Se acabaron los cuellos de botella de informes en CCBCC


Cuando una persona del sudeste de los EE. UU. disfruta de una refrescante botella de Coca-Cola, lo hace gracias a Coca-Cola Bottling Company (CCBCC). Ubicada en Charlotte, Carolina del Norte, CCBCC abastece a 12 estados y es la empresa embotelladora de Coca-Cola independiente más importante de los Estados Unidos.

Antes de Tableau:

  • Los dashboards proporcionaban vistas nuevas una vez al mes, en un proceso de más de 1000 pasos.
  • El departamento de TI y la empresa no lograban entender sus necesidades respectivas.
  • Tanto los ejecutivos como los equipos externos de ventas tenían que estar en la oficina para revisar los últimos informes de datos.
  • Las pérdidas a causa de las caídas de ventas constituían un problema millonario muy difícil de abordar.

Ahora, con Tableau:

  • Los dashboards se actualizan a diario, con un solo clic.
  • La empresa y su departamento de TI trabajan juntos de manera enriquecedora.
  • Más de 800 empleados acceden regularmente a los dashboards por medio de sus dispositivos móviles.
  • Los equipos tienen una mayor capacidad para localizar y combatir las caídas de ventas.

En el video 1, tres miembros del equipo de inteligencia de negocios de CCBC hablan sobre el fin de la “fábrica de informes” y el inicio de los análisis de verdad. En el video 2, el arquitecto de datos de negocios explica cómo el departamento de TI se ha convertido en un héroe para la empresa, en lugar de ser fuente de frustración. Finalmente, en el video 3, el analista de negocios sénior cuenta cómo Tableau está ayudando a los equipos externos de ventas mediante la tecnología móvil.

Si hacemos lo mismo una y otra vez, nunca podremos salir del círculo. Tableau nos permite salir de ese círculo. Nos permite ver los datos de una forma completamente nueva.

“Ahora sí podemos ser analistas y no generadores de informes”

Tableau: Su empresa cuenta con cientos de vendedores externos. ¿De qué manera emplean los datos para trabajar de una forma más eficaz?

Shawn Crenshaw, analista de negocios sénior: Nosotros hacemos la mayor parte de los informes de ventas y entregas, es decir, todo lo que tiene que ver con las personas que venden el producto y las personas que lo entregan.

Abordamos desde el marketing hasta el mercado local, que es fundamentalmente donde se observan las grandes tiendas, como Walmart, sin olvidarnos de los pequeños comercios y los bares. Analizamos cómo nos va en esas tiendas e incluso hacemos un seguimiento de la entrega final del producto.

Estos datos nos permiten ver nuestra eficacia. ¿Entregamos el producto cuando dijimos que lo entregaríamos? Analizamos la rentabilidad. Tenemos un presupuesto. Observamos, por ejemplo, si nos llega el presupuesto y si nos estamos ajustando a él. Además, vemos datos de pronóstico, etc.

Tableau: ¿Cómo encaja la movilidad en este escenario?

Shawn: Para Coke Consolidated, la movilidad es clave. No queremos que nuestros equipos de ventas estén metidos en la oficina, ya que nuestra función principal es vender el producto. Esos equipos no están para perder el tiempo analizando métricas y calculando números, ese no es su trabajo. Su trabajo es vender el producto.

Con eso en mente, la dirección ejecutiva tuvo la visión de dar movilidad a nuestros equipos de ventas, y se les dotó de dispositivos iPad personales. Para proporcionar los datos necesarios, tuvimos que asegurarnos de contar con una aplicación o software compatible con el iPad. Ahí es donde Tableau entra en escena.

Ahora, siempre que diseñamos informes o dashboards, lo hacemos pensando en el iPad y en la movilidad. Todo lo que creamos debe ser eficaz, para que cualquiera pueda acceder con un par de clics y pueda tomar una decisión en ese momento y en ese lugar.

Tableau: Eso sí que debe ayudar a sus vendedores externos.

Shawn: Eso no solo ayuda a los vendedores externos, sino también a nuestros ejecutivos. Ellos están en el mercado, con los clientes. Si les hacen preguntas, en lugar de sacar una hoja de cálculo de Excel o algún tipo de documento, solo tienen que agarrar su iPad y abrir el dashboard para poder responder de inmediato.

Tableau nos ha brindado esa posibilidad. No solo podemos proporcionar datos precisos, sino también personalizarlos para mejorar la adaptación de los usuarios.

Tableau: ¿Cuál es la respuesta del departamento de TI frente al acceso a datos de autoservicio?
Bryan Franklin, arquitecto de datos de negocios: Lo que les gusta a los profesionales de TI es que alguien se acerque a ellos y les diga: “Tengo un problema y necesito su ayuda”.

He observado algo de resistencia en el departamento de TI. Creo que eso se debe a que sus indicadores de rendimiento clave (KPI) son distintos a los de la empresa. Sus indicadores son la estabilidad. La innovación y la posibilidad de que la empresa logre ser autosuficiente suponen un riesgo para esa estabilidad. Por ello, hay cierta resistencia o vacilación a la hora de permitir que las personas exploren por sí mismas, porque eso resulta arriesgado.

Cuando eso sucede, está claro que todos perdemos: los de TI pierden el tiempo y la empresa no obtiene lo que necesita.

El concepto de autoservicio en la empresa le brinda al personal de TI la posibilidad de tener cierta autonomía. Antes solo recibían órdenes: “Necesito que produzcas estos datos para el día X”.

Las ejecutaban sin estar seguros de si el destinatario estaría conforme con el trabajo. De hecho, muchas veces no lo estaba. Y eso generaba mucha frustración.

Si en lugar de eso se propone una colaboración entre ambos, la persona que se ocupa del negocio podrá hacer lo que sabe hacer, mientras que el profesional de TI no tendrá que preocuparse de las complejidades o los pormenores de la empresa. Es mucho más fácil si quien que se ocupa del negocio dice: “Tengo esta consulta o tengo este conjunto de datos y necesito ayuda”.

Tableau: ¡Eso suena mucho mejor para todos!
Bryan: Esa es la colaboración perfecta, en la que el personal de TI dice: “Puedo ayudarle, puedo reorganizar esto y remodelar los datos”. Así, permanece en su zona de confort y produce la información,

mientras que el personal de negocios puede recibirla y decir: “Gracias. Eso agilizó el proceso de 10 minutos a 10 segundos. ¡Impresionante!”.

Este tipo de colaboración y la capacidad de trabajar en equipo ayudan a construir una buena relación entre el departamento de TI y la empresa.

En su momento, hablamos del modelo de desarrollo en cascada, del ciclo de vida de desarrollo de sistemas estándar, es decir, procesos que el personal de TI conoce muy bien. Estos solían ser muy lentos, especialmente en el área de inteligencia de negocios.

Por ello, cuando se comienza a usar esa metodología ágil y se empieza a obtener resultados más rápido, el personal de negocios empieza a involucrarse y a entusiasmarse cada vez más.

Eso es exactamente lo que quieren los profesionales de TI: que alguien se sienta entusiasmado por lo que ellos desarrollan. Cuando se empieza a generar ese entusiasmo y los de TI sienten que se cuenta con ellos, entonces su actitud cambia y se muestran más colaborativos.

Proporcionar información móvil

Tableau: Su empresa cuenta con cientos de vendedores externos. ¿De qué manera emplean los datos para trabajar de una forma más eficaz?
Shawn Crenshaw, analista de negocios sénior: Nosotros hacemos la mayor parte de los informes de ventas y entregas, es decir, todo lo que tiene que ver con las personas que venden el producto y las personas que lo entregan.

Abordamos desde el marketing hasta el mercado local, que es fundamentalmente donde se observan las grandes tiendas, como Walmart, sin olvidarnos de los pequeños comercios y los bares. Analizamos cómo nos va en esas tiendas e incluso hacemos un seguimiento de la entrega final del producto.

Estos datos nos permiten ver nuestra eficacia. ¿Entregamos el producto cuando dijimos que lo entregaríamos? Analizamos la rentabilidad. Tenemos un presupuesto. Observamos, por ejemplo, si nos llega el presupuesto y si nos estamos ajustando a él. Además, vemos datos de pronóstico, etc.

Tableau: ¿Cómo encaja la movilidad en este escenario?
Shawn: Para Coke Consolidated, la movilidad es clave. No queremos que nuestros equipos de ventas estén metidos en la oficina, ya que nuestra función principal es vender el producto. Esos equipos no están para perder el tiempo analizando métricas y calculando números, ese no es su trabajo. Su trabajo es vender el producto.

Con eso en mente, la dirección ejecutiva tuvo la visión de dar movilidad a nuestros equipos de ventas, y se les dotó de dispositivos iPad personales. Para proporcionar los datos necesarios, tuvimos que asegurarnos de contar con una aplicación o software compatible con el iPad. Ahí es donde Tableau entra en escena.

Ahora, siempre que diseñamos informes o dashboards, lo hacemos pensando en el iPad y en la movilidad. Todo lo que creamos debe ser eficaz, para que cualquiera pueda acceder con un par de clics y pueda tomar una decisión en ese momento y en ese lugar.

Tableau: Eso sí que debe ayudar a sus vendedores externos.
Shawn: Eso no solo ayuda a los vendedores externos, sino también a nuestros ejecutivos. Ellos están en el mercado, con los clientes. Si les hacen preguntas, en lugar de sacar una hoja de cálculo de Excel o algún tipo de documento, solo tienen que agarrar su iPad y abrir el dashboard para poder responder de inmediato.

Tableau nos ha brindado esa posibilidad. No solo podemos proporcionar datos precisos, sino también personalizarlos para mejorar la adaptación de los usuarios.

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