FREE NOW führt mit Tableau Daten aus 13 Ländern zusammen und ermöglicht so Selfservice-Analytics für mehr als die Hälfte seiner Belegschaft


Mitarbeiter verbessern mit Tableau das operative Geschäft und den Service für 14 Millionen Fahrgäste in ganz Europa
Eine zentrale, auf AWS basierende Analytics-Plattform sorgt für Flexibilität und Kontrolle mit einer einzigen konsolidierten Datenquelle.
Die voll skalierbare Plattform hält mit dem rasanten Wachstum von FREE NOW mit.

FREE NOW ist mit über 14 Millionen Fahrgästen in mehr als 100 europäischen Städten die führende Taxi-App des Kontinents. Sie ging aus einem Joint Venture der BMW Group und der Daimler AG hervor. 2009 unter dem Namen „mytaxi“ gegründet, beschäftigt das Unternehmen heute 750 Mitarbeiter an 26 Standorten und kooperiert mit einem europäischen Netzwerk aus über 100.000 Fahrern. 2014 führte mytaxi seine zahlreichen verstreuten Datenquellen in Tableau zusammen, das dem Nachfolger FREE NOW bis heute als einzige Daten-Analytics- und Visualisierungsplattform dient. So entstand eine konsolidierte, zuverlässige Datenquelle, über die sich alle Mitarbeiter selbst mit Analytics-Daten versorgen können. Dadurch hat das Vertrauen in die Daten deutlich zugenommen, und zugleich können nun auf sämtlichen Unternehmensebenen bessere Entscheidungen getroffen werden.

Dank seiner einfachen Skalierung konnte Tableau im Gleichschritt mit mytaxi wachsen – von 15 Benutzern im Jahre 2014 bis auf 450 Benutzer anno 2019 –, ohne dass bei der Analysegeschwindigkeit und -konsistenz Abstriche gemacht werden mussten.

Heute gibt es in fast jeder Abteilung Tableau-Benutzer. Tableau ist für uns inzwischen zum unverzichtbaren Hilfsmittel für schnelle Selfservice-Analytics geworden.

Zentrale, konsolidierte Analytics-Plattform steigert das Vertrauen in Daten deutlich

Als FREE NOW 2009 in Hamburg als mytaxi an den Start ging, war die datengesteuerte Entscheidungsfindung angesichts der räumlich begrenzten Präsenz noch relativ simpel. Doch in den darauffolgenden fünf Jahren expandierte das Unternehmen europaweit, und nach der Übernahme durch die Daimler Mobility Services GmbH 2014 wurde die Daten- und Personalsituation immer unübersichtlicher.

„Die Entscheidungsträger saßen nun nicht mehr im selben Raum, und überall entstanden lokale Datenpools, was die Kontrolle und Koordination natürlich sehr erschwerte“, erläutert Andrew Emmett, Head of Analytics von FREE NOW. „Je mehr das Unternehmen wuchs, desto schlechter wurde die Abstimmung zwischen den einzelnen Abteilungen und desto schwerer fiel es uns, geschäftliche Entscheidungen schnell und präzise zu treffen.“

Die Wachstumsschmerzen betrafen auch die zugrunde liegende Dateninfrastruktur, die mit dem rasanten Expansionstempo nicht Schritt zu halten vermochte. Also entschloss sich das Unternehmen 2015 zu einer grundlegenden Erneuerung seiner Infrastruktur: Das bisherige System, das sich als zu statisch erwiesen hatte, wurde durch ein rein cloudbasiertes System auf der Basis von Amazon Web Services (AWS) ersetzt. Anschließend wurde Tableau als einzige Data-Analytics-Lösung implementiert, womit der Belegschaft nun eine einheitliche, zuverlässige Datenquelle zur Verfügung stand.

„Mit einem Mal hatten wir ganz neue Möglichkeiten der unternehmensweiten Skalierung und Kontrolle, wie wir sie zuvor gar nicht kannten“, so Emmett. „Mit einem hochflexiblen, AWS-basierten System können wir saisonale Nachfragespitzen und das daraus resultierende Datenvolumen viel einfacher bewältigen. Tableau fügt sich nahtlos darin ein, sodass jeder im Unternehmen auf genau dieselben Datensätze zugreifen und damit arbeiten kann, völlig unabhängig vom geografischen Standort.“

Tableaus intuitive Benutzeroberfläche erleichtert selbst weniger datenaffinen Mitarbeitern das Verständnis, die Analyse und die Visualisierung komplexer Daten. Als sich herumsprach, wie einfach Selfservice-Analytics dank Tableau geworden waren, stieg die Nutzung im Unternehmen drastisch an. In den letzten fünf Jahren wuchs die Zahl der Tableau-Benutzer um über 2000 %: von 15 (rund 10 % der damaligen Belegschaft) im Jahr 2014 auf heute über 400 (mehr als 50 % der Belegschaft).

„Heute gibt es in fast jeder Abteilung Tableau-Benutzer. Tableau ist für uns inzwischen zum unverzichtbaren Hilfsmittel für schnelle Selfservice-Analytics geworden“, fasst Andrew Emmett zusammen. „Das Einsatzspektrum reicht von der Kundenpflege durch unsere Produktteams über die KPI- und Budgetkontrolle in der Finanzabteilung bis hin zu Leistungsbewertungen unserer Marketingkampagnen.“

Dank Tableaus Flexibilität konnten wir ungehindert wachsen. Tableau funktioniert mit 400 Benutzern genauso reibungslos wie mit 20.

Eine hochflexible, skalierbare Lösung, die mit FREE NOW wächst

Einen der größten Vorzüge sieht Andrew Emmett in der Möglichkeit, Tableau im Gleichschritt mit dem Unternehmenswachstum von FREE NOW zu skalieren. Jederzeit können neue Benutzer hinzugefügt werden, ohne dass bei der Geschwindigkeit oder Konsistenz der Datenanalyse Abstriche gemacht werden müssen.

Emmett: „Wir sind in den letzten fünf Jahren sehr schnell gewachsen. Ohne die richtigen Tools hätte das zu erheblichen Problemen führen können. Dank Tableaus Flexibilität konnten wir jedoch ungehindert wachsen. Tableau funktioniert mit 400 Benutzern genauso reibungslos wie mit 20.“

Dieser Vorteil lässt sich exemplarisch an der mytaxi-Fusion mit Hailo, der führenden Fahrgastvermittlungs-App Großbritanniens, im Jahr 2016 belegen.

„Nach der Fusion schoss die Zahl der Angestellten von mytaxi quasi über Nacht von 250 auf 400 in die Höhe“, so Emmett. „Trotzdem hatten wir für die ersten neuen Mitarbeiter bereits nach fünf Wochen eigene Tableau-Benutzerkonten startklar eingerichtet.“

Tableaus integrierte Governance- und Steuerungsfunktionen bieten zudem genau das richtige Maß an Freiheit und Kontrolle.

Andrew Emmett dazu: „Jedes Unternehmen möchte seine Mitarbeiter einerseits mit geeigneten Tools in die Lage versetzen, schnell und flexibel ihre Arbeit zu erledigen, andererseits aber den Überblick über diese Tools behalten, um Konsistenz zu gewährleisten. Mit Tableau können wir selbst Regeln festlegen und so eine kontrollierte, zuverlässige Datenumgebung schaffen, die jederzeit präzise Analysen und Erkenntnisse ermöglicht.“

Nicht nur rein quantitativ, auch qualitativ ist Tableau mit FREE NOW gewachsen: Mehrfach schlug Andrew Emmett neue Funktionen vor – und wurde jedes Mal erhört.

„So wie unser Unternehmen hat sich auch Tableau im Laufe der Jahre immer weiter entwickelt“, erläutert Emmett. „Immer wieder wünschten wir uns neue Funktionen, die für unsere Zwecke sehr nützlich wären, zum Beispiel detailgenaue Berechnungen oder datenbankübergreifende Verknüpfungen, und schon mit dem nächsten Tableau-Update waren diese Funktionen dann tatsächlich verfügbar.“

Mit Tableau können wir selbst Regeln festlegen und so eine kontrollierte, zuverlässige Datenumgebung schaffen, die jederzeit präzise Analysen und Erkenntnisse ermöglicht.

Erweiterte Analytics trägt zu besserem Service für 14 Millionen Fahrgäste bei

Mithilfe von Tableaus hochmodernen Analytics- und Visualisierungsfunktionen stößt FREE NOW bei der Analyse seiner Daten immer wieder auf neue Erkenntnisse, die dazu beitragen, das operative Geschäft in Europa zu optimieren. Ganz besonders hilfreich war dies etwa bei der Definition der Servicereichweiten in den Städten, in denen das Unternehmen vertreten ist.

„In jeder Stadt greifen wir auf Daten früherer Fahrten zurück, um den Servicebereich festzulegen und Kunden wie Fahrern gleichermaßen das bestmögliche Fahrerlebnis zu vermitteln“, erläutert Andrew Emmett. „In Tableau können wir alle diesen Daten auf einer Heatmap darstellen, aus der dann eindeutig hervorgeht, wo die meisten Fahrten stattfinden. So lässt sich schnell ermitteln, an welchen Orten es sich wirtschaftlich betrachtet nicht mehr lohnt, unseren Service anzubieten.“

Besonders begeistert war Emmett von der Tatsache, dass das Tableau-Dashboard für diese Heatmap nur ein einziges Mal erstellt werden musste und dann für alle anderen Standorte wiederverwendet werden konnte. Damit erübrigte sich der Aufwand, für jede einzelne Stadt ein neues Dashboard zu gestalten.

„Mit Tableau sparen wir bei wichtigen operativen Aktivitäten wie dieser kostbare Zeit und können überdies fundiertere operative Entscheidungen treffen“, so Emmett. „Unsere Fahrer profitieren so von höheren Fahrgastzahlen, während die Kunden schneller eine Mitfahrgelegenheit finden und einen besseren Service genießen.“

Mit Tableau sparen wir bei wichtigen operativen Aktivitäten kostbare Zeit und können überdies fundiertere operative Entscheidungen treffen.