Guia de uma Mestre Zen para implementar o Tableau

Você deu o primeiro passo: comprou licenças do Tableau Desktop ou talvez até do Tableau Server. Agora está ansioso para que todos comecem a usar o software e pronto para se livrar dos antigos processos de BI e implementar o Tableau. Viva! Mas por onde começar?

É tentador distribuir licenças como se fossem doces em uma noite de Halloween: é fácil, e os vídeos de treinamento estão aí para isso, não é? Você até pode fazer isso, mas a euforia do açúcar passa rápido e, em pouco tempo, estarão batendo à sua porta de novo. Ou então você pode ser aquela casa... aquela que dá somente UM doce, e apenas para aquelas crianças com as fantasias mais criativas. Não seja essa casa. Ela geralmente recebe ovadas no final da noite. Ou bombas de papel higiênico.

Então como implementar o Tableau?

Eu sei, ninguém gosta desta parte; nem mesmo os gerentes de projetos. É como deparar com um guarda-roupa, um porão ou um quarto todo bagunçado e perceber a trabalheira que vai dar arrumá-lo. Essa parte costuma ser estressante, mas é o que determina o sucesso ou o fracasso de uma implementação do Tableau. Estas são as perguntas que você precisa responder:

1. Quem é o divulgador ou o embaixador do Tableau na sua organização? Dica: é aquela pessoa que não para de falar sobre todas as maravilhas que o Tableau pode fazer. Até mesmo assuntos não relacionados acabam sendo associados ao Tableau: televisão, esportes e David Bowie.
2. Quem é o membro da equipe de operações ou de TI que será responsável por aspectos como Tableau Server, gerenciamento de licenças e atualizações? Normalmente, essas pessoas ocupam algum cargo no departamento de TI ou entendem de processos como gerenciamento de servidores, aplicação de patches, criação de scripts ou outras coisas que acontecem nos bastidores da TI (pelo que sei: video games, Star Wars e futebol virtual). A parte dos scripts é uma mão na roda.
3. Qual é a situação dos seus sistemas? Isso é como a inspeção completa do avião antes da decolagem. Você não quer ter surpresas durante o voo nem durante a implementação do Tableau. Tem informações espalhadas por dez sistemas diferentes? Isso não impede que você use o Tableau, apenas muda a forma de usá-lo. Você até pode utilizar o Tableau para começar a planejar um sistema mais integrado. Responda francamente.
4. Como você espera estar no fim do processo? Qual é a sua ideia de sucesso? Todos usando o Tableau ou apenas parte das pessoas? Anote tudo isso ou, melhor ainda, desenhe: no Visio, no PowerPoint, à mão – como achar melhor para comunicar suas intenções.

Não saia correndo como uma barata tonta: encontre pessoas para cobrir diferentes áreas. Há quem chame essa abordagem de “interdisciplinar”, “diversificada” ou alguma outra palavra que esteja na moda. Você deve incluir pessoas que discordam sobre tudo. Alguém que seja “do contra”. Aquela pessoa que geralmente insiste que os usuários finais não precisam de mais treinamento (lição grátis da metodologia Seis Sigma: o treinamento só resolve cerca de 20% do seu problema, enquanto consertar a interface do usuário resolve 80% deles: estou falando de vocês, caixas de seleção e campos de texto). Você precisa ter as seguintes pessoas em sua equipe:

1. Alguém que usará esse painel (não precisa ser “todo mundo”, basta alguém que precise usá-lo para responder perguntas)
2. Alguém que criará os painéis
3. Alguém que fará a manutenção dos servidores que hospedam os painéis
4. Alguém que não seja um técnico

Todos adoram vencedores, certo? Talvez não David Bowie, mas você chegará lá com o tempo se simplesmente dançar... quer dizer, se começar aos poucos. O essencial se resume ao seguinte:

1. Escolha o seu alvo (departamento, grupo de usuários, projeto especial favorito do diretor financeiro) e concentre-se nele. Você precisa acertar em cheio. Precisa de um problema muito, muito grave. Um verdadeiro abacaxi. Mas aí é que está a parte divertida: você vai conseguir descascá-lo. Implementar o Tableau vai ser um santo remédio, como creme hidratante numa queimadura de sol.
2. Entenda as necessidades das pessoas. Sinta a dor na sua própria pele.
3. Crie o painel que resolve o problema.
4. Receba feedback.
5. Corrija.
6. Faça todo o possível para acertar. A esse ponto, se as pessoas não estiverem subindo na mesa e se esgoelando sobre como o que você fez foi incrível, significa que não é suficiente. Você não quer que as pessoas fiquem “satisfeitas”, quer que elas fiquem “eufóricas”. Depois disso, você já deverá ter três novas solicitações de outros lugares. Como a Adele no YouTube (ou talvez apenas seu celular retrô), o objetivo é viralizar.

1. Agora que você já fez uma gelatina, é hora de fazer um bolo mais elaborado e sólido.
2. Que erros você cometeu?
3. Como poderia melhorar?
4. Seus servidores estão dando conta da carga?
5. Você consegue monitorar tudo que está acontecendo de forma eficaz?
6. Qual é a capacidade máxima que pode suportar?
7. Como fazer para manter tudo estável e evitar problemas?

Continue conquistando pequenas vitórias. Veja só: agora você tem mais apoiadores. Esse é um ótimo momento para formar um grupo de usuários internos. Não se esqueça de deixar bem claro quem são as pessoas mais adequadas para determinadas tarefas.

Ouça as pessoas. Elas estão deparando com problemas? Tem a ver com treinamento? Estão travadas? Estão encontrando problemas na hora de publicar? Precisam criar um painel, mas é impossível usar os dados? Tudo isso pode paralisar os usuários. Eles simplesmente chegaram a um ponto em que estão andando em círculos? Encontre um grupo de usuários externo para eles ou veja se podem contribuir para alguma outra área que seja mais sua praia.

Talvez você trabalhe em um lugar onde o acesso é aberto para todos. Nesse caso, inclua essa introdução como parte do processo de integração. Mergulhe na cultura. Assegure-se de ter o apoio de um número suficiente de pessoas: seja criando líderes de equipe, escolhendo seu melhor designer de painéis para treinar ou dar suporte, ou garantindo que a TI e a empresa se comuniquem sobre planos de longo prazo (se esse é o seu caso, confira o blog de Paul Banoub).

Quer saber mais? Confira os links a seguir.

Um roteiro para a revolução da análise impulsionada pela TI e pelo Tableau (em inglês)
Como a Oldcastle está capacitando as pessoas com uma “verdadeira cultura de análise de autoatendimento” (em inglês)
Diários de dados: como definir uma cultura de análise de autoatendimento (em inglês)
Cinco dicas para melhorar o desempenho do Tableau Server