Chez Oldcastle, le directeur financier promeut la BI en libre-service avec Tableau


Surveillance de 78 000 SKU avec un seul tableau de bord
Réduction des délais de fabrication pour 206 sites
L'IT favorise la croissance avec l'amélioration des infrastructures et de la sécurité

Oldcastle est l'un des plus grands fabricants de produits et de matériaux de construction pour la maçonnerie et l'aménagement paysager en béton. Avec 20 divisions et 206 sites au Canada et aux États-Unis, Oldcastle a connu son premier succès avec Tableau en transformant un rapport mensuel de 500 pages en un tableau de bord accessible pour tous les employés de l'entreprise. À l'origine, Ian Crabtree, directeur financier de la division maçonnerie et aménagement paysager, était sceptique à l'égard des solutions d'aide à la décision. Mais grâce à lui, la société peut maintenant se targuer de posséder plus de 3 000 tableaux de bord, avec 1 800 abonnés, pour le suivi de 78 000 SKU. L'équipe chargée de la BI travaille en collaboration avec l'IT pour fournir la gouvernance et la sécurité adéquates et favoriser les décisions rapides et judicieuses dans ce secteur concurrentiel.

De mon point de vue, si je peux mettre rapidement et facilement les informations à la disposition des bonnes personnes, et si ces personnes pensent qu'elles peuvent s'y fier pour prendre une décision, alors je sais que j'ai réussi. Avec des outils comme Tableau, c'est bien plus rapide et économique, et en plus c'est plaisant. Je contribue à la réussite de l'entreprise.

Un rapport de 500 pages transformé en un tableau de bord unique, contrôlé et sécurisé

Ian Crabtree, directeur financier de la division maçonnerie et aménagement paysager chez Oldcastle, a fort judicieusement comparé la taille du rapport mensuel de la société à celle d'un pavé.

Quand Ian a embauché Paul Lisborg, responsable BI chez Oldcastle, il l'a chargé de remplacer le PDF de 45 pages que les employés recevaient chaque matin. Ce document présentait les derniers chiffres de vente par division, par domaine d'activité et par site. Mais en raison de la nature statique des PDF, les chiffres étaient souvent obsolètes peu de temps après leur publication.

Avec Tableau, Paul a créé un tableau de bord qui propose une vue d'ensemble claire des 206 sites de production d'Oldcastle et qui permet aux employés de poser leurs propres questions. Ce tableau de bord est actualisé chaque soir pour que les données soient toujours à jour. Il inclut également une sécurité au niveau des lignes, de sorte que les équipes voient uniquement les données qu'elles sont autorisées à consulter.

Lorsque les utilisateurs ont compris qu'ils pouvaient poser leurs propres questions sur les données, leur réaction a été presque immédiate.

« Nous avons commencé à recevoir des appels pour nous demander d'ajouter un filtre, de présenter les données de telle ou telle façon… », explique Paul.

Il était évident que les utilisateurs souhaitaient voir les données à leur façon. C'est pourquoi Paul, avec l'aide de plusieurs analystes, a créé une bibliothèque de modèles contenant des données approuvées. En utilisant la création Web, les utilisateurs peuvent partir de ces visualisations pour effectuer leur propre analyse et partager leurs découvertes.

« Nous fournissons un ensemble de données, avec des mesures et des dimensions prédéfinies. À partir de là, ils peuvent exploiter l'outil de création Web pour tirer leurs propres conclusions, en utilisant une source unique d'informations fiables », explique Paul. « Les informations exploitables peuvent être produites à San Diego comme à Chicago, par untel ou unetelle, elles donneront les mêmes résultats, mais les besoins de chacun seront satisfaits. »

Ça a été une véritable révolution du jour au lendemain. À la production, environ 200 personnes consultent un tableau de bord Tableau en même temps.

Suivi de 78 000 SKU sur 206 sites

L'équipe de vente d'Oldcastle a créé un inventaire de plus de 78 000 SKU. Il faut identifier rapidement et facilement les pertes, surveiller les marges et saisir les opportunités potentielles dans toute l'entreprise. Mais donner plus de moyens à une équipe de vente de façon évolutive s'est avéré difficile. Maintenant, en ajoutant les données ERP et Salesforce dans Tableau, l'équipe de vente a toujours accès à la vue d'ensemble.

« Désormais, un commercial qui consulte son tableau de bord peut voir ce qu'il a vendu la veille, ses performances du mois ou ses résultats depuis le début de l'année. Il peut alors chercher à en savoir plus, par exemple sur les comportements des clients, les produits qu'ils achètent, les marges que cela représente », explique Paul.

Qu'il s'agisse des responsables commerciaux ou des membres de l'équipe de vente, tout le monde consulte les tableaux de bord Tableau pour suivre les quotas quotidiennement et mensuellement. Il est très stimulant d'avoir accès aux informations exploitables fournies par les énormes quantités de données client.

« Désormais [les commerciaux ont accès aux] tableaux de bord Tableau et ils ne s'en sont peut-être même pas rendu compte. La différence, c'est que les informations dont ils disposent sont beaucoup plus exploitables que celles présentées en lignes et en colonnes », indique Paul.

Désormais, un commercial qui consulte son tableau de bord peut voir ce qu'il a vendu la veille, ses performances du mois ou ses résultats depuis le début de l'année. Il peut alors chercher à en savoir plus, par exemple sur les comportements des clients, les produits qu'ils achètent, les marges que cela représente.

Avoir une vue d'ensemble de l'activité est primordial

En tant que directeur financier, Ian décrit le rôle de la finance comme le « cœur de l'entreprise ». Il ajoute : « La finance est liée aux ventes, à la logistique, aux achats, à la production et au marketing. »

Lorsqu'il a essayé Tableau pour la première fois, il a compris que cet outil changerait la façon dont l'entreprise utilise les données et a ressenti le besoin de le promouvoir auprès de tous les utilisateurs métier. « J'ai rapidement compris qu'il faudrait du temps pour adopter cette technologie révolutionnaire, mais qu'une fois intégrée à l'entreprise, elle changerait notre façon d'utiliser les données. »

Aujourd'hui, pour les réunions et les tâches quotidiennes, l'équipe de direction d'Oldcastle utilise Tableau afin d'avoir une vision complète de l'activité en temps réel. Ian transmet des informations financières dans un format convivial pour aider les dirigeants à prendre des décisions éclairées, basées sur des données actuelles.

« Selon moi, un bon directeur financier est un véritable partenaire pour le président de l'entreprise », confie Ian. « Dans mon travail, j'aime rencontrer la direction, apporter des informations exploitables en temps réel et proposer des solutions pour [améliorer les opérations]. »

« Avec des outils comme Tableau, je peux travailler bien plus vite et de manière plus rentable, et en plus c'est plaisant. Je contribue à la réussite de l'entreprise. »

J'ai rapidement compris qu'il faudrait du temps pour adopter cette technologie révolutionnaire, mais qu'une fois intégrée à l'entreprise, elle changerait notre façon d'utiliser les données.

Un tableau de bord de suivi réduit les délais de fabrication pour 11 divisions

Les 11 divisions d'Oldcastle s'échangent les moules à béton dans tout le pays. L'un des premiers projets de Paul avec Tableau a été de créer une visualisation permettant de voir instantanément où se trouvait chaque moule.

Au lieu de créer un nouveau moule pour un projet de fabrication, les sociétés sœurs d'Oldcastle peuvent se référer au tableau de bord pour en trouver un à proximité, ce qui permet d'économiser des ressources et de réduire les délais de fabrication.

« La popularité [de la visualisation] a explosé du jour au lendemain », explique Paul. « À la production, environ 200 personnes le consultent en même temps. »

Les équipes IT et BI s'associent pour faciliter la vie de 1 800 utilisateurs

Dans toutes les entreprises, y compris Oldcastle, les équipes IT sont des experts en matière de sécurité des données. Pour Ian et Paul, il était extrêmement important de collaborer sur un workflow qui contribuerait à des décisions métier rapides pour toute l'entreprise.

« Nous avons à la fois des serveurs SQL et un entrepôt de données Netezza. Ils garantissent la sécurité et l'infrastructure, et nous les utilisons pour produire des modèles de données et des tableaux de bord », explique Paul.

Oldcastle récupère les données ERP de son entrepôt Netezza et crée chaque jour un extrait sur Tableau Server. Elle utilise également les tables SQL de Salesforce et crée des extraits afin d'obtenir rapidement des informations exploitables sur les clients potentiels et les opportunités.

Au total, Oldcastle compte plus de 500 auteurs Web et 1 800 abonnés aux tableaux de bord. Ces chiffres sont en constante augmentation.

Avec une gouvernance appropriée fournie par l'IT, tout le monde, des présidents de divisions aux agents de fabrication, a la possibilité de découvrir des informations exploitables et d'apporter sa pierre à l'édifice.

« C'est une véritable culture de l'analytique en libre-service », résume Ian.

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