Mondelez International digitaliza la adquisición para integrar más de 160 campos de datos, 28 000 proveedores y generar millones en ahorro de costos


Informes sobre los KPI principales generados en cuestión de días en lugar de semanas
Reducción del tiempo necesario para la comunicación de datos sobre presupuesto y precios de 3 horas a solo unos minutos
En total se ahorraron aproximadamente 7000 horas por año como consecuencia de simplificar de manera cuantitativa y cualitativa los procesos de adquisición

Mondelēz International, Inc. es el productor más grande de galletas, chocolates y golosinas en el mundo con un ingreso neto de más de USD 20 000 millones y productos en más de 160 países, incluidos Oreo, ChipsAhoy, BelVita, Toblerone, Lacta, Milka, Trident, etc.

El equipo de análisis de datos de adquisición global de Mondelēz proporciona un mayor valor de negocios al mejorar la eficacia operativa, la generación de ganancias y el ahorro de costos en más de varios millones de dólares. Como administrador sénior de estrategia y análisis de adquisición global, Igor Vasquez y su equipo ayudan a la organización de adquisición global a administrar más de USD 60 000 millones en gastos y casi 28 000 proveedores de materiales directos e indirectos en un período de tres años.

Eso fue posible gracias a que se usó Tableau para transformar la adquisición tradicional en un proceso digital. Antes, los sistemas de adquisición, riesgo y finanzas estaban desconectados en más 160 campos de datos y 42 millones de transacciones, incluidos órdenes de compra, facturas y pagos. El equipo comenzó a impulsar la estrategia digital de adquisición con dos objetivos en mente. El primero consistía en establecer un repositorio de datos para todas las órdenes de compra y transacciones de facturas y el segundo, crear una infraestructura para respaldar y visualizar el análisis de esas transacciones con Tableau. Mediante la integración de todos los datos en un repositorio central, establecieron una solución global estándar de análisis sostenible para una cadena de suministro compleja. El resultado fueron KPI de gastos simplificados, satisfacción del cliente y análisis mejorados y prácticas de negocio más responsables.

La adquisición digital y la plataforma de análisis optimizan la administración de los gastos y mejoran la eficacia y el ahorro de costos

El equipo y algunos socios clave del departamento de sistemas de la información se embarcaron en un viaje para encontrar una solución digital global que permitiera crear un repositorio de datos y una plataforma de análisis, además de mejorar la eficacia del proceso de negocios para ahorrar costos y desarrollar un modelo de análisis ágil. Los datos financieros y de adquisición estaban aislados en sistemas heredados, lo que obligaba al equipo a implementar interfaces entre sistemas a fin de extraer datos. El análisis demandaba mucho tiempo y quedaba atrapado en hojas de cálculo. Eso impedía que el equipo de análisis de datos de adquisición global pudiera informar de manera eficiente a las partes interesadas o estructurar los datos en función de la adopción y satisfacción de los usuarios finales.

Para pasar a un enfoque digital, el equipo se concentró en hacer preguntas acerca de cómo las partes interesadas consumían los datos de gastos y adquisición, y cómo se integraban los datos de adquisición en los sistemas globales. El objetivo era obtener la flexibilidad necesaria para proporcionar mayor valor a la empresa: la capacidad para filtrar datos por región, contar con categorías de gastos, medir la complejidad de las condiciones de pago, mejorar la administración de proveedores e identificar los riesgos que tienen un impacto en los ingresos netos.

Finalmente, el equipo de análisis de datos de adquisición global adoptó SAP HANA para hospedar el repositorio central de datos y eligió Tableau como su plataforma de análisis para respaldar el análisis de gastos. La organización de adquisición ahora cuenta con visibilidad completa de los gastos y la integración de los datos para obtener un modelo de análisis sostenible y reducir las dependencias y las demoras en la generación de informes.

Para comprender con un alto nivel de precisión y eficacia el uso de dinero en los pagos a proveedores, es necesario implementar un proceso global a fin de garantizar el cumplimiento de los estándares. Se desarrolló el informe sobre condiciones de pago de promedio ponderado, lo que redujo un proceso que demoraba ocho semanas a tan solo dos semanas gracias a Tableau. Con este informe y mucho otros, el equipo de análisis de datos de adquisición global ha analizado millones de transacciones y pudo detectar ahorros considerables de tiempo mediante la integración de datos y el uso de Tableau. Igor y su equipo hicieron posible que la función de adquisición se enfocara en la estrategia y mitigara de manera proactiva el riesgo. Como ya tienen planificado usar dashboards de Tableau para tener visibilidad completa de su cadena de suministro, podrán tomar medidas futuras y evitar el impacto en los ingresos cuando un proveedor corre el riesgo de no tener un elemento, como cacao o trigo, por ejemplo, para prevenir los efectos negativos en los ingresos.

Además, la integración de datos será muy valiosa en la administración de las condiciones de pago. Al contar con visibilidad precisa del gasto en 28 000 proveedores, el equipo podrá ver cuáles son los más costosos y modificar las condiciones de pago según corresponda, a 90 o 120 días, por ejemplo. Esa visibilidad también determina cómo aumentar el valor de los proveedores existentes o planear una reducción de la base de proveedores.

Contar con más de 100 informes tradicionales, de los que solo se usó el 20 %, obligó al equipo a analizar cuáles eran los más valiosos y útiles. Por medio de la consolidación de la información de gastos y proveedores, crearon 10 dashboards sencillos pero eficientes de Tableau para enviar a las 475 partes interesadas en todas las categorías y regiones a nivel mundial.

Al posibilitar esta transformación digital, Igor y un equipo multidisciplinario de 20 personas (una cifra en crecimiento) pueden adaptar y respaldar más de 475 usuarios de Tableau (y se agregarán más en el futuro), mientras colaboran de manera continua con partes interesadas internas y externas. Después de lanzar su solución digital con Tableau, los comentarios de las partes interesadas han sido todos positivos. Les encantan los análisis informativos y piden que se les muestre Tableau en vez de los informes tradicionales basados en hojas de cálculo. Y siempre dicen: “Queremos más”.

Tableau es una herramienta muy poderosa que proporciona visibilidad de aquello que queremos ver y en el nivel deseado. Además, permite que lo identifiquemos rápidamente.

Colaboración con las partes interesadas para establecer KPI y mejorar el ahorro de costos

Igor se toma el tiempo para colaborar con la dirección ejecutiva sénior de adquisición en América del Norte, el equipo de finanzas en Europa y los líderes de categoría en Asia y América Latina a fin de comprender las preguntas del negocio que quieren responder. La participación de las partes interesadas en el proceso para definir esos interrogantes permite la alineación de las métricas importantes y da como resultado un mejor servicio y una mayor adopción. El equipo analiza KPI de gastos por región y los procesos estratégicos y operativos existentes con una sola fuente de datos y la plataforma de Tableau a fin de aumentar el ahorro de costos y generar dinero.

Al usar Tableau para posibilitar la alineación en toda la empresa, los departamentos pueden comprender cuáles son los datos en los que deben enfocarse las partes interesadas y contar con un canal para comunicar esa información. Como resultado, aumenta la confianza en los datos porque los KPI se definieron y estandarizaron. Los informes que antes requerían explicaciones que demoraban de una a dos horas ahora son visualizaciones que las partes interesadas pueden consumir y comprender en cuestión de minutos, lo que simplifica la comunicación entre los departamentos.

Para brindar apoyo a los líderes regionales, el equipo aborda desafíos o brechas en las regiones combinando los KPI con dashboards adaptados de operaciones y estrategias. El análisis de adquisición permite a los líderes comprender los volúmenes de gastos y de materiales adquiridos, lo que informa las negociaciones con proveedores y aumenta el ahorro de costos.

Tableau mejora la colaboración y la alineación entre el departamento de finanzas y la empresa

Una de las colaboraciones más productivas para el equipo de adquisición ha sido con el departamento de finanzas. En conjunto, el personal de finanzas y adquisición analizan los siguientes KPI de gastos para eliminar costos innecesarios y mejorar la eficacia operativa. A continuación, se detallan los enfoques específicos:
1. Ciclo de conversión de dinero desde la perspectiva de la cadena de suministro: El foco se colocó en la administración de niveles adecuados de condiciones de pago para equilibrar el flujo de dinero.
2. Cantidad de días que demora en pagarse la deuda restante: Se prestó especial atención a las condiciones de pago de proveedores con mayor gasto para conservar fondos y, así, generar dinero.
3. Simplificación de la cadena de suministro: Se analizó la complejidad de la cadena de suministro y se redujo el costo operativo de mantener demasiados proveedores, ingredientes, etc.

La colaboración de los departamentos de finanzas y adquisición de Mondelēz permitió establecer un aspecto crucial que antes no se había tenido en cuenta de la generación de informes heredada: la coherencia. Por medio de este esfuerzo conjunto, ambos grupos se comprometieron a generar informes coherentes mediante bases de datos y dashboards de Tableau, y a requerir que se expliquen todas las diferencias entre los documentos. Los debates sobre incoherencias se centran en el objetivo común de respaldar el ahorro de costos y las iniciativas de inversión en los dos departamentos.

El éxito de las colaboraciones interdepartamentales permitió que los colegas de Mondelēz con distintos niveles de habilidades de análisis fueran más allá de la creación de dashboards para enfocarse en impulsar el valor de la empresa con información basada en los datos.

Usamos análisis no solo para operar el negocio, sino también para cuidar el mundo.

Creamos un mundo mejor de a una porción de datos deliciosos a la vez

Con un repositorio central de datos y la plataforma de análisis de Tableau, el equipo de análisis de datos de adquisición global apoya la misión de Mondelēz International de capacitar a las personas para que se alimenten de una manera sostenible y responsable. Igor dijo: “Usamos análisis no solo para operar el negocio, sino también para cuidar el mundo”. No se trata solo de integrar los datos mediante un enfoque integral, Mondelēz aborda el abastecimiento y la producción de la misma manera: concentrándose en la agricultura sostenible y reduciendo su huella medioambiental mediante objetivos de sostenibilidad integrales Lograr esos objetivos es posible gracias a la administración de todos los datos de cadena de suministro en una plataforma de análisis eficiente y un repositorio central de datos.

La estrategia de adquisición digital les permitió a Igor y al equipo de análisis de datos de adquisición global optimizar la eficacia operativa, aumentar el ahorro de costos y brindar un valor de negocios superior en todo Mondelēz International.

¿Cómo era la vida antes de Tableau? Muy difícil.