白皮书

创建高效仪表板的 6 种最佳做法

数据驱动的仪表板的特点在于能够在思考的同时,快速查看并理解数据。利用精心规划的仪表板,企业管理人员和知识型员工能够实时提出并解答问题、将见解付诸实践以及启发真正的创新。

很多错误都是在仪表板的实际创建过程中出现的,这往往会导致效率低下、准确性不高以及浪费大量的时间。

所以如何才能创建契合公司目标的仪表板?如何才能创建出恰好适合您工作、团队和公司的仪表板?

在本白皮书中,您将了解:

  • 如何将来自任意位置数据源的所有数据连接至仪表板
  • 如何通过混合多个来源的数据,实现全面视图
  • 如何选择反映公司目标的关键仪表板指标
  • 如何使用适合您的数据的最佳图表或图形类型
  • 如何在实际工作中访问移动分析以提高效率和速度
  • 如何通过共享仪表板与同事、合作伙伴以及客户进行合作
  • 扩展内容:创建仪表板时要避免的 5 个错误

制作高效仪表板:6 种最佳做法和 5 种应避免的错误

仪表板是用于从数据中发掘出切实可行见解的有效工具;但是,这一工具往往被人们忽视并未得到充分利用。

利用精心规划的仪表板,我们可以调整公司的工作重点、加速决策的制定过程、跟踪绩效结果以及提高 ROI。然而很多错误都是在仪表板的实际创建过程中出现的,这往往会导致效率低下、准确性不高以及浪费大量的时间。

为了查看与了解全局并快速制定数据驱动型决策,您需要构建的仪表板要能够:显示多个数据集的实时变化、关联多个指标之间的模式,以及提供绩效总结和关于绩效的深入意见。“单一事实来源”式仪表板并非海市蜃楼。

所以如何才能构建可以实现这一目标的仪表板?如何才能构建出恰好适合您目标、团队和公司的仪表板?

满足这些需求的仪表板能够提供与数据无关的连接,并且能够混合多个数据源。它们还能形象地呈现数据以方便我们更快理解数据,并允许共享和移动访问,从而实现更好的合作和便捷性。

为了改善仪表板,开始创建时要考虑以下 6 种最佳做法;同样重要的是,要留意扩展内容部分列出的您不想犯的 5 个严重错误。

1.连接您的所有数据

您拥有一些数据,并希望在仪表板中对其进行分析并获取见解。您拥有的大量数据可能位于不同的地方。首先,您需要连接有助于您回答问题的所有数据(不论是内部的还是外部的)。不要只满足于容易访问的数据。如果您正利用仪表板制定关键业务决策,则必须从所有相关数据着手,不论这些数据位于哪里。

曾经有一段时间,公司渴望将所有数据存储在同一个地方。但是随着当前不断的创新,公司不再需要这么做了,或者说这种做法并不是最佳做法。

基于云的分析解决方案在可靠性、性能、安全性和灵活性方面可媲美本地技术。新的最佳做法是访问位于任意位置的数据,不管是本地仓库中的还是云端的数据。

JetSuite 是一家私人飞机租赁公司,总部位于加利福尼亚州欧文,其需要借助仪表板加速决策制定过程。但是他们发现,将数据集中提供给精选的少数决策制定者,这实际上减缓了公司决策的制定过程。

“我认为我们已逐渐意识到,集中所有那些数据,并尝试让一个集中化小组制定所有数据驱动型决策,这样的做法已经不再有效。而且还很慢 – 是非常慢。”JetSuite 的董事长 Keith Rabin 解释道。

“所以我们必须将决策能力和决策权力下放给经理们,而他们必须对最终决策负责。为此,必须让他们有能力获得来自不同系统、不同数据库的大数据集,将这些数据集全都连接在一起并发现制定决策所需的数据。”他继续说道。

JetSuite 公司利用仪表板整合了不同数据源的所有正确数据,从而提高了该公司员工的工作效率。

您不仅可以选择存储数据的地方,还可以选择在何处与这些数据进行交互。您可能会从桌面上构建仪表板,但是您可能希望确保合适的人员能够查看这些数据并与之进行交互 – 不管他们身处何处。无论是另一地区的同事,还是使用移动设备工作的出差销售团队,您都需要确保他们可以安全、快捷地访问您的仪表板,不然他们就不会使用您的仪表板。关键是要根据您的特定需求灵活变通。

“移动访问数据这一概念是当今的主流。我们希望解放数据,将数据交到我们用户的手中,”JetSuite 的 IT 总监 Steve Roy 解释说,“我不用担心防火墙,也不用操心配置是不是正确。它就在云端,可供我的重要高管随时安全地访问 – 甚至是在四万英尺高空的 JetSuite 飞机里。”

JetSuite 现在可以更加快速地制定各类决策,因为该公司利用了多个不同位置的所有数据。可以更快制定决策的原因在于 JetSuite 将所有仪表板都发布到了云端。那这些更快制定的决策效果如何呢?“我想说它们更加准确。这正是如今的业务所需要的。”Rabin 说。

通过在任意位置使用您的所有数据,或以您想要的方式使用这些数据(不论数据源在云中还是在本地)来开发您的数据的最大潜能。

2.混合您的数据

单个数据集没有两个数据集功能强大。例如,如果您是销售员,一个仅有利润数据而无地域、公司或市场营销数据的仪表板带给您的价值是较小的,因为它只有助于制定极小范围的决策。

大多数公司开始逐渐意识到,将所有数据加载到单个存储位置的想法最终只是徒劳之举,因为不断有新数据源突然出现而且企业当下就需要数据,而不是在 6 周或 6 个月之后。

解决之道就是结合或混合多个来源的数据。通过将不同数据集混合到一个公共区域,您可获得单个全面视图,并通过此视图了解绩效、跟踪流程中每个步骤的目标完成情况。

全球消费品公司联合利华使用数据仪表板,详细了解更多有关消费者和客户趋势的信息。从历史悠久的品牌(如多芬、阳光和旁氏)到新创新品牌(例如价格实惠的净水宝),联合利华的消费类产品和品牌的种类像其全球消费者群体一样丰富多样。这就使得公司需要筛选很多不同的数据集。

分析总监 Rishi Kumar 讨论了混合数据对联合利华回答有关消费者问题的能力有何影响。

“消费品领域的一个有趣部分就是可以获取丰富多样的数据,您不仅可以获得关于品牌评价的定性数据,还能获得关于购买行为真正具体的定量数据,了解人们通过购物卡购买些什么。通过 ACNielsen 和 IRI 等工具,您还能洞察更广泛的市场前景。”他解释道。

“联合利华必须能够混合所有此类数据,以便了解为何人们进入商店,最终将购物篮装满联合利华产品,并根据那些驱动因素判断我们作为一家公司需要推出何种产品或顺应何种趋势。真正的妙处在于,我们能够制定其他方式无法实现的决策。这是一种更高质量的决策。”他说。

联合利华的仪表板通过混合数据将全球视角和当地视角联系起来。管理人员可利用仪表板深入了解自己所需的详细信息,从而解答对自己业务领域的疑惑。

不管是什么类型的数据,将数据混合到一个公共区域有助于理解和决策制定。

3.选择重要指标

选择有针对性的指标加入您的仪表板非常重要。首先,这些指标必须与当前处理的工作有关。不过,这并不意味着每个指标都应包含在内,事实远非如此。在决定仪表板中应添加哪些指标时,您应仔细甄选。

为了找出最适合的一组指标,您需要考虑以下问题:

  • 每个指标对目标的实现有何帮助?
  • 您能否设计出一项有意义的指标来衡量这些助益?
  • 对目标来说这个指标真的是必需的吗?
  • 您能否制定一种系统和持续的衡量方法?
  • 如果贵组织处于竞争激烈的市场中,则应考虑纳入第三方市场份额指标。
  • 决定成败的是,您能否清楚地说明仪表板中的每个指标与您组织的目标之间的联系。

虽然大多数绩效指标能够让管理人员了解正在发生哪些事情,但是正确的指标将有助于用户提出和回答问题以发现深层的原因。确保您能清楚地说明在仪表板中,每个指标与您公司的目标和任务之间的联系。

例如,这个仪表板展示了如何正确衡量绩效。

通过将年初至今 (YTD) 的绩效与这两年内的同期预算相比较,详细的指标可直接与目标相匹配,从而帮助回答以下问题:

  • 增长率是多少?
  • 是否存在异常值或异常趋势?
  • 是否实现了绩效目标?

绩效评估

4.利用更好的可视化

仪表板应该便于简单快速地阅读。堆砌数字的表格和电子表格往往适得其反。这正是一图胜千言。

在提问重大问题时,您需要以不同的可视化结构自由灵活地探索答案。在当今市场上,基本内置图表的效果不尽如人意,而真正有效的是利用多种高级可视化展示数据。

现代可视化的核心要素:

  • 多样性
  • 并非所有内容都必须是饼图或条形图。因为人脑将数字、可视化或图片当作单个信息“块”来处理,因此当数据以各种图形和图表在仪表板中形象地显示时,人们就能更快地理解以及获得见解。

    通过在仪表板中利用多种可视化、颜色和筛选器,您可以快速理解并分享全局情况,从而直击标准报告无法预见的所有问题。
  • 及时性和交互性
  • 在一次重要会议中急需答案?

    数据可以是本季的、本周的、当前这个小时的或 30 秒之前的。毫无疑问,实时数据将提高您的业绩。

    带有当前数据源的交互式仪表板可以执行重要的分析任务,例如筛选视图、调整参数、快速计算以及深入研究以检查基础数据。只需点击几下鼠标,即可立即回答那些意料之外的问题。
  • 前瞻性
  • 利用可视化来了解季节性影响的时间趋势,帮助您进行适当的预测和规划。通过应用有关以往低销量季度、夏季萧条情况和年底销售高峰的数据来制定决策。

    对于销售主管,运营效率和财务业绩是第一要务。通过使用这些更好的可视化技巧,高管总览仪表板提供便于浏览的关键高管指标(例如代表人数、签约数、签约率、收入、销售折扣、佣金)概览,以及本年 YTD 收入地图和趋势表。这种简单但功能强大的仪表板让所有参与方都可以及时了解个人业绩、地区业绩、销售业绩对比结果和即将到来的渠道机会。

高管总览

5.在实际工作中利用数据

确实,现在人们坐在办公室的时间减少了,但工作效率却提高了。这是因为,现在人们可以随时随地获得数据,所以仍能了解最新情况。

好消息是,对企业用户来说,数年前出现的分析工具的移动解决方案已经达到一个比较成熟的程度。移动分析从有限的、独立的应用程序过渡到与您日常使用工具无缝集成在一起的分析。移动商业智能将最终实现这个已发展 30 年行业的承诺:不论何时何地都可在需要时提供信息。

这意味着在路上的、仓库不同位置或不同城市,移动工作者都可以分析数据并在同一供应链内进行合作。

美国最大的独立可口可乐装瓶公司,Coca-Cola Bottling Co. Consolidated (CCBCC) 需要解决一个因报告可用性有限而产生的重大瓶颈报告问题。

CCBCC 通过对 800 多名员工的移动设备上的仪表板进行每日更新,大大提高了数据跟踪和市场竞争的能力,并缓解了百万美元债务困境。

CCBCC 的高级业务分析员 Shawn Crenshaw 解释了该公司如何在实际工作中使用数据,改善供应链运营情况。

“我们进行大部分的销售报告和交付报告,因此从销售产品到交付产品的所有情况都在我们的报告范围内。本地市场的营销报告,比如说对沃尔玛的大商店或者是酒吧和杂货店的营销,是我们在做报告;还有我们在这些商店的绩效情况、实际产品的配送等等的报告。”Crenshaw 说。

例如,CCBCC 部署了一个每日现场运营仪表板,主要针对进行实际交付的员工。在获得这个仪表板之前,交付团队花了大量的时间试图弄清下一批应该交付的产品。他们需要知道哪种情况下的交付最有利可图、效率最高,而非花费很多时间来解决这一难题。

“具备了移动获取数据的能力,现在的送货人员在开车去某个地点的时候可以在卡车上看着 iPad,了解自己的送货情况和路线。”CCBCC 的报告和分析总监 Kevin King 说。

“从事现场工作的员工超爱这一能力,因为他们希望可以实时查看数据以在现场做出决策。”他继续说道。

6.分享以进行合作

共享信息正是仪表板的优势所在。仪表板之所以功能强大是因为能让所有人步调一致。如果没有人可以访问您的仪表板或与之交互,那您的仪表板是否具有上述优势都无关紧要。因此务必要确保您的仪表板易于分享和查看。

尝试使用基于浏览器的简单分布来分享您的仪表板,特别是在其可以获取最新数据并确保安全性时。让人们可以轻松点击链接进入相应的仪表板,无论是使用台式电脑还是移动设备。

您的公司可能还希望将仪表板嵌入到现有报告工具、企业内部网及其他基于 Web 的内部资源中。

启用仪表板之后,应测试分布计划并收集反馈信息。与其他任何成功项目一样,进行完善的测试是关键。随着您获得经验并了解哪些人在使用,您就可以增强和更新您的仪表板功能并优化分布流程。

不同用户在与同一数据集进行交互时,查看者会提出与其看到内容相关的独到问题。重要的是,公司内的每一个用户都可以与相同的数据进行交互,以获得不同问题的答案。

例如,此仪表板直接连接到 Google Analytics,使得用户能够轻松跟踪某个链接、点击并与可视化交互,以查看网站的流量趋势。公司内每个人都可以非常快速地深入了解、使用和探究此信息。

网站流量趋势

5 个不要犯的仪表板错误

既然我们已经概述了创建仪表板时必须做的事项,这里的这张快捷列表列出了需要避免的常见错误:

  1. 开始时太过复杂
  2. 很容易有过度期望,想要提供非常详细的实时仪表板,涵盖所有业务挑战,向用户提供大量下钻查询选项。不要花费几周或几个月的时间构想一个“完美”的仪表板。而应缩短仪表板原型的创建、测试和调整周期。
  3. 使用没人理解的指标
  4. 您显示和标记指标的方式可能对您有意义,不过对其他人有意义吗?您可能对您的指标太过熟悉,导致没有向其他人进行确认。请确保您的指标不仅支持仪表板的目标,而且也对遇到该指标的受众有意义。
  5. 仪表板中混入了无关紧要的图表和小组件
  6. 不要将仪表板做得太过华丽或对其进行过度设计,添加类仪表的图形和小组件。尽管看起来很漂亮,却会妨碍实现仪表板的目标:快速轻松地向您的受众提供信息。确保仪表板的视觉效果简洁直观。
  7. 等待复杂的技术和大型商业智能部署项目
  8. 传统商业智能的实施时间通常都比最初预期的时间要长。等待传统商业智能项目完成可能意味着延迟几个月或几年时间。请使用可帮助您迅速构建和分布仪表板的应用程序。
  9. 低估了维护仪表板的需求
  10. 推出仪表板并非一劳永逸的事。如果您不向受众确认指标确实相关且数据已更新,就不会有人使用您的仪表板。请确保定期确认您的仪表板的实用性。

结语

您可以完成的销售额是多少?您可以达成哪些交易?您可以如何改善供应链?可以拯救多少人的生命?此刻您可以做出哪些变更以获得更好的结果?

数据驱动的仪表板的特点就是能够快速查看并理解数据。有了仪表板,企业管理人员和知识型员工就能够实时提出并解答问题,将见解付诸实践以及启发真正的创新。

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