Mondelez International transforma digitalmente seu processo de aquisição para integrar mais de 160 campos de dados, 28 mil fornecedores e gerar uma economia de custo de milhões de dólares


Os relatórios dos principais KPIs agora são gerados em dias em vez de semanas
O tempo de comunicação de dados de preços e orçamento foi reduzido de 3 horas para apenas alguns minutos
No geral, houve uma economia de aproximadamente 7.000 horas por ano devido à simplificação dos processos de aquisição quantitativos e qualitativos.

A Mondelēz International, Inc. é a maior produtora de biscoitos, chocolates e doces do mundo, com uma receita líquida de mais de US$ 20 bilhões e produtos como Oreo, ChipsAhoy, BelVita, Toblerone, Lacta, Milka, Trident etc, presentes em mais de 160 países.

A equipe de análise de dados da organização de Aquisição Global da Mondelēz agrega valor aos negócios aumentando a eficiência operacional, a geração de caixa e a economia de custos em vários milhões de dólares. Como Gerente Sênior de Análise e Estratégia de Aquisição Global, Igor Vasquez e sua equipe ajudam a organização de Aquisição Global a gerenciar mais de US$ 60 bilhões em gastos e cerca de 28.000 fornecedores, incluindo fornecedores de materiais diretos e indiretos ao longo de três anos.

Esse sucesso foi possível por meio da utilização do Tableau para transformar a operação de aquisição tradicional em um processo digital. Antes, os sistemas de aquisição, risco e financeiro estavam desconectados entre mais de 160 campos de dados e 42 milhões de transações, incluindo ordens de compra, faturas e pagamentos. A equipe iniciou a estratégia de aquisição digital com duas metas em mente: 1) estabelecer um repositório de dados de todas as transações de ordens de compra e faturas e 2) criar uma infraestrutura para dar suporte e visualizar análises dessas transações usando o Tableau. Ao integrar todos os dados em um repositório central, eles estabeleceram uma solução padrão global de análises sustentáveis para uma cadeia de fornecimento complexa, o que resultou em KPIs de gastos simplificados em todo o mundo, análise aprimorada, maior satisfação do cliente e práticas comerciais mais responsáveis.

A plataforma digital de aquisição e análise melhora o gerenciamento de gastos aumentando a eficiência e reduzindo os custos

A equipe e parceiros chave do departamento de Sistemas de Informação embarcaram em uma jornada para encontrar uma solução digital global para proporcionar um único repositório de dados e uma única plataforma de análise, aumentar a eficiência do processo comercial para economizar custos, e desenvolver um modelo de análise ágil. Os dados financeiros e de aquisição estavam isolados em sistemas antigos, o que exigiu que a equipe implementasse interfaces entre os sistemas para extrair os dados. A análise era demorada e presa a planilhas, impedindo que a equipe de análise de dados de Aquisição Global atendesse de forma eficaz as partes interessadas ou estruturasse os dados focando na adoção e satisfação do usuário.

Para fazer a transição para uma abordagem digital, a equipe se concentrou em saber como os dados de aquisição e de gastos eram usados pelas partes interessadas e como os dados de aquisição estavam integrados entre os sistemas globais. Eles queriam flexibilidade para poder agregar mais valor aos negócios: a capacidade de filtrar dados por região ou categorias de gastos, medir a complexidade dos prazos de pagamento, gerenciar melhor os fornecedores e identificar riscos que impactavam a receita líquida.

No final, a equipe de análise de dados de Aquisição Global adotou o SAP HANA para hospedar o repositório de dados central e escolheu o Tableau como sua plataforma de análise para dar suporte à análise de gastos. Agora, a organização de Aquisição tem total visibilidade dos gastos, integrando os dados de ponta a ponta para obter um modelo de análise sustentável e reduzir as dependências e tempos de geração de relatórios.

Para entender com alto nível de precisão e eficácia o uso do caixa nos pagamentos dos fornecedores, um processo global precisou ser estabelecido para garantir que os padrões fossem seguidos. O relatório de “Média ponderada dos prazos de pagamento” foi desenvolvido e permitiu que um processo que antes demorava oito semanas agora fosse concluído em apenas duas semanas com o Tableau. Com esse relatório, entre outros, a equipe de análise de Aquisição Global analisou milhões de transações e observou uma economia de tempo significativa por meio da integração dos dados e a utilização do Tableau. Igor e sua equipe possibilitaram que a organização de Aquisição focasse em estratégias e em reduzir de forma proativa os riscos. Com planos em andamento de usar os painéis do Tableau para ter visibilidade total da cadeia de fornecimento, eles poderão tomar ações futuras quando um fornecedor apresentar risco de não ter um item como cacau ou trigo, por exemplo, para evitar impactos negativos na receita.

Além disso, a integração de dados de ponta a ponta é comprovadamente eficaz no gerenciamento dos prazos de pagamento. Ter uma visibilidade precisa dos gastos com 28.000 fornecedores permite que a equipe identifique com quais fornecedores eles estão gastando mais e ajuste os prazos de pagamento de forma apropriada, por exemplo para 90 ou 120 dias. Essa visibilidade também informa como aumentar o valor de fornecedores existentes ou planejar uma redução da base de fornecedores.

Com mais de 100 relatórios tradicionais (sendo que 20% deles eram usados), a equipe foi estimulada a verificar quais eram mais importantes e mais úteis. Por meio da consolidação das informações de gastos e de fornecedores, eles criaram 10 painéis do Tableau simples porém extremamente eficientes para atender todas as 475 partes interessadas, por todas as categorias e regiões no mundo todo.

Ao viabilizarem essa transformação digital, Igor e uma equipe multifuncional de 20 membros (que continua crescendo) podem dimensionar e dar suporte a mais de 475 usuários do Tableau, com ainda mais planejados, enquanto mantêm uma colaboração contínua com as partes interessadas internas e externas. Após o lançamento da solução digital com o Tableau, o feedback dos usuários tem sido unanimamente positivo. As pessoas adoram a análise extremamente informativa, e dizem "Quero ver apenas o Tableau", rejeitando os relatórios tradicionais baseados em planilhas. Elas perguntam, "Podemos ter mais conteúdo como esse?"

O Tableau é uma ferramenta poderosa que nos dá visibilidade sobre o que queremos ver, no nível que desejamos, e nos permite ver tudo isso muito rapidamente.

Colaborar com as partes interessadas para definir KPIs e aumentar a economia de custos

Igor faz questão de colaborar com a liderança de aquisição na América do Norte, a equipe financeira na Europa, e líderes de categoria na Ásia e na América Latina, para entender os desafios de negócios que eles estão tentando resolver. O envolvimento das partes interessadas no processo para identificação desses desafios gera um alinhamento de quais métricas são realmente importantes, resultando em um melhor serviço e maior adoção. A equipe examina os KPIs de gastos por região e os processos estratégicos e operacionais existentes com uma única fonte de dados e a plataforma do Tableau para estimular a economia de custos e gerar caixa.

Ao usar o Tableau para possibilitar o alinhamento por toda a empresa, os departamentos podem entender em quais dados suas equipes precisam focar, e têm um único canal para comunicar essas informações. A confiança nos dados é maior porque os KPIs foram definidos e padronizados. Os relatórios que antes exigiam uma a duas horas de explicação agora são visualizações que podem ser consumidas e entendidas pelas pessoas em minutos, simplificando a comunicação entre todos os departamentos.

Para dar suporte a líderes regionais, a equipe aborda as dificuldades ou brechas das regiões no cumprimento dos KPIs com estratégias sob medida e painéis operacionais. A análise de aquisição permite que os líderes entendam os níveis de gastos e volumes de materiais comprados, fornecendo informações para negociações com fornecedores e aumentando a economia de custos.

O Tableau melhora a colaboração e o alinhamento entre as finanças e a empresa

A colaboração com o departamento financeiro tem sido especialmente proveitosa para a equipe de aquisição. Juntos, os departamentos financeiro e de aquisição analisam os seguintes KPIs de gastos para eliminar custos desnecessários e aprimorar a eficiência operacional, com uma abordagem específica para cada um deles:
1. Ciclo de conversão de caixa da perspectiva da cadeia de fornecimento – foco no bom gerenciamento de níveis de prazo de pagamento adequados para equilibrar o fluxo de caixa
2. Prazo médio de pagamento (DPO) – atenção especial aos prazos de pagamento de fornecedores com gasto mais alto para segurar os fundos, gerando caixa.
3. Simplificação da cadeia de fornecimento – análise da complexidade da cadeia de fornecimento e redução do custo operacional de manutenção de um número excessivo de fornecedores, ingredientes, etc.

Ao colaborarem entre eles, os departamentos financeiro e de aquisição da Mondelēz puderam estabelecer um aspecto crucial (e que, ainda assim, estava ausente nos relatórios antigos): consistência. Por meio de um esforço conjunto, esses dois grupos se comprometeram com a geração consistente de relatórios por meio de bancos de dados e painéis do Tableau em comum, exigindo que qualquer diferença nos relatórios fosse explicada. As conversas sobre inconsistências se concentraram no objetivo comum de apoiar esforços de economia de custos e investimento em ambos os departamentos.

O sucesso dessas colaborações entre os departamentos permitiu que funcionários da Mondelēz de todos os níveis de habilidades analíticas fossem além da criação de painéis, concentrando-se na geração de valor de negócios com informações de dados.

Nós usamos análises não somente para operar nossos negócios, mas para cuidar do nosso mundo.

Deliciosos pedaços de dados que ajudam a criar um mundo melhor

Com um repositório central de dados e a plataforma de análise do Tableau, a equipe de análise de dados de Aquisição Global apoia a missão da Mondelēz International de capacitar as pessoas a comerem de forma sustentável e responsável. Igor disse, "Nós usamos análises não somente para os nossos negócios, mas também para cuidar do nosso mundo." Não são apenas dados que são integrados com uma abordagem de ponta a ponta, a Mondelēz também usa a mesma abordagem para sourcing e produção: focando em agricultura sustentável e na redução da pegada ecológica por meio de metas de sustentabilidade de ponta a ponta. É possível atingir metas de sustentabilidade com o gerenciamento dos dados da cadeia de fornecimento em uma plataforma de análise avançada e um repositório central de dados.

Essa estratégia de aquisição digital permitiu que Igor e a equipe de análise de dados de Aquisição Global gerassem eficiência operacional, aumentassem a economia de custos e agregassem mais valor de negócios por toda a Mondelēz International.

Como era a vida antes do Tableau? Impossível.