O diretor financeiro da empresa de materiais de construção Oldcastle adota o BI de autoatendimento com o Tableau para capacitar milhares de usuários


Monitoramento de 78.000 produtos nas unidades de manutenção de estoque (SKUs) com apenas um painel
Tempo de produção reduzido em 206 fábricas
A equipe de TI viabiliza o crescimento otimizando a infraestrutura e a segurança da empresa

A Oldcastle é uma das principais empresas norte-americanas de materiais de construção, que fabrica produtos de alvenaria e revestimentos. Com 20 divisões e 206 fábricas no Canadá e nos Estados Unidos, a Oldcastle teve sucesso com o Tableau pela primeira vez ao transformar um relatório mensal com 500 páginas em um painel governado e disponibilizado de forma global para todos os funcionários da empresa. Ian Crabtree, diretor financeiro (CFO) da Oldcastle Masonry & Hardscapes, não acreditava muito nas soluções de business intelligence. Mas, sob o comando de Ian, a empresa agora produz mais de 3.000 painéis, enviados por assinatura para mais de 1.800 funcionários, que monitoram 78.000 produtos nas unidades de manutenção de estoque. A equipe de business intelligence da Oldcastle trabalha junto com a TI para fornecer a governança e a segurança adequadas e viabilizar decisões de negócios rápidas e inteligentes em seu mercado competitivo.

Do meu ponto de vista, quanto mais rápido e fácil for disponibilizar informações confiáveis para as pessoas certas tomarem decisões, mais sucesso eu terei. Com ferramentas como o Tableau, posso fazer isso com muito mais rapidez e menor custo, o que me deixa muito feliz. Dessa forma, ajudo a empresa a ter mais sucesso.

Relatório de 500 páginas transformado em um painel governado e seguro

Ian Crabtree, diretor financeiro da Oldcastle Masonry & Hardscapes, disse certa vez que o relatório mensal da empresa era “do tamanho do revestimento que você gostaria de colocar em seu jardim”.

Quando Ian contratou Paul Lisborg para ser gerente de business intelligence na Oldcastle, ele pediu que seu novo funcionário substituísse o arquivo PDF com 45 páginas enviado por e-mail todas as manhãs para os funcionários. Esse arquivo incluía os números mais recentes das vendas de cada divisão por linha de negócios e por fábrica. Mas, devido à natureza estática dos PDFs, esses números ficavam desatualizados pouco depois da preparação do documento.

Paul usou o Tableau para criar um painel que fornecesse uma visão geral mais prática de cada uma das 206 fábricas da Oldcastle e permitisse que os funcionários da empresa fizessem perguntas de acompanhamento. Esse painel é atualizado todas as noites para fornecer sempre os dados mais recentes. Sua segurança é no nível da linha, permitindo que as equipes vejam apenas os dados para os quais têm permissão de acesso.

Assim que as pessoas perceberam que podiam fazer suas próprias perguntas para os dados, a resposta foi praticamente imediata.

“Começamos a receber telefonemas: ‘Você pode adicionar este filtro?’ ‘Quero visualizar os dados dessa forma.”, conta Paul.

Estava claro que as pessoas queriam ver os dados da sua própria maneira. Então, Paul, com a ajuda de vários analistas, criou uma biblioteca de modelos com dados selecionados. Utilizando a criação na Web, as pessoas podem usar essas visualizações como ponto de partida para suas próprias análises e compartilhar suas descobertas.

“Com o recurso de criação na Web, podemos fornecer um conjunto de dados com medidas e dimensões predefinidas, e as pessoas podem criar o que quiserem com a ferramenta. É uma única fonte de verdade”, revela Paul. “Se uma pessoa criar uma visualização em San Diego e outra criar uma visualização em Chicago utilizando as mesmas informações, elas terão as mesmas respostas, mas também poderão manipular os dados de acordo com suas necessidades específicas.”

Tudo mudou da noite para o dia. Temos cerca de 200 funcionários na área de produção acessando simultaneamente um painel do Tableau.

Monitorando 78.000 SKUs de 206 fábricas

A equipe de vendas da Oldcastle monitora um inventário de mais de 78.000 produtos em nossas unidades de manutenção de estoque (SKUs). É essencial que a equipe seja capaz de identificar perdas, monitorar margens e buscar potenciais oportunidades de negócios com facilidade e rapidez. Mas capacitar uma equipe de vendas de forma escalonável é uma tarefa difícil. Agora, ao conectar os dados de ERP e do Salesforce no Tableau, a equipe de vendas consegue ver todo o panorama.

“Agora, um representante de vendas pode abrir um painel, ver o que vendemos ontem, avaliar seu desempenho este mês ou este ano até a data atual. E ele ainda pode detalhar os dados para perguntar: quais clientes estão se saindo bem? O que esses clientes estão comprando? Quais são as minhas margens nesses produtos?”, explica Paul.

Todos da equipe, dos gerentes a cada um dos representantes de vendas, usam os painéis do Tableau para monitorar cotas diariamente e mensalmente. Para uma equipe de vendas, ter acesso às informações de uma enorme quantidade de clientes é importantíssimo.

“Agora, o vendedor tem acesso aos painéis do Tableau, e pode nem mesmo se dar conta de que está analisando um painel do Tableau. No entanto, as informações que ele está recebendo são muito mais eficazes do que um monte de linhas e colunas de informações”, revela Paul.

Agora, um representante de vendas pode abrir um painel, ver o que vendemos ontem, avaliar seu desempenho este mês ou este ano até a data atual. E ele ainda pode detalhar os dados para perguntar: quais clientes estão se saindo bem? O que esses clientes estão comprando? Quais são as minhas margens nesses produtos?

Diretor financeiro obtém uma visão panorâmica dos negócios

Para Ian, diretor financeiro da Oldcastle, o setor financeiro é como o “coração de uma empresa”. “Ele está ligado ao setor de vendas, de logística, de compras, de produção e de marketing”, afirma.

Quando Ian avaliou o Tableau pela primeira vez, ele soube que o software mudaria a forma como a empresa usava os dados e quis disponibilizá-lo para todos os setores. “Percebi logo que se tratava de uma tecnologia inovadora e que sua adoção levaria tempo, mas assim que o Tableau fosse incorporado aos processos da empresa, ele mudaria a forma de usarmos os dados.”

Atualmente, em reuniões e na rotina de trabalho, a equipe de liderança da Oldcastle usa o Tableau para visualizar um panorama completo dos negócios em tempo real. Ian consegue fornecer informações financeiras em um formato de fácil consumo, ajudando os cargos de liderança a tomar decisões baseadas em dados atualizados.

“Um bom diretor financeiro, na minha opinião, é o melhor parceiro do presidente da empresa”, revela Ian. “A parte de que mais gosto no meu trabalho é me reunir com a liderança, fornecer informações atualizadas em tempo real para os gerentes e propor medidas para otimizar as operações.

No meu cargo no setor financeiro, especialmente com ferramentas como o Tableau, posso fazer isso com muito mais rapidez e menor custo, o que me deixa muito feliz. Dessa forma, ajudo a empresa a ter mais sucesso.”

Percebi logo que se tratava de uma tecnologia inovadora e que sua adoção levaria tempo, mas assim que o Tableau fosse incorporado aos processos da empresa, ele mudaria a forma de usarmos os dados.

Painel de rastreamento de moldes reduz os cronogramas do setor de produção de 11 divisões

As 11 divisões da Oldcastle compartilham moldes de concreto em escala nacional. Um dos primeiros projetos de Paul com o Tableau foi criar uma visualização de rastreamento de moldes para permitir que o setor de produção os localizasse imediatamente.

Em vez de criar um novo molde para a fabricação de um produto, as divisões da Oldcastle podem consultar o painel para encontrar esse molde em um local próximo, o que economiza recursos e tempo do setor de produção.

“Tudo mudou da noite para o dia”, conta Paul. “Temos cerca de 200 funcionários na área de produção acessando simultaneamente um painel do Tableau.”

Equipes de TI e BI trabalham juntas para capacitar 1.800 usuários

As equipes de TI dessas organizações, inclusive a da Oldcastle, são as mentes brilhantes responsáveis pela segurança dos dados. Para Ian e Paul, foi extremamente importante colaborar em um fluxo de trabalho que ajudou a viabilizar decisões de negócios mais rápidas em todos os setores da organização.

“Usamos o SQL Server e um data warehouse da Netezza. As equipes de TI mantêm a infraestrutura, a segurança. Trabalhamos com elas para produzir painéis e modelos de dados”, explica Paul.

A Oldcastle obtém dados de ERP de seu warehouse da Netezza e cria uma extração diariamente no Tableau Server. A empresa também acessa tabelas SQL do Salesforce e cria extrações para obter informações sobre potenciais clientes e oportunidades com mais rapidez.

Dentre todos os seus funcionários, a Oldcastle tem mais de 500 pessoas que usam a criação na Web e cerca de 1.800 assinantes de painéis; e esses números não param de crescer.

Com a governança adequada fornecida pela TI, todos – dos presidentes das divisões aos funcionários das fábricas – estão capacitados a fazer descobertas e impactar positivamente os negócios.

“Essa é uma verdadeira cultura de análise de autoatendimento”, afirma Ian.

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