Eine neue Epoche der Transparenz: fünf Best Practices für offene Daten in der Verwaltung

Nach dem Ende von Budgetdefiziten und Entlassungen von historischen Ausmaßen arbeiten öffentliche Behörden auf allen Ebenen an einer Neudefinition und Reformierung lange bestehender Geschäftspraktiken. Dabei steht eine Neuerung im Mittelpunkt – offene Daten (Open Data), der freie Zugang zu Verwaltungsdaten.

Mit riesigen Mengen ungenutzter Daten in den Datenbanken des öffentlichen Sektors sowie der Unterzeichnung neuer Vorschriften zu mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht (Digital Accountability and Transparency Act) des US-amerikanischen Präsidenten ist das Tor für eine neue Epoche datengestützter Innovationen jetzt weit geöffnet. Verwaltungsdaten, öffentliche Inhalte und die aus der Auswertung tief gehender Datenstrukturen gewonnenen Einblicke stehen im Mittelpunkt einer der wichtigsten politischen, sozialen und ökonomischen Debatten des Jahrhunderts.

Während die Behörden auf allen Ebenen versuchen, ständig neue Richtlinien für eine transparente und offene Regierungsführung umzusetzen, setzen die Bürger hohe Erwartungen in effizienter und transparenter arbeitende öffentliche Verwaltungen. Abgesehen von der unglaublichen Menge noch unverarbeiteter Verwaltungsdaten führt insbesondere der große Druck einer stärkeren Bürgerbeteiligung zu einem steigenden Interesse an schnelleren und relevanten Informationen. Die Bürger möchten nicht nur wissen, wohin ihre Steuergelder fließen, sie möchten auch aktuelle Ergebnisse verfolgen und messen können – am besten in Echtzeit.

Auch wenn offene Daten monetär wertvoll sind, stellt eine drastisch verbesserte Transparenz von Behörden nicht nur eine Erwartung, sondern eine Verpflichtung dar. Aber auf welche wichtigen Fragen von Bürgern, Wählern oder Watchdog-Organisationen antworten Behörden heute mit offenen Daten?

Auch wenn der Druck auf lokale und staatliche Behörden zu einer stärker datengestützten Arbeit immer mehr zunimmt, kämpfen die meisten Behörden noch mit Best Practices für das Verwenden, Auswerten und Teilen öffentlicher Daten mit der Öffentlichkeit. Neue Gesetzgebungen und geänderte Richtlinien sind für diesen Prozess sicherlich unverzichtbar, aber für einen echten Einstieg in offene Daten ist die Etablierung eines funktionierenden webbasierten Datenportals zur Veröffentlichung von Rohinformationen als auch von umfassenden Datenanalysen – die auch Durchschnittsbürger verstehen – von elementarer Bedeutung.

Wie die meisten Organisationen nutzen auch Behörden für den Datenzugriff statische Berichte aus Unternehmensanwendungen und Business Intelligence-Plattformen, die meist schwerfällig, komplex und unflexibel sind und von IT-Abteilungen verwaltet werden müssen. Im Ergebnis vertrauen viele Wissensarbeiter heute auf Tabellenkalkulationen als primäre Analysewerkzeuge. Auf diese Weise veröffentlichte offene Daten sind nur schwer verständlich und bieten Wählern wie anderen Interessierten keine bedeutsamen oder praxisrelevanten Einblicke.

Damit Behörden offene Verwaltungsdaten für die Öffentlichkeit bereitstellen und die Transparenz und Rechenschaftspflicht verbessern können, ist ein Paradigmenwechsel notwendig – zu einer neuen Technologiegeneration. Es existieren bereits neue Produkte, die nicht nur benutzerfreundlich, schnell, leistungsstark und visuell ansprechend sind, sondern auch eine Dateninteraktivität gestatten, die vor wenigen Jahren noch unvorstellbar war.

Behörden sollten sich auf die folgenden fünf Best Practices konzentrieren, um öffentlich zugängliche Rohdaten schnell in aussagekräftige Erkenntnisse umzusetzen.

1. Bürgerbeteiligung stärken

Mit neuen Technologien ist jeder in der Lage, Daten abzurufen und zu verstehen. Die neuen Produkte wurden dafür entwickelt, vorhandene Datenquellen zu ergänzen und besser auszuschöpfen. Sie sind autonom nutzbar, das heißt ein für die Nachhaltigkeit verantwortlicher Director benötigt nicht die Unterstützung des IT-Managers, um sich Fragen beantworten zu lassen, die sich beispielsweise auf die städtischen Recyclingzentren beziehen. Warum nicht Echtzeitinformationen direkt in die Hände der internen Wissensarbeiter legen, die genau wissen, welche Fragen wichtig sind, wie die Ergebnisse zu deuten sind und welche neuen Fragen sich daraus ergeben?

Jetzt, wo das Land aus der wirtschaftlichen Lähmung erwacht, sind interne Ressourcen (also Menschen und deren Arbeitszeit) wertvoller als zuvor, insbesondere im öffentlichen Sektor. Die Ablösung veralteter Analysesysteme verbessert nicht nur umgehend die Effizienz einer Behörde, sondern befähigt auch die verschiedenen Abteilungen, aussagekräftige und allgemein nutzbare Datenvisualisierungen in eigener Regie zu erstellen.

Die Minnesota Pollution Control Agency (MPCA), eine Regierungsbehörde auf Bundesstaatenebene, setzt sich mittels Kontrollen, Abfallentsorgung, Durchsetzung von Vorschriften, Entwicklung von Richtlinien und Umwelterziehung für den Erhalt der natürlichen Umgebung von Minnesota ein. Die bei der MPCA zuständige Supervisorin für die Datenanalyse, Leslie Goldsmith, musste eine immense Verschwendung von Zeit und Geld bei der Auswertung der Daten durch die Mitarbeiter feststellen.

„Viele Menschen mögen keine Tabellenkalkulationen – sie fühlen sich in der Menge an Zahlen verloren. Unsere Absicht war es, all diese verschiedenen Daten zusammenzufassen und ein aussagekräftiges Gesamtbild zu erstellen. Wenn Sie dies in Excel versuchen, müssen Sie einen riesigen Aufwand betreiben und noch dazu hat jeder seine eigenen Vorstellungen über die Umsetzung.“ Leslie Goldsmith muss lachen. „Das macht es sehr schwer, produktiv zu arbeiten.“

Um die hohen Anforderungen an Transparenz und Rechenschaftspflicht zu erfüllen, implementierte die Behörde neue Datentechnologien, mit denen alle 900 Mitarbeiter einen direkten Datenzugang erhielten.

Zeit ist in diesem Fall wirklich Geld. Offene Daten können ein mächtiges Werkzeug für die Durchführung von Änderungen sein. Sie ermöglichen aber auch eine schnelle Finanzprüfung durch die Behörde. Behördenmitarbeiter können sofort Budgets mit Programmen und Ergebnissen verknüpfen. Was früher Wochen oder gar Monate dauerte, ist jetzt sofort verfügbar und austauschbar – innerhalb weniger Sekunden mit ein paar Mausklicks.

2. Aussagekräftige und praxisrelevante Kennzahlen veröffentlichten

Behörden setzen den Nutzen von Daten aufs Spiel, wenn die veröffentlichten offenen Daten extrem umfangreich und nicht strukturiert sind. Der Vorteil offener Daten geht so verloren und das Ansehen in der Öffentlichkeit sinkt.

Auch diesem Risiko war die MPCA ausgesetzt. „Wenn ein engagierter Bürger eine Frage stellt, möchte er einfach eine Antwort. Unsere Entscheidungsträger wollen im Gegensatz dazu nicht nur eine Antwort, sondern sie wollen auch die Daten sehen, damit sie von ihren eigenen Mitarbeitern verifiziert werden können“, erklärt Leslie Goldsmith. „Wenn wir keine Antwort geben können, denken die Menschen, wir haben etwas zu verbergen. Oder sie halten unsere Behörde für inkompetent. Dies führt nur zu unnötigen Störungen der Diskussion.“

Das Auswählen und Hervorheben relevanter Datensätze und Kennzahlen für die Öffentlichkeit ist von elementarer Bedeutung. Beim Veröffentlichen von Datenerkenntnissen für die Öffentlichkeit sollten die aussagekräftigsten Kennzahlen zu aktuellen Problemen und relevanten Projekten hervorgehoben werden. Daten müssen Ergebnisse (gute und schlechte) veranschaulichen, die für alle Betroffenen wichtig sind – für Bürger, Entscheidungsträger, Journalisten, Wähler und Verbraucher.

Eine Möglichkeit zum Aufdecken und Veranschaulichen relevanter Erkenntnisse ist die Verschmelzung von Datensätzen aus mehreren Datenquellen, auch als Mashup bezeichnet. Dies kann mit einfachen Drag&Drop-Werkzeugen durchgeführt werden, die keine Programmierung erfordern und aussagekräftige visuelle Analysen bieten. So können beispielsweise separate Datenberichte zur Armut und zum Transportwesen verbunden werden, um bestimmte Fragen tiefer gehend zu beantworten oder ein vollständig neues Bewusstsein für bestehende Probleme zu wecken.

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