Comair identifica ahorros de costos importantes e inculca en el personal una nueva cultura basada en los datos


Cientos de fuentes de datos no gobernadas conectadas
Un solo proyecto identifica más de USD 500 000 en ahorro de costos
El asentamiento de una nueva cultura de autoservicio

Comair Limited es una empresa de aviación líder en Sudáfrica. Al día, opera hasta 130 vuelos domésticos, dentro de Sudáfrica, y regionales en el resto de África, y lo hace como franquiciada de British Airways y bajo su propia marca kulula.com. Fundada en 1946, la empresa tiene su base en el Aeropuerto Internacional de Johannesburgo-Oliver Reginald Tambo. Además, cuenta con otros centros en el Aeropuerto Internacional de Ciudad del Cabo y el Aeropuerto Internacional Rey Shaka. Comair utiliza Tableau para conectar cientos de fuentes de datos en la empresa, lo que mejora la inteligencia de negocios y permite una toma de decisiones más informada. Desde su implementación, el uso de datos dentro de la empresa aumentó considerablemente. Otro resultado fue que surgió una cultura de autoservicio transparente, que permite ahorrar tiempo y mejorar la productividad en todos los niveles.

Una de las grandes fortalezas de Tableau es la facilidad de uso, lo que significa que, con un poco de formación, cualquiera puede empezar a descubrir información por su cuenta.

Cientos de fuentes de datos conectadas en toda la empresa

Comair recopila miles de puntos de datos valiosos todos los días en sus diferentes operaciones, que incluyen desde asignación de precios y compra de billetes hasta consumo de combustible y puntualidad de los vuelos. Antes de Tableau, la empresa usaba hojas de cálculo de Excel para recopilar y analizar todos los datos. Sin embargo, con datos almacenados en cientos de fuentes separadas en toda la empresa y sin una manera de reunirlos, la información clave quedaba oculta o tardaba tanto en encontrarse que dejaba de ser útil.

Liezl Brouckaert, administradora de inteligencia de negocios en Comair, sabía que la infraestructura era el núcleo del problema y que, para mejorar la organización de los datos de la empresa, era necesario cambiar el enfoque.

“La empresa sufría por el uso de Excel”, explica Liezl. “La gran cantidad de silos de datos y la falta de una plataforma de inteligencia centralizada dificultaba mucho el trabajo al equipo de inteligencia de negocios (BI), que no podía proporcionar el tipo de información que necesitaba el resto de la empresa con una frecuencia que funcionara”.

Ahora, todo está conectado mediante Tableau. Las distintas fuentes de datos pueden combinarse, visualizarse y consultarse directamente desde la plataforma, lo que facilita enormemente la identificación de información y tendencias clave.

En cuanto se implementó Tableau, Liezl y su equipo pudieron empezar a detectar áreas en las que se podía lograr un ahorro de costos considerable, como el consumo de combustible para aviones.

“Cuando empezamos a analizar datos de consumo de combustible en todos los vuelos y aeropuertos de destino con Tableau, identificamos que se podían ahorrar 27,5 kg de combustible cada vez que no se iniciaba la unidad generadora auxiliar (APU) de una aeronave después del aterrizaje. En función de los precios locales de combustible, el resultado es un ahorro de USD 14 por vuelo. Si se tienen en cuenta todos los vuelos, el total es de USD 1610 por día y, en un año, el ahorro podría superar los USD 587 000”.

El combustible es el gasto más importante de Comair, ya que representa el 23 % de los costes totales. Por lo tanto, un ahorro de esa magnitud puede tener un impacto considerable en los resultados.

“En el sector aeronáutico, los pequeños ahorros pueden significar mucho”, explica Liezl. “Antes de usar Tableau, sabíamos que se podían lograr ahorros con las operaciones, pero nunca conseguíamos identificarlos claramente, por lo que no podíamos aprovecharlos con facilidad”.

Comair también logró otros hitos relacionados con los datos gracias a Tableau. Por ejemplo, por primera vez, fue posible crear una vista de dashboard única de los datos de las marcas Kulula y British Airways, además de hacer que el rendimiento de los vuelos según horario estuviera disponible cada 15 minutos en dispositivos móviles y de escritorio.

“El acceso rápido a la inteligencia de negocios clave puede mejorar enormemente la toma de decisiones en todos los niveles de la empresa”, comenta Liezl. “Al disponer de mejor información, se pueden tomar mejores decisiones. Y eso, en última instancia, nos permite ofrecer una mejor calidad de servicio a nuestros clientes”.

Con Tableau, en poco tiempo, pudimos proporcionar exactamente el tipo de información que podía provocar un impacto inmediato en el rendimiento operativo.

Cómo conectar al equipo de BI con las necesidades del resto de la empresa

Una vez resueltos los problemas de infraestructura, la próxima área que requería atención era la sinergia entre el equipo de BI y el resto de la empresa. Años de problemas relacionados con el análisis basado en Excel habían generado una desconexión entre ambos, y, a menudo, el equipo de BI no podía producir lo que necesitaban los otros equipos de negocios en el momento adecuado.

“Con Tableau, sabíamos que contábamos con los medios para resolver problemas heredados, solo necesitábamos volver a alinear las relaciones empresariales internas a fin de garantizar que los análisis que se hacían y entregaban eran justo lo que pedían las personas”, explica Liezl.

Antes de establecer prioridades y KPI, el equipo de BI empezó a realizar investigaciones en toda la empresa para comprender cuáles eran las necesidades principales de datos. A continuación, el equipo usó Tableau para proporcionar a todos los departamentos acceso a datos clave, como el rendimiento de los vuelos según horario, los informes de las emisiones de dióxido de carbono y las iniciativas de ahorro de combustible. Como resultado, la información clave se puso al alcance de las personas adecuadas y, al mismo tiempo, se destruyeron las barreras internas.

“La implementación de las herramientas adecuadas no significa nada si no podemos proporcionar los análisis que se necesitan”, añade Liezl. “Gracias a que nos tomamos el tiempo para conectar con la empresa e identificar sus necesidades, pudimos proporcionar exactamente el tipo de información en Tableau que podía generar un impacto inmediato en el rendimiento operativo”.

Además de mejorar la productividad en toda la empresa, Tableau permitió que el equipo de BI se concentrara más en los proyectos estratégicos de análisis de negocios que pueden tener un verdadero impacto en el éxito futuro del negocio.

Una mejor administración de datos promueve la adopción del autoservicio por parte de los empleados

Otra área que quería abordar el equipo de BI era la capacidad que tenían los empleados de Comair para satisfacer ellos mismos sus propias necesidades de datos, en lugar de depender de manera exclusiva de los análisis que proporcionaba el equipo de BI.

“Después de solucionar los problemas fundamentales relacionados con datos de la organización, el siguiente paso lógico era formar a todos los empleados para que pudieran aprovechar al máximo las nuevas funcionalidades de análisis”, comenta Liezl. “Una de las grandes fortalezas de Tableau es la facilidad de uso, lo que significa que, con un poco de formación, cualquiera puede empezar a descubrir información por su cuenta”.

Un elemento clave para impulsar el autoservicio fue la puesta en marcha del Programa de Administradores de Datos de Comair. Para ello, fue necesario nombrar nueve administradores de datos dentro de distintos sectores de la empresa para que asistieran con los requisitos de análisis, además de promover el autoservicio entre los empleados.

“En un principio, la dirección ejecutiva quería que todos los administradores de datos estuvieran dentro del equipo de TI, pero hicimos todo lo posible para asegurarnos de que formaran parte del resto de los departamentos de la empresa, a fin de que pudieran comenzar a desarrollar una comunidad de analistas desde dentro”.

Liezl también hace énfasis en la importancia de usar contenido fácil de explicar cuando se busca el apoyo del CEO, que es necesario para implementar nuevos programas de BI.

“Sin el apoyo del CEO, es casi imposible impulsar un programa de BI”, detalla Liezl. “Por lo tanto, cuando buscamos apoyo, le mostramos los dashboards de Tableau que incluían los datos de la empresa porque sabíamos que eso iba a tener más peso e iba a mejorar considerablemente las probabilidades de obtener su aprobación. También tenemos mucha suerte de que nuestro CEO esté muy interesado en los datos”.

Una vez designados los administradores de datos, se llevó a cabo la formación y se desarrollaron los manuales estándares y las plantillas de Tableau para promover la coherencia. Junto con esto, Liezl y su equipo presentaron Comair Analytics, una herramienta que proporciona a los empleados acceso abierto a conjuntos de datos controlados dentro de Tableau.

Gracias a que los administradores de datos cumplen la función de promotores de la comunidad y los empleados pueden acceder a Tableau y tener una experiencia de primera mano, ha comenzado a extenderse una cultura de autoservicio en todo el personal.

“Una vez que las personas empezaron a ver qué fácil era usar Tableau y cómo podía simplificar las tareas diarias, el nivel de adopción se disparó”, cuenta Liezl. “Además de mejorar la productividad en toda la empresa, eso permitió que el equipo de BI se concentrara más en los proyectos estratégicos de análisis de negocios que pueden tener un verdadero impacto en el éxito futuro del negocio”.