这篇嘉宾博客的作者是 Tableau 专业大师 Bridget Cogley,她在 Teknion Data Solutions 担任顾问。2010 年,她在选用 Tableau 的过程中发挥了积极作用;现在,她回顾自己的经历,帮助其他人充分利用 Tableau。您可以在 tableaufit.com 上找到她的更多文章。

在电影《The Phoenix Project》(凤凰实验)中,虚构的讲述者 Bill Palmer 说 IT 是“组织的生命线”。不抛头露面却又无处不在;如果 IT 部门陷入困境,那么组织中的其他部门很可能完全瘫痪。多年以来,这意味着 IT 独占商业智能。同时也形成了一种局面:没有人能够心满意足地获得自己需要的东西。

我第一次帮助一家公司选择 Tableau 的时候,我们把自己的 IT 人员锁在汽车行李箱中,然后行驶过一段崎岖的道路,他们一路尖叫。如果要用一个量表来衡量组织的决策方式,我们对应的必然是极值。在 2010 年,像我们这样的组织很少见,但或许我们就是昭示未来的嘹亮号角。到 2015 年,Gartner 修改了自己的魔力象限,添加了一个新的考量因素:更多的业务用户希望参与决策并推动决策。

作为一名顾问,我见过业务分析师使用各种各样的新奇方式来获取信息,例如报表集市、本地数据库,甚至是脚下嗡嗡作响的服务器 — 用他们的话说,取暖器。人类天生就充满创造力。遇到障碍时,人类天生就会绕道而行,不管要拐多少道弯。对 IT 而言,这是一个难题:如何对无法监控的数据进行保护、验证和认证?这时,现代商业智能就派上用场了。

团队方式

现代商业智能要求我们不仅要将业务部门视为客户,还要高度信任他们,与他们开展全面合作。这种信任有些可怕,并且 IT 常常需要考虑安全和资源管理等方面可能出现的问题。业务用户要求获得更多控制,希望能够在线执行临时分析并导入开放数据(例如人口普查信息、住房数据、天气趋势等)。

而 IT 部门一方面要处理安全、访问、连接、软件部署和支持等各方面的事务,另一方面还要满足不断增长的数据需求,因此早已无暇他顾。部署这些数据是一个不小的挑战 — 更多的人希望访问更多的数据并以新颖的方式了解业务状况。传统商业智能会锁定大多数信息,从而同时增加 IT 和业务部门的工作量。还会滋生怨恨,这对各方都没有好处。

而 Tableau 采用了不同的运作方式,让 IT 能够专注于自己擅长的工作,例如管理服务器资源、设置基本访问权限,以及支持可重复流程。借助 Tableau Server,IT 可以让业务用户在控制能力和所获支持之间实现平衡。以数据源为例,数据源可能是不断引起争议的一个重要根源。IT 可以发布和认证数据源,而业务用户仍然可以添加未经认证的计算和其他未经认证的数据源。这样,分析师可以实现他们追求和需要的速度,而 IT 可以实施管控。

一旦仪表板和绩效度量成为业务用户拥有的资源,他们便会与内部分析师合作,创建出更加有效的仪表板。借助自定义管理视图,分析师可以针对 Tableau 存储库中的数据进行资源使用情况分析,从而了解用户与仪表板的互动情况,以及哪些仪表板需要优化。这个数据库收集了服务器上的所有操作,可用于分析性能和使用情况,以及创建自定义主页。

交流和控制

稳定性在任何实施过程中都至关重要。Tableau 本身有一定的猝发性 — 数据提取、用户活动和订阅数量都会影响性能。粗制滥造的可视化或数据源可能给用户带来灾难性后果。确保稳定性至关重要。业务部门的用户往往按照自己习惯的方式来进行操作。他们可能在早上 8 点同时登录,打开自己最喜欢的仪表板或者设置 900 条提示,这会急剧增加对服务器的需求量。

沟通交流也十分关键。往往会出现一些 IT 控制范围之外的因素。某个供应商可能要等到早上 8 点才会上传数据,因此数据提取的刷新会出现延迟。成败可能就取决于能否让用户和设计人员知道他们应该做什么。

传统商业智能让我们寻求最大化控制,使“不行”成为默认答复。与此相反,Tableau 让我们仅仅在必要时采取严厉措施。举例来说,您可以严格控制人力资源数据,同时稍微放松对财务数据的管控,并让更多用户可以访问普通业务数据。

如何才能为自己创造成功条件?

  1. 组建既有业务部门成员、又有 IT 部门成员的实施和维护团队。 设立明确的愿景,说明您的分析要实现怎样的目标,以及该过程涉及哪些角色。
  2. 让业务用户能够执行尽可能多的操作。哪些人能够受益于 Web 制作?哪些业务用户可以拥有项目?记住,您可以创建管控水平各不相同的项目和站点。
  3. 在讨论中使用“和/并且”。您能否将“或”的问题转化为“和/并且”的问题?例如,我们想限制对人力资源数据的访问,并且我们希望人们能够访问自己的统计数据。创建不同的数据源和角色有没有意义?
  4. 不要好高骛远。选择一款新产品后,我们常常马上进行大规模推广。每个机构有自己的文化、顾虑和需求。先选择一些测试点来进行学习。
  5. 报告结果,然后进行审查。Tableau 让用户可以访问他们的 Postgres 表格。如果要说哪项功能没有被充分利用,那就是它。准备一些数据源,创建自己的分析,然后对业务用户公开这些分析。让人们能够将这些数据与 Salesforce 和其他数据源进行对比,以便回答那些非常棘手的问题,例如这些仪表板是否有助于提高销售额。每六个月至少进行一次审查,确定大家是否满意。您或许还能将其他一些任务分派给跃跃欲试的业务用户。
  6. 专注于团队合作,不要将任何人排除在外。在朝着现代商业智能前进的旅程中,大家应分工协作,发挥各自的特长。

这些建议有一些共同的主题,例如协作和迭代。只要有明确的目标,积极沟通交流,并了解哪些做法有效,您一定能够在自己的组织成功部署现代商业智能。

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