Usted ya sabe que Tableau Server es una poderosa plataforma de colaboración. Le permite fácilmente compartir y distribuir libros de trabajo y dashboards creados en Tableau Desktop. Puesto que los miembros de toda la organización dependen de Tableau Server, es fundamental que tenga un buen rendimiento y sea escalable.

Si sigue estos cinco consejos, podrá mejorar el rendimiento de su instancia de Tableau Server, simplificar las tareas de administración y asegurarse de que su inversión sea escalable.

1. Si cuenta con Active Directory, utilícelo desde un comienzo

Los usuarios pueden autenticarse en Tableau Server de dos maneras:

  • Mediante una autenticación local, en la que Tableau Server conserva las credenciales internamente.
  • Mediante Active Directory.

Si su empresa utiliza Active Directory, instale su instancia de Tableau Server con autenticación de Active Directory desde un comienzo. Le diré por qué. Tableau Server asigna propietarios a cada parte del contenido. Por lo tanto, todo el contenido creado al utilizar la autenticación local será propiedad de usuarios locales. Una vez que haga el cambio a Active Directory, ninguno de esos usuarios locales podrá ser propietario de contenido. Esto se debe a que todos los usuarios locales pasarán a carecer de licencia. Todos los usuarios deben tener credenciales en Active Directory.

2. Utilice la administración funcional de permisos

Esta habilidad tendrá un gran impacto al escalar su instancia de Tableau Server. Si se utiliza desde el inicio de su aventura con Tableau Server, le permitirá ahorrar una innumerable cantidad de horas de administración de permisos para el contenido.

La idea es formar grupos según las funciones que diversas personas tendrán en relación con un contenido específico. Por ejemplo, supongamos que el equipo interno de auditoría de su empresa almacenó contenido en la instancia de Tableau Server. El equipo tiene un proyecto para el plan de auditoría anual. Los usuarios tendrán dos funciones diferentes:

  • Editores: este grupo funcional publicará contenido en el proyecto para el plan de auditoría anual. Estará formado por autores del equipo interno de auditoría.
  • Interaccionadores: este grupo funcional está formado por usuarios que pueden interactuar con el contenido. Estos usuarios vendrán de diferentes partes de la organización. Es posible que entre ellos se encuentren el director de finanzas, los miembros de la junta directiva, el director de operaciones, los miembros del departamento legal y de cumplimiento, y otros.

La administración funcional de permisos permite al administrador de Tableau Server aplicar permisos grupales según lo que los usuarios hacen con el contenido, en vez de aplicar permisos organizativos en función del departamento al que pertenezca el usuario. Esto le ayudará a evitar dos errores comunes:

  • Asignar permisos para el contenido en el nivel de usuario individual: una vez implementada esta opción, a medida que se escale su instalación, la administración de permisos comienza a consumir mucho tiempo. La depuración de casos de permisos se vuelve confusa. Con 25 usuarios, es una carga. Con 2500, se vuelve incontrolable.
  • Usar permisos organizativos: por ejemplo, puede crear un grupo de ventas formado por todos los vendedores. Luego, puede asignar permisos para acceder al contenido por grupo organizativo.

3. Comprenda y supervise las extracciones de datos de Tableau

Las extracciones de datos de Tableau son una herramienta extremadamente poderosa cuando se implementan de manera correcta. Una vez creadas y publicadas las extracciones según un programa de actualización en Tableau Server, con el tiempo pueden crecer hasta volverse incontrolables. La implementación de técnicas para optimizar, identificar y supervisar las extracciones son fundamentales para la salud de su servidor.

Por ejemplo, la mayoría de las extracciones pueden contener muchos datos sin usar. Con las actualizaciones recurrentes, las extracciones pueden crecer y consumir muchos recursos de manera innecesaria. Por lo tanto, es importante seguir estas tres prácticas recomendadas relacionadas con las extracciones:

  • Ocultar las columnas que no se utilizan: Tableau determinará qué columnas se utilizan en su libro de trabajo al publicar la extracción y ocultará las otras.
  • Agregar al nivel visible más alto de sus vistas: si en su gráfico de ventas se muestran las ventas mensuales por región, seleccione esta opción para sumar las actividades de ventas por mes y región.
  • Filtrar los datos: cuando realiza una comparación año a año, por ejemplo, filtre cualquier dato histórico que no se vaya a utilizar en la vista.

Una vez implementadas, estas prácticas recomendadas son muy eficaces. Observe el ejemplo a continuación, en el que redujimos el tamaño de la extracción de 3,5 GB a 7,6 MB. El número de registros pasó de 215 millones de filas a tan solo 64 filas.

Obtiene los mismos resultados de ambas extracciones.

4. Configure una instancia de Tableau Server de alta disponibilidad

Muchos clientes desean tener una instancia de Tableau Server de alta disponibilidad, que proporcione, en tiempo real, replicación de contenido y admita conmutación tras error. Debido a que las extracciones y los datos del repositorio cambian rápidamente, una instancia de Tableau Server de alta disponibilidad le proporcionará una gran protección frente a errores en el sistema, en comparación con las copias de respaldo comunes.

Para poder configurar una instancia de este tipo, debe contar con redundancia de procesos, una copia de respaldo principal, un equilibrio de carga externo y los nodos suficientes como para proporcionar cuórum.

5. Implemente filtros de usuarios

Esta valiosa técnica le permite controlar de manera automática qué usuarios ven determinados datos. Además, permite que sus desarrolladores de dashboards creen vistas más flexibles.

Esto funciona de la siguiente manera. Tableau Server reconoce qué usuario inició sesión y aplicará una lógica para determinar qué filas de datos puede ver dicho usuario. La lógica de filtrado puede ser una muy simple, de tipo “sí o no”, basada en una característica de los datos. También puede ser el resultado de una relación más compleja entre el usuario y otra dimensión (por ejemplo, a qué departamento pertenece el usuario).

A menudo, los creadores de dashboards generan diferentes versiones de la misma vista para distintos usuarios debido a los permisos de acceso a los datos. Esto genera más pruebas y más complicaciones, y consume muchos recursos. Al implementar los filtros de usuarios, la misma vista hará que cada usuario pueda ver solo los datos a los que tenga acceso de visualización.

Para conocer cómo implementar estos cinco consejos, regístrese en una capación virtual o presencial sobre la administración de Tableau Server y la arquitectura de Tableau Server.

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