Örum, distribuidora de piezas automotrices, revoluciona la generación de informes con Tableau


Örum incorporó Tableau como parte de una nueva estrategia de análisis, liderada por el departamento de TI e impulsada por Juho Luukko (director de tecnologías de la información) y Lars Husberg (director ejecutivo).

Actualmente, Örum utiliza Tableau Desktop y Tableau Server para compartir y distribuir de manera colaborativa los datos que han estado ocultos por tanto tiempo. Antes, los informes requerían semanas (a veces, meses). Ahora, están listos en cuestión de minutos.

En este momento, Örum cuenta con una visión administrada y completa de las métricas de ventas clave. Con ello, la empresa puede tener una mayor capacidad de respuesta ante las oportunidades de venta, efectuar ventas cruzadas de piezas automotrices, y, en última instancia, mejorar los beneficios.

También cambió la función del departamento de TI. Con el correspondiente ahorro de tiempo, el equipo se puede concentrar más en proyectos estratégicos, lo que redunda en el éxito del negocio.


Optimización del negocio de piezas automotrices

Örum Oy AB es una de las distribuidoras de piezas automotrices líderes de Finlandia. Fundada en 1902 y con una facturación de EUR 68 millones (USD 78 millones), la empresa proporciona piezas automotrices y accesorios (para cualquier modelo de vehículo) a propietarios, talleres de reparación y concesionarios.

Durante muchos años, Örum utilizó un sistema de planeamiento de recursos empresariales (ERP) para extraer datos de ventas, finanzas y otros departamentos. Sin embargo, el modelo tenía problemas. Los informes que el sistema ERP generaba eran poco confiables, estaban desactualizados o incompletos. En ocasiones, todo al mismo tiempo.

“Hasta hace unos años, la generación de informes era desastrosa”, dice Juho Luukko, director de tecnologías de la información en Örum. “Simplemente no podíamos confiar en los datos que veíamos. El sistema ERP era muy poco flexible. La extracción de datos malgastaba tiempo, dinero y recursos”.

La empresa se esforzaba por analizar las ventas, los beneficios y la satisfacción del cliente. Por ejemplo, resultaba difícil identificar las piezas que menos ventas tenían o los talleres más lucrativos.

Con Tableau, la estrategia está impulsada por TI y desarrollada por la empresa. Los mismos miembros de TI son los que recomiendan esta solución. Al incentivar a los usuarios corporativos a analizar los datos por cuenta propia, contribuimos a que el departamento de TI se convierta en un facilitador de negocios.

Luukko explica: “Incluso cuando lográbamos consolidar los informes de análisis, llegaban desactualizados a nuestros ejecutivos”.

La generación de informes también tenía incoherencias. Agrega: “Una sola persona se encargaba de preparar el informe mensual. Luego, al mes siguiente, lo hacía otra persona, que utilizaba parámetros diferentes. En consecuencia, no podíamos analizar tendencias ni patrones. En el caso de las ventas, era muy difícil pronosticar la diferencia de un mes a otro. No sabíamos qué estábamos midiendo”.

Visualización y análisis de datos rápidos y sencillos

El departamento de TI de Örum encabezó la búsqueda de una nueva solución de inteligencia de negocios (BI). Como primer recurso de orientación, Luukko (director de tecnologías de la información) consultó información de Gartner. Posicionado como uno de los líderes del Cuadrante Mágico de Gartner para plataformas de análisis e inteligencia de negocios, Tableau ofrecía a Örum la oportunidad de visualizar y comprender sus datos rápidamente.

Luukko comenta: “Con Tableau, la estrategia está impulsada por TI y desarrollada por la empresa. Los mismos miembros de TI son los que recomiendan esta solución. Al incentivar a los usuarios corporativos a analizar los datos por cuenta propia, contribuimos a que el departamento de TI se convierta en un facilitador de negocios”.

Durante el proceso de verificación, tanto Luukko como Lars Husberg (director ejecutivo de Örum) hicieron una prueba inicial de Tableau con la generación de dashboards de ventas. Luukko recuerda: “Con Tableau, en menos de dos horas generé un informe de ventas impresionante. Pude explorar los datos, combinar varias vistas y analizar un panorama general actualizado de la situación de nuestras ventas. Nos habría llevado meses generar este tipo de informe con nuestros viejos procesos de almacén de datos basados en KPI. Me convenció de inmediato”.

Örum trabajó en conjunto con el socio local de Tableau, Solutive, para implementar una solución de Tableau Desktop y Tableau Server, y distribuir las licencias entre los departamentos de ventas, marketing y finanzas. Con Tableau Server, los usuarios puede compartir sus descubrimientos y generar un espacio de colaboración entre equipos.

En Tableau, Örum se conecta a los datos desde Google BigQuery y otras fuentes. Además, con la ODBC (conectividad de base de datos abierta) de Tableau, pueden incorporar datos de su sistema ERP (Microsoft Dynamics AX).

Solutive continúa ayudando a Örum con la configuración del servidor, la capacitación, el soporte local y algunos trabajos de generación de libros de trabajo. “En Solutive son expertos. Recomendaron Google BigQuery. La plataforma de análisis basada en la nube es ideal para nuestros datos. Se integra con Tableau sin problemas. No hay impacto negativo en el rendimiento de nuestros sistemas”.

Una noche, estaba tan entretenido con Tableau contestando preguntas acerca del negocio que mi esposa me dijo: ‘Tableau o yo, debes elegir’.

Reducción en el tiempo de generación de informes: de meses a minutos

¿Cuál es el impacto? Desde la adopción de Tableau, Örum aumentó significativamente la velocidad de generación de informes. Antes, la preparación de un informe que contestaba solo una pregunta requería semanas (a veces, meses). Ahora, las respuestas llegan en cuestión de minutos. Además, los usuarios corporativos tienen la flexibilidad de hacerles preguntas a los datos y responder las nuevas cuestiones que surjan.

Un ejemplo es el equipo de ventas de Örum. Visita talleres y concesionarios de automóviles en toda Finlandia para fomentar las relaciones con los clientes. Con Tableau Server, tiene un panorama general de la situación de ventas. Antes de las visitas, puede analizar rápidamente qué tipos y cantidades de piezas automotrices se venden en determinados talleres. También puede averiguar cuáles son los clientes que compran la mayor cantidad de piezas, qué productos se devuelven por defectos y mucho más. Esto permite que la empresa tenga una mayor capacidad de respuesta ante las oportunidades de venta, efectuar ventas cruzadas de piezas automotrices, y, en última instancia, mejorar los beneficios.

Los empleados también son más creativos cuando toman decisiones. Pueden explorar los datos y plantear escenarios hipotéticos, o ver de inmediato el resultado de una acción en particular. Por ejemplo, el equipo que administra el inventario en el almacén de piezas de Örum puede ver el valor de las existencias, qué se vende, qué piezas se deben enviar y el margen de esos artículos. De esta manera, la administración del inventario es más eficaz y se reducen los costos.

Debido al nuevo enfoque de datos de autoservicio en Örum, el equipo de TI reasignó varios recursos a otros proyectos de prioridad alta. “La generación de informes solía ser un problema de TI. A nuestro departamento, por lo general, se lo percibía como una barrera para el negocio, porque los informes requerían demasiado tiempo. Ahora, gracias a Tableau, el negocio es responsable de las tareas de generación de informes diarios. Y les encanta”.

Luukko sigue disfrutando con su búsqueda de respuestas en Tableau. “Una noche, estaba tan entretenido con Tableau contestando preguntas acerca del negocio que mi esposa me dijo: ‘Tableau o yo, debes elegir’”.

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