Los lugares de trabajo están reabriendo ante la crisis por la COVID-19. Abordaremos cuatro áreas que se deben considerar en la estrategia de datos para volver al trabajo.

La COVID-19 obligó a las organizaciones a repensar el futuro de los espacios de trabajo físicos. Desde la disposición de los escritorios hasta las salas de conferencias y las áreas comunes, es necesario analizarlo todo desde la perspectiva de la salud y seguridad de los empleados. Los datos desempeñan un papel fundamental en la manera en que los líderes estructuran sus planes de reapertura, identifican las métricas para la reapertura y miden la efectividad.

En algunos países, ya están reabriendo las oficinas, mientras el resto del mundo observa y aprende. Como sugiere Gartner, una de las lecciones principales que aprendimos de la región de Asia Pacífico hasta el momento es la importancia de la “transparencia” y la “repetición”. Hernan Asorey, director de datos de Salesforce, explica: “Siempre evaluamos los datos disponibles para tomar decisiones. Ante la evolución de cada necesidad, buscamos de forma pragmática la información disponible de fuentes confiables, la revisamos con expertos del sector y, luego, la evaluamos, aumentamos, aprendemos y adaptamos”.

Las organizaciones están enfrentando desafíos completamente nuevos. Todos estos dependen de una variedad de factores, como la ubicación de la oficina, el tipo de espacio de trabajo y la cantidad de personal. Por eso, los líderes necesitan datos para adoptar un enfoque flexible a la hora de diseñar las soluciones.

En esta publicación de blog, se abordan cuatro áreas en las que los datos pueden servir para tomar decisiones informadas sobre la estrategia de reapertura:

  1. Crear un equipo especial para la COVID-19
  2. Llevar un seguimiento de las políticas regionales
  3. Tomar decisiones informadas sobre el planeamiento del espacio de trabajo
  4. Analizar datos de encuestas de empleados

Estas áreas representan un punto de partida. No se trata de una lista exhaustiva. Todos estos detalles varían de una organización a la otra. Por lo tanto, esta publicación solo tiene fines informativos. Si desea soluciones detalladas sobre cómo reabrir su lugar de trabajo con seguridad y eficiencia, explore Work.com de Salesforce.

1. Crear un equipo especial para la COVID-19, con el respaldo de los datos

La reapertura es una estrategia multidisciplinaria. Las organizaciones están instaurando equipos especiales centralizados para la COVID-19. Estos están formados por una variedad de personas con diferentes habilidades y perspectivas. Su objetivo es controlar detalles como la logística del lugar de trabajo y las comunicaciones entre los empleados. En la guía de Salesforce How to Reopen Your Business (Cómo reabrir su negocio), Elizabeth Pinkham, vicepresidenta ejecutiva de bienes inmuebles globales de Salesforce, destaca la importancia de que este grupo represente a todos los trabajadores.

“En Tableau, estamos incluyendo a una variedad de partes interesadas en las conversaciones sobre el lugar de trabajo”, cuenta Debbie Smith, directora sénior del lugar de trabajo de Tableau. “Tenemos perspectivas (y datos) de todas las áreas de la empresa, desde seguridad hasta RR. HH., bienes inmuebles, marketing y compras. También incorporamos expertos externos para que brinden información sobre detalles como el planeamiento de la capacidad y la filtración del aire”.

Todas estas partes trabajan con diferentes puntos de datos para generar perspectivas informadas. Por ejemplo, los equipos de salud y seguridad podrían supervisar los datos de políticas regionales. Por otro lado, los encargados de compras podrían usar los datos para tomar decisiones informadas sobre la adquisición de nuevos equipos, como paneles para colocar entre los escritorios. Por último, el departamento de TI podría trabajar con los equipos del lugar de trabajo a fin de determinar la manera de reemplazar dispositivos existentes, como teléfonos y auriculares.

La creación de un equipo especial constituye un paso fundamental de la estrategia de reapertura, porque los datos solo resultan útiles si las personas pueden proporcionar contexto y actuar.

2. Llevar un seguimiento de los datos sobre políticas regionales para tomar decisiones informadas acerca de la reapertura

Las estrategias de reapertura dependen en gran medida de las políticas locales. Además de estas políticas, las organizaciones también deben seguir una larga lista de directrices de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), el Centro para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC) y la Agencia de Protección Ambiental (EPA), entre otras entidades.

Las organizaciones están explorando dashboards centralizados para llevar un seguimiento de las políticas cambiantes y analizar los indicadores clave a fin de determinar cuándo es seguro reabrir sus oficinas. Por ejemplo, el equipo de análisis de datos de SC&H Group creó un dashboard de prueba en el que se muestra cómo se vería este contenido para una empresa estadounidense. En el dashboard, se destaca la legislación por estado junto a un mapa en el que se indica la cantidad de casos.

Dashboard de muestra del grupo de consultoría en administración SC&H Group, en el que se muestran los datos de las políticas locales junto con los datos de casos por región.

Christopher Adolph, profesor asociado de Ciencias Políticas y profesor adjunto de Estadística de la Universidad de Washington, está creando y manteniendo un conjunto de datos sobre políticas de estado relacionadas con la COVID-19 a partir de datos de fuentes abiertas. Anima a los líderes de análisis y datos a cambiar el enfoque que utilizan para visualizar los datos de políticas locales. Eso podría implicar considerar otros tipos de visualizaciones diferentes de los mapas con el propósito de centrarse en métricas regionales específicas que muestren el impacto de la COVID-19.

“Si yo fuera una organización, estructuraría una visualización de modo que se mostrara qué está sucediendo en cada ubicación asociada con mi empresa. Además, incluiría filtros que permitieran a las partes interesadas ordenar por rigidez de las políticas, tendencias en movilidad y tendencias en número de casos. Me gustaría ver una serie temporal en la que se muestren los cambios de las políticas en el tiempo a medida que la cantidad de casos aumenta o disminuye en una región”, comenta Christopher.

Lovelytics, un socio de Tableau, creó otra plantilla de dashboard en la que combina datos del centro de datos sobre la COVID-19 de Tableau con datos de muestra de RR. HH. En ella se puede obtener un desglose de los empleados en riesgo por edificio, grupo etario y ubicación. Este ejemplo se creó originalmente para aquellas empresas que buscaban estabilizarse durante la crisis. Sin embargo, estos tipos de dashboards también se pueden convertir en una fuente de veracidad única en caso de que se produzca un nuevo brote del virus después de la reapertura.

Lovelytics, un socio de Tableau, creó un dashboard con datos de COVID-19 y recursos humanos destinado a analizar los riesgos por ubicación.

3. Tomar decisiones informadas sobre el planeamiento del espacio de trabajo, incluidas la disposición de los escritorios y la densidad

Algunos de los desafíos más complejos que enfrentan los empleadores ante la COVID-19 están relacionados con la disposición del lugar de trabajo. Muchas organizaciones adoptaron conceptos de oficinas abiertas. En estos casos, resulta difícil mantener el distanciamiento de dos metros entre los empleados. También están evaluando el uso de los espacios compartidos, como cocinas, baños y ascensores, así como la instalación de sistemas sofisticados de filtrado de aire para reducir la propagación de microgotas. Un buen punto de partida para la toma de estas decisiones logísticas son los datos.

Algunos de los puntos de datos clave que los empleadores están recopilando (o consideran recopilar) en torno al uso del espacio son los siguientes:

  • Distancia física (entre los escritorios y en los espacios comunes)
  • Desdensificación (quitar los muebles de los espacios comunes, como cocinas y salas de conferencias)
  • Circulación del aire y ventilación
  • Puntos concurridos, como ascensores y baños

Como resultado de estos nuevos desafíos, las organizaciones están adoptando un nuevo enfoque para evaluar las métricas del lugar de trabajo. Por ejemplo, Salesforce está analizando datos para escalonar las horas de llegada y así administrar la capacidad de los ascensores con efectividad. “Lo último que queremos es que los empleados deban esperar demasiado para tomar los ascensores y se acumulen en el vestíbulo o la acera”, explica Elizabeth Pinkham. Salesforce también se asoció con Siemens a fin de encontrar soluciones clave para lograr una “oficina sin contacto” en la cual las organizaciones puedan controlar los datos de ocupación y ubicación para optimizar el proceso de seguimiento de los contactos (opcional).

La firma comercial global de servicios inmobiliarios Cushman & Wakefield indicó en su guía Recovery Readiness (Preparación para la recuperación) que las organizaciones podrían “invertir en tecnologías de construcción operativa que optimicen la integración, la visibilidad y el control de los sistemas de los edificios y de los lugares de trabajo” (como sensores de ocupación o funcionalidades de control de la calidad del aire). La empresa también presentó un nuevo modelo para la disposición de las oficinas en Ámsterdam conocido como “La oficina de los 2 metros”. Utilizaron círculos grandes e indicaciones visuales para fomentar la separación de dos metros entre los empleados.

Ejemplo de un dashboard del Zen Master de Tableau Ken Flerlage. Tenga en cuenta que se trata de un ejemplo, no una plantilla. Hay una variedad de factores relacionados con el planeamiento del lugar de trabajo que las empresas deben considerar más allá de la pauta de la separación de dos metros.

Recientemente, el Zen Master de Tableau Ken Flerlage exploró el aspecto que podría tener una visualización sobre el espacio de oficinas. Para ello, dibujó círculos de dos metros alrededor de cada escritorio. Si en un área de escritorios no se respeta la separación de dos metros, el círculo se vuelve rojo a fin de indicar que la empresa debe rediseñar la disposición del área de trabajo. En la publicación de blog de Ken acerca de la visualización, Amanda Makulec, jefa de visualización de datos de Excella, y Bridget Cogley, consultora sénior en Teknion, explican que esta plantilla constituye un buen punto de partida para que las personas la utilicen durante el rediseño de la disposición de los puestos de trabajo. Sin embargo, deben considerar factores adicionales asociados a la complejidad de la forma en que las personas se mueven dentro del entorno de la oficina.

A fin de abordar estas complejidades, algunas empresas están contratando expertos externos para que los ayuden a establecer estos parámetros y tomar decisiones informadas a la hora de planear la logística. Todos estos conceptos requerirán flexibilidad e iteración adicionales a medida que se pongan en práctica.

4. Analizar los datos de encuestas sobre la salud mental y el bienestar de los empleados

Independientemente de si pueden regresar físicamente al lugar de trabajo, las organizaciones también deben pensar en las necesidades de los empleados. ¿Los empleados se sienten cómodos con el regreso al trabajo? En tal caso, ¿de qué manera? Es posible que algunos empleados deban permanecer en el hogar con sus hijos, ya que las escuelas continúan cerradas. Otros podrían tener sistemas inmunológicos comprometidos. O bien, algunos podrían sentirse más cómodos trabajando desde su hogar hasta que haya disponible una vacuna.

Algunas empresas, como Tableau, están evaluando las preocupaciones de los empleados mediante encuestas regulares. Les hacen preguntas relacionadas con su bienestar general, por ejemplo, cómo se están adaptando al teletrabajo y qué puede hacer la empresa para brindarles apoyo. Durante la etapa de planeamiento logístico, las empresas podrían formular ciertas preguntas destinadas a saber si los empleados se sienten cómodos con el regreso al trabajo a fin de determinar los programas de reapertura.

Ejemplo de un dashboard del equipo de análisis de personal de Tableau, en el que se muestran los resultados de una encuesta sobre teletrabajo durante la crisis de COVID-19 (este dashboard contiene datos de muestra).

Con estos datos a disposición, las organizaciones pueden analizar lo siguiente:

  • Referencias de la salud mental
  • Comentarios de los empleados para tomar decisiones informadas sobre el programa de reapertura
  • Necesidades de los empleados, como equipos de oficina o servicios de cuidado de niños

Una vez que las oficinas vuelvan a abrir, las empresas pueden combinar los datos de esta encuesta y los datos de uso con el propósito de entender cómo muchos empleados acuden a la oficina con regularidad. Esta información puede servir para saber si los empleados se sienten cómodos con las nuevas condiciones laborales. Las empresas tendrán que organizar los turnos, las horas de llegada y los descansos de forma escalonada. Estos datos también sirven como punto de referencia para dicho planeamiento.

El análisis de los resultados de estas encuestas también sirve para desarrollar métricas importantes relacionadas con la manera en que la pandemia está afectando a la base de empleados y actuar en consecuencia.

Más información sobre los datos de la COVID-19 y el lugar de trabajo

Los datos pueden ser una herramienta poderosa para las organizaciones que enfrentan decisiones sin precedentes sobre la reapertura de los lugares de trabajo. Dado que la salud y seguridad se encuentran en riesgo, las empresas deberían invertir también en el desarrollo de las personas que analizan estos datos. Además, deberían solicitar asesoramiento de expertos externos para que les brinden orientación cuando sea necesario.

Explore recursos adicionales sobre la COVID-19:

  • Explore datos específicos de un sector e inicie sus propios análisis con los libros de trabajo que podrá descargar del centro de datos sobre la COVID-19.
  • En Work.com de Salesforce, encontrará soluciones esenciales diseñadas para ayudar a las empresas a reabrir sus lugares de trabajo con seguridad y eficiencia.
  • Lea la guía paso a paso de Salesforce sobre el regreso a la oficina, escrita por Elizabeth Pinkham, vicepresidenta ejecutiva de bienes inmuebles globales.

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