El director financiero de Oldcastle (fabricante de productos para la construcción) promueve la BI de autoservicio con Tableau para capacitar a miles de usuarios


Control de 78 000 códigos de artículo (SKU) con un dashboard
Tiempos de fabricación reducidos para 206 instalaciones
El equipo de TI permite el crecimiento a través de mejoras en la infraestructura y la seguridad

Oldcastle es uno de los fabricantes de productos para la construcción, como mampostería y pavimento, más importantes de Norteamérica. Cuenta con 20 divisiones y 206 instalaciones en Canadá y Estados Unidos. La empresa logró el éxito con Tableau al convertir un informe mensual de 500 páginas en un dashboard gobernado y accesible para los empleados de toda la empresa. En un primer momento, Ian Crabtree, director financiero de Oldcastle Masonry & Hardscapes, se sentía algo escéptico con respecto a las soluciones de inteligencia de negocios. Sin embargo, a petición de Ian, la compañía ahora genera más de 3000 dashboards y 1800 suscriptores, y lleva un seguimiento de 78 000 SKU. El equipo de inteligencia de negocios de Oldcastle trabaja con el equipo de TI para proporcionar gobernanza y seguridad. Además, su labor ayuda a tomar decisiones rápidas e inteligentes en una industria sumamente competitiva.

Desde mi punto de vista, el éxito consiste en hacer llegar la información a las personas correctas de manera fácil y rápida. Es fundamental que confíen en esa información para tomar decisiones. Con herramientas como Tableau, puedo hacer eso de manera mucho más rápida y económica, lo cual resulta muy beneficioso. De ese modo, colaboro en el éxito del negocio.

Un informe de 500 páginas transformado en un dashboard seguro y gobernado

Ian Crabtree, director financiero de Oldcastle Masonry & Hardscapes, una vez (muy acertadamente) comparó el tamaño del informe mensual de la compañía con “el tamaño del pavimento que se coloca en el patio de las casas”.

Cuando Ian contrató a Paul Lisborg, administrador de inteligencia de negocios de Oldcastle, le pidió a su nuevo empleado que reemplazara el PDF de 45 páginas que las personas recibían en sus buzones de entrada cada mañana. El documento mostraba los números de ventas más recientes por división, por sector comercial y por instalación. Sin embargo, debido a la naturaleza estática de los PDF, los números solían quedar obsoletos al poco tempo de su publicación.

Con Tableau, Paul creó un dashboard que proporciona una descripción general concisa de las 206 plantas de fabricación de Oldcastle y permite que los empleados realicen preguntas de seguimiento. El dashboard se actualiza todas las noches para que los datos nunca queden obsoletos. Además, cuenta con seguridad de nivel de fila, lo que significa que los equipos solo pueden ver los datos para los que tienen permiso de acceso.

Una vez que los usuarios se dieron cuenta de que podían hacer sus propias preguntas sobre los datos, la respuesta fue casi inmediata.

“Comenzamos a recibir llamadas. ‘¿Pueden agregar este filtro?’ ‘Quiero ver los datos de esta forma’”, cuenta Paul.

Era evidente que las personas querían ver los datos a su manera. Por lo tanto, con la ayuda de varios analistas, Paul creó una biblioteca de plantillas que contenían datos verificados. Con la creación web, los usuarios pueden usar estas visualizaciones como punto de partida para sus propios análisis y para compartir sus descubrimientos.

“Podemos proporcionarles un conjunto de datos con medidas y dimensiones predefinidas, y ellos pueden hacer sus propios análisis con la herramienta de creación web. Es una fuente de veracidad única”, agrega Paul. “Se pueden crear dos visualizaciones a partir de la misma información, una en San Diego y otra en Chicago. Se obtendrán las mismas respuestas, pero cada sucursal podrá manipular los datos de acuerdo con sus necesidades específicas”.

Dimos un gran salto de la noche a la mañana. Alrededor de 200 profesionales del departamento de producción acceden al dashboard de Tableau al mismo tiempo.

Seguimiento de 78 000 SKU en 206 instalaciones

El equipo de ventas de Oldcastle controla un inventario de más de 78 000 códigos de artículo (SKU). Es fundamental que el equipo identifique las pérdidas de manera fácil y rápida, lleve un seguimiento de los márgenes y aproveche las oportunidades en toda la empresa. Sin embargo, capacitar al departamento de ventas de manera escalable no era tarea fácil. Ahora, mediante la incorporación de los datos del sistema ERP y Salesforce a Tableau, el equipo de ventas siempre tiene acceso al panorama completo.

“Un representante de ventas puede abrir un dashboard y ver lo que vendió el día anterior, cuánto vendió en el mes y cuánto vendió en lo que va del año. Luego, puede examinar en profundidad qué clientes hacen muchas compras, qué compran esos clientes y cuáles son los márgenes de esos artículos”, explica Paul.

Todos los miembros del equipo de ventas, desde administradores hasta representantes particulares, consultan los dashboards de Tableau para llevar un seguimiento de las cuotas de forma diaria y mensual. Todo el equipo de ventas se beneficia del acceso a información sobre enormes cantidades de datos de clientes.

“Ahora, un vendedor tiene dashboards de Tableau. Quizás no sepa que está viendo un dashboard de Tableau. Sin embargo, la información que recibe es mucho más eficaz que la información registrada en filas y columnas”, explica Paul.

Ahora, un representante de ventas puede abrir un dashboard y ver lo que vendió el día anterior, cuánto vendió en el mes y cuánto vendió en lo que va del año. Luego, puede examinar en profundidad qué clientes hacen muchas compras, qué compran esos clientes y cuáles son los márgenes de esos artículos.

El director financiero promueve una visión integral del negocio

Como director financiero de Oldcastle, Ian describe el papel de las operaciones financieras como el “motor que impulsa a una compañía”. Afirma que “están conectadas con las ventas, la logística, las compras, la producción y el marketing”.

Cuando Ian probó Tableau por primera vez, supo que cambiaría la forma en que la empresa accedía a los datos. Por eso, sintió que tenía la obligación de promoverlo en el negocio. “Desde un primer momento, supe que era una tecnología revolucionaria. También supe que llevaría un tiempo incorporarla, pero que una vez que se convirtiera en una herramienta de la compañía, cambiaría la forma en que consumimos los datos”.

Hoy en día, tanto en reuniones como en el trabajo cotidiano, el equipo de liderazgo de Oldcastle usa Tableau para obtener una vista integral del negocio en tiempo real. Ian puede trasmitir información financiera en un formato fácil de comprender, de modo que los líderes puedan tomar decisiones basadas en los datos más recientes.

“En mi opinión, el mejor director financiero se comporta como un verdadero socio comercial del presidente de la empresa”, comenta Ian. “La parte favorita de mi trabajo es sentarme en la mesa de reuniones y aportar información al equipo de administración en tiempo real, junto con una propuesta para mejorar las operaciones.

“Desde mi función en el sector de finanzas, especialmente con herramientas como Tableau, puedo hacer eso de manera mucho más rápida y económica, lo cual resulta muy beneficioso. De ese modo, colaboro en el éxito del negocio”.

Desde un primer momento, supe que era una tecnología revolucionaria. También supe que llevaría un tiempo incorporarla, pero que una vez que se convirtiera en una herramienta de la compañía, cambiaría la forma en que consumimos los datos.

El dashboard de seguimiento de moldes acorta los tiempos de fabricación para 11 divisiones

Once divisiones de Oldcastle comparten moldes de concreto a nivel nacional. Uno de los primeros proyectos de Paul con Tableau estuvo relacionado con la creación de visualizaciones destinadas a llevar un seguimiento de los moldes. El objetivo era otorgar visibilidad inmediata a la ubicación de un molde con el fin de garantizar la productividad.

En lugar de crear un molde nuevo para un proyecto de fabricación, las empresas asociadas de Oldcastle pueden acceder al dashboard y buscar la ubicación del más cercano. De esa forma, se ahorran recursos y se aceleran los tiempos de fabricación.

“La visualización dio un gran salto de la noche a la mañana”, cuenta Paul. “Alrededor de 200 profesionales del departamento de producción ven el dashboard al mismo tiempo”.

Los equipos de TI y de BI trabajan juntos para capacitar a más de 1800 usuarios

En lo relativo a la seguridad de los datos, los expertos son los equipos de TI de las diferentes organizaciones, incluido el de Oldcastle. Para Ian y Paul, fue extremadamente importante colaborar en un flujo de trabajo que ayudara a tomar decisiones de negocios rápidas en toda la organización.

“Contamos con SQL Server y un almacén de datos Netezza. Estos mantienen la infraestructura y la seguridad. Además, trabajamos con ellos para producir los modelos de datos y los dashboards”, explica Paul.

Oldcastle extrae los datos de ERP desde su almacén de datos Netezza y crea una extracción diaria con Tableau Server. La compañía también obtiene las tablas de SQL a partir de Salesforce y crea extracciones para reunir información rápida sobre oportunidades y clientes potenciales.

Oldcastle cuenta con más de 500 autores web y unos 1800 suscriptores de dashboard. Ese número continúa creciendo.

Gracias a las mejoras en la gobernanza que proporciona el equipo de TI, todos (desde los presidentes de las diferentes divisiones hasta los operarios) pueden acceder a nueva información y generar impacto.

“Es una verdadera cultura de análisis de autoservicio”, agrega Ian.

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