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Guía de evaluación: cómo elegir correctamente una plataforma moderna de análisis y BI

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La transición hacia un modelo de inteligencia de negocios moderno requiere que el departamento de TI adopte una metodología de colaboración que incluya a la empresa en todos los aspectos del programa general. Esta guía se centra en la evaluación y la selección de la plataforma. Gracias a su diseño, el departamento de TI puede usarla de manera colaborativa con los usuarios corporativos y los analistas. Todos ellos pueden evaluar la capacidad de cada plataforma para ejecutar el flujo de análisis moderno y satisfacer las necesidades de los distintos usuarios de la organización.

Acerca de esta guía

El propósito de esta guía es asistir a las organizaciones de TI durante la evaluación y la selección de una plataforma moderna de análisis y BI que sea apropiada para una gran implementación empresarial.

La transición hacia un modelo moderno de inteligencia de negocios basado en el autoservicio requiere que el departamento de TI adopte una metodología de colaboración. Esta debe incluir a la empresa en todos los aspectos del programa general (consulte La nueva función de TI para una generación de BI moderna). Esta guía se centra en la evaluación y la selección de un programa moderno de inteligencia de negocios. Gracias a su diseño, el departamento de TI puede usarla de manera colaborativa con los usuarios corporativos y los analistas. Todos ellos pueden evaluar la capacidad de cada plataforma para ejecutar el flujo de análisis moderno y satisfacer las necesidades de los distintos usuarios de la organización.

El flujo de análisis moderno es un ciclo de capacidades interrelacionadas.

El departamento de TI habilita el flujo de análisis moderno. Sin embargo, los usuarios corporativos y los analistas de toda la organización son sus principales impulsores. Su implementación exitosa requiere la colaboración y la participación de distintas personas que desempeñen todos los roles existentes. A fin de seleccionar una plataforma moderna de análisis y BI que pueda adoptarse e implementarse de forma masiva, las organizaciones deben considerar el siguiente conjunto de atributos básicos y fundamentales durante el proceso de evaluación. Estos se analizan en detalle en la sección “Atributos fundamentales de la plataforma que deben considerarse”, más adelante:

• Accesibilidad e integración de la plataforma
• Facilidad de uso
• Habilitación de usuarios
• Flexibilidad de implementación
• Precio y empaquetado

Público objetivo

En esta guía, se asume que quienes desempeñan las siguientes funciones clave estarán representados y disponibles para participar en los aspectos pertinentes de la evaluación:

  • Profesional de TI/BI: realiza todas las tareas de configuración inicial, incluida la instalación del software, el aprovisionamiento de usuarios, la asignación de derechos de acceso, la supervisión de la gobernanza y algunas tareas de desarrollo (fuente de datos y contenido).
  • Creador de contenido: realiza la mayoría de las tareas de creación de contenido, incluida la preparación de datos, la exploración libre, la promoción de contenido y la validación de datos.
  • Consumidor de información: principalmente, accede a fuentes de datos confiables y contenido cuidadosamente seleccionado, e interactúa con ellos.

En la guía, se identificará un rol principal para cada etapa del flujo de análisis. Ese será el rol más importante para la etapa en cuestión. No obstante, es imprescindible que todas las etapas de la evaluación cuenten con la participación y la contribución de quienes desempeñan los distintos tipos de roles mencionados. De este modo, se garantiza que se aborden todas las necesidades y preocupaciones durante el proceso.

Tenga en cuenta que, en algunas organizaciones, la misma persona puede cumplir varios roles. Por lo tanto, es probable que una única persona evalúe la plataforma desde distintos puntos de vista. Básicamente, la metodología moderna de análisis de negocios evolucionará hasta que no sea posible (o necesario) diferenciar entre un habilitador, un productor y un consumidor de análisis dentro de una organización.

Requisitos previos a la evaluación

Debe completar las siguientes tareas antes de iniciar el proceso de evaluación exhaustiva de una plataforma de análisis moderno.

  • Obtener las licencias necesarias para la evaluación de Tableau Desktop, Tableau Server o el software en la nube.
  • Captar la participación de los socios en los servicios de consultoría e implementación (si corresponde).
  • Identificar los roles y designaciones para la evaluación:
    • Profesional de TI/BI
    • Creador de contenido
    • Consumidor de información
  • Obtener acceso a fuentes de datos en la nube y en las instalaciones físicas.
  • Llevar a cabo la configuración inicial del entorno.
  • Realizar el aprovisionamiento de usuarios y la configuración de seguridad iniciales.
  • Confirmar la disponibilidad de dispositivos móviles (iOS, Android, otros), teléfonos y tabletas.

Evaluación de una plataforma moderna de análisis y BI

Atributos fundamentales de la plataforma que deben considerarse

Esta guía se centra principalmente en la evaluación de funcionalidades específicas e interrelacionadas que son importantes para seleccionar una plataforma moderna de análisis y BI. Sin embargo, es imprescindible que el equipo de evaluación considere la siguiente lista de atributos fundamentales, pero no técnicos. Estos atributos son primordiales para la implementación y la ejecución exitosas del flujo de análisis moderno en una organización. Deben tenerse muy en cuenta al momento de tomar la decisión final. En su conjunto, mantienen la unidad de las funcionalidades individuales del flujo de trabajo y son básicas por naturaleza.

Accesibilidad e integración de la plataforma

  • ¿Todos los pasos del flujo de análisis moderno pueden ejecutarse sin problemas en la plataforma y sin necesidad de pasar de un módulo o un producto a otro de manera inconexa?
  • ¿Todos los pasos del flujo de análisis moderno pueden ejecutarse sin la participación del departamento de TI y sin conocimientos especializados?

Facilidad de uso

  • Para los administradores de plataformas de BI, ¿es fácil instalar, configurar y administrar la plataforma?
  • Para los creadores de contenido, ¿es fácil preparar los datos y seleccionar cuidadosamente las fuentes de datos sin asistencia previa o continua del departamento de TI?
  • Para los creadores de contenido, ¿es fácil crear contenido y acceder a las funcionalidades de análisis de la plataforma sin asistencia previa o continua del departamento de TI?
  • Para los consumidores de contenido sin conocimientos técnicos, ¿es fácil encontrar y ver el contenido de análisis disponible? ¿Es fácil interactuar con él?
  • Para los consumidores de contenido sin conocimientos técnicos, ¿es fácil hacer preguntas más profundas de manera autónoma? ¿Es fácil personalizar contenido que ya se haya publicado para satisfacer sus propias necesidades?

Habilitación de usuarios

  • ¿Hay capacitación disponible para roles específicos? ¿Todos los usuarios pueden acceder a ella?
  • ¿Hay tutoriales o seminarios web en línea que cada uno pueda hacer a su propio ritmo? ¿Los usuarios pueden acceder a ellos?
  • ¿Los usuarios pueden buscar y encontrar respuestas a preguntas sobre productos específicos fácilmente?
  • ¿Existe una comunidad de usuarios extensa y activa a la que se pueda acceder para compartir y aprender prácticas recomendadas, consejos, trucos, etc.?
  • ¿Qué reputación tiene el proveedor de la plataforma en cuanto a la resolución de problemas de soporte técnico?
  • ¿Se ofrecen servicios de consultoría (mediante el proveedor o los socios)? ¿Se puede acceder fácilmente a ellos?
  • ¿Qué reputación tiene el proveedor de la plataforma en cuanto a la garantía de éxito de los clientes y el compromiso inquebrantable con ellos?

Flexibilidad de implementación

  • ¿La plataforma ofrece opciones flexibles de implementación (por ejemplo, software como servicio [SaaS], nube pública o privada, instalaciones físicas, etc.)?
  • ¿La plataforma ofrece opciones flexibles de almacenamiento de datos (por ejemplo, en bases de datos o en plataformas [en memoria])?
  • ¿La plataforma admite la conectividad híbrida de fuentes de datos en las instalaciones físicas y en la nube?
  • ¿Puede adaptarse la plataforma para admitir mayores volúmenes de datos y más usuarios a lo largo del tiempo?
  • ¿Puede la plataforma escalarse vertical y horizontalmente con facilidad de acuerdo con las necesidades de la organización?

Precio y empaquetado

  • ¿El empaquetado del producto es fácil de comprender?
  • ¿Las opciones de licencias disponibles son claras y transparentes?
  • ¿El modelo de precios de la plataforma es fácil de comprender?
  • ¿El modelo de precios de la plataforma es flexible y escalable?

Acceso y visualización

Cuando las organizaciones comienzan la transición desde una metodología vertical tradicional impulsada por TI hacia una basada en el autoservicio, el departamento de TI (o un equipo de BI centralizado) suele beneficiarse del desarrollo de un conjunto inicial de contenido de análisis y fuentes de datos confiables. Después, los usuarios corporativos pueden acceder a este contenido y usarlo como punto de partida para su análisis. El flujo de análisis moderno anima a los usuarios a hacer y responder sus propias preguntas. Por lo tanto, el dominio de contenido confiable disponible crecerá de manera orgánica con el paso del tiempo. Los usuarios podrán acceder a una mayor variedad de contenido de análisis para el autoservicio. En esta sección, no tendremos en cuenta el origen del contenido disponible para los usuarios finales. Tampoco nos referiremos a los criterios de evaluación, que se relacionan con un estado de gobernanza y se tratan en la sección “Promoción y gobernanza”.

En primer lugar, abordaremos los criterios de evaluación de esta sección desde el punto de vista del profesional de TI/BI. Este es el mayor responsable de la administración del entorno centralizado, donde se almacena y mantiene el contenido de análisis y donde se administran y supervisan las fuentes de datos

Criterios de evaluación:

Los profesionales de TI/BI deben ser capaces de:

  • Definir y renovar las actualizaciones de datos subyacentes, y supervisar el estado.
  • Elegir dónde deben almacenarse los datos subyacentes que se usan para el análisis y cómo debe accederse a ellos.
  • Ampliar la plataforma con funcionalidades proporcionadas por los socios.
  • Supervisar y auditar el uso del contenido disponible, y realizar análisis de impacto.
  • Diagnosticar y resolver problemas relacionados con el rendimiento.

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Se puede establecer y administrar el programa de actualización de manera independiente para cada elemento almacenado en el repositorio central de contenido de análisis?
  • ¿Se puede establecer que una persona o una función específicas reciban notificaciones de problemas o errores en el proceso de actualización de datos?
  • ¿Se pueden enviar consultas originadas en la plataforma de análisis a la base de datos subyacente, donde residen los datos?
  • ¿Se pueden incorporar datos en el almacén en columnas o en memoria de la plataforma de análisis para optimizar el rendimiento?
  • ¿Se puede acceder a los datos locales en tiempo real desde la plataforma de análisis cuando esta se implementa en la nube?
  • ¿Se puede ampliar la plataforma mediante API o SDK (kits de desarrollo de software) a fin de incluir funcionalidades de análisis complementarias que no se ofrezcan de manera nativa?
  • ¿Puede un administrador llevar un registro del uso de fuentes de datos específicas y del contenido de análisis disponible? ¿Puede auditarlo?
  • ¿Puede un administrador hacer un análisis de impacto para determinar el alcance y la gravedad de un cambio que se propone aplicar al contenido y los procesos futuros?
  • ¿La plataforma ofrece utilidades que permitan a los administradores identificar, diagnosticar y resolver problemas de rendimiento?

En segundo lugar, consideraremos el punto de vista del consumidor de información. Este genera los requisitos de uso y los parámetros específicos que el profesional de TI/BI debe satisfacer.

Criterios de evaluación:

Los consumidores de información deben ser capaces de:

  • Buscar contenido existente en el repositorio a partir de una palabra clave o un tema.
  • Definir alertas y preferencias de notificación para casos en que una métrica o KPI (indicador de rendimiento clave) supere un umbral o se active debido a una condición específica.
  • Suscribirse a contenido pertinente y configurar preferencias de actualización y notificación.
  • Acceder a contenido de análisis y verlo en cualquier factor de forma deseado.

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Puede un usuario realizar una búsqueda para encontrar y ver contenido que haya creado otro usuario y que pueda ser de ayuda para responder una pregunta de negocios?
  • ¿Puede un usuario determinar fácilmente si el contenido de análisis o las fuentes de datos tienen certificación y son confiables?
  • ¿Puede un usuario acceder a metadatos en el nivel de campo y verlos para comprender los detalles subyacentes de un elemento de datos específico?
  • ¿Puede un usuario definir umbrales estáticos o basados en los datos para indicar cuándo se debe enviar una notificación?
  • ¿Puede un usuario especificar cómo y dónde se deben enviar notificaciones y alertas pertinentes?
  • ¿Puede un usuario suscribirse a contenido específico? ¿Puede configurar preferencias de notificación después de que alguna actualización o evento haya afectado a las suscripciones al contenido?
  • ¿Puede un usuario buscar contenido de análisis y acceder a él desde cualquier dispositivo (teléfono, tableta, equipo portátil, etc.)?
  • ¿Puede un usuario acceder a contenido de análisis y descargarlo mediante un dispositivo móvil para verlo sin conexión?

Interacción

La etapa de interacción es una extensión de la etapa inicial de acceso y visualización del flujo de análisis. Ofrece información que los consumidores necesitan para hacer análisis guiados del contenido disponible. Estos deben respetar ciertos límites definidos previamente por el publicador del contenido. En esta sección, la evaluación se centrará en las siguientes consideraciones desde el punto de vista del consumidor de información:

Criterios de evaluación:

  • Los consumidores de información deben ser capaces de:
  • Modificar el alcance del análisis mediante una interacción directa con la interfaz visual.
  • Aprovechar los controles proporcionados por el autor del contenido para hacer un análisis más profundo.
  • Usar funcionalidades de búsqueda para interactuar con el contenido disponible.
  • Interactuar con el contenido en cualquier factor de forma deseado.

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Puede un usuario controlar el alcance del análisis de manera interactiva con las funcionalidades nativas de la plataforma? Deben evaluarse las siguientes preguntas para determinar el grado de control directo desde el flujo de interacción visual:
  • ¿Puede un usuario simplificar y profundizar el análisis mediante jerarquías predefinidas o personalizadas?
  • ¿Puede un usuario concentrar su análisis en un punto de datos o un conjunto de puntos de datos específicos que haya identificado mediante el proceso de interacción visual?
  • ¿Puede un usuario excluir un punto de datos o un conjunto de puntos de datos específicos que haya identificado mediante el proceso de interacción visual?
  • ¿Puede el usuario interactuar con parámetros a fin de modificar la vista analítica, realizar análisis hipotéticos o crear modelos para distintas situaciones?
  • ¿Puede el usuario interactuar con los controles de filtros visibles para modificar el alcance del análisis?
  • ¿Puede un usuario hacer búsquedas de palabras clave para aplicar filtros y modificar el alcance del análisis?
  • ¿Puede un usuario interactuar con el contenido de análisis disponible mediante consultas en lenguaje natural?
  • ¿Puede un usuario tener el mismo nivel de interacción en dispositivos de diferentes factores de forma?

Análisis y descubrimiento

Esta etapa del flujo de análisis moderno abarca una gran variedad de necesidades de los usuarios. Es fundamental que la plataforma satisfaga esas necesidades sin problemas. Esta etapa es de particular importancia. Diferencia las herramientas de visualización de datos que se usan para crear gráficos de las exhaustivas herramientas de análisis visual que emplean las visualizaciones como la principal metáfora para el análisis. Los usuarios interactúan con los dashboards y hacen nuevas preguntas. Al trascender los límites de la experiencia guiada que ofrecen los dashboards existentes, no pueden evitar toparse con algunos obstáculos. Cuando eso ocurre, los usuarios necesitan un marco de trabajo autónomo y autoguiado para hacer y responder las nuevas preguntas que hayan surgido. Independientemente de su nivel de conocimientos, los usuarios deben ser capaces de “visualizar mientras analizan”. También deben poder acceder a las funcionalidades de análisis de la plataforma durante el flujo de análisis, sin tener que recurrir a otro módulo o producto del conjunto que ofrecemos.

Los conceptos de integración de la plataforma y facilidad de uso se analizan en detalle en la sección de atributos fundamentales de esta guía. No obstante, es indispensable considerarlos en esta instancia. El flujo de análisis suele interrumpirse durante la transición desde la etapa de “interacción” hacia la de “análisis y descubrimiento”. Eso se debe a la falta de continuidad general de los componentes de la plataforma que se necesitan para hacer preguntas más profundas.

En primer lugar, supongamos que un consumidor de información desea hacer nuevas preguntas que no pueden abordarse con ninguno de los dashboards disponibles. En esa situación, la evaluación debe centrarse en las siguientes consideraciones:

Criterios de evaluación:

Los consumidores de información deben ser capaces de:

  • Acceder a la fuente de datos confiable en la que se basa un dashboard a fin de hacer un análisis contextual más profundo de manera autónoma.
  • Hacer búsquedas en el repositorio de fuentes de datos confiables para identificar conjuntos de datos cuidadosamente seleccionados que permitan ampliar el análisis.
  • Mejorar el modelo de datos basado en fuentes confiables para adaptarlo a sus necesidades específicas.

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Puede un usuario, desde un dashboard de producción, iniciar un nuevo análisis con los conjuntos de datos en los que se basa ese dashboard? Debe permitirse la exploración de autoservicio y el análisis de todos los elementos de datos de la fuente, sin necesidad de acceder a otro producto o módulo de la plataforma.
  • ¿Puede un usuario navegar y hacer búsquedas en el repositorio de fuentes de datos de producción disponibles para el análisis e iniciar un nuevo análisis desde una fuente de datos seleccionada? Los criterios de éxito son los mismos que los del paso anterior. La única diferencia es que el punto de partida del análisis es una fuente de datos, no un dashboard existente.
  • Cuando un usuario ya está conectado a una fuente confiable, ¿puede modificar y ampliar el modelo de datos existente durante el flujo de análisis y creación de contenido? Esto debe hacerse en el contexto del análisis, no en otro producto o módulo de la plataforma. Además, deben responderse las siguientes preguntas:
  • ¿Puede un usuario optimizar el modelo de datos existente creando nuevas dimensiones y medidas necesarias para el análisis?
  • ¿Puede un usuario combinar y agrupar puntos de datos relacionados en un nuevo campo del modelo de datos a fin de optimizar el análisis?
  • ¿Puede un usuario aislar puntos de datos específicos que le interesen? ¿Puede guardarlos de manera dinámica en el modelo de datos para futuros análisis?
  • ¿Puede un usuario modificar el modelo de datos y crear rutas de exploración y jerarquías personalizadas que se adapten a sus necesidades de análisis?
  • ¿Puede un usuario resolver de manera interactiva los problemas de datos que surjan durante el proceso de análisis? Algunos de esos problemas son el manejo de valores nulos y el cambio de nombre o el reemplazo de valores de forma global para una mayor coherencia.
  • Evalúe el alcance y la profundidad de las funcionalidades de análisis asistido que el producto pone a su disposición. Estas permiten incrementar el flujo de análisis en los casos pertinentes. Responda las siguientes preguntas:
  • Durante el proceso de descubrimiento, ¿el usuario recibe recomendaciones sobre las visualizaciones más apropiadas para el rumbo de análisis elegido?
  • ¿Puede el usuario acceder a funcionalidades avanzadas para optimizar su análisis sin necesidad de comprender los modelos o los algoritmos subyacentes del producto, ni de acceder a ellos?
  • ¿Puede un usuario acceder a los detalles estadísticos subyacentes del análisis avanzado a fin de compartirlos con otros usuarios experimentados que los soliciten para ampliar y validar su análisis?
  • ¿Se puede acceder a los metadatos en el nivel de campo durante el proceso de análisis? ¿Puede el usuario actualizarlos e incrementarlos según sus necesidades?

En segundo lugar, supongamos que un creador de contenido desea hacer nuevas preguntas que no pueden abordarse con ninguno de los dashboards disponibles y ninguna de las fuentes de datos confiables del entorno. En esa situación, la evaluación debe centrarse en las siguientes consideraciones:

Criterios de evaluación:

Los creadores de contenido deben ser capaces de:

  • Consumir y modelar datos que aún no sean confiables a fin de explorar y descubrir nueva información.
  • Combinar datos confiables y no confiables a fin de crear nuevas fuentes analizables.
  • Usar fuentes de datos nuevas y existentes a fin de crear contenido de análisis que pueda compartirse y promocionarse.
  • Modificar contenido de análisis existente con base en nueva información obtenida a partir del descubrimiento y la exploración.
  • Crear una experiencia de análisis guiada para facilitar el uso generalizado de los consumidores de información.

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Puede un usuario conectarse a fuentes de datos que no se administren de manera centralizada?
  • ¿La plataforma ofrece diversas opciones de conectividad que permitan incluir fuentes de datos con y sin estructura para el consumo y el análisis?
  • ¿Puede un creador de contenido realizar todas las tareas de análisis y descubrimiento incluidas en la sección de consumidor de información con fuentes de datos nuevas y no confiables?
  • ¿Puede un usuario ampliar virtualmente una fuente de datos confiable sin modificar la estructura de datos subyacente ni el proceso de carga?
  • ¿Puede un usuario crear contenido de análisis con una fuente de datos nueva o una que combine datos confiables y no confiables?
  • ¿Puede un usuario crear versiones alternativas del contenido gobernado para compartirlas y hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo?
  • ¿Puede un usuario redireccionar la conexión de datos subyacente del contenido de análisis gobernado a fin de usar una fuente nueva o mejorada sin consecuencias posteriores?
  • ¿Puede un usuario incorporar controles programáticos en el contenido de análisis para facilitar la interacción y ofrecer una experiencia guiada a un extenso público de consumidores de información?
  • ¿Puede un usuario crear y guardar hojas de estilo o temas de diseño para usarlos en posteriores creaciones de contenido?

Uso compartido

La metodología para compartir contenido ha evolucionado. En las plataformas de BI tradicionales, el uso compartido consistía en dejar informes impresos sobre el escritorio de un usuario o enviarle informes exportados a su bandeja de entrada. En ambos casos, se compartían informes estáticos. Con la metodología de análisis moderna, el uso compartido incluye la colaboración y los aspectos de interacción social a los que nos han acostumbrado todas las herramientas de negocios. Esta transición se ve impulsada por el hecho de que la información pierde vigencia en cuanto se imprime o se exporta el informe. Eso no se ajusta a las necesidades de los consumidores de hoy en día, que buscan la información más reciente. A veces, compartir el contenido implica poner la información a disposición de un gran número de usuarios. Otras veces, la colaboración es un componente central del proceso de análisis. Ambas situaciones se consideran en los criterios de evaluación de esta sección.

En primera instancia, abordaremos el modelo de inserción, que consiste en poner la información a disposición de una gran variedad de usuarios. Eso se parece más a la metodología tradicional. Sin embargo, las plataformas modernas también deben permitir que las organizaciones pongan la información a disposición de un gran número de usuarios internos y externos. Muchas de estas tareas son responsabilidad del profesional de TI/BI. Los siguientes criterios deben evaluarse desde su punto de vista.

Criterios de evaluación:

Los profesionales de TI/BI deben ser capaces de:

  • Proporcionar contenido en cualquiera de los factores de forma que se usan en la organización.
  • Incorporar contenido de análisis para un acceso más generalizado y un uso contextualizado.
  • Admitir el acceso y el consumo externos.

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Se puede representar el contenido de análisis en cualquier factor de forma que se use en la organización para acceder al entorno? Entre estos se incluirían las tabletas, los teléfonos, los equipos portátiles, las pantallas grandes, etc.
  • ¿Se puede insertar el contenido de análisis en las aplicaciones y los portales web de una organización a los que los usuarios accedan como parte de sus procesos empresariales habituales?
  • ¿Se puede compartir el contenido de análisis con consumidores externos que se encuentren fuera del firewall corporativo?

En segunda instancia, nos referiremos a la verdadera colaboración. En este caso, el contenido confiable y el no confiable son temas de debate, se evalúan y se validan entre colegas, en grupos de trabajo o en el nivel empresarial.
Esta colaboración debe ser un paso esencial del proceso de obtención de nueva información. También debe contribuir al proceso de gobernanza. En este caso, el principal participante es el creador de contenido. Por lo tanto, se deben evaluar los siguientes criterios desde su punto de vista.

Criterios de evaluación:

  • Los creadores de contenido deben ser capaces de:
  • Colaborar con otras personas en el desarrollo y la validación de contenido de análisis.
  • Hacer anotaciones y debatir sobre sus descubrimientos en conversaciones al estilo de las redes sociales.
  • Seguir ciertos tipos de contenido o a ciertos autores de contenido.
  • Proporcionar clasificaciones de calidad para contenido de análisis específico.
  • Crear un guion gráfico para compartir información y descubrimientos.
  • Agregar texto descriptivo para ampliar y realzar el contenido visual.

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Todos los usuarios de la organización colaboran con el contenido compartido en tiempo real para debatir acerca de los descubrimientos y profundizar en ellos?
  • ¿Pueden los usuarios anotar y proporcionar comentarios directamente en el contenido con cualquier factor de forma?
  • ¿Pueden los usuarios hacer un seguimiento de una conversación mediante una escala de tiempo? ¿Pueden ver una instantánea de la apariencia que tenía el contenido en cuestión cuando se agregó un comentario?
  • ¿Pueden los usuarios seguir a ciertos usuarios de la organización y recibir actualizaciones y notificaciones de sus actividades?
  • ¿Pueden los usuarios hacer un seguimiento de temas o tipos de contenido específicos? ¿Pueden recibir actualizaciones y notificaciones cuando se publique nuevo contenido que se refiera a esos criterios?
  • ¿Pueden los usuarios valorar el contenido por medio de un sistema de calificaciones o “Me gusta” como los de las redes sociales?
  • ¿Pueden los usuarios crear historias para representar una secuencia lógica de descubrimientos a fin de guiar a otros usuarios en su proceso de análisis?
  • ¿Pueden los usuarios incorporar texto descriptivo para realzar el contenido visual del análisis? ¿Pueden hacerlo de una forma manual o automática con funcionalidades de la plataforma?

Promoción y gobernanza

Existen distintas metodologías de gobernanza. Cada organización escoge la suya. Las opciones varían desde un entorno dirigido por el departamento de TI, muy gobernado y controlado, hasta un entorno casi sin controles. Muchas organizaciones eligen una opción intermedia. Con frecuencia, los requisitos de gobernanza pueden variar según los datos o las necesidades de los usuarios de cada departamento de la organización.

Al momento de elegir una plataforma de análisis moderno, es importante considerar su flexibilidad. Esta le permitirá satisfacer las necesidades cambiantes del negocio y modificar la gobernanza a medida que se adapte. Para facilitar la transición de lo tradicional a lo moderno, una organización puede comenzar dando un uso tradicional a la plataforma moderna. Después, puede ampliar gradualmente la variedad de funcionalidades a las que los usuarios tienen acceso mediante el autoservicio. También es importante evaluar las funcionalidades particulares de una plataforma en las áreas independientes, pero relacionadas, de la gobernanza de datos y la gobernanza de análisis (como se describe a continuación). Así se garantiza que la plataforma tenga la flexibilidad adecuada para implementar el modelo de gobernanza más apropiado y para ajustarlo según sea necesario con el paso del tiempo.

En la mayoría de los casos de uso de análisis moderno, una metodología orgánica de gobernanza basada en el autoservicio incrementa la adopción, profundiza la información y mejora los resultados de los negocios. En consecuencia, debe tener prioridad en esta evaluación.

Cuando se aplica esa metodología, un subgrupo de creadores de contenido (en esta guía, administradores de información) es el principal responsable de definir y transitar el proceso de gobernanza general. En las siguientes secciones, analizaremos los aspectos de la gobernanza de datos y la gobernanza de análisis desde el punto de vista de los creadores de contenido y de los profesionales de TI/BI.

Gobernanza de datos

Definir el marco de gobernanza de una organización y garantizar que este se cumpla son dos de las responsabilidades fundamentales del creador de contenido. Por lo tanto, los siguientes aspectos relacionados con la gobernanza de datos deben considerarse desde su punto de vista:

Criterios de evaluación:

Los creadores de contenido deben ser capaces de:

  • Definir, administrar y actualizar modelos de datos usados para el análisis (administración de fuentes de datos).
  • Definir y actualizar metadatos de nivel de campo de manera autónoma y exponerlos ante los usuarios (administración de metadatos).
  • Identificar y exponer de manera centralizada las reglas de limpieza y optimización de datos que se aplican a los modelos de datos publicados (calidad y optimización de datos).
  • Supervisar y hacer un seguimiento de las métricas de uso de los modelos de datos definidos de manera centralizada (supervisión y administración).

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Puede un administrador de información publicar un modelo de datos en el entorno del sistema de registros para lograr un uso más amplio en toda la organización?
  • ¿Puede ampliarse un modelo de datos publicado con campos validados y definidos por el usuario mediante un proceso de promoción?
  • ¿Puede un administrador de información marcar físicamente modelos de datos confiables con una marca de agua?
  • ¿Puede ampliarse virtualmente un modelo de datos publicado con elementos o fuentes de datos adicionales, sin afectar al contenido ni a los usuarios futuros?
  • ¿Puede realizarse una evaluación de impacto antes de aplicar cambios a cualquier modelo de datos?
  • ¿Puede un creador de contenido agregar metadatos descriptivos a dimensiones y medidas de un modelo de datos publicado y actualizarlos?
  • ¿Pueden darse a conocer a los usuarios finales las reglas y las transformaciones de datos usadas para crear y completar modelos de datos publicados?
  • ¿Puede hacerse un seguimiento y una auditoría de los cambios de los modelos de datos? ¿Pueden revertirse esos cambios en caso de ser necesario?
  • ¿Puede un administrador de información acceder a estadísticas de uso y a funcionalidades de la plataforma para identificar la redundancia, la incoherencia y la falta de uso de los atributos del modelo de datos, entre otros?

El profesional de TI/BI es el mayor responsable de dirigir y habilitar todo el proceso de gobernanza. Por lo tanto, los siguientes aspectos de la gobernanza de datos deben considerarse desde su punto de vista:

Criterios de evaluación:

Los profesionales de TI/BI deben ser capaces de:

  • Definir parámetros de seguridad y controles de acceso para los modelos de datos publicados (seguridad de datos).
  • Supervisar y auditar la utilización para garantizar el cumplimiento de las reglas y el uso apropiado de los activos de datos (supervisión y administración).
  • Crear nuevos modelos de datos según sea necesario para lograr la coherencia entre todos los departamentos y los administradores de información (administración de fuentes de datos).
  • Respetar la estrategia de datos global de la organización (administración de fuentes de datos).

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Puede heredarse la seguridad de sistemas fuente (cuando corresponde)?
  • ¿Puede un administrador permitir o denegar el acceso a cada fuente de datos en el nivel de usuario o grupo?
  • Para cada fuente de datos, ¿pueden definirse derechos de acceso en el nivel de fila con el propósito de permitir que un usuario acceda a un subconjunto de los datos?
  • ¿Puede un administrador definir funciones y privilegios específicos para cada usuario del sistema a fin de controlar quién tiene permitido crear, editar y promover fuentes de datos compartidas?
  • ¿Puede un administrador hacer el seguimiento y el análisis del uso de todo el sistema?
  • ¿Puede un administrador acceder a una vista del entorno del sistema para identificar redundancias e incoherencias en los modelos de datos bajo el control de administradores de información individuales?
  • ¿Puede un administrador crear una nueva fuente de datos? ¿Puede cambiar posteriormente los usuarios y el contenido de análisis para hacer referencia a estos en lugar de aludir a una fuente existente?
  • ¿Puede un administrador decidir cuál es la estrategia de almacenamiento más apropiada para los datos que requiere la plataforma de análisis según la arquitectura de referencia de una organización?

Gobernanza de análisis

Definir el marco de gobernanza de una organización y garantizar que este se cumpla son dos de las responsabilidades fundamentales del creador de contenido. Por lo tanto, los siguientes aspectos relacionados con la gobernanza de análisis deben considerarse desde su punto de vista:

Criterios de evaluación:

Los creadores de contenido deben ser capaces de:

  • Acceder a las funcionalidades de la plataforma para colaborar en la validación y la comprobación de precisión del contenido de análisis generado por los usuarios (validación de contenido).
  • Promover el contenido de análisis validado en un entorno confiable y centralizado de acuerdo con el proceso de gobernanza (promoción de contenido).
  • Certificar contenido confiable y diferenciarlo del no confiable del mismo entorno (certificación de contenido).
  • Supervisar y auditar el uso del contenido publicado, además de hacer un seguimiento del uso del contenido no confiable (supervisión del uso del contenido).

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Puede un administrador de información acceder y aludir a datos de referencia almacenados en la plataforma a fin de validar la precisión del contenido que se evalúa para su promoción?
  • ¿Puede promoverse el contenido desarrollado por los usuarios en un entorno compartido para un consumo más generalizado?
  • Durante el proceso de promoción, ¿pueden redireccionarse las fuentes de datos subyacentes para hacer referencia a modelos de datos confiables ya publicados?
  • ¿Pueden aplicarse marcas de agua a contenido de análisis publicado para indicar su certificación y confiabilidad?
  • ¿Puede un administrador de información acceder a métricas de uso del contenido publicado (confiable y no confiable) y analizarlas para garantizar su uso apropiado?

El profesional de TI/BI es el mayor responsable de dirigir y habilitar todo el proceso de gobernanza. Por lo tanto, los siguientes aspectos de la gobernanza de análisis deben considerarse desde su punto de vista:

Criterios de evaluación:

Los profesionales de TI/BI deben ser capaces de:

  • Crear y mantener un entorno que permita almacenar y organizar el contenido publicado (administración de contenido).
  • Proteger el contenido de análisis y otorgar a los usuarios los niveles adecuados de acceso según el tipo de contenido, la confidencialidad, las necesidades del negocio, etc. (controles de acceso, seguridad y permisos).
  • Supervisar los patrones de uso generales en las distintas unidades de negocios de la organización (supervisión de uso del contenido).

Consideraciones para la evaluación:

  • ¿Se puede personalizar el entorno para adaptarlo a las necesidades y las preferencias de la organización en relación con la administración general y la disposición del contenido?
  • ¿Puede el profesional de TI/BI habilitar el acceso al contenido de la plataforma mediante los portales de la organización a fin de aprovechar las inversiones existentes en administración del contenido?
  • ¿Puede aplicarse seguridad en un nivel granular para permitir o denegar el acceso de los usuarios a contenido de análisis específico?
  • ¿Puede aplicarse la seguridad definida para el nivel del modelo de datos en todo el contenido de análisis posterior de manera automática?
  • ¿Puede hacerse el seguimiento y el análisis de los patrones de uso y las preferencias de consumo a fin de proporcionar al administrador una evaluación general del entorno y el modo en que este se usa?

La transición desde las plataformas de BI tradicionales hacia las plataformas de análisis modernas es necesaria. Permite identificar el verdadero impacto que pueden tener los datos sobre una organización. Las plataformas de análisis modernas combinan el autoservicio y la gobernanza para capacitar a toda la organización con datos confiables. Con ellos, sus miembros pueden descubrir información acerca del negocio. Estas plataformas deben evaluarse desde otra perspectiva, ya que no siguen las tradiciones de las plataformas de BI dirigidas por el departamento de TI.

Tableau, que lidera el mundo del análisis moderno, permite a las organizaciones explorar datos confiables en un entorno seguro y escalable. Otorga a las personas acceso a dashboards interactivos, análisis visuales intuitivos y análisis ad hoc ilimitados que descubren oportunidades ocultas y propician momentos reveladores. Obtenga la seguridad, el control y la gobernanza que necesita para integrar Tableau en su empresa con confianza (en las instalaciones físicas o en la nube). Comparta el poder del verdadero análisis de autoservicio escalable.

Acerca de los autores: 

Josh Parenteau

Director de inteligencia de mercado, Tableau

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