Datendoktor

Implementierungsleitfaden

Wenn Sie schon einmal das Potenzial des Tableau-Doktors bei einer der weltweiten Tableau-Konferenzen kennen gelernt haben, wissen Sie um dessen Leistungsstärke. Wir möchten Ihnen nun die Möglichkeit geben, auf einfache Weise eine eigene „Praxis“ dieser Art bei sich anzubieten. Wir haben vor dem Hintergrund unserer jahrelangen Erfahrungen und der Erkenntnisse aus der Anwendung des Tableau-Doktors ein Toolkit mit Ressourcen für Sie zusammengestellt. Im Folgenden finden Sie eine Darstellung des Programms und einen Leitfaden für dessen Umsetzung.

Der Datendoktor ist für jedes Unternehmen geeignet, das eine von den Mitarbeitern selbst gesteuerte Datenkultur aufbauen und dafür eventuelle Hindernisse bei der Anwendung von Tableau beseitigen sowie die Nutzung von Tableau im Unternehmen erweitern möchte. Unsere Kunden konnten mithilfe des Datendoktors Wissenslücken bei Einzelpersonen, in Abteilungen oder im gesamten Unternehmen ermitteln, Kompetenzzentren für die Selfservice-Anwendung von Tableau entwickeln und Lösungen zu häufig gestellten Fragen für ihre Benutzer bereitstellen. Auch Peer-to-Peer-Schulungsangebote ließen sich damit schaffen.

Entwurf der Praxis

Probleme im Unternehmen

Als ersten unerlässlichen Schritt müssen Sie sich bewusst machen, wozu Sie die Datendoktor-Praxis benötigen. Sie müssen sich über Ihr angestrebtes Ziel im Klaren werden und die Daten erfassen, die für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlich sind. Beispiele für geschäftliche Anforderungen und Problemstellungen sind etwa Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die Zugang zu Tableau haben, diesen jedoch nicht nutzen, oder Benutzer, die Tableau bereits aktiv einsetzen, aber frustriert sind, wenn sie damit nicht weiterkommen.

Nach der Ermittlung der Anforderungen und Probleme im Unternehmen müssen Sie bestimmen, was Sie ändern möchten (Ziel) und wie eine erfolgreiche Problemlösung aussieht (Kennzahl).




Nutzung des Datendoktors

Der Datendoktor ermöglicht die Gestaltung einer für Ihr Unternehmen optimalen Anwendung von Tableau. Einige Kunden bieten dabei nur vorab vereinbarte Termine an, andere nur spontane Ad-hoc-Sitzungen oder eine Kombination aus beidem. Wieder andere Kunden organisieren ihre Datendoktor-Praxis über ein bestimmtes Thema, um beispielsweise Kompetenzen im Unternehmen zu Visualisierungs-Best-Practices und zur Leistungsoptimierung oder Analysekompetenzen aufzubauen. Oder sie schaffen ein offenes Forum für Fragen und Probleme der Ratsuchenden, der „Patienten“.


Unternehmenskultur: Die Art der Terminvereinbarung in Ihrer Datendoktor-Praxis muss nicht nur auf die Produkterfahrung Ihrer Patienten, sondern auch auf Ihre Unternehmenskultur abgestimmt sein. Wenn Ihre Unternehmenskultur auf einer festen Struktur und Organisation beruht, sind feste, vorab vereinbarte Termine vermutlich die beste Wahl. Wenn Ihre Unternehmenskultur dagegen eher auf Flexibilität basiert, sind wahrscheinlich offene Sprechstunden zu empfehlen.

Termingestaltung: Auch der Grad der Erfahrung der Patienten mit Tableau sollte für die Entscheidung eine Rolle spielen, ob vorab vereinbarte Termine oder offene Sprechstunden angeboten werden. Wenn beispielsweise die Mehrheit Ihrer Tableau-Community gerade erst in Tableau einsteigt, machen vorab vereinbarte feste Termine vermutlich keinen Sinn, da noch kein spezialisiertes Wissen der Doktoren gefragt ist. Offene Sprechstunden sind dann wahrscheinlich die bessere Strategie, um Mitarbeiter zu Fragen zu animieren.

Wenn dagegen die Mehrheit Ihrer Tableau-Community aus erfahrenen Anwendern besteht, lassen sich mit festen, vorab vereinbarten Terminen vermutlich Benutzer und Doktoren, die über das spezialisierte Wissen zur Klärung der jeweiligen Frage verfügen, besser zusammenbringen.

Unternehmen mit Patienten-Communitys unterschiedlicher Qualifikationen profitieren wahrscheinlich am ehesten von einer Kombination fester Terminvereinbarungen und offener Sprechstunden. Diese Kombination beider Arten der Termingestaltung kann ressourcenintensiv sein. Sie funktioniert oft am besten bei Unternehmen, die regelmäßig (vierteljährlich, monatlich, wöchentlich) geöffnete Praxen einrichten, die sowohl die Entwicklung der Community wie des Datendoktors fördern.
Die adäquate Art der Termingestaltung kann auch von der Art der Themen, die an den Terminen behandelt werden sollen, abhängig sein.

Themen der Termine: Für Ihre Datendoktor-Praxis muss kein Thema vorab festgelegt werden, sodass dann bei den Terminen jede Frage oder jedes Problem besprochen werden kann. Es lässt sich aber auch ein festes Thema für Termine vorgeben.

Bei thematisch offenen Datendoktoren können alle Patienten jede Frage oder jedes Problem in der Praxis zur Sprache bringen. Diese Methode eignet sich hervorragend, um ein Gefühl für die unterschiedlichen Probleme zu bekommen, die in Ihrem Unternehmen auftreten. Die dabei erfassten Daten können auch für eine spätere Ermittlung von Wissenslücken helfen. Das bedeutet aber auch, dass Sie im Praxisalltag eine Möglichkeit finden müssen, um die ratsuchenden Patienten an die richtigen Doktoren weiterzuleiten, die über die jeweiligen Kenntnisse für eine erfolgreiche Hilfe verfügen. Dies ist auch im Rahmen offener Sprechstunden möglich, Terminvereinbarungen vorab können aber den Vorgang vereinfachen.

Mit einem themenbezogenen Datendoktor können aktuell bedeutsame Themen der Patienten-Community behandelt oder zielgerichtete Schulungen zu einem bestimmten Thema eingerichtet werden. Unternehmen bieten feste Thementage von Datendoktoren zur Leistungsoptimierung von Arbeitsmappen, zur Kartenerstellung und zu visuellen Best Practices an. Sie können solche Tage in Form von Workshops durchführen, bei denen der Doktor einer Gruppe mit einer bestimmten Arbeitsmappe die Lösung eines Problems erläutert. Es lassen sich aber auch in offenen Sprechstunden Fragen oder Arbeitsmappen von Patienten behandeln, die sich um Probleme zu diesem Thema drehen. Bei einem themenbezogenen Datendoktor sind vorab vereinbarte Termine nicht unbedingt erforderlich, da ja alle Fragen dasselbe Thema zum Gegenstand haben.

Mit dem „Design-Arbeitsblatt für den Datendoktor“ im Anhang dieses Leitfadens können Sie Ihre Ideen für den Entwurf Ihrer Datendoktor-Praxis festhalten und strukturieren.

Entwurf der Praxis: Technologie

Über Tableau hinaus benötigen Sie eine Reihe verschiedener technischer Lösungen, mit denen Sie mit Ihren Patienten Termine vereinbaren, Daten zu den Problemen – den „Beschwerden“, die Ihre Doktoren behandeln – erfassen, das Know-how Ihres Teams bewerten und die besten Mitarbeiter für den Job auswählen können.



Termine

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Terminplanungstools. Bei der Auswahl eines Tools ist zu beachten, welche Daten der Patienten Sie erfassen möchten, welche Art von Terminen Ihre Datendoktor-Praxis vergibt und welcher Detailgrad erforderlich ist, damit Ihre Patienten auch den Doktor erhalten, der über die erforderliche Qualifikation für das aufgetretene Problem verfügt.

Im Endeffekt sind die Terminplanungsoptionen Ihrer Datendoktor-Praxis in Verbindung mit der Produkterfahrung der Patienten ausschlaggebend für den Komplexitätsgrad, den Ihre Terminplanungslösung haben muss. Wenn Sie beispielsweise einen themenbezogenen Datendoktor anbieten, muss Ihr Terminplanungstool nicht mehr können als eine Excel-Arbeitsmappe oder eine Google Tabelle. Sie erfassen dann in erster Linie Patientendaten und grundlegende Informationen über den Typ des aufgetretenen Problems.

Wenn Ihre Datendoktor-Praxis offene Sprechstunden oder vorab vereinbarte Termine anbietet, muss Ihr Terminplanungstool vermutlich etwas mehr können. Sie müssen dann wahrscheinlich grundlegende Informationen über das aufgetretene Problem erfassen wie den Namen des Produkts (Tableau Desktop, Tableau Server, Tableau Prep usw.) und das Funktionsniveau (Creator, Explorer, Viewer), um den für den Patienten passenden Doktor zu finden.

Wenn Sie dagegen feste, vorab vereinbarte Termine anbieten und/oder Ihre Patienten-Community über mehr Erfahrung mit Tableau verfügt, benötigen Sie eine Terminplanungslösung, die fortgeschrittenere Funktionen für die Zuordnung Patient/Doktor enthält. Dazu gehören beispielsweise Filter für bestimmte Themen (Umfrageanalyse, Teilen und Zusammenarbeit, Zugang über mobile Geräte), spezielles Know-how (z. B. zu Datenbankarchitektur oder -struktur, R, APIs) oder Sprachen.

Die bei der Terminvergabe erfassten Patientendaten erleichtern die Zuordnung von Patienten zu den fachlich infrage kommenden Doktoren und fördern die Evaluierung der Nutzung sowie des Erfolgs Ihrer Datendoktor-Praxis. Zu den für die Terminvergabe relevanten Daten gehören der Name, die E-Mail-Adresse, die Abteilung sowie Art und Details des Problems. Auch wenn hier die HIPAA-Compliance-Anforderungen nicht gelten, ist es möglicherweise sinnvoll, sich mit der Personalabteilung Ihres Unternehmens abzustimmen, um sicherzustellen, dass diese Daten verantwortlich gehandhabt werden.

Im Anhang finden Sie einige Lösungen, die von Tableau und einigen unserer Kunden zur Terminplanung verwendet wurden. Diese Liste ist nicht vollständig, bietet aber einen ersten Anhaltspunkt für die Auswahl einer Lösung.

Problemerfassung (Rezept)

Die Informationen, die von den Doktoren bei der „Behandlung“ der Patienten in der Datendoktor-Praxis erfasst werden, ermöglichen eine Einschätzung des Status, des „Gesundheitszustands“ Ihres Unternehmens, die Bereitstellung von Tools für den Patienten, damit er sich beim erneuten Auftreten des Problems selbst weiterhelfen kann, sowie die Nachverfolgung der Zielerreichung. Bei der Entscheidung für eine Lösung spielen Kriterien eine Rolle, wie die Möglichkeit der komfortablen Erfassung von Informationen zum Problem während des Termins, die Art der Informationen, die Sie Patienten zur Verfügung stellen möchten, sowie die Art der Daten, die Sie zur Evaluierung der Datendoktor-Praxis benötigen.

Wir empfehlen, mit einem Tool zu starten, das schnell erlernt und einfach angewendet werden kann. Ein solches Tool reduziert den Schulungsaufwand für Ihre Doktoren und gewährleistet, dass alle erforderlichen Informationen einheitlich und präzise erfasst werden. Dies ist speziell für Daten zur Evaluierung Ihrer Datendoktor-Praxis wichtig. Mithilfe der Erfassung von Daten wie der Name des Doktors, das behandelte Problem und ob das Problem gelöst wurde, können Sie feststellen, welche Doktoren am effektivsten arbeiten und wo noch funktionale Qualifikationslücken in Ihrem Unternehmen vorhanden sind.

Wir empfehlen, jedem Patienten am Ende einer Sitzung eine zusammenfassende Darstellung des Termins (ein „Rezept“) mitzugeben. Ihre Patienten werden sich vermutlich am meisten für die Lösung ihres Problems interessieren. Beachten Sie aber, dass auch der Kontext eine wichtige Rolle spielt. Von Ihrem Doktor zusätzlich erfasste Daten zur Art des Problems, zur durchgeführten Fehlerbehandlung und zur zu Rate gezogenen Dokumentation ermöglichen dem Patienten, selbst Maßnahmen zu ergreifen, wenn dieses oder ein ähnliches Problem erneut auftritt.

Kompetenzermittlung

Die Kompetenzermittlung spielt in zweierlei Hinsicht eine Rolle. Die gängigste ist die Erfassung des Know-hows der Doktoren, um möglichst gut feststellen zu können, welcher Doktor für welchen Patienten am besten geeignet ist. Für größere Gruppen wie Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen können diese Informationen auch hilfreich sein, um Wissenslücken unter den Patienten zu ermitteln.

Durch Ermittlung von Wissenslücken lässt sich feststellen, ob das Angebot eines themenorientierten Datendoktors oder einer regelmäßig geöffneten Praxis die wirksamste Maßnahme für eine erfolgreiche Anwendung von Tableau im Unternehmen ist oder ob die Daten die Notwendigkeit bestimmter Schulungen im Unternehmen nahelegen.

Beispiele für eine Umfrage zu Qualifikationen, für ein Spreadsheet zur Datenerfassung sowie für eine Tableau-Arbeitsmappe finden Sie im Anhang.

Entwurf der Praxis: Ort und Erfahrung

Die Entscheidungen zu diesen Parametern sind in hohem Maße von Ihrer Unternehmenskultur und den verfügbaren Ressourcen abhängig. Wir stellen Ihnen einige Best Practices aus unserer praktischen Erfahrung vor.



Rollen und Personal

Ihr Datendoktor-Team wird aus Freiwilligen Ihres Unternehmens gebildet. Dabei müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Sie die für die Aufgabe jeweils geeigneten Personen gewinnen. Für den Erfolg der Datendoktor-Praxis sind unabhängig von ihrer Größe bestimmte Stellen unverzichtbar. Andere Stellen werden wiederum nur benötigt, wenn Sie die Praxis erweitern und deren Aufgabengebiet in Ihrem Unternehmen verbreitern. Für alle Stellen in der Praxis gilt: Der jeweilige Mitarbeiter muss strukturiert, selbstständig und hart arbeiten können und sowohl die erforderlichen Fähigkeiten wie die notwendige Bandbreite haben, um seine Rolle ausfüllen zu können.

Im Folgenden sind die Anforderungen jedes Jobs aufgeführt. Wir können relativ genau angeben, welche Stellen unbedingt erforderlich und welche je nach Praxisgröße optional sind. Wir haben für die Kompetenzermittlung in diesem Toolkit auch beispielhaft einen Mitarbeiter aufgeführt, der die Anforderungen einer Stelle basierend auf der zugehörigen Kompetenzermittlung erfüllt. Die Beispielarbeitsmappe für die Kompetenzermittlung ist ein guter Anhaltspunkt für die Kriterien zur Auswahl der potenziellen Praxismitarbeiter.


Chef des Stabs: Diese Person fungiert als leitender Organisator der Datendoktor-Praxis. Sie ist für Praxen jeder Größe unverzichtbar. Ihre Aufgabe besteht darin, das Konzept der Datendoktor-Praxis zu formulieren, die erforderliche Technik auszuwählen und zu implementieren, die logistischen Abläufe (Raumbelegung, Termine, Werbung) zu koordinieren, Personal und Mitarbeiter auszuwählen und einzuteilen, den täglichen Ablauf sicherzustellen, die Aktivitäten zu dokumentieren und mit diesen Daten die Praxis im Sinne der Unternehmensziele weiterzuentwickeln und/oder Erkenntnisse aus den erfassten Daten an die Führungsebene weiterzugeben.

In größeren Datendoktor-Praxen teilt sich der Chef des Stabs diese Führungsaufgaben manchmal mit anderen Mitarbeitern, um den Arbeitsaufwand für eine einzelne Person zu reduzieren und das Prinzip der teamorientierten Führung zu fördern.

Rezeption: Diese Stelle ist für Datendoktor-Praxen jeder Größe zwingend erforderlich. In kleineren Datendoktor-Praxen regelt die jeweilige Person in der Regel den Ablauf und den Betrieb. In größeren Praxen arbeitet die Rezeption mit dem oder den Einheitenkoordinatoren und „Ordonnanzen“ zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zusammen. Zu den möglichen Aufgaben der Rezeption gehören beispielsweise die Unterstützung der Patienten bei Terminplanung, -verschiebung oder -absage sowie die Begleitung von Patienten zum Doktor. Die Kenntnis der Tableau-Produkte kann für diese Stelle hilfreich sein, sie ist jedoch in der Regel nicht erforderlich. Exemplarischer Mitarbeiter: Cynthia Hooper oder Jerry Markovic.

Doktor: Diese Stelle ist für Datendoktor-Praxen jeder Größe zwingend erforderlich. Die Doktoren werden jeweils einem bestimmten Patienten zugewiesen, und zwar entweder vorab oder unmittelbar vor Beginn des Termins. Ausschlaggebend ist jeweils die Qualifikation des Doktors und das Anliegen des Patienten. Doktoren hören sich das Problem des Patienten an, suchen nach Lösungen oder probieren diese aus und dokumentieren ihre Untersuchung oder Diagnose für den Patienten sowie für das Berichtswesen der Datendoktor-Praxis. Für diese Stelle ist Erfahrung in der Anwendung und Fehlerbehebung der Tableau-Software unabdingbar. Doktoren müssen in der Regel über ein bis zwei Jahre Erfahrung mit Tableau verfügen, damit Sie die Stelle als Doktor ausfüllen können. Exemplarischer Mitarbeiter: Maggie Doyle oder Robert Romano.

Teilnahme: Diese Person ist optional für kleinere Datendoktor-Praxen, aber unbedingt empfehlenswert für Praxen, in denen 10 bis 15 Doktoren gleichzeitig arbeiten. Fachärzte werden nicht einem bestimmten Patienten zugewiesen, sondern machen ihre Runden und bieten Doktoren ihre Unterstützung oder Beratung an. Sie sind oft Experten für ein bestimmtes Tableau-Feature oder -Gebiet wie z. B. Best Practices für die Visualisierung, LOD-Berechnungen (Detailgenauigkeit) oder die Verwaltung von Berechtigungen. Es können auch Unternehmensexperten in Hinblick auf die internen Datenquellen, die Daten- und Organisationsstruktur, Markenstandards, usw. sein. Exemplarischer Mitarbeiter: Kerry Weaver oder Don Anspaugh.

Einheitenkoordinator: Diese Stelle ist für kleinere Datendoktor-Praxen nicht erforderlich, aber unbedingt empfehlenswert für Praxen, in denen 10 bis 15 Doktoren gleichzeitig arbeiten. Der Einheitenkoordinator ist eine Art Kommunikator und Abteilungsleiter, der sicherstellen soll, dass es den Doktoren an nichts fehlt, um erfolgreich arbeiten und die Termine zeitgerecht wahrnehmen zu können. Diese Person vermittelt die Fachärzte an Doktoren, die Hilfe benötigen, meldet dem Chef des Stabs technische und andere Probleme und gibt zeitliche Hinweise wie 5-Minuten-Vorwarnungen oder dass die Zeit abgelaufen ist. In größeren Praxen oder in Praxen, in denen keine festen Termine vorab vereinbart werden, arbeitet der Einheitenkoordinator oft eng mit der Rezeption und Ordonnanzen zusammen, um zu klären, welche Doktoren aktuell keine Patienten haben und um welche Art von Problemen sich diese kümmern können. Exemplarischer Mitarbeiter: Peter Benton oder Cleo Finch.

Ordonnanz: Diese Stelle ist für kleinere Datendoktor-Praxen nicht erforderlich, aber unbedingt empfehlenswert für Praxen, in denen 10 bis 15 Doktoren gleichzeitig arbeiten, oder für Praxen, die aus mehr als einem Konferenzraum bestehen. Exemplarischer Mitarbeiter: Sam Taggart.

Anforderungen an den Standort

Kleinere Datendoktor-Praxen (mit fünf oder weniger Doktoren) können problemlos in einem Standardkonferenzraum für etwas mehr als zehn Personen betrieben werden. Die Rezeption lässt sich am Kopf des Konferenztisches oder auf einem kleinen Tisch vor dem Eingang platzieren. Jeder Doktor kann bequem am Konferenztisch Platz nehmen, mit einem Patienten an seiner Seite.

Für größere Datendoktor-Praxen sollten Sie nach Räumen Ausschau halten, in denen große Gruppen tagen können. Darin sollten vor allem separate Tische für jeden Doktor aufgestellt werden können. Für eine solche Umgebung benötigen Sie Schreibtische mit einer Fläche für ein bis zwei Laptops und mindestens jeweils zwei Stühle. Für Datendoktor-Praxen mit mehr als zehn Doktoren oder für Praxen, in denen an der Rezeption nicht jeder Doktor namentlich bekannt ist, sind Tischkärtchen und Namensschilder zu empfehlen, damit jeder Patient auch zu seinem vorgesehenen Doktor findet.

Wenn Sie Räumlichkeiten außerhalb des Firmengebäudes anmieten, müssen Sie darauf achten, dass für die Laptops von Doktoren, Patienten und Rezeption Strom- und Internetanschlüsse sowie für verwendete Tools, die nicht in der Cloud zur Verfügung stehen, eine funktionierende Netzwerkverbindung vorhanden sind. Darüber hinaus muss der physische Zugang und der reibungslose Patientenfluss vom Eingang des gemieteten Gebäudes zur Datendoktor-Praxis gewährleistet sein – am besten durch Hinweisschilder. Auf die Steuerung des Patientenflusses werden wir weiter unten im Rahmen des Betriebs der Praxis noch ausführlicher eingehen.



Bewerben und Führen der Praxis

Werbung ist der erste Schritt, um Ihre Datendoktor-Praxis zu einem Erfolgsprojekt zu machen. Ob durch Mundpropaganda, Intranet, E-Mail oder interne Beschilderung: Sie müssen Ihre Praxis bekannt machen, dafür Begeisterung wecken und den Kontakt zu Ihrer Patienten-Community suchen.

Im Anhang finden Sie dazu Vorlagen für Werbe-E-Mails und -Schilder.

Sie haben für Ihre Datendoktor-Praxis geworben, Patienten und Doktoren sind mobilisiert, Termine vereinbart und der Tag der Praxiseröffnung ist gekommen. Voraussetzung für einen erfolgreichen Eröffnungstag sind entsprechende Schulungen Ihres Teams zu den Tools und Prozessen, die für die exakte Erfassung der Daten und die effektive Behandlung der Patienten notwendig sind.

Versammeln Sie Ihr Team schon frühzeitig, bevor die Datendoktor-Praxis öffnet. Klären Sie letzte Fragen, geben Sie letzte praktische Anweisungen und stimmen Sie alle Beteiligten auf die Veranstaltung ein! Wir empfehlen, noch einmal alle Räume durchzugehen, um sicherzustellen, dass alles vorhanden ist, was Ihre Mitarbeiter und Patienten für eine erfolgreiche Problembehandlung benötigen – ob es sich um Stifte und Schmierpapier, Wasservorrat oder Toiletten handelt.