Hoy en día, comprender los datos es la clave para tomar las mejores decisiones en cualquier negocio. Sin embargo, la cantidad de información disponible en cualquier momento puede resultar abrumadora incluso para la persona más experta en el manejo de datos.
Entonces, ¿cuál es la clave para tomar decisiones basadas en los datos? Identificar los datos más importantes y darles un formato fácil de entender. Esto puede cambiar, dependiendo de quién vaya a ver los datos. Si se trata de un experto en el sector, es posible que le resulte más fácil comprender datos complejos. Si se presentarán datos a partes interesadas de la empresa que no están muy familiarizadas con el tema, es posible que sea necesario simplificarlos antes de compartirlos con los demás.
Una de las formas más sencillas de hacer que los datos sean fáciles de entender para audiencias técnicas y no técnicas es crear un dashboard que muestre fácilmente todas las visualizaciones de datos en un solo lugar.
En este artículo, exploraremos lo siguiente:
- Qué es un dashboard
- Cómo funcionan
- Cómo pueden usarse
- Por qué son importantes
- Cómo crear uno
- Cuáles son los diferentes tipos
- Cuáles son las prácticas recomendadas
- Cuáles son sus beneficios
Qué es un dashboard
Un dashboard es una forma de mostrar varios tipos de datos visuales en un lugar. Por lo general, un dashboard tiene como objetivo transmitir información diversa pero relacionada de una forma fácil de asimilar. Y, a menudo, esto incluye elementos como indicadores clave de rendimiento (KPI) u otras métricas empresariales importantes que las partes interesadas necesitan ver y comprender de un vistazo.
Los dashboards son útiles en diversos sectores y verticales porque son altamente personalizables. Pueden incluir datos de todo tipo con diversos intervalos de fechas para ayudarlo a comprender qué sucedió, por qué sucedió, qué podría suceder y qué medidas debería tomar. Además, dado que los dashboards utilizan visualizaciones como tablas, gráficos y diagramas, otras personas que no están tan familiarizadas con los datos pueden comprender rápida y fácilmente la historia que estos cuentan o la información que revelan.
Dashboards vs. informes
Tanto los dashboards como los informes se utilizan comúnmente para recopilar y analizar datos. Entonces, ¿qué los hace diferentes?
En términos generales, los informes suelen tener un enfoque más limitado. Cumplen la función de ofrecer un análisis exhaustivo de un conjunto de datos y suelen centrarse en un único elemento o evento.
Por su parte, los dashboards tienden a ofrecer una visión general de grandes volúmenes de datos y están diseñados para responder a una única pregunta. Esa pregunta puede ser amplia, como, por ejemplo, “¿Cómo fue el rendimiento de nuestro sitio el mes pasado?”. O más específica, como, “¿Cuántas unidades vendimos?”. O tal vez algo un poco más difícil de medir sin conocimientos especializados, como, “¿Está mejorando nuestra eficiencia general?”.
Dashboards de datos vs. visualizaciones de datos
Dos términos comunes en el ámbito del análisis y la elaboración de informes son “dashboard de datos” y “visualización de datos”. ¿Cuál es la diferencia?
Una visualización de datos es una forma de presentar datos visualmente para facilitar su comprensión y análisis.
Un dashboard de datos es un resumen de conjuntos de datos diferentes pero relacionados, presentado de manera que facilita la comprensión de la información vinculada. Los dashboards son un tipo de visualización de datos y a menudo utilizan herramientas de visualización comunes, como gráficos, diagramas y tablas.
¿Cómo funcionan los dashboards?
Los dashboards recopilan datos de diversas fuentes y los agregan para que las personas sin conocimientos técnicos puedan leerlos e interpretarlos con mayor facilidad. Gracias a sus elementos interactivos, ayudan a cualquier usuario del dashboard a comprender mejor ciertos puntos, a explorar áreas de mayor interés y a profundizar en el análisis para obtener información clave o tomar decisiones importantes.
Usos de los dashboards
El uso principal de un dashboard es mostrar una visión general completa de datos provenientes de diferentes fuentes. Los dashboards son útiles para monitorear, medir y analizar datos relevantes en áreas clave. Toman datos sin procesar de diversas fuentes y los presentan de manera clara y altamente adaptada a las necesidades del usuario, ya sea un líder empresarial, un analista de línea de negocio, un representante de ventas, un profesional del marketing, entre otros.
Puede utilizar dashboards para medir aspectos como estos:
- Métricas de clientes
- Información de finanzas
- Información de ventas
- Analítica web
- Información de fabricación
- Datos de recursos humanos
- Rendimiento del marketing
- Información de logística
Dado que los dashboards son herramientas útiles de agregación y visualización, resultan sumamente versátiles. Los profesionales los emplean para analizar datos complejos, y los expertos en la materia, para realizar un seguimiento de los datos o presentarlos a personas que no son especialistas en el tema. Puede usarlos en sus presentaciones ante ejecutivos u otras partes interesadas clave para ayudarlos a comprender los desafíos, las oportunidades y las áreas donde crecer y realizar cambios.
La importancia de los dashboards
Los dashboards son importantes porque ofrecen una plataforma para que las personas tomen decisiones mejores, más informadas y basadas en datos. Al ser dinámicos e interactivos y mostrar datos prácticamente en tiempo real, lo ayudan a obtener una comprensión más precisa y actual de lo que sucede a su alrededor, así como a desenvolverse ante cambios rápidos y, a veces, difíciles.
Cómo crear un dashboard de datos
Existen muchas soluciones diferentes para ayudarlo a crear dashboards: Tableau, Excel u Hojas de cálculo de Google. Pero, a un nivel básico, estos son algunos pasos importantes para ayudarlo a crear un dashboard:
- Definir la audiencia y los objetivos: pregúntese para quiénes está creando este dashboard y qué necesitan entender. Una vez que sepa eso, podrá responder sus preguntas con mayor facilidad utilizando visualizaciones y datos seleccionados.
- Seleccionar los datos: la mayoría de las empresas disponen de una gran cantidad de datos procedentes de diversas fuentes. Seleccione solo aquello que sea relevante para la audiencia y el objetivo, a fin de evitar abrumar al público con información.
- Verificar los datos: asegúrese siempre de que sus datos estén limpios y sean correctos antes de crear un dashboard. Lo último que querría es darse cuenta, varios meses después, de que sus datos estuvieron equivocados durante todo ese tiempo.
- Elegir las visualizaciones: existen muchos tipos diferentes de visualizaciones que se pueden utilizar, como tablas, gráficos, mapas, etc. Seleccione la mejor opción para representar sus datos. Por ejemplo, los gráficos de barras y los gráficos circulares pueden volverse rápidamente abrumadores cuando incluyen demasiada información.
- Usar una plantilla: al crear un dashboard por primera vez, utilice una plantilla o un software intuitivo para ahorrar tiempo y evitar complicaciones. Seleccione cuidadosamente la mejor opción para su proyecto y no intente encajar a la fuerza los datos en una plantilla que no funciona.
- Simplificar: use colores y estilos similares para que el dashboard no se vea saturado ni resulte abrumador.
- Iterar y mejorar: una vez que el dashboard esté listo, pida su opinión a una persona específica de la audiencia principal. Averigüe si el dashboard tiene sentido para esa persona y si responde a sus preguntas. Tome en cuenta esos comentarios y realice mejoras para facilitar la adopción y lograr una mejor comprensión.
Cree visualizaciones atractivas con sus datos.
Tipos de dashboards
Dado que los dashboards son personalizables, resulta difícil clasificarlos en tipos distintos. Sin embargo, existen siete categorías principales en las que se clasifican, entre ellas:
Dashboards de negocios
Las empresas no pueden tomar decisiones sólidas sin datos, y es ahí donde entran en juego los dashboards empresariales. Pueden albergar todo tipo de datos: ventas, finanzas, gestión, marketing, recursos humanos y más. Están diseñados para proporcionar a gerentes y directores los datos necesarios para elaborar planes estratégicos y perfeccionar ideas.
Dashboards ejecutivos
Un dashboard ejecutivo es un tipo específico de dashboard empresarial destinado a visualizar métricas clave para el equipo directivo. Por lo general, los datos son de alto nivel, pero ofrecen a los líderes visibilidad sobre la actividad y el rendimiento críticos del negocio, ayudándoles a tomar decisiones más fundamentadas, planificar mejor y evaluar la eficacia.
Dashboards de KPI
Podría decirse que uno de los más importantes es el dashboard de indicadores clave de rendimiento (KPI), utilizado por expertos en la materia, ejecutivos o personas sin conocimientos especializados. Muestran visualmente el rendimiento de puntos de datos clave de un vistazo, revelando el progreso hacia objetivos fundamentales. La parte más importante de un dashboard de KPI es saber cuáles son sus KPI y cuál es la mejor manera de medirlos.
Dashboards de proyectos
Al ejecutar o gestionar un proyecto de gran envergadura, este dashboard es una herramienta útil para realizar un seguimiento de su progreso y compartirlo con el equipo y otras partes interesadas clave. Ofrece una visión completa del estado del proyecto, información clave y los datos principales.
Dashboards de rendimiento
El versátil dashboard de rendimiento permite realizar un seguimiento de todo, desde el desempeño general del negocio hasta los resultados de campañas individuales. Es útil para marketing, finanzas, publicidad, recursos humanos y otros grupos empresariales.
Dashboards de sitios web
Al realizar el seguimiento del rendimiento de un sitio, resulta útil crear un dashboard para el sitio web. Este permite realizar un seguimiento de datos como el tráfico general, el total de usuarios, los usuarios activos, la actividad de comercio electrónico, las ventas y los ingresos. Ya sea que su organización tenga un sitio sencillo o uno más complejo, este dashboard ofrece una visión integrada y clara de sus métricas.
Dashboards de operaciones
Este es un tipo común de dashboard empresarial. A diferencia de los dashboards de alto nivel mencionados anteriormente, estos se centran específicamente en ayudarlo a gestionar el negocio en el día a día y ofrecen a los usuarios una visión integral de las operaciones cotidianas.
Dashboards del sector
Dado que los dashboards son versátiles y adaptables a las necesidades del usuario y de la empresa, constituyen una herramienta común en diversos sectores. Las industrias que dependen en gran medida del análisis de datos para tomar decisiones (por ejemplo, la atención sanitaria, las ventas y el marketing) los utilizan para facilitar la toma de decisiones y la solución de problemas.
Aquí hay algunos dashboards comunes de diferentes sectores:
Dashboards de atención médica
El sector sanitario maneja grandes volúmenes de datos críticos: tasas de ingreso y alta hospitalaria, costos, asignación de personal, reclamaciones a seguros, asistencia a citas, tasas de inasistencia, entre otros. Los dashboards de atención médica mantienen esa información accesible, comprensible y segura, de modo que los profesionales clínicos, los administradores y el resto del personal sanitario puedan centrarse en mejorar los resultados de los pacientes.
Dashboards de marketing
Los profesionales del marketing de todos los niveles se enfrentan a una sobreabundancia de datos debido a la compleja naturaleza del seguimiento y el análisis de actividades en línea. Por eso recurren a dashboards para agilizar el análisis y descubrir información clave que ayude a mejorar las campañas o el rendimiento. Estos dashboards incluyen datos como el retorno de la inversión (ROI), la tasa de abandono, la retención, el número de clientes potenciales, el costo por cliente potencial, los ingresos, el cumplimiento de objetivos, entre otros.
Dashboards de comercio minorista
El comercio electrónico y las tiendas físicas manejan datos complejos sobre inventario y rentabilidad, razón por la cual muchos gerentes y propietarios utilizan dashboards para el comercio minorista. Por lo general, albergan datos como el volumen de ventas, el beneficio neto, el inventario, la afluencia de público o la rotación y el desempeño del personal, con el fin de ayudar a los minoristas a comprender aspectos como el rendimiento, la interacción con los clientes y las formas de mejorar el servicio.
Dashboards de ventas
El proceso de ventas es complejo, con muchas etapas y personas involucradas. Un dashboard de ventas puede variar según el proceso y los indicadores clave de rendimiento (KPI) principales, pero a menudo incluye datos como el número de clientes potenciales, casos abiertos, oportunidades, contactos, acuerdos cerrados, oportunidades perdidas e ingresos. Esto permite al equipo de ventas saber si está cumpliendo, superando o quedando por debajo de los distintos objetivos establecidos.
Prácticas recomendadas para dashboards
Las prácticas recomendadas para crear y utilizar dashboards varían según la empresa (y de una persona a otra). Tenga en cuenta el objetivo que espera alcanzar con el dashboard y quién lo consultará, así como estas consideraciones para crear uno eficaz:
- KPI: no abrume a la audiencia con datos. Seleccione únicamente los datos más relevantes y preséntelos de una manera que tenga sentido.
- Elementos: asegúrese de elegir los gráficos, diagramas y tablas adecuados para cada dato. La mejor visualización facilita la comprensión.
- Diseño: asegúrese de que el dashboard sea fácil de entender de un vistazo organizando los datos y utilizando una combinación de colores coherente.
- Etiquetas: sea conciso y etiquete claramente cada dato.
- Interactividad: utilice elementos interactivos según sea necesario. Esto permite a los usuarios profundizar en los datos o muestra la variabilidad.
Beneficios de los dashboards
Usar dashboards tiene muchas ventajas a la hora de visualizar y comprender datos. Para empezar, ofrece una visión clara de las métricas de datos clave importantes para la organización. Otros beneficios importantes incluyen los siguientes:
- Claridad de los datos
- Análisis en tiempo real
- Previsiones más precisas
- Presentaciones más intuitivas
- Mayor accesibilidad y transparencia
- Mejor toma de decisiones y solución de problemas
Dashboards: una herramienta de datos ideal para analizar, compartir y comprender datos
Los dashboards son una herramienta popular por una buena razón. Como ya vimos, son altamente versátiles y personalizables, lo cual los hace increíblemente útiles independientemente del usuario, del tipo de negocio, del grupo empresarial o del puesto de trabajo. Obtenga más información sobre los dashboards y cómo Tableau lo ayuda a visualizar los datos de forma rápida, fácil y eficaz.