una hoja de cálculo de Google. Esto se debe a que solo necesita recopilar datos del paciente e información básica sobre el tipo de problema que está experimentando.

Si su consulta de Data Doctor se ofrece en las horas de oficina o mediante citas programadas, es posible que requiera una herramienta un poco más sofisticada. Quizá deba recopilar información básica sobre el problema, incluidos el producto (Tableau Desktop, Tableau Server, Tableau Prep, etc.) y su nivel de conocimientos (Creator, Explorer, Viewer), con el fin de reunir al paciente con el Doctor adecuado.

Sin embargo, si ofrece citas programadas o la comunidad de la organización tiene bastante experiencia en el uso de Tableau, necesitará una solución que ofrezca funcionalidades más avanzadas. Estas pueden incluir filtros sobre temas específicos (análisis de encuestas, colaboración, acceso mediante dispositivos móviles), habilidades especiales (estructura o arquitectura de bases de datos, R, API) o diferentes idiomas.

Los datos de los pacientes recopilados durante la cita lo ayudarán a reunir a los pacientes con los Doctores. Además, permitirán evaluar el uso y el éxito de la consulta de Data Doctor. Entre los datos que se recomienda recopilar durante la programación de las citas se incluyen el nombre, el correo electrónico, el departamento, el tipo de problema y los detalles del problema. Si bien no se aplican los requisitos de la ley HIPPA, es aconsejable consultar con el departamento de RR. HH. a fin de asegurarse de tratar los datos con responsabilidad.

En el Apéndice, se incluyen soluciones implementadas por Tableau y algunos de nuestros clientes para la programación de citas. No se trata de una lista exhaustiva, pero puede resultar de utilidad para evaluar las opciones.

Recopilación de datos del problema (prescripción)

La información que los Doctores recopilan cuando atienden a los pacientes en el marco de Data Doctor puede utilizarse para evaluar el estado de la organización. Además, proporciona a los pacientes las herramientas necesarias para solucionar el problema si volviera a aparecer y permite llevar un seguimiento del éxito en el logro de los objetivos. Cuando elija una solución, considere cuán fácil sería para los Doctores registrar la información sobre los problemas durante la cita, qué información desea proporcionar a los pacientes y qué datos se necesitan para evaluar la consulta de Data Doctor.

Recomendamos comenzar con una herramienta que sea fácil de aprender a usar y sencilla. De este modo, se reducirá el tiempo de capacitación necesario para los Doctores. Asimismo, podrá asegurarse de que se recopile toda la información necesaria de manera precisa y coherente. Esto adquiere especial importancia en el caso de los datos que permiten evaluar la consulta de Data Doctor. La recopilación de datos sobre el nombre del Doctor, los problemas abordados y si se solucionaron ayuda a comprender quiénes son los Doctores más eficientes y dónde existen brechas de conocimientos en la organización.

Recomendamos proporcionar a cada paciente un registro de su cita (una prescripción) al final de cada sesión. Los pacientes estarán más interesados en la solución del problema, pero el contexto también es importante. La capacidad del Doctor de registrar cuál era el problema, qué solución implementaron y qué documentación disponible consultaron resulta igual de importante para garantizar que el paciente pueda solucionar problemas iguales o similares por sí solo en el futuro.

Evaluación de habilidades

La evaluación de habilidades se puede utilizar de dos maneras. El uso más básico consiste en comprender qué conocimientos tienen los Doctores a fin de reunirlos con los pacientes de forma eficiente. Si se proporciona a un grupo de personas más amplio (equipo, departamento u organización), también puede ayudar a entender dónde hay brechas en los conocimientos dentro de la población de pacientes.

Identificar las brechas de conocimiento es útil para determinar si la solución más adecuada sería ofrecer un día de Data Doctor temático o una consulta recurrente para alcanzar el éxito de la organización en el uso de Tableau. También sirve para proporcionar los datos necesarios a fin de promover la capacitación dentro de la organización.

En el Apéndice, se incluyen un modelo de encuesta de habilidades, una hoja de cálculo para la recopilación de datos y un libro de trabajo de Tableau.

Planee su consulta: ubicación y experiencia

La cultura de su organización y los recursos disponibles tienen gran influencia en estas decisiones. Hemos incluido algunas consultas recomendadas recopiladas a partir de nuestra experiencia.



Roles y personal

El equipo de Data Doctor está formado por voluntarios de la organización. Es importante encontrar a las personas adecuadas para las tareas. Algunas funciones son esenciales para el éxito de la consulta de Data Doctor, independientemente del tamaño. Otras solo son necesarias para comenzar a expandir o extender la práctica en la organización. Sin importar cuál sea la función, busque personas que sean organizadas, independientes, trabajadoras, y que posean las habilidades y la capacidad necesarios para la tarea.

A continuación, encontrará descripciones sobre qué implica cada tarea. Nos aseguramos de indicar qué funciones son esenciales y cuáles son opcionales según el tamaño de la consulta de Data Doctor. En este kit de herramientas, en la Evaluación de habilidades, también hemos incluido un ejemplo de un empleado ideal, que cumple con los requisitos de la función según la evaluación de habilidades. Utilice el libro de trabajo de la evaluación de habilidades para obtener un ejemplo de qué buscar a la hora de evaluar el personal.


Jefe de personal: Esta persona es el organizador principal de la consulta de Data Doctor. Es fundamental en consultas de todos los tamaños. Su trabajo consiste en definir el concepto de la consulta de Data Doctor, seleccionar e implementar la tecnología, coordinar la logística (salas, fechas, horas y promoción), seleccionar el personal y dirigir la consulta. También se ocupa de generar informes sobre la actividad, usar los datos para desarrollar la consulta según las necesidades de la organización y transmitir la información obtenida a partir de los datos recopilador a la dirección ejecutiva.

En las prácticas de Data Doctor más grandes, algunos jefes de personal comparten esta función con otras personas a fin de reducir la carga de trabajo de un individuo y fomentar un espíritu de colaboración.

Encargado de la mesa de entrada: Esta persona es esencial para las consultas de Data Doctor de todos los tamaños. En las clínicas de Data Doctor más pequeñas, esta persona administra el flujo y el funcionamiento de Data Doctor. En las clínicas más grandes, el encargado de la mesa de entrada trabaja en colaboración con el coordinador de la unidad o los organizadores para garantizar un funcionamiento correcto. Algunos ejemplos de las tareas que realiza el encargado de la mesa de entrada incluyen asistir a los pacientes en la programación o cancelación de citas, o escoltarlos a su Doctor. Si bien puede ser útil que tenga experiencia en el uso de Tableau, no suele ser necesario. Ejemplo de empleado: Cynthia Hooper o Jerry Markovic.

Doctor: Esta persona es esencial para las consultas de Data Doctor de todos los tamaños. Los Doctores se asignan a un paciente específico, ya sea de forma anticipada o justo antes de que comience la cita, en función de sus conocimientos y el problema del paciente. Escuchan los síntomas del paciente, investigan o prueban soluciones, y registran su investigación o diagnóstico para el paciente y para los informes de Data Doctor. Esta función requiere experiencia en el uso de Tableau y la solución de problemas. La mayoría de los Doctores deben tener de 1 a 2 años de experiencia en el uso de Tableau. Ejemplo de empleado: Maggie Doyle o Robert Romano.

Asistencia: Esta persona es opcional en las consultas de Data Doctor pequeñas, pero altamente recomendada para las prácticas de 10 a 15 Doctores al mismo tiempo. El asistente no se asigna a ningún paciente en especial, pero realiza rondas para brindar asistencia adicional a los Doctores. Suelen ser expertos en alguna funcionalidad de Tableau en particular, como las prácticas recomendadas de visualización, los cálculos de nivel de detalle o la administración de permisos. En su organización, es posible que también haya expertos en las fuentes de datos internas, la estructura de los datos, la estructura organizacional, los estándares de marca, etc. Ejemplos de empleados: Kerry Weaver o Don Anspaugh.

Coordinador de la unidad: Esta persona no es fundamental en las consultas de Data Doctor pequeñas, pero es altamente recomendada para las prácticas de 10 a 15 Doctores al mismo tiempo. El coordinador de la unidad es un comunicador y administrador de la sala, responsable de garantizar que los Doctores tengan todo lo que necesitan para trabajar con efectividad y mantener las citas a tiempo. Dirigen a los asistentes hacia los Doctores que necesitan ayuda, informan acerca de problemas tecnológicos o de otro tipo al jefe de personal y brindan anuncios, como advertencias de que quedan 5 minutos y que se terminó el tiempo. En las consultas más grandes o aquellas que no usan citas previamente programadas, el coordinador de la unidad puede trabajar estrechamente con el encargado de la mesa de entrada y los organizadores para comunicar qué Doctores están atendiendo pacientes y qué tipos de problemas pueden abordar. Ejemplo de empleados: Peter Benton o Cleo Finch.

Camillero: Esta persona no es necesaria en las consultas de Data Doctor pequeñas, pero se recomienda para las prácticas de 10 a 15 Doctores al mismo tiempo o aquellas que se llevan a cabo en más de una salsa de conferencias. Ejemplo de empleado: Sam Taggart.

Requisitos de ubicación

Las consultas de Data Doctor más pequeñas (5 Doctores o menos) pueden funcionar fácilmente en una sala de conferencias estándar con espacio para 10 personas o más. La mesa de entrada puede ubicarse delante de la mesa de conferencias o en una mesa pequeña justo afuera de la sala. Cada Doctor puede sentarse cómodamente alrededor de la mesa de conferencias con un paciente a su lado.

En el caso de las consultas de Data Doctor más grandes, se aconseja buscar espacios aptos para reuniones de grupos grandes, en especial, espacios donde puedan ubicarse mesas separadas para cada Doctor. En estos entornos, necesitará un escritorio lo suficientemente grande como para colocar 1 o 2 equipos portátiles y, al menos, 2 sillas. Para las consultas de Data Doctor con más de 10 Doctores, o si el encargado de la mesa de entrada no conoce los rostros de todos los Doctores, puede incluir identificaciones en las mesas. De esta manera, se asegurará de que los pacientes sepan dónde se encuentra el Doctor correcto.

Si alquilará un espacio fuera de las oficinas de la empresa, corrobore que haya alimentación y conexión a Internet para los equipos portátiles del Doctor, el paciente y la mesa de entrada. También es importante contar con conectividad de red para las herramientas no alojadas en la nube. Además, asegúrese de que sea posible garantizar el fácil acceso y flujo de pacientes desde la entrada hasta la consulta del Data Doctor. Considere incluir letreros informativos. Hablaremos acerca del flujo de pacientes más adelante en Ejecute la consulta.



Promocione y realice su consulta

La promoción es el primer paso para garantizar el éxito en la consulta de Data Doctor. Ya sea en persona, mediante la intranet, por correo electrónico o a través de letreros internos, el objetivo es informar, generar entusiasmo y conectarse con la comunidad de pacientes.

En el Apéndice, se incluyen plantillas de letreros y correos electrónicos promocionales.

Ha promocionado la consulta de Data Doctor. Tanto los pacientes como los Doctores están entusiasmados, las citas están programadas. Llegó el momento de abrir las puertas. Para asegurarse de que la experiencia sea un éxito, brinde capacitación al equipo sobre las herramientas y los procesos necesarios para registrar los datos con precisión y tratar a los pacientes con eficacia.

Aliente al equipo a llegar temprano el día de apertura de la consulta. De esta manera, podrá responder preguntas de último momento, ofrecer capacitación práctica y generar entusiasmo en torno al evento. Una práctica recomendada es circular por la habitación con frecuencia. De ese modo, se asegura de que el personal y los pacientes tengan todo lo necesario para avanzar. Esto puede incluir desde bolígrafos y papel hasta agua o descansos.

Kit de herramientas de la comunidad

Explore los demás kits de herramientas para su comunidad de Tableau

Más información