Örum, Distributor für Automobilteile, bringt die Berichterstellung mit Tableau in Schwung


Örum hat Tableau unter der Leitung der IT-Abteilung und geführt von Chief Information Officer, Juho Luukko, und CEO, Lars Husberg, als Teil einer neuen Analysestrategie eingeführt.

Heute verwendet Örum Tableau Desktop und Tableau Server, um die lange Zeit verborgenen Daten freizugeben, zu verbreiten und als Grundlage für die Zusammenarbeit zu nutzen. Berichte, für die früher Wochen – manchmal Monate – erforderlich waren, waren jetzt innerhalb von Minuten bereit.

Örum hat jetzt eine regulierte Gesamtansicht der wichtigsten Umsatzkennzahlen, sodass das Unternehmen schneller auf Geschäftsgelegenheiten reagieren, Querverkäufe von Automobilersatzteilen abschließen und letztendlich den Umsatz steigern kann.

Die Rolle der IT hat sich auch geändert. Dank dieser Zeiteinsparungen kann sich das Team besser auf strategische Projekte konzentrieren, damit das Unternehmen erfolgreich sein kann.


Unternehmen für Automobilersatzteile auf der Überholspur

Örum Oy AB ist einer der führenden Distributoren Finnlands für Automobilersatzteile. Das Unternehmen wurde 1902 gegründet und hat einen Umsatz von 68 Mio. EUR (78 Mio. USD) und beliefert Fahrzeughalter, Werkstätten und Automobilhändler mit Automobilersatzteilen und Zubehör für fast alle Fahrzeugmodelle.

Seit vielen Jahren verwendete Örum ein veraltetes ERP-System (Enterprise Resource Planning), um sich Daten für Umsatz, Finanzen und andere Abteilungen zu beschaffen. Das Modell funktionierte jedoch nicht: Die Berichte aus dem ERP-System waren entweder unzuverlässig, veraltet oder unvollständig – manchmal alles zusammen.

„Bis vor wenigen Jahren war die Berichterstellung ein Chaos“, sagt Juho Luukko, Chief Information Officer bei Örum. „Wir konnten den Daten, einfach nicht trauen. Das ERP-System war so inflexibel, dass die Datenextraktion Zeit, Geld und Ressourcen verschlang.“

Das Unternehmen kämpfte damit, Umsatz, Gewinn und Kundenzufriedenheit zu analysieren. Zum Beispiel war es schwierig festzustellen, Teile mit zu geringen Umsatzzahlen oder die lukrativsten Werkstätten zu ermitteln.

Unsere Tableau-Strategie wird von der IT umgesetzt und vom Geschäftsbetrieb entwickelt. Die Leute in der IT haben diese geschäftsorientierte Lösung empfohlen. Dadurch, dass wir die Geschäftsanwender ermutigt haben, die Daten selbst zu analysieren, helfen wir der IT-Abteilung, zum Wegbereiter von Geschäftsmöglichkeiten zu werden.

Luukko erklärt: „Wir konnten zwar die Analysen zusammenstellen, aber die Berichte waren häufig schon veraltet, wenn sie schließlich auf den Tischen unserer Geschäftsleitung lagen.“

Die Berichterstellung war auch unbeständig. Er fährt fort: „Der Monatsbericht wurde von einer Person erstellt, im folgenden Monat von einer anderen, mit anderen Parametern. Wir konnten also weder Trends noch Muster erkennen. Beim Umsatz war es extrem schwierig, die Unterschiede von einem Monat zum nächsten zu prognostizieren. Wir wussten nicht, was wir messen.“

Schnelle, einfache Datenvisualisierung und -analyse

Die IT-Abteilung von Örum setzte sich für die Suche nach einer neuen Business Intelligence-Lösung ein. Chief Information Officer Luukko las zunächst Gartner-Berichte, um sich einen Eindruck zu verschaffen. Tableau war führend im Bericht „Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms“ von Gartner und bot Örum die Gelegenheit, Daten schnell zu visualisieren und zu verstehen.

Luukko kommentiert: „Unsere Tableau-Strategie wird von der IT vorangetrieben und vom Geschäftsbetrieb entwickelt. Die Leute in der IT haben diese geschäftsorientierte Lösung empfohlen. Dadurch, dass wir die Geschäftsanwender ermutigt haben, die Daten selbst zu analysieren, helfen wir der IT-Abteilung, zum Wegbereiter von Geschäftsmöglichkeiten zu werden.“

Während der Überprüfungsphase testeten Luukko und der CEO von Örum, Lars Husberg, Tableau mit Umsatz-Dashboards. Luukko erinnert sich: „Innerhalb von weniger als zwei Stunden mit Tableau hatte ich diesen wirklich eindrucksvollen Umsatzbericht erstellt. Ich konnte Detaildaten aufrufen, mehrere Ansichten zusammenstellen und ein aktuelles Bild unserer Umsatzsituation analysieren. Wir hätten Monate gebraucht, um einen solchen Bericht mit unseren herkömmlichen KPI-orientierten Data Warehouse-Prozessen zu erstellen. Ich war sofort überzeugt.“

Örum arbeitete eng mit dem lokalen Tableau-Partner Solutive zusammen, um eine Lösung mit Tableau Desktop und Tableau Server bereitzustellen. Vertrieb, Marketing und Finanzen bekamen Lizenzen. Mit Tableau Server können die Benutzer ihre Ergebnisse teilen und teamübergreifend zusammenarbeiten.

In Tableau stellt Örum Verbindungen zu Daten aus Google BigQuery und anderen Quellen her. Und mit der Tableau-ODBC (Open Database Connectivity) können Sie Daten aus ihrem ERP-System, Microsoft Dynamics AX, einbeziehen.

Solutive unterstützt Örum weiterhin beim Einrichten der Server, bei der Schulung, beim Support vor Ort und auch beim Erstellen von Arbeitsmappen. „Bei Solutive arbeiten Experten. Sie empfahlen Google BigQuery und die cloudbasierte Analyseplattform ist ideal für unsere Daten. Sie fügt sich nahtlos in Tableau ein und hat keine Auswirkung auf die Leistung unserer Systeme.“

Ich hatte so viel Spaß beim Umgang mit Tableau und beim Beantworten von Geschäftsfragen, dass meine Frau mir eines Abends sagte: ‚Entweder Tableau oder ich, du musst dich entscheiden!‘

Berichtszeit reduziert von Monaten auf Minuten

Was kommt nun dabei heraus? Seit Örum Tableau eingeführt hat, sind Berichte wesentlich schneller verfügbar. Früher dauerte es Wochen – manchmal Monate –, bis ein Bericht über eine einzige Frage vorlag. Jetzt bekommen wir die Antworten innerhalb von Minuten. Und die Geschäftsanwender haben die Flexibilität, selbst die Daten zu befragen und Folgefragen zu beantworten.

Beispielsweise die Vertriebsmitarbeiter von Örum, die Werkstätten und Autohändler in ganz Finnland besuchen, um die Kundenbeziehungen zu pflegen. Mit Tableau Server können Sie eine Momentaufnahme der Umsatzsituation abrufen. Vor ihrem Besuch verschaffen Sie sich schnell einen Überblick, welche Automobilersatzteile in welchen Mengen an bestimmte Werkstätten verkauft werden. Welche Kunden die meisten Ersatzteile bestellen, welche Produkte als defekt zurückgegeben wurden usw. So kann das Unternehmen schneller auf Geschäftsgelegenheiten reagieren, Querverkäufe von Automobilersatzteilen abschließen und letztendlich den Umsatz steigern.

Die Mitarbeiter sind auch kreativer bei ihren Entscheidungen. Sie können detaillierte Daten aufrufen und Was-wäre-wenn-Fragen stellen bzw. sofort die Auswirkungen bestimmter Maßnahmen sehen. Beispielsweise kann das Lagerteam bei Örum den Wert des Lagerbestand sehen, was verkauft wird, wohin Teile versendet und welche Spannen bei diesen Artikeln erwirtschaftet werden. Dies hat eine effizientere Bestandsverwaltung und niedrigere Kosten zur Folge.

Durch den neuen Selfservice-Ansatz von Örum konnte das IT-Team mehrere Ressourcen anderen Projekten mit hoher Priorität zuordnen. „Die Berichterstellung war bisher ein IT-Problem. Unsere Abteilung wurde im Allgemeinen als Barriere für das Geschäft gesehen, da die Berichterstellung zu lange dauerte. Dank Tableau ist jetzt der Geschäftsbetrieb verantwortlich für die täglichen Berichte - und Sie sind damit mehr als zufrieden.“

Luukko gefällt es weiterhin, mit Tableau Fragen zu stellen. „Ich hatte so viel Spaß beim Umgang mit Tableau und beim Beantworten von Geschäftsfragen, dass meine Frau mir eines Abends sagte: ‚Entweder Tableau oder ich, du musst dich entscheiden!‘“, sagt er lachend.

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