Tribunal Regional do trabalho da 10a região reduz a quantidade de processos com prazo vencido em mais de 70%


Otimização na gestão de performance das varas
Acompanhamento dos indicadores dos magistrados
Redução de erros de lançamento

Saiba como o TRT (Tribunal Regional do Trabalho) da Décima Região melhorou sua performance reduzindo a quantidade de processos com prazo vencido em mais de 70% e criando um ambiente de trabalho mais colaborativo com o Tableau. Hoje toda a gestão processual, acompanhamento do quadro de servidores e orçamento são encabeçados pelo Tableau, uma ferramenta que trouxe mais transparência e agilidade para o tribunal.

Entendendo a justiça do trabalho

A Justiça do Trabalho brasileira é composta pelo TST (Tribunal Superior do Trabalho), por 24 TRTs (Tribunal Regional do Trabalho) distribuídos por todo o território nacional. Os TRTs são autônomos, com presidente próprio e estrutura a parte.
A Corregedoria-Geral da justiça do trabalho coordena Comitê Gestor Nacional que é responsável pelo desenvolvimento e implantação do Sistema de Gerenciamento de Informações Administrativas e Judiciárias da Justiça do Trabalho (e-Gestão), que é uma ferramenta que tem como objetivo fornecer à Justiça do Trabalho, em todos os níveis, informações atualizadas sobre a estrutura administrativa e a atividade judicante de primeiro e segundo graus.
A normatização do TST foi uma etapa importante na justiça do trabalho nacional que padronizou a maneira de como casos e estágios de julgamento são reportados ao TST, fazendo com que cada um dos 24 TRTs passasse por uma modernização total de processos. É neste gancho de modernização que começa a história de sucesso do Tribunal Regional do Trabalho da Décima Região com a Tableau.

Tribunais do Trabalho são verdadeiros baús de informação: entram processos, saem acordos, novos casos são julgados e toda essa informação precisa ser reportada mensalmente e também em apurações especiais. E foi pensando em organizar essa informação e extrair o máximo potencial dos dados que o TRT da Décima Região escolheu o Tableau: “Tínhamos um sistema que capturava os dados e gerava consultas, mas sentíamos falta de uma ferramenta mais visual. Com o Tableau conseguimos plotar tudo no gráfico, visualizar os processos e entender os picos. É muito visual e muito mais efetivo no nosso dia a dia” - conta Nilton Lacerda Wanderlei, responsável pela Divisão de Estatística e Pesquisa.

Como em todo órgão público nacional a compra do Tableau começou com uma licitação. “Primeiro investigamos as ferramentas disponíveis no mercado, e para isso usamos o quadrante da Gartner. O Power BI foi descartado por ser uma ferramenta 100% web, algo incompatível com a nossas restrições de segurança. Avaliamos o QlikView e o Tableau, e concluímos que o Tableau seria a melhor opção para o tribunal pois tanto a implementação como a gestão de processos diários exigem menos da intervenção da TI”. De volta a licitação, o Tableau também venceu no quesito preço e por isso foi escolhido para iniciar a implementação do BI do TRT da Décima Região.

Um painel que resume o TRT da Décima Região

A troca de presidente na TRT da Décima Região, algo que acontece a cada dois anos, deu início a criação de uma área de estatística comandada por Nilton com a missão inicial de agregar todos os dados do tribunal no Tableau e apresentar durante o Encontro institucional dos magistrados do TRT da Décima Região. Para isso Nilton e sua equipe desenvolveram um painel único agregando vários indicadores importantes para o tribunal: orçamento, alocação de servidores, metas do CNJ e CSJT e acompanhamento processual do primeiro e segundo grau.

Tínhamos um sistema que capturava os dados e gerava consultas, mas sentíamos falta de uma ferramenta mais visual. Com o Tableau conseguimos plotar tudo no gráfico, visualizar os processos e entender os picos. É muito visual e muito mais efetivo no nosso dia a dia.

Nilton relata que o Tableau permitiu agrupar os dados do sistema legado (SAP) com planilhas diversas em Excel formando um verdadeiro raio x do tribunal: “nosso maior trabalho é ter a base e definir o que queremos ver, com isso fazemos um painel em menos de 2 horas. É muito rápido” - e completa - “Adoramos a facilidade de desenvolvimento do Tableau, tivemos uma mentoria inicial de uma semana com o pessoal da Qubo [Parceiro Tableau] e a partir daí criamos um monte de painéis sem precisar de cursos externos”.

Legenda: Movimentação processual - um dos painéis apresentados no encontro dos Servidores

Redução de 70% de processos com prazo vencido

Em conjunto com as áreas negociais (Secretaria da Corregedoria Regional, Secretaria-Geral Judiciária, Grupo Gestor do 1º Grau e Presidência), a área de estatística do TRT da Décima Região desenvolveu um conjunto de painéis que consolidam os indicadores de performance dos magistrados. O painel mostra onde estão as pendências, quais as áreas que precisam de atenção e casos com julgamento pendente “O juiz consegue olhar o painel rapidamente, identificar eventuais erros de lançamento e solicitar a correção” - conta Nilton. O resultado foi uma limpeza completa nas bases de dados do tribunal, e uma redução de mais de 70% no número dos processos com prazo vencido de janeiro/2018 até setembro/2019.

Além do ganho de produtividade a implementação do Tableau trouxe maior visibilidade para o andamento dos processos de cada uma das varas e gabinetes, resultando em mais precisão nos nossos relatórios. Graças ao Tableau a corregedoria consegue identificar como estão as unidades, verificar processos atrasados e comparar cada uma das varas para que todos recebam sempre a mesma quantidade de processos.

Melhoria de performance e difusão de boas práticas

Todos os anos o Conselho Superior da justiça do trabalho (CSJT) divulga um ranking da gestão do desempenho das 1566 das varas trabalhistas do Brasil. A área de estatística do TRT da Décima Região replicou os parâmetros utilizados pelo CSJT no Tableau para desenvolver um ranking das 35 varas da região. “Para cada indicador nós criamos um painel que mostra os processos contabilizados e indica como melhorá-los para subir no ranking. Para deixar mais visual criamos gráficos de velocímetro para cada uma das varas” - comenta Nilton.

Segundo Nilton a criação do ranking interno gerou colaboração entre as varas que podem difundir boas práticas, e implementar procedimentos realizados com sucesso em outra vara do trabalho: “Cada usuário pode consultar qualquer vara do trabalho da região e acompanhar os índices de performance de 2017, 2018 e 2019, mês a mês”. O resultado foi uma melhoria do índice de performance de muitas varas do TRT no índice de desempenho nacional.

Nosso maior trabalho é ter a base e definir o que queremos ver, com isso fazemos um painel em menos de 2 horas. É muito rápido.

Novos projetos: extrapolando o poder dos dados

A atuação da área de estatística e o papel do Tableau na gestão do BI do tribunal foi além do dia a dia, hoje alguns projetos estratégicos passam pela unidade que desenvolve métricas e cria painéis relevantes. Um exemplo é a digitalização dos documentos do Tribunal, um processo lento, porém necessário de modernização. Como há uma capacidade limitada, cada unidade tem direito a um número específico de processos a serem digitalizados. O Tableau ajuda a controlar o fluxo de trabalho e prever os resultados apurando se as metas do final de ano serão cumpridas por meio de gestão semanal de desempenho.

Da gestão de projeto à gestão de pessoas, do controle do fluxo de trabalho à gestão do desempenho das varas, a parceria Tableau + TRT da Décima Região é um exemplo claro que o BI de autoatendimento tem muito a oferecer para órgãos públicos, e que este é apenas o início de uma relação que trará resultados ainda mais poderosos.