Cómo crear una organización basada en los datos

Preguntas y funcionalidades clave

La mayoría de las organizaciones, especialmente las grandes empresas, están invirtiendo recursos en la recopilación, el almacenamiento, la protección y el análisis de sus datos. Recientemente, Bain realizó una encuesta en la que se entrevistó a más de 300 ejecutivos. Más de dos tercios de los encuestados indicó que su empresa hace grandes inversiones en el análisis de datos. Además, más de la mitad dijo que espera alcanzar un significativo retorno de su inversión.

¿Por qué los datos son tan importantes? Según McKinsey Global Institute, las organizaciones basadas en los datos tienen 23 veces más probabilidades de atraer clientes y 6 veces más probabilidades de retenerlos. Asimismo, la probabilidad de aumentar su rentabilidad es 19 veces mayor. Estas estadísticas positivas y la promesa de descubrir información transformadora para el negocio hacen que empresas como Charles Schwab, Jaguar Land Rover y Lenovo, entre otras, utilicen los datos para hallar información revolucionaria. Esta genera resultados positivos, como una toma de decisiones mejorada, operaciones de negocios más eficaces y un mayor compromiso de los clientes.

Cuando una empresa se propone adoptar el uso de los datos, a menudo se enfrenta a una tarea compleja. Además, debe sortear una serie de obstáculos. Esto se debe a que los datos y la tecnología no son suficientes para que una organización logre un mayor éxito. Se necesita un cambio de mentalidad y un esfuerzo por parte de la dirección ejecutiva y los empleados. Para organizar el cambio de manera eficiente se requiere el apoyo de los ejecutivos, agilidad, competencias y una amplia comunidad activa. Esto permitirá cumplir con la misión y los objetivos de toda la organización y satisfacer sus necesidades, tanto en términos de proceso como en términos de tecnología.

Cómo comenzar a desarrollar una cultura basada en los datos

Las organizaciones deben considerar estas cuestiones, entre otras, mientras buscan adoptar una cultura basada en los datos. Además, deben evaluar si están preparadas para pensar, actuar y comportarse de un modo diferente a partir del uso de los datos.

  • ¿Cuál es nuestra estrategia de datos como organización? Si la estrategia no está definida o no es la adecuada, ¿qué problemas podrían resolverse mediante el uso de los datos?
  • ¿La dirección ejecutiva apoya la iniciativa de priorizar el uso de los datos para la toma de decisiones de negocios?
  • ¿Las personas comprenden qué datos hay disponibles y confían en ellos?
  • ¿Cuál es el nivel de sofisticación de nuestro enfoque de administración de datos? ¿Qué recursos podrían mejorar la organización o impulsar su crecimiento con confianza?
  • ¿Qué procesos, si los hay, es necesario perfeccionar para garantizar una gobernanza de datos eficaz?
  • ¿Qué funcionalidades relacionadas con los datos tienen los empleados? ¿Hay brechas en los conocimientos sobre los datos en los distintos niveles?
  • ¿Estamos cumpliendo con las prácticas recomendadas de análisis? Si la respuesta es no, ¿qué estándares se deben implementar en la organización para garantizar que se sigan prácticas uniformes?
  • ¿Contamos con una comunidad interna más amplia que se compromete o se comprometerá a entusiasmar a las personas respecto del uso de los datos y su posible impacto en la organización? Si la respuesta es no, ¿cómo podemos desarrollar esta comunidad?

Funcionalidades centrales de una organización basada en los datos

Una vez que haya analizado estas cuestiones fundamentales, estará impaciente por comenzar a crear una cultura de datos. Al hacerlo, deberá abordar algunos problemas de negocios inquietantes, como la adquisición y retención de clientes, el marketing centralizado y eficaz, la innovación y el desarrollo de productos, el control y la garantía de calidad, entre otros. Además, obtendrá una ventaja competitiva que le permitirá alcanzar el éxito a corto y largo plazo.


Apoyo de los ejecutivos para impulsar la adopción de los datos

Existe un motivo por el cual solo el 32,4 % de los ejecutivos indica que logró desarrollar con éxito una cultura basada en los datos, según informa NewVantage Partners. Para que una empresa se convierta en una organización basada en los datos, se necesita más que tecnología. Este cambio requiere nuevos conjuntos de conocimientos, procesos y comportamientos que permitan respaldar la implementación de una solución de análisis de autoservicio. Por ese motivo, los ejecutivos desempeñan un papel fundamental a la hora de apoyar y organizar este cambio.

Si realmente creen que cualquier empleado puede descubrir nuevas innovaciones con información a partir de los datos, estos pasos los ayudarán a respaldar el éxito de su organización a medida que transformen el negocio:

  • Considerar los datos como elementos esenciales y priorizar su uso en los distintos roles empresariales.
  • Proporcionar a todas las personas información clave alineada con la experiencia de trabajo.
  • Asignar recursos a un equipo de proyecto conformado por diferentes partes interesadas. Ellos centrarán sus esfuerzos en cómo adaptar la solución de análisis y en qué soporte, capacitación y administración de cambios se necesita.
  • Adoptar una solución de tecnología flexible, fácil de usar, escalable y gobernada.
  • Ofrecer capacitación formal e informal, actividades de aprendizaje y tutorías que permiten perfeccionar las habilidades y los conocimientos para concretar acciones a partir de los datos y ayudar a maximizar las inversiones.
  • Recompensar el uso de los datos y tenerlo en cuenta en evaluaciones de rendimiento y promociones.

Los ejecutivos de alta dirección de Jaguar Land Rover comenzaron a considerar las operaciones de negocios basadas en datos cuando adoptaron una solución de análisis y la utilizaron para generar todos los informes de la junta. En menos de un año, tres cuartos de sus grupos de negocios ya generaban y mantenían sus informes en un solo lugar. Al democratizar el análisis en todos sus departamentos, Jaguar Land Rover por lo menos duplicó el uso de su herramienta de visualización de datos.


Priorizar el conocimiento del análisis en toda la empresa

Las personas deben desarrollar competencias para poder analizar de manera eficaz los datos que utilizan en sus trabajos. No solo se trata de contar con los conocimientos adecuados, sino también de estar dispuesto a tomar decisiones basadas en los datos en lugar de dejarse llevar por la intuición. Las organizaciones que cuentan con una cultura de datos eficaz contratan a personas con los conocimientos y las aptitudes adecuados para tomar decisiones basadas en los datos. Además, ayudan a los empleados a desarrollar sus habilidades de análisis a través de capacitaciones, sesiones de demostración y otras actividades.

Una empresa que anima y apoya a quienes desafían el statu quo experimentará menos complacencia. Hoy, la tendencia es promover la curiosidad y el descubrimiento en relación con los datos. El análisis de autoservicio también desempeña un papel importante en términos de fortalecimiento. Con el tiempo, una empresa que habilita el análisis de autoservicio verá que los datos forman parte de todas las conversaciones, ya que estas se basan en preguntas, investigación y momentos reveladores.

El uso del análisis de Charles Schwab aumentó enormemente cuando la empresa modificó cómo los empleados usaban los datos. Ellos pasaron de solo acceder a los datos a analizarlos. En 18 meses, el número de usuarios de la empresa pasó de 6 000 a 16 000 (aproximadamente el 90 % de la empresa). Esto se debió a que la empresa invirtió en capacitación y soporte para que sus empleados alcanzaran el éxito. “Desarrollamos un enfoque que brinda soporte tanto para analistas experimentados como para usuarios corporativos principiantes y que, de este modo, enriquece nuestra cultura basada en los datos”, comentó Andrew Salesky, director global de datos.


Proporcionar un acceso gobernado a los datos y confianza a los usuarios con un marco ágil

Los silos de datos están presentes en la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, cuando una empresa cuenta con un marco de administración de datos claro y ágil para dar soporte a la implementación, pone a disposición datos limpios, confiables y listos para usar a los que pueden acceder las personas adecuadas.

¿Cuáles son las claves del éxito? Por un lado, lograr un equilibrio adecuado entre el control y la libertad de los usuarios. Esto se logra a través de un marco de referencia que habilite un entorno de análisis estable, seguro y confiable. Por otro lado, garantizar que la organización desarrolle procesos iterativos y repetibles. Esto también maximizará el éxito antes, durante y después de la implementación. Este proceso no consta de un solo paso. La supervisión, la evaluación y el mantenimiento continuos a cargo del departamento de TI también son importantes. Esto permite verificar que el rendimiento del análisis esté a la altura de las necesidades del negocio a través del cambio y el crecimiento y, además, que el entorno sea seguro para todos. Por lo general, el impacto se ve reflejado en el ahorro de tiempo y costos, procesos de negocios mejorados y relaciones más sólidas con clientes y socios. Todo esto mejora la reputación y los resultados de la marca.

A fin de seguir el vertiginoso ritmo de los cambios en el sector y optimizar el trabajo para alcanzar el éxito, JPMC pasó de un análisis de autoservicio administrado por TI a uno administrado por el negocio. La empresa se encontraba en un entorno altamente regulado. Es por ello que TI debía establecer un marco de gobernanza empresarial para equilibrar el acceso a los datos y el cumplimiento con las regulaciones vigentes. Impulsada por su comunidad de fanáticos de los datos, también conocida como el centro de excelencia (CoE), y con la ayuda de TI, JPMC adoptó Tableau como solución de análisis de datos empresarial. Esto contribuyó a una mayor precisión de los datos que utilizan aproximadamente 30 000 usuarios en las sucursales y más de 500 equipos de negocios para tomar decisiones más eficaces y estratégicas que mejoran el estado del banco.


Reunir a fanáticos de los datos en una comunidad para aumentar el uso del análisis

Una comunidad consta de una red de personas que comparten datos y colaboran dentro de una empresa. Si la comunidad es sólida, eventualmente alcanzará el éxito porque sus líderes destinarán el tiempo, el espacio y los recursos necesarios para que todas las personas perfeccionen sus habilidades con los datos. A su vez, a medida que cada vez más usuarios descubran el poder de la información de manera individual o colectiva, aumentarán la adopción del análisis y el aprendizaje en relación con los datos. Además, su empresa reducirá los silos de datos, optimizará los esfuerzos y alineará mejor las métricas del negocio.

Contar con un líder (o grupo de líderes) de la comunidad es fundamental. Es decir, una persona que documente los recursos de capacitación, conecte a los usuarios y promueva el análisis en toda la organización, dándole prioridad a los datos en cada conversación. Sus comunidades de datos internas, alentadas por el o los líderes de la comunidad, también pueden beneficiarse de la interacción con comunidades externas que comparten una pasión similar por los datos.

Cargill utilizaba un modelo de BI tradicional, pero cambió al autoservicio. Gracias a esto, logró que todos los usuarios se convirtieran en componentes fundamentales de la comunidad, ya que comenzaron a relacionarse con los datos de un modo más curioso y práctico y a invitar a otras personas a acompañarlos. Inspirándose en comunidades de datos existentes, desarrollaron su propia comunidad interna con el soporte de TI. Esta organizaba desafíos de visualización de datos y otras actividades para que pudieran perfeccionar sus habilidades. Finalmente, la comunidad de análisis de Cargill se cuadruplicó y miles de empleados descubrieron oportunidades por millones de dólares.

Convertirse en una organización basada en los datos es una experiencia compartida

¿Todavía tiene dudas de si es el momento adecuado para adoptar el uso de los datos o si se encuentra en el camino correcto para desarrollar una cultura de datos? Simplemente recuerde que su empresa no es la única que enfrenta este desafío. Otras empresas tienen las mismas complicaciones y aspiraciones y alcanzaron el éxito con el soporte y la atención que necesitaban de los líderes. Para eso, se mantuvieron flexibles ante las necesidades cambiantes e invirtieron en las soluciones de tecnología adecuadas con procesos definidos. Además, desarrollaron un enfoque sólido en las personas que definen la cultura de la organización.

“Las organizaciones líderes de todos los sectores hacen uso de los datos y el análisis como herramientas competitivas, aceleradores de operaciones y catalizadores de la innovación”, explica Douglas Laney, vicepresidente y analista de Gartner. Pensaron en sus metas de negocios, objetivos y desafíos, y en cómo abordarlos con la administración de datos. Sus funcionalidades y resultados también son un testimonio de lo que es posible cuando los datos y el análisis se convierten en un punto central de la estrategia, los procesos y las inversiones de una organización.

Obtenga más información acerca de los elementos de una cultura de datos sólida y descubra cómo desarrollar una con la guía paso a paso, Tableau Blueprint.

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