La Universidad estatal de Boise usa Tableau en las clases de Consultoría para obtener análisis y presentaciones de datos veloces

El programa Administración de tecnología de la información de la Universidad estatal de Boise ofrece a los estudiantes experiencias significativas, aplicables en trabajos del mundo real después de su graduación. Los cursos innovadores, como el ITM490, un curso de consultoría avanzado impartido por el profesor Rob Anson, constituyen factores fundamentales para preparar a los estudiantes para sus futuras carreras.

En grupos pequeños, los estudiantes que participan en el curso brindan servicios de consultoría a cuatro organizaciones del área metropolitana de Boise, con la metodología Scrum para la administración de proyectos. Un grupo de consultoría comenzó a trabajar con una organización de distribución a nivel nacional, que tenía un repositorio amplio de datos operativos y de cadena de suministro.

Anson solicitó las licencias para sus estudiantes a través del programa Tableau para enseñanza. Poco después, los estudiantes comenzaron a trabajar con Tableau para interpretar los datos y generar un conjunto de indicadores de rendimiento clave (KPI) y dashboards sobre el rendimiento de los centros de distribución regional. Para comenzar, los estudiantes entrevistaron a las personas que trabajaban en operaciones y en TI, para tener una idea de los datos con los que trabajarían, y qué tipo de métrica deseaban ver sus clientes.

A medida que empezaban a explorar los datos que proporcionaba el cliente, el equipo de consultoría se enfrentó a desafíos con los datos en sí.

“El conjunto general de datos contenía millones de filas, que incluían costos de embalaje, errores, cantidades de pedidos, ventas, costo de transporte, entre otras cosas. Los agregados y los datos de transacción sin procesar se mostraron inicialmente todos juntos. Desafortunadamente, al mismo tiempo que mis estudiantes trataban de trabajar con los datos, el departamento de TI diseñaba y recreaba el almacenamiento de datos y los mercados de datos (data marts). De este modo, la estructura de datos seguía cambiando”, comenta Anson.

El equipo tuvo dificultades para trabajar con las estructuras cambiantes de datos, pero continuó abriéndose camino hacia el desarrollo de una métrica visual para administrar los aspectos fundamentales de las operaciones.

El momento decisivo llegó a mitad del semestre, a medida que algunas partes de los datos y la métrica comenzaban a estabilizarse. Con Tableau, el equipo pudo presentar los resultados iniciales a los compañeros de clase que se encargaban de otros proyectos. “Algunas de las mediciones que mostraron eran absolutamente brillantes. Toda la clase quedó boquiabierta. Podíamos ver y sentir cómo los productos salían de cada almacén, y cómo se disponía de ellos según las ventas”, comenta Anson. “Los grupos que no usaron Tableau comenzaron a darse cuenta de lo que se podría lograr con este programa”. El equipo descubrió que la interfaz basada en la lógica de arrastrar y soltar de Tableau es intuitiva y fácil de aprender. Uno de los estudiantes comentó que fue “capaz de ser productivo en Tableau, aun sin haber trabajado con el programa anteriormente. Pude crear rápidamente una vista con Tableau”.

A medida que los estudiantes seguían trabajando con los datos del cliente, también se percataban de la velocidad de Tableau. “Decían, ¿cómo quiere que luzcan estos datos? Analizaron los datos desde distintos ángulos y la mejor manera de representarlos, y pudieron rehacer rápidamente las escalas, las leyendas y las etiquetas. La mayoría de sus análisis giraban en torno a los almacenes, de manera que buscaban anomalías en los 15 almacenes disponibles, o en uno en particular y sus tendencias. Fue muy fácil procesar las visualizaciones”, dice Anson.

En la reunión final de evaluación con el cliente para presentar el proyecto, hubo unas 18 personas, incluidos tres vicepresidentes. Para ellos, fue algo muy importante. Querían usar el dashboard de Tableau sobre operaciones creado por los estudiantes y entregárselo a los administradores después de algunos ajustes. Habían contratado a otro analista de datos que comenzaría a editarlos para otros departamentos, como el de marketing”.

Después de la evaluación, el cliente compartió con Anson los siguientes pasos para la organización. “Estamos en proceso de realinear el dashboard para conectarlo directamente a nuestra fuente de datos interna. El dashboard se publicará en Tableau Server y se usará en el negocio a partir de ahora. Planeamos seguir agregando al proyecto más vistas detalladas y, potencialmente, métricas adicionales”.

Además de la cálida acogida del cliente, los estudiantes recibieron una noticia positiva al final del semestre: se le ofreció a uno de los miembros del grupo un trabajo de jornada completa.

“Se le ofreció a uno de los miembros del grupo un trabajo de jornada completa con el cliente”, dice Anson. “Creo que podrían haber contratado a cualquiera de los estudiantes después del trabajo que hicieron con Tableau”.