Data Doctor 導入ツールキット

導入

適切なチャットプラットフォームの選定

組織の大半のビジネスニーズに応えるチャットプラットフォームを、時間をかけて調査、把握、導入してください。イネーブルメント専用のチャットルームまたはチャットチャネルを 2 つ作成します。1 つはお知らせのため (今後のイベント、導入、メンテナンスなど)、もう 1 つはユーザーが Tableau に関して質問するためのものです。

明確な利用ガイドラインの作成

ユーザーはどのように質問すればいいか、トレーニングや FAQ はどこに用意されているか、チャットチャネル以外にどのようなリソースを利用できるかなどの情報が必要です。文章による説明、あるいは星マークやピン止めの機能を使って、チャットチャネルで簡単に参照できるようにしましょう。

Data Doctor 担当者の情報

Data Doctor 担当者に、チャットのプロフィール写真を変更して Tableau か Data Doctor の小さなロゴ (「リソースの付録」にあります) を添えるよう依頼し、他のユーザーからエキスパートだとわかるようにします。また、チャットプロフィールの説明文やメールの署名に、 認定資格 などの資格情報を追加してもいいでしょう。

よくある質問の追跡開始

質問の件数と取り上げられることの多いトピックを追跡します。この情報は、質問の一般的なトピックとカテゴリー、そして知識格差を埋めるために必要なトレーニングを把握するのに役立ちます。

実施

新しいチャットチャネルの周知

組織内のユーザーに対し、新たに設けたチャネルを公表してその目的を説明します。「リソースの付録」の 周知のためのテンプレート をダウンロードして、例を参照してください。

使われる頻度の高いダッシュボードからチャネルへのリンク

コンテンツ利用者 (ダッシュボードを表示するユーザー) も疑問を抱くものであり、問題に直面したときは支援が必要になります。パブリッシュされたダッシュボードや埋め込みダッシュボードでチャットチャネルを周知する方法のアイデアについては、Tableau Blueprint の「 ビジュアルベストプラクティス 」セクションをご覧ください。

Data Doctor 担当者専用チャネルの開設

Tableau エキスパートのチームが大きくなるのに合わせて、Data Doctor 担当者用のチャネルを追加しましょう。リソースの共有、担当者同士の交流、ユーザーイネーブルメントの新しい方法に関するディスカッションや企画の場として活用してください。

積極的な参加者への見返りと評価

質問に回答している有志を評価して見返りを与え、あるいはゲーミフィケーションの仕組みやインセンティブの導入を検討しましょう。評価について詳しくは、Tableau Blueprint の「 アカウンタビリティと見返りのシステム 」をご覧ください。

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チャットチャネルの俯瞰

一歩下がって、現在のチャットチャネルがユーザーの支援に十分かどうかを検討します。チャネルの質問件数は多すぎないでしょうか。多すぎる場合は、チャットチャネルに新しい機能を追加したり、Data Doctor による新しいイネーブルメント手段を試したりするといいかもしれません。 

エキスパートへの投資

チャットチャネルで最も積極的なユーザーは誰でしょうか。そうしたユーザーに対して、 組織内のスキルベルト、 トレーニング戦略、 認定資格試験で成長を支援しましょう。Tableau エキスパートをさらに把握して支援すると、プログラムの利用者を増やせるようになります。

新機能によるチャットチャネルのカスタマイズ

Microsoft Teams、WeChat、Slack などのチャットプラットフォームを使用している場合は、やり取りの効率化、ユーザーエクスペリエンスの強化、運営効率の向上のために、アプリや Webhook、ボットの追加を検討しましょう。IT 部門やセキュリティチームと協力して、組織内の Data Doctor プログラムに最も向いているソリューションを調べ把握してください。

Slack ワークフロー

Slack ワークフローを利用して、Slack チャネルをレベルアップしましょう。聞かれている質問のトピック/カテゴリーに関する新しいインサイトを得て、トレーニングが不足している箇所を明らかにできるほか、Slack チャネルのパワーユーザーを見出すことも、チャットルームのユーザーエンゲージメントに関するレポートを得ることも、解決やエスカレーションの指標を見ることもできます。Slack ワークフローの作成方法については、「リソースの付録」をご覧ください。

導入

あくまでシンプルに

Data Doctor 担当者とのミーティングを特定の時間に設定する場合も、オフィスアワーに参加する場合も、質問の回答を必要としているユーザーが簡単かつスムーズに行えるようにしてください。

日程と長さ (または頻度と回数) の決定

当初は、週 1 回以下の間隔で 2 時間のセッションを設定し、ユーザーが必要に応じて立ち寄れるようにします。事前に、メールやフォームなど希望の形式でユーザーから質問を集めてください。事前に質問を聞いておくと、Data Doctor 担当者は解決策を調べられ、手に負えなくなる事態が避けられます。

予約の管理方法

ツールの選定時は、ユーザーから収集したいデータ、Data Doctor で提供している予約スケジュールのタイプ、各相談者に対してサポートするスキルがある担当者を最もうまく割り当てる方法を念頭に置きましょう。「リソースの付録」で、 お勧めのツール 一覧をご覧ください。

オンライン

職場で組織内や顧客とのミーティングに日常的に利用されているプラットフォーム (Zoom や Webex など) で、ユーザーとのオンラインミーティングに対応できるようにしましょう。

周知

オフィスアワーの情報は、ユーザーが集まる場所に掲示しましょう。たとえば、チャットチャネルのピン止めメッセージ、イントラネット/Wiki のバナー、オフィスのコーヒーメーカーの近辺などです。またその情報には、予約枠がなくなった場合や、オフィスアワーの相談者が多くて質問に答えられなくなった場合に、どうすればいいかも明示してください。さらに、30 分間の時間枠はすぐに終わってしまうため、相談者には予約時間前にデータやダッシュボードを用意しておくよう勧めましょう。

対面型

Tableau のパワーユーザーの居場所を把握して、そのユーザーが物理的に質問しに来やすい部屋にしましょう。設備と連絡の準備を調え (実施場所が特定の会議室やカフェテリアなどの場合や、実施場所が変更される場合)、常に職場の安全対策を遵守してください。

実施

問題の追跡

Data Doctor 担当者には、フォームに入力するか、相談者のトピック/質問を統一された形式で文書化するように依頼してください。この情報は、プログラムのビジネスレビューをスポンサーと行うときに役立ちます。 問題収集データ のリソースが「リソースの付録」に用意されています。

休養の設定

Data Doctor 担当者が連続して数多くの質問を受けている場合や、長時間にわたって予約が連続している場合は、休息を取れるようにするために休養日を予定に組み込むことを検討しましょう。

あらゆる質問を受け付ける

Data Doctor 担当者には、非常に複雑な質問でも受け付けるように勧めてください。正しい回答がわからなくても問題はありません。新しい挑戦から学ぶことにより、エキスパートの知識やスキルは伸びていきます。

相談者からのフィードバック収集

Data Doctor 担当者とのミーティングの後、相談者に満足度アンケートに答えるよう勧めてください。経営陣やスポンサーに成功事例を紹介するとともに、Data Doctor 担当者のマネージャーとポジティブなフィードバックを共有して、成果や自発的な活動に対して見返りと評価が与えられるようにしましょう。この 相談者アンケートのテンプレート は、「リソースの付録」に用意されています。

相談者への適切な期待の設定

相談者に対して、Doctor 担当者とのミーティングの前に最低限の調査と作業を行うように勧めます。Data Doctor 担当者は有志であること、そして 30 分間の予約はとても短く、すべての質問には回答できない可能性があることを知らせてください。

活発な活動の継続

年内のオフィスアワーや予約の予定を立てて、すべての相談者がスケジュールを知り、毎週の業務のなかで計画的に参加できるようにします。新入社員や新しい Tableau ユーザーに対してもオフィスアワーを見つけやすくし、簡単に参加できるようにしてください。

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Data Doctor 担当者との交流

毎月、グループで交流して情報を交換し、各人の解決策や回答した質問の具体例を学び合います。

スキルの評価

従業員のスキルを評価して、チーム、部門、組織のレベルで知識格差を見出します。この情報は、プログラムを拡大するための次の取り組みを決定するのに役立ちます。テーマを設定した Data Doctor の日と定期的な実施のどちらが、より大きなインパクトをもたらすソリューションかを判断しましょう。この スキル評価アンケートの例 は、「リソースの付録」に用意されています。

テーマを設定した Data Doctor セッション

テーマを設けた Data Doctor セッションを計画して、たとえばビジュアライゼーションのベストプラクティス、パフォーマンスの最適化、計算スキルなどに関する、組織の能力を強化しましょう。

Tableau Day との併催

Data Doctor の予約/オフィスアワーを Tableau Day のイベント に追加して、定期的に設定されている時間以外にも相談者が質問できる新しい機会を設けましょう。Data Doctor を Tableau Day のイベントに追加する際の詳しい情報については、「オプション 3 - クリニック/診療」をご覧ください。

規模の拡大

需要に応じてオフィスアワー/予約を増やします (たとえば予約枠が毎週埋まる場合や、オフィスアワーの時間が足りず回答できない質問がある場合など)。予約/オフィスアワーを追加するニーズがある場合は、Data Doctor チームも拡大する必要があるかもしれません。Data Doctor 担当者をさらに募集すると同時に、短時間で簡単にオンボーディングを受けられる体制を整えましょう。

チャットソリューションと予約/オフィスアワーの連携

Tableau ユーザーの能力向上にチャットルーム/チャネルも活用している場合は、両ソリューションの連携を検討してください。それによりたとえば、Data Doctor 担当者は未回答の質問に対してチャットルーム/チャネルを利用するように言うことも、チャットで複雑な質問をしている Tableau ユーザーに予約を勧めることもできるようになるでしょう。

導入

予約の管理方法

相談者に対して、そのサポートに必要なスキルを持つ Data Doctor 担当者を割り当てられるようにするために、支援ツールを選定します。たとえば、Data Doctor 担当者のうち 2 人が Tableau Desktop の広範な知識を持ち、1 人がマップのエキスパートで、残る 1 人が計算に秀でているとします。その場合、選定するツールでは、相談者がスケジュール設定のメニューからたとえばマップのエキスパートを選べなければなりません。「リソースの付録」で、 お勧めのツール をご紹介しています。

スキルの評価

Data Doctor 担当者のスキルを評価して、どのように相談者と的確に組み合わせられるかを知っておくとともに、予約の一般的なトピック/製品も把握してください。この スキル評価アンケートの例 は、「リソースの付録」に用意されています。

場所の要件

Data Doctor の診療規模が担当者 5 人以下の場合、10 数名収容できる標準的な会議室があれば余裕を持って実施できます。規模がそれより大きい場合は、大人数のミーティングを開けるスペースを探してください。特に、各担当者ごとに個別のテーブルを配置できるスペースが良いでしょう (たとえばこの環境では、ノート PC 1 ～ 2 台と椅子 2 脚以上を置けるだけの大きさのデスクが必要です)。

問題の収集

当初は、習得が簡単で使いやすいツールを導入して、Data Doctor 担当者のトレーニング時間を短く抑えるとともに、必要な情報がすべて、一貫して正確に収集されるようにすることをお勧めします。これは、Data Doctor の診療の評価を追跡するためのデータで特に重要です。「リソースの付録」に用意されている、 問題収集データ の例をご覧ください。

新しい役割の設定

Data Doctor チームは組織内の有志で構成されるため、その業務に合った人材を見出すことが重要です。一部の役割 (「医局長」など) は、Data Doctor の診療規模に関係なく、成功させるための要となります。また、診療の規模を拡大して組織全体に広げるときのみ必要になる役割もあります。どの役割でも、自己管理能力があり、自発的で、何事にも一生懸命取り組み、担当する役割をきちんとこなせるスキルと対応力のある人材を探しましょう。詳しくは、「リソースの付録」の 人員配置スケジュールのテンプレート をご覧ください。

実施

クリニックの宣伝と運営

口コミ、イントラネット、メール、組織内の掲示物などを活用して、認知度と関心を高め、組織内の Tableau ユーザーコミュニティとつながることが目的です。 周知のためのテンプレート と掲示物の例が「リソースの付録」に用意されています。

早めの集合

Data Doctor 当日は早めに集合するようチームに伝えると、直前まで質問に答えて最終の実地トレーニングを行い、イベントに向けて全員の士気を高めることができます。会場内を頻繁に回り、ペンや紙が足りているか、水分補給やトイレ休憩ができているかなど、スタッフと相談者に必要なものがすべてそろっていることを確認してください。

相談者の満足度の把握

Data Doctor 担当者とのミーティングの後、相談者に満足度アンケートに答えるよう勧めてください。このようなアンケートを取ると、診察時の体験、製品の問題の内容、新しい知識を学べたか、他の人に Data Doctor サービスを勧められると感じているかどうかを知ることができるでしょう。詳しくは、「リソースの付録」の 相談者アンケートのテンプレート をご覧ください。

Data Doctor 担当者からのフィードバック収集

イベントの終了時、Data Doctor チームにアンケートを送付して、成功した点と改善点に関するフィードバックを集めましょう。今後のイベントで診療を再び行うために、フィードバックの内容を評価してください。この Data Doctor 担当者参加アンケートのテンプレート は、「リソースの付録」に用意されています。

成功レポートの作成

取り組みの成功を追跡するためのデータを収集します。たとえば、診察数と予約数の比較、実際に行われた診察件数と行われなかった診察件数、Data Doctor チームの担当者数などです。この情報を使って、取り組みを繰り返すとともに発展させていきましょう。Data Doctor を コミュニティのエンゲージメント 指標と結び付けて、プログラムが組織にもたらす全体的なインパクトを評価してください。

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ハッカソン

エキスパートが集まった Data Doctor チームで、地域の NPO のためのハッカソンプロジェクトに参加して、組織のエキスパートが慈善活動に貢献し経験を生かせるようにします。詳しくは、 Tableau Foundation をご覧ください。どのような支援を行えるか、NPO 活動向けのライセンス寄付の申し込み、支援ボランティアとのセッションのリクエストなどについて詳しい情報が記載されています。

あるいは、Data Doctor 担当者と連携して、チームや部門、スポンサー、組織の内部ビジネスデータソースを分析し、新しいインサイトの発見やビジネス価値の向上に貢献するのもいいでしょう。

Tableau コミュニティへの参加

まずは、 Tableau コミュニティ のページをご覧ください。Data Doctor チームに役立つ可能性がある最新のニュース、注目のブログ、コミュニティ主催のプロジェクトやイベントなどが記載されています。Data Doctor チームが #datafam の一員になって、組織外の Tableau コミュニティリーダーと交流できるようにしましょう。

診療の常時実施

取り組みが成功しており、Data Doctor チームがもっと頻繁に質問に答えられる状況にあれば、実施中の予約なしセッション/オフィスアワーをやめて、独立したプログラムとして診療を行うことをお勧めします。さらに、Data Doctor の手法を他のチームや部門に導入して、他のトピックや組織で利用されている他の製品に関しても、ネットワーキングとコラボレーションを行えるようにすることを検討しましょう。

トピックの分散化の検討

1 対 1 のコラボレーションの実現により異なるニーズや質問が現れて、部門や地域ごとに分散する必要が出てくるかもしれません (財務部門向けの Data Doctor プログラム、アジア太平洋地域向けのソリューションなど)。その場合は分散した全プログラムに対して、質問の収集や、Data Doctor 担当者の募集、育成、スキル向上のための整合性の取れた手順に従っていることを確認しましょう。また同時に、容易なレポート作成とプログラムの健全性確保のために組織全体で同じデータを収集してください。

楽しいイベント

対面型のミーティングでは、Tableau Conference を参考にして Data Doctor のブランディングを導入しましょう。たとえば、ロリポップ、咳止めドロップ、白いジャケットなどです。