爱恨交加 Excel: 探索 Excel 的替代工具


概述 | 本文内容: 

无疑,Excel 是分析与报表制作首选的工具之一。 用户喜欢 Excel 的控制方式,快速轻松创建模型与图形,还能独立而自成一体。 使用 Excel 时,一切由你主导。 但是,就好比只需要 SUV 却去开跑车,将 Excel 用于分析也就意味着你在某些方面功能过多而用不上,另一些方面却功能不足。 过期数据(更新起来也很不容易)、容易出错的分析、同一个文件的多个版本在同事中流传、需要手动介入情况过多等等 - 这些只是 Excel 让人不满的常见几个方面。 为了发展分析,而不是用来实际分析浪费的时间情况又是如何?

尽管有这些问题,很多部门(以致)整个企业都靠 Excel 运行,这一分钟在信赖它,而下一分钟却是抱怨。

不管是您可以自行做出的简单改进,还是大规模、以企业为导向的变革,都有更好的方式。 本文的主旨就是您无需牺牲 Excel 的优点,改善开展分析方式的办法。

1. 消除无关紧要的分析。

少做一些报表和演示文档,只做一些您和同事决策需要的文档,就能提高所有分析的质量。 列出您和团队维护的各种分析报表的清单,弄清楚哪些是重要的,隔多久需要更新。 这样,您对重要的指标,还有给团队提供的价值,会有好得多的了解。

得到的回报不仅是可以降低团队的工作量,专注于最重要的任务,还能避免很多之前没有发现的重复劳动。

2. 更巧妙地使用 Excel。

我们总是忙于一次又一次做同样的事情,有时候会忘记停下来问一问:“是否有更好一点的做事方式?” 除非您对 Excel 的使用烂熟于心,否则很可能会有这样的问题。

  • 使用联机帮助! Excel 有一些很不错的范本。 但不要止于阅读, 而是要动手去做。 使用微软在帮助中显示的相同数据创建电子表格,并重现帮助文件中的步骤。 动手做要比止于阅读有更好的成效。
  • 寻找帮助。 对于存在的大多数数据问题,或许有别人也曾遭遇过完全相同的问题,并且在互联网上的某个地方写出了答案。 搜索数据“数据透视表”、“Excel 加载项”等等。网上拥有的丰富资源会让您赞叹不已。
  • 学习“分析基础”。 像“查看”功能、数据透视表、日期功能、查找/替换、小计、命名范围、快捷键等任务和资源,能够加快分析的速度。
  • 评估自己和团队适合做哪些技术事项。 例如,您或许能使用“ODBC”驱动程序(开放式数据库连接标准)连接到数据仓库和中心化数据库。 这样可能会有效,但要求却很高: 1. 您必须有访问权限;2. 您必须了解目标是什么;3. 您甚至需要连接到或者引入高达 100 万行的数据(对于 Excel 2010)。 所以,不要指望您的分析师成为 Excel 宏专家或者数据库编程人员。 如果您需要获得这种帮助,就应该让兼职外包人员或者开发者去做。

3. 对细节一丝不苟

当今的数据难题,不是大家获取不到信息, 而是处理、清理和确保数据完整性。 由于大家都以不同方式做这些任务,往往会有多个“事实版本”。 Excel 只会让这一情况更加糟糕。 如果加入了电子表格中的众多逻辑错误,就可能造成众多错误或误导的信息。 实际上,据行业估算,90% 的电子表格包含数据或逻辑错误。 因此,质量查验和清晰沟通就非常重要。

很明显,没有谁是完美的,所以不要认为您每次清理数据、编写公式或给数据排序都准确无误。 整个过程中,要做大量质量查验。 您必须提供准确的数据、您必须尽力说明数据从哪里获取、如何计算,以及为什么和大家看到的报表或有差异。

命名时要细心且表述明确,包括列名称、文件名和版本号。 良好、清晰的文件处理将能达到理想效果。 对命名和文件处理更加仔细,并不能完全消除问题,但可以减少问题。

不要高估其他人对 Excel 用法的了解。 例如,Excel 确实有文件管理和修订记录功能。 但又有多少人知道如何使用这些功能并遵照方法使用呢? 并没有很多。 是花心思教会每一个人,还是采取非常简明清晰的方法,以便获得您想要结果,这都取决于您。

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