Bice Vida crea cultura de apertura de datos y mejora la toma de decisiones
Democratización de datos
Incremento de retención de clientes
Mejora de productividad
Descubra cómo Bice Vida, una compañía aseguradora chilena, democratizó el acceso a los datos dentro de la institución, mejorando la toma de decisiones e incentivando a los usuarios para que hagan sus propios análisis de datos.
Bice Vida es una compañía de seguros chilena, presente en el mercado desde 1993 y con un portafolio de productos que incluye Rentas Vitalicias y Rentas Privadas, Seguros Colectivos, Seguros Masivos, Seguros de Vida, Créditos de Consumo, APV entre otros.
Democratizando los datos en Bice Vida por medio de Business Intelligence (BI) o inteligencia de datos
Al inicio del 2020 el acceso a la información era un asunto delicado y lento en la compañía. Según James Cortés, sub gerente de arquitectura y datos de Bice Vida: “El negocio de Bice Vida está basado en tomar decisiones por medio de datos. Sin una Inteligencia de Negocio estructurada, decenas de sistemas de información eran creados de manera paralela, hechos en Excel o Access, por usuarios diferentes y los archivos no se conectaban entre sí”.
Entonces, toda la extracción de datos funcionaba en forma de proyectos ad hoc y los equipos de áreas menos estratégicas tenían un acceso muy limitado a ellos. Básicamente “tenían que arreglarlas con lo que tenían a la mano”.
Desde el punto de vista de la gestión de datos, había grandes desafíos, por ejemplo: el operacional, generado por la demora para obtener los datos necesarios; el tiempo perdido manipulando los datos en distintas tablas, que limitaba la productividad en otros frentes.
Otro desafío era la necesidad de solucionar problemas de desempeño: “tuvimos algunos casos en que la extracción de datos de manera paralela hizo que el servidor de la empresa se cayera impactando toda la operación. Algo que no puede suceder”, recuerda James.
La solución fue crear un gran almacenamiento de datos - Data Lake - para organizar y garantizar la seguridad de los datos de la compañía y, finalmente, democratizar el acceso a los datos en Bice Vida.
Y fue así que la historia de Tableau y de Bice Vida comenzó, como una forma de incentivar a los usuarios a crear sus propios análisis y personalizar sus paneles. “Con una tecnología más tradicional, este tipo de desarrollo era tardado y muchas veces costoso, el BI de autoservicio empoderó a nuestros usuarios de datos a hacer sus propios análisis haciendo posible el descubrimiento de datos y generando aportes relevantes para toda la compañía” - Relata James.
Con una tecnología más tradicional, este tipo de desarrollo era lento y muchas veces costoso, la Inteligencia de Negocio de autoservicio empoderó a nuestros usuarios de datos a hacer sus propios análisis haciendo posible el descubrimiento de datos y generando insights relevantes para toda la compañía.
¿Por qué Tableau?
Con respecto a la elección de Tableau, James describe que: “Como usamos toda la plataforma de Microsoft dentro de la compañía, el camino más lógico era seguir con el Power BI, pero al comparar el desempeño y el costo de las dos herramientas en el largo plazo percibimos que Tableau era un mejor match para Bice Vida. Tableau nos pareció más estructurado, más fácil de usar y con un sistema de gobernanza más sólido”.
Con la plataforma elegida, el primer desafío fue que los datos estén disponibles en la nube y sean accesibles para todos los usuarios de negocios. Para comenzar, el equipo de Inteligencia de Negocio seleccionó la unidad de negocios que demanda el mayor número de análisis y los capacitó para usar la Inteligencia de Negocio de autoservicio.
Cómo usamos toda la plataforma de Microsoft dentro de la compañía, el camino más lógico era seguir con el Power BI, pero al comparar el desempeño y el costo de las dos herramientas en el largo plazo percibimos que Tableau coincidía mejor con Bice Vida. Tableau nos pareció más estructurado, más fácil de usar y con un sistema de gobernanza más sólido.
Cambio de comportamiento: la llegada del Inteligencia de Negocio de autoservicio
En 4 meses Tableau se desplegó por todos los equipos comerciales, entregando nuevos aportes útiles para la toma de decisiones, agregando precisión a los KPIs existentes, automatizando procesos y eliminando el ir y venir de archivos en Excel que se compartían por emails.
“La implementación de Tableau exigió un cambio completo de comportamiento en la empresa e hizo posible, por ejemplo, que los reportes que antes eran actualizados mensualmente y de forma manual se volvieran reportes diarios actualizados automáticamente” - Menciona Emilio Varas Román, Sub gerente de Business Intelligence de Bice Vida.
La adopción de la plataforma fue exponencial y en poco tiempo el uso de Tableau se difundió entre todos los ejecutivos C-Level y por las principales gerencias de Bice Vida. Actualmente, todas las gerencias comerciales, Inversiones, Finanzas, TI, Operaciones y Recursos Humanos son usuarios.
“Hemos escalado de una forma muy sana, el 73% de las personas que tienen acceso a las herramientas son usuarios activos, también hubo un aumento considerable en el aumento de paneles” - celebra James.
“Durante la pandemia, Tableau ha sido vital para simplificar nuestra comunicación y distribuir los datos de la empresa. Nuestro Gerente General, por ejemplo, tiene 3 paneles guardados en sus “favoritos”, accede a ellos desde cualquier lugar, incluso de su móvil, y con ellos consigue controlar los principales KPIs comerciales”.
La visibilidad del proyecto fue tan grande en Bice Vida, que BI se convirtió en una nueva sub gerencia liderada por Emilio Varas. “Ahora que ya tenemos un número grande de usuarios, nuestro desafío es difundir mejores prácticas de uso, ampliando la satisfacción de esos usuarios y mejorando aún más la calidad de nuestros datos” - Menciona Emilio.
Optimización de Reportes
El uso constante de Tableau ayudó a reducir la cantidad de reportes en las áreas comerciales de 180 a 80 en 5 meses. Además de eliminar información duplicada, la implementación hizo que el tiempo que antes se utilizaba para construir herramientas analíticas, sea usado donde realmente importa: analizar los datos y extraer conocimientos relevantes.
Otra conquista importante fue la mejora de KPIs que impactan directamente la facturación de Bice Vida, como retención de clientes, recaudación y seguimiento, que antes se evaluaban mensualmente, pasaron a ser analizados diariamente generando más información y oportunidades de mejora.
Permear los resultados de la compañía a nivel general elevó la sinergia entre las áreas y mejoró el desempeño de la empresa como un todo. La democratización de los datos contribuyó a que alcanzamos nuestras metas de negocios de manera más eficiente.
Más sinergia = mejores resultados
Lo interesante es que en la medida que Tableau se expandió por las gerencias, dejó de ser solamente una plataforma de gestión comercial para convertirse en un almacenamiento de datos oficial de Bice Vida. Algunos de sus usos frecuentes incluyen la gestión de Indicadores de TI (monitoreo de servidores, uso de herramientas incidentes, etc.), encuesta trimestral sobre preferencias y percepciones realizada por recursos humanos, y los reportes súper avanzados del equipo de inversiones.
Hoy todos saben que “Ese es el lugar a donde hay que ir a buscar información” - relata Emilio y celebra los resultados: “Tableau hizo que la gente pudiera ver los datos, sin necesidad de abrir docenas de archivos de Excel, y hacer verificaciones cruzadas. Nos dio mucha capacidad de autogestión – cada uno sabe exactamente cuáles son sus resultados - y nos dio tiempo de transformar la información en mejores resultados”.
“Permear los resultados de la compañía a nivel general elevó la sinergia entre las áreas y mejoró el desempeño de la empresa como un todo. La democratización de los datos contribuyó a que alcanzamos nuestras metas de negocios de manera más eficiente” - dijo Emilio.
Y el crecimiento no para ahí: “Tableau causó tal impacto que a finales del 2020 compramos marketing cloud, este año empezamos con la implementación de Salesforce.” Con una gestión integrada Tableau - Salesforce, Bice Vida va a alzar vuelos aún más altos.
Todo este camino ha sido largo y al momento de comenzar buscamos aliarnos con un equipo con experiencia, conocimiento y que nos permitiera adoptar buenas prácticas. Fue así como comenzamos a trabajar en conjunto con Backspace y desde ahí hemos avanzado en ir adoptando esta tecnología en distintos equipos de la compañía.