Was sind Benchmarks und Benchmarking?

Laut Wikipedia ist eine Benchmark (von englisch benchmark oder bench mark) ein Vergleichsmaßstab. Der Duden definiert ähnlich Benchmark als einen Maßstab für den Vergleich von Leistungen.
Benchmarking wird im Gabler Wirtschaftslexikon wie folgt beschrieben: „Benchmarking ist der kontinuierliche Vergleich von Produkten, Dienstleistungen sowie Prozessen und Methoden mit (mehreren) Unternehmen, um die Leistungslücke zum sog. Klassenbesten (Unternehmen, die Prozesse, Methoden etc. hervorragend beherrschen) systematisch zu schließen. Grundidee ist es, festzustellen, welche Unterschiede bestehen, warum diese Unterschiede bestehen und welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt.“

Was ist der Unterschied zwischen Benchmarks und KPI?

Die Benchmark wird ermittelt durch einen Prozess, der als Benchmarking bezeichnet wird. Im Rahmen eines Benchmarkings sind die Benchmarks gemäß obigen Definitionen der Maßstab bzw. Wert, an dem die Leistungen gemessen werden.
Der Unterschied zwischen Benchmarks und Key Performance Indicators (KPI) ist, dass bei Benchmarks die eigene Performance eines Unternehmens oder einer Organisation mit der anderer verglichen wird. Im Gegensatz dazu wird mit KPI der Fortschritt in Bezug auf die strategischen Ziele eines Unternehmens oder einer Organisation gemessen.

Ziele des Benchmarkings

Beim Benchmarking messen sich Unternehmen und Organisationen mit den Besten der Besten, um selbst besser zu werden und auch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in Gang zu setzen. Dabei kann sich das Benchmarking auf Prozesse, Produkte oder auch das Qualitätsmanagement beziehen.
Im ersten Schritt muss ein Unternehmen das Ziel seines Benchmarkings konkret und messbar festlegen und dieses muss mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Nach dem Bestimmen der relevanten Kennzahlen werden die Daten gesammelt und analysiert.
Zielsetzungen des Benchmarkings können beispielsweise folgende sein:

  • Verbesserungsmöglichkeiten erkennen
  • Innovationsprozesse fördern
  • Produktentwicklungsprozesse verbessern
  • Einsparpotentiale identifizieren
  • Qualitätsmanagement verbessern
  • Marketingeffizienz steigern
  • usw.

Ablauf des Benchmarking-Prozesses

Es gibt keinen allgemein gültigen Benchmarking-Prozess. Michael J. Spendolini hat allerdings in seinem 1992 erschienen Werk „The Benchmarking Book“ ein Benchmarking-Modell entworfen, das allgemein gültig einsetzbar sein soll. Es besteht aus folgenden Stufen (vgl. Kitzinger und Georg 2016, S. 12 - 17):
Stufe 1: Determine what to benchmark: In der ersten Stufe wird festgelegt, welche Objekte oder Prozesse dem Benchmarking unterzogen werden sollen. Das ist deshalb sehr wichtig, weil ansonsten zu viel nutzlose Daten gesammelt werden könnten.
Stufe 2: Form a benchmarking team: Im nächsten Schritt muss ein geeignetes Benchmarking-Team zusammengestellt werden. Es besteht aus einem Projektleiter und mehreren Personen, die zuständig sind für das Sammeln von Daten, sowie mehreren Personen, welche die Daten analysieren.
Stufe 3: Identifying Benchmark Partners: Nun werden die Benchmark-Partner identifiziert. Das können Unternehmen, Abteilungen oder Institutionen sein mit Prozessen, die vergleichbar sind mit demjenigen, der gebenchmarkt werden soll.
Stufe 4: Collecting and Analyzing Benchmarking Information: In dieser Phase werden die nötigen Daten gesammelt und analysiert.
Dabei können eine Vielzahl von Werkzeugen zum Einsatz kommen, wie die SWOT-Analyse, Balanced Score Card, das Du-Pont Kennzahlensystem, KPI und viele andere Tools. Es können auch eigene Werkzeuge zur Leistungsmessung entwickelt werden, was allerdings mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist.
Stufe 5: Taking Action: Ist die Analyse abgeschlossen, müssen im nächsten Schritt Verbesserungen umgesetzt werden, wofür zunächst ein Plan mit konkreten Verbesserungsmaßnahmen erstellt werden muss.
Es werden Maßnahmen und deren Zeitrahmen festgelegt und bestimmt, wer dafür zuständig ist. Der Fortschritt der Maßnahmen muss verfolgt werden und Istwerte mit Soll-Werten verglichen werden. Falls die gewünschten Verbesserungen nicht in dem geforderten Maße eintreten, müssen die betroffenen Maßnahmen erneut evaluiert und gegebenenfalls überarbeitet werden.

Woher kommen die Vergleichsdaten?

Um einen Benchmarking-Prozess zu starten, brauchen Sie Vergleichsdaten. Diese können entweder von einem Benchmarking-Partner oder auch aus Datenbanken stammen. Ein Benchmarking-Partner könnte beispielsweise der direkte Wettbewerber eines Unternehmens sein. Voraussetzung ist allerdings, dass dieser bereit ist, die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Kitzinger und Georg unterscheiden vier verschiedene Arten von Benchmarking (vgl. Kitzinger und Georg 2016, S. 37):

  • Internes Benchmarking: Interne Standards werden überprüft, verschiedene Abteilungen oder Standorte verglichen.
  • Konkurrenz-Benchmarking, Das eigene Unternehmen wird mit dem erfolgreichsten direkten Wettbewerber verglichen.
  • Funktionales oder marktübergreifendes Benchmarking: Hier geht es um den Vergleich von Unternehmen, die entweder aus der gleichen Branche, aber unterschiedlichen Märkten stammen oder aus dem gleichen Industriezweig. Hier werden meist Funktionen und Prozesse verglichen.
  • Generisches Benchmarking: Hier wird ein Prozess aus einem ganz anderen Kontext im eigenen Unternehmen gewinnbringend eingesetzt.

Benchmark-Studien für Europa und Deutschland

Das Benchmarking Center Europe hat sich auf das Benchmarking europäischer Unternehmen spezialisiert. Es arbeitet nach der Open Standard Benchmarking-Methode. Sie liefert eine Potentialanalyse, die durch validierte Kennzahlen die Grundlage für Verbesserungsmöglichkeiten liefert. Das Institut bietet aber andere Analysen an, wie beispielsweise das individuell auf den Kunden zugeschnittene Customized Benchmarking.

Das wird ermöglicht durch die Kooperation des INeKO-Institutes an der Universität Köln und dem American Productivity & Quality Center APQC, das über die größte Datenbank für Benchmarking verfügt. Es hat für 60 Branchen und Subbranchen die wichtigsten Kennzahlen zur Vermögens- und Ertragslage ermittelt und vergleicht diese mit Unternehmen aus über 100 Ländern.

Auch Regierungen stellen sich Benchmarks

Benchmarking ist zu einem wichtigen Management-Tool geworden. Benchmarks werden nicht nur für die Industrie ermittelt, sondern zunehmend auch für Regierungen. So ist gerade der neue Report zum eGovernment Benchmark 2018 von Capgemini im Auftrag der Europäischen Kommission und in Zusammenarbeit mit IDC, Sogeti, and Politecnico di Milano erschienen. Mit dieser Evaluierung wird Europas Leistungsfähigkeit im Hinblick auf digitale Angebote ermittelt.

Praxisbeispiel Benchmarking – Visualisieren von Benchmarks

Tableau, die Software für Visual Analytics ermöglicht es Ihnen, die eigenen Kennzahlen im Vergleich zu den Benchmarks auf dem Dashboard immer im Blick zu behalten und aktuelle Entwicklungen zu verfolgen.
Der Tableau-Anwender Ivan Fornes, Business Analytics Senior Consultant bei Amadeus, erläutert anhand von praktischen Beispielen zwei der vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten von Benchmarks auf dem Dashboard. Er setzt bei dem ersten Beispiel eine einfache Benchmark, bei dem zweiten eine benutzerdefinierte Benchmark ein. Abb. 1 zeigt seine Visualisierung des World Happiness Reports, mit einem fixen Benchmark (Land) auf dem Dashboard.

Abb. 1: Yvan Fornes‘ Anwendungsbeispiel zum „World Happiness Report mit einem fixen Benchmark (Land).


Testen Sie die interaktive Visualisierung jetzt selbst!. Schauen Sie in Ivan Fornes‘ interaktiver Happiness Map nach, wie es mit dem Glück in Deutschland bestellt ist und in welchem Land die glücklichsten Menschen leben.

Quelle:
Kitzinger, Konstantin; Georg, Stefan (2016). Basiswissen Benchmarking. German Edition. Kindle-Version.