Progettare cartelle di lavoro efficienti

Prefazione

Vorrei premettere che questo documento non è altro che la fusione del lavoro di molti autori. Quello che ho fatto è stato riunire tutto in un unico documento, cercando di dargli una struttura. Durante la lettura, molti riconosceranno la propria impronta, se non addirittura intere parti di testo, nelle diverse sezioni. Vorrei ringraziare tutte queste persone perché senza il loro eccellente lavoro e l'assenza di protezione da copyright sarei ancora qui ad effettuare ricerche e scrivere. Questo documento è stato redatto in base alle funzionalità di
Tableau 8.

Introduzione

Tableau Software si pone l'obiettivo di cambiare il modo di visualizzare, interpretare i dati e interagire con essi. Di conseguenza, non tentiamo di offrire la stessa esperienza delle piattaforme di BI aziendali tradizionali. Tableau è:

• Visivo: è ampiamente dimostrato che la rappresentazione visiva è il metodo più efficace per rendere comprensibili set di dati vasti e complessi. Tableau presenta per impostazione predefinita i dati mediante grafici, diagrammi e dashboard. Non mancano (e sono supportate) anche tabelle e tabelle incrociate e più avanti in questo documento spiegheremo come utilizzarle al meglio.
• Interattivo: i documenti di Tableau sono progettati principalmente per essere presentati agli utenti in modo interattivo, sui PC desktop, sul web o su dispositivi mobili. Diversamente da altri strumenti di BI che offrono principalmente un output incentrato sulla stampa (sia su carta che su documento elettronico, come ad esempio un PDF), gli autori possono creare esperienze complete e interattive per permettere agli utenti di esplorare i dati ed essere guidati attraverso le domande che riguardano il business.
• Veloce: il processo di BI è sempre stato lento: software lento da installare e configurare, lentezza nel rendere i dati disponibili per l'analisi e lentezza per quanto riguarda la progettazione e l'implementazione di documenti, report, dashboard e così via. Con Tableau gli utenti possono installare, collegare e sviluppare documenti con una rapidità senza precedenti e spesso il tempo necessario per trovare una risposta si riduce da mesi o settimane a poche ore o minuti.
• Semplice: spesso gli strumenti di BI aziendali tradizionali vanno oltre le capacità della maggior parte degli utenti aziendali in termini di costi o complessità. In molti casi, gli utenti devono ricorrere all'aiuto dell'IT o di un utente esperto per riuscire a creare le query e i documenti che desiderano. Tableau mette a disposizione di utenti senza conoscenze tecniche un'interfaccia intuitiva, permettendo loro di interrogare e analizzare dati complessi senza essere esperti di database o fogli di calcolo.
• Bello: si dice che la bellezza sia negli occhi di chi guarda, ma in materia di comunicazione visiva ci sono best practice che vanno assolutamente seguite. Attraverso funzioni quali "Show Me" (Mostrami), Tableau guida gli utenti senza conoscenze tecniche nella creazione di grafici comprensibili ed efficaci, basati sui dati in uso.
• Onnipresente: ormai è raro che i documenti vengano creati per un'unica piattaforma di distribuzione. Gli utenti hanno bisogno di visualizzare i dati e interagirvi sui propri desktop, sul web, sui dispositivi mobili, all'interno di altre applicazioni e documenti e in molti altri scenari. Con Tableau è possibile pubblicare e utilizzare un unico documento su tutte queste piattaforme senza necessità di porting o riprogettazione.
• Iterativo: la scoperta è un processo ciclico per natura. Tableau è progettato per velocizzare il ciclo domanda-informazioni-domanda affinché gli utenti possano formulare rapidamente un'ipotesi, testarla con i dati disponibili, correggerla, testarla nuovamente e così via.

Di conseguenza, lavorare con Tableau è un'esperienza nuova per molti utenti, che devono imparare tecniche e best practice per creare cartelle di lavoro efficienti. Abbiamo però notato che molti nuovi utenti tentano di applicare approcci di progettazione obsoleti con Tableau, ottenendo scarsi risultati. Per questo intendiamo delineare e promuovere best practice a vantaggio dell'utilizzo di una nuova categoria di analisi dei dati aziendali e di una nuova categoria di strumenti di analisi dei dati.

Diversi sono i fattori che rendono "efficiente" una cartella di lavoro. Alcuni di essi sono tecnici, mentre altri più orientati agli utenti. Una cartella di lavoro si considera efficiente quando:

• Sfrutta i "principi dell'analisi visiva" per comunicare il messaggio dell'autore e i dati in modo efficace, possibilmente coinvolgendo l'utente in un'esperienza interattiva.
• Offre una risposta tempestiva. Il giudizio in questo caso può essere piuttosto soggettivo, ma in generale si desidera che la cartella di lavoro assicuri una visualizzazione iniziale delle informazioni e risponda alle interazioni dell'utente entro un paio (< 5) di secondi.

In questo senso, occorre tenere presente che la progettazione del dashboard può influire materialmente sulle implicazioni tecniche, ma questo è un argomento che tratteremo nel dettaglio nella prossima sezione.

Sebbene Tableau sia uno strumento completo e potente, è importante comprendere fin dall'inizio che per alcune problematiche probabilmente non è la soluzione migliore. Questo non significa che non possa effettuare le operazioni richieste: Tableau può essere modellato per eseguire molte attività che non rientrano nelle specifiche della progettazione originale. Ciò che intendiamo è che, se Tableau viene utilizzato per risolvere problematiche per le quali non è stato sviluppato, il rapporto sforzo/ricompensa probabilmente sarà sfavorevole e la soluzione risultante potrebbe avere prestazioni scarse o essere troppo poco flessibile.

Consigliamo di rivedere i requisiti o prendere in considerazione un altro approccio se:

• Si necessita di un documento destinato a essere stampato su carta e non visualizzato a schermo, ad esempio se si ha bisogno di definire e modificare layout di pagina complessi e di funzioni come intestazioni/piè di pagina di gruppo, sezione e pagina oppure ancora di una formattazione WYSIWYG precisa.
• Tableau può realizzare report di più pagine ma senza il livello di controllo del formato che invece è disponibile in strumenti di reporting dedicati.
• Si è alla ricerca di un meccanismo complesso di consegna push per documenti con personalizzazione (detto anche "bursting") inviati utilizzando più modalità di distribuzione.
• Si desidera ottenere un documento il cui scopo principale per il lettore sia l'esportazione di dati in formato diverso (solitamente un file CSV o Excel), ossia, in genere, un report in formato tabella con molte righe di dati dettagliati.
• In poche parole, Tableau consente agli utenti di esportare in Excel dati da una vista o un dashboard, a livello di riepilogo e a livello di dettaglio, ma se lo scopo principale è l'esportazione dei dati, esistono soluzioni molto più efficienti di uno strumento di reporting per soddisfare le esigenze ETL (extract-transform-load).
• Si necessita di documenti molto complessi simili a tabelle incrociate che magari rispecchino i report dei fogli di calcolo esistenti con calcolo di subtotali, riferimenti incrociati e così via. Esempi tipici sono i report finanziari come conti economici, stati patrimoniali ecc. Si potrebbe anche avere la necessità di modellare lo scenario, eseguire analisi di simulazione e salvare i dati relativi ai presupposti.
• Se i dati granulari sottostanti non sono disponibili o la logica dei report si basa su "riferimenti di celle" anziché sul rollup dei record in totali, potrebbe essere più appropriato continuare a usare un foglio di calcolo.

I principi dell'analisi visiva

Una delle novità tecniche di Tableau è VizQL, una tecnologia che consente agli utenti di visualizzare dati di qualsiasi dimensione tramite un semplice trascinamento della selezione. L'innovazione è un formalismo brevettato che traduce le azioni in una query di database, esprimendo poi la risposta graficamente.

Questo approccio ha creato un modo completamente nuovo di interagire con i database e i fogli di calcolo. Gli utenti possono ora riunire visualizzazione e analisi nel processo di analisi visiva. Per analisi visiva si intende la presentazione di informazioni in modi che supportino il pensiero visivo. La presentazione corretta dei dati agevola l'organizzazione e la comprensione delle informazioni. Il supporto computazionale alla visualizzazione offre all'utente la possibilità di iterare diverse presentazioni dei dati, porsi nuove domande ed esplorarle in modo interattivo.

In questa sezione vengono suggeriti metodi per utilizzare al meglio questo nuovo approccio. Alcuni di questi metodi possono essere applicati sia alla BI tradizionale che a Tableau tuttavia, dato che gli strumenti di analisi sono giunti nelle mani di molti nuovi utenti, risulta utile illustrarli di seguito.

Tableau crea un'esperienza interattiva per i gli utenti. Il risultato finale garantito da Tableau Server è un'applicazione interattiva che permette agli utenti di esplorare i dati e non solo visualizzarli. Per creare un dashboard Tableau efficiente è quindi necessario smettere di pensare come quando si sviluppava un report statico.

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