En la Secretaría de Educación Pública, nos aseguramos de que el conocimiento llegue en minutos, no en años


La Secretaría de Educación Pública (SEP) supervisa las políticas educativas para el gobierno de México. La SEP se compone de muchas áreas, unidas bajo la misma misión: “garantizar el acceso a la educación de calidad para todos los mexicanos”.

Antes de usar Tableau, la SEP estaba estancada en las hojas de cálculo de Excel con miles de fórmulas y filtros. Tenían una gran cantidad de información, pero acceder a ella e interpretarla tomaba mucho tiempo.

La SEP eligió a Tableau, con el apoyo del socio de Tableau, ReSolt, y los encargados ahora pueden usar los datos para respaldar mejores decisiones en toda la organización. En este video, Eduardo Huitrón Chavarría nos cuenta cómo Tableau ha ayudado a la SEP a realizar lo siguiente:

  • Habilitar el análisis autónomo de datos para todos los empleados
  • Acelerar el análisis para que solo tome unos minutos, no años
  • Ampliar el entendimiento con la visualización de datos

“Tableau es inmediato”

Tableau: ¿Qué hizo que eligieran Tableau?
Eduardo Huitrón Chavarría, Subdirector de TI: Al contar nosotros con Tableau, tenemos la información justa en el instante, ¿no? Ese es el área donde yo siento que Tableau puede y nos está ayudando mucho.

Nosotros teníamos que cubrir una problemática muy, muy particular y urgente, que era la obtención de información gerencial que nuestras autoridades no tenían para una toma de decisiones adecuada, ya que teníamos un área allí que era la que brindaba esa información, pero era muy elaborada y cuando finalmente la proporcionaban ya había perdido oportunidad.

Tableau: ¿Cuál era su situación antes de usar Tableau?
Eduardo: Las autoridades habían padecido de no tener esta información desde el inicio de la administración, que fue en el 2012.

Al ser información selecta, nos representaba a nosotros una problemática muy grande, porque era una hoja de Excel la que teníamos, era un Excel con miles de fórmulas, con miles de filtros y con 50 cosas que si el área involucrada no estaba para hacerte esa interpretación, básicamente sufríamos.

Tableau: ¿Y cómo ha cambiado Tableau ese proceso?
Eduardo: Bueno, básicamente la transformación que tuvimos a partir de Tableau, es de que los resultados son inmediatos: basta dar un par de clics y todo lo obtenemos, todo lo tenemos, y no dependemos de nadie.
Esa es la gran ventaja que tenemos hoy día con Tableau.

Tableau: ¿Cómo reaccionó la gente dentro de la organización?
Eduardo: La manera que impactamos fue básicamente obtener un reconocimiento técnico por parte de la gente de la Subsecretaría porque esta información sólo la ven las altas autoridades, no más. Entonces, ganamos ahí un poco de terreno en cuanto a la credibilidad porque también era…Estábamos apostando por algo nuevo, estábamos siendo pioneros y demostrando que era lo que necesitábamos.

Tableau: ¿Cuál les gustaría que fuera el siguiente paso para usar Tableau?
Eduardo: Estamos siendo un tanto agresivos y lo que yo quiero, hoy día, desde mi posición en la Subsecretaría es que Tableau sea la plataforma y que mostremos todos los resultados. Y yo quiero que sea la plataforma de presentación de los resultados, de análisis de información.

Tableau: ¿Cómo ha cambiado Tableau la forma en que la SEP usa los datos?
Eduardo: Los reportes que obtenemos hoy día, ya con Tableau, los entiende cualquier persona. Nuestras autoridades prácticamente ninguna es técnica. Ninguna lo es. Y, sin embargo, los entienden a la primera. Juegan con los datos a la primera. Y les queda muy, muy claro, toda la información que les presentamos ahí, porque fue elaborada precisamente pensando bajo esa premisa.

Tableau: ¿Hay un área en específico en la que crea que Tableau es particularmente útil?
Eduardo: Definitivamente sí existen áreas de oportunidad donde Tableau es preciso y es justamente en la entrega de recursos hacia entidades que van destinados a programas específicos.

Tableau: ¿Recomendaría el uso de Tableau?
Eduardo: Definitivamente sí recomendaría Tableau porque los resultados que se obtienen con Tableau son inmediatos, no hay que estar haciendo proyectos como estábamos acostumbrados en México, que eran larguísimos, sobre todo en el gobierno.

La transformación que hemos notado desde que usamos Tableau es que ahora obtenemos los resultados de inmediato. Basta hacer clic un par de veces y podemos verlo todo, tenerlo todo, sin depender de nadie más.

Un equipo para alcanzar el éxito

Tableau: ¿Cómo se enteraron de los servicios de consultoría de ReSolt ?
Eduardo: Muy bien, la experiencia con ReSolt que nosotros tuvimos viene, como comentaba antes, de haber estado buscando diferentes productos. Y tuvimos la fortuna de que un amigo en común nos presentó a la gente de ReSolt, con lo cual nosotros también aparte de un producto, buscábamos un socio de negocios hasta cierto punto que se involucrara con nosotros.

Tableau: ¿Cómo han usado los servicios de ReSolt en combinación con Tableau?
Eduardo: Pues bueno, ReSolt, una de sus partes importantes o sus partes más resaltables, es de que ellos hacen proyectos que son rápidos. Rápido se obtienen resultados. Y, pues, con Tableau fue la combinación perfecta. Ha sido muy agradable trabajar con ellos.

Tableau: ¿Nos puede explicar un poco más?
Eduardo: La manera en que ReSolt nos ha apoyado fue o ha sido hasta el momento la parte más significativa, ya que hemos tenido todo el apoyo en todo momento de ellos. Nos han apoyado en todo lo que hemos necesitado. El que ReSolt nos de ese tipo de apoyos le da un extra a Tableau.

Estábamos buscando productos que nos brindaran una información gerencial que al momento no teníamos y dentro de esos productos alguien nos hizo llegar a ReSolt. Nos acercaron a ReSolt y ellos ya nos introdujeron a Tableau.

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