La palabra inglesa benchmark se utiliza comúnmente para designar comparativas de rendimiento, con el objetivo de comprobar qué iniciativas, empresas, políticas o sistemas presentan un comportamiento más adecuado para un determinado fin.

El benchmarking es la actividad de realizar un benchmark, aunque tiene un significado más amplio, pues es una tarea que no solo se limita a ejecutar una comparativa, sino que busca investigar, rastrear o incluso copiar los principios que sustentan el mejor comportamiento de uno de los elementos comparados sobre el resto.

El proceso de benchmarking para obtener un benchmark se compone de las siguientes fases:

  • Planificación, en la que se decide qué objetivo se desea cumplir con el benchmark, qué parámetros se necesita comparar, cuáles son las fuentes y qué medios se van a emplear para llevar a cabo la recopilación de información.
  • Captura y análisis de la información, también denominada fase de “benchmark test”, donde se utilizan determinadas herramientas o dedicación personal para acceder a las fuentes de datos, analizarlos según los objetivos marcados y mostrar la comparativa en el formato más adecuado para una toma de decisiones posterior.
  • Plan de acción, en función de los resultados obtenidos, donde los responsables deciden qué conviene copiar, mejorar, cambiar o eliminar del proceso de negocio bajo estudio para conseguir “batir” el benchmark, es decir, ser el líder de la comparativa cuando se vuelva a realizar este en un período de tiempo determinado.
  • Evolución o mejoras adicionales que, aunque no estuvieran contempladas como objetivos prioritarios en la fase inicial, salgan a la luz una vez finalizado el benchmark (por ejemplo, la necesidad de disponer de datos de más calidad y en tiempo real dentro de la organización).

Los benchmarks están muy ligados a los KPI, pues es habitual lanzar los primeros tomando los segundos como parámetros de rendimiento. De hecho, en algunas ocasiones podrían llegar a confundirse, pues la evolución de KPI se suele presentar en formato dashboard o cuadro de mando, donde se muestra su evolución histórica y, en algunas ocasiones, la esperada.

Sin embargo, es importante diferenciarlos bien, principalmente por las razones de negocio que promueven la puesta en marcha de cada uno de ellos. Mientras los benchmarks se lanzan para conocer el posicionamiento de la compañía, servicio o proceso sobre otros, el KPI se establece para medir la evolución del proceso en sí, con el objetivo de conocer su tendencia y comparación con lo esperado, no con terceros.

Por ello, los benchmarks suelen tomar información de fuentes externas, mientras los KPI suelen medir solo variables internas de la compañía o departamento. Esta particularidad complica la obtención de un benchmark, ya que se hace necesario disponer de una herramienta capaz de conectarse a bases de datos de terceros, extraer datos en distintos formatos y a través de otros protocolos, normalizarlos, adaptar formatos y visualizarlos de forma que resulten aprovechables para su análisis. A continuación se muestra un ejemplo realizado con Tableau:


Ejemplo de benchmark entre instituciones educativas
Ejemplo de benchmark entre instituciones educativas


La importancia de contar con la herramienta adecuada es patente desde el momento en el que la complejidad de los análisis, la diversidad de fuentes de información y la enorme cantidad de datos disponibles actualmente exigirían un esfuerzo humano inviable económicamente y en tiempo. Precisamente, el benchmarking está cobrando mayor interés debido a que las herramientas son capaces de automatizar y replicar periódicamente todo el proceso de benchmarking, lo que a su vez se traduce en que las organizaciones lo demandan con periodicidad menor y a mayor escala. Este círculo realimentado hace que la elección y correcto uso de la herramienta adecuada jueguen un papel esencial en la propia estrategia de la organización, al facilitar la información a tiempo y con la precisión adecuada para la toma de decisiones directivas.

En este sentido, es interesante poder contar con benchmarks predefinidos, que puedan personalizarse o adaptarse según el caso concreto. Aunque tales benchmarks suelen ser bastante genéricos, pueden resultar un punto de partida muy interesante en cuanto a la forma de presentar los resultados, las fuentes estándares de información que utilizan o el tipo de análisis que ejecutan. En el siguiente ejemplo se presentan las posibilidades de personalizar un benchmark en tiempo real, mediante el análisis de países en función de parámetros que pueden ser tomados en consideración o no:


Benchmark configurado dinámicamente para tener en cuenta distintas fuentes de datos
Benchmark configurado dinámicamente para tener en cuenta distintas fuentes de datos


En conclusión, los benchmarks son una herramienta muy útil para visualizar información compleja destinada a comparar la situación de un elemento (proceso de negocio, producto, servicio, organización, persona, país, etc.) con otros similares, con el objetivo de tomar acciones estratégicas. La herramienta seleccionada debe ser capaz de ofrecer flexibilidad para construir cualquier tipo de benchmark, interacción con el usuario para presentar los datos de la manera más adecuada según los objetivos perseguidos, y un motor de análisis de big data con la capacidad de ejecutar el benchmarking en el menor tiempo y con los resultados más precisos posibles.