Banco PAN aposta no BI de autoatendimento para otimizar o fluxo de informações e automatizar processos


Transformação do fluxo de informações gerenciais
Ganho de eficiência e produtividade
Expansão orgânica da plataforma em 30 áreas

Saiba como o Tableau transformou o Business Intelligence do Banco PAN por meio de uma estratégia sólida de BI de autoatendimento. O projeto se iniciou com a entrega de um cockpit gerencial para eliminar o tráfego de emails - produzido e implementado em menos de dois meses - e apoiar a tomada de decisões. Rapidamente, o projeto ganhou visibilidade na empresa e se expandiu para 30 departamentos e mais de 1000 usuários.

BI de autoatendimento: a solução para maximizar o alcance de times de tecnologia compactos

Com uma rede de mais de 10 mil parceiros, 60 pontos de atendimento próprios e presença em todo o território nacional, o Banco PAN é um dos principais bancos brasileiros.

Atua com foco em pessoas físicas (classes CDE), ofertando crédito consignado (empréstimo e cartão de crédito), financiamento de veículos usados e motos novas, além de cartões de crédito, venda de seguros e conta digital completa, gerindo uma carteira de 4,9 milhões de clientes.

A história do Tableau no Banco PAN começou no final de 2018, quando a área de Gestão de Dados percebeu limitações na ferramenta de Business Intelligence (BI) até então utilizada e decidiu avaliar novas alternativas no mercado buscando mais flexibilidade e, principalmente, mais autonomia para os usuários.

Com uma equipe de Gestão de Dados enxuta, Luiz Gonçalves, Gerente de Sistemas e responsável por diversos departamentos do banco, relata que “com áreas diversas e necessidades tão diferentes estávamos sem capacidade de atendimento e dificuldade de priorizar as demandas das áreas. O BI de autoatendimento foi a nossa escolha para dar autonomia para as áreas criarem suas próprias soluções”.

Uma aprovação e um desafio: compor um conjunto de painéis gerenciais que transformassem o fluxo de informações no banco

O quadrante da Gartner foi o ponto de partida para selecionar a ferramenta mais adequada para as necessidades do Banco PAN. “Começamos com cinco plataformas de BI, selecionamos três finalistas e, após bateria bem extensa de testes, indicamos o Tableau como a solução vencedora. Apresentamos os resultados do projeto ao comitê de tecnologia e conseguimos a aprovação com uma condição: entregar os 15 primeiros painéis na convenção anual da companhia que aconteceria dali a dois meses, um desafio que nossa equipe abraçou e cumpriu”.

Implementação ágil e segura

A implementação do Tableau envolveu diversos times internos para garantir que tudo ocorresse de forma rápida, afinal os painéis precisavam ficar prontos para a convenção, e ao mesmo tempo segura: “Um dos pontos determinantes para a escolha do Tableau foi a segurança da informação. Como somos uma instituição financeira, vazamento de dados é uma grande preocupação” relata Luiz elogiando as características de Governança do Tableau elaboradas para se adequar aos patamares mais elevados do mercado.

Um dos pontos determinantes para a escolha do Tableau foi a segurança da informação. Como somos uma instituição financeira, vazamento de dados é uma grande preocupação.

Luiz também realça a facilidade de implementação: “Tínhamos dois meses para implementar a solução e desenvolver os painéis. O Tableau ajudou muito pois é simples de usar e já traz conexões de prateleira".

Mudando a cultura da informação no banco: o fim das cadeias improdutivas de e-mails

O conjunto de painéis encomendados pelo comitê de tecnologia - um cockpit de informações gerenciais estratégicas - visava resolver um grande problema de distribuição de informações no banco: os resultados de cada uma das áreas eram distribuídos periodicamente em forma de e-mails. A diretoria recebia um print estático dos resultados com o recorte de Excel escolhido por cada gerente para demonstrar seus resultados.

Além da quantidade de perguntas, já que nem sempre o recorte escolhido pelas áreas contemplava as questões da diretoria, e do vai e vem gerado pelos e-mails, este processo de envio de informações envolvia bases diferentes e desconexas geridas por cada uma das áreas. Também uma dúvida sempre presente: será que este é o e-mail mais recente?

Também havia a questão de fluxo de informações em si. A diretoria recebia as informações em momentos diferentes e gastava um tempo considerável filtrando e-mails para achar as informações desejadas, isto é, quando uma informação não se perdia no caminho. O fato é que se perdia um tempo considerável criando regras de e-mail e tentando organizar um conteúdo que não estava atualizado com a velocidade que o mercado demanda.

Assim, o primeiro desafio do Tableau no Banco PAN foi resolver a questão das informações gerenciais, unificando as bases de dados, automatizando processos manuais e eliminando completamente o fluxo de emails. “Com o Tableau a diretoria tem acesso a todas as informações do banco, em qualquer momento, de qualquer dispositivo e sempre atualizadas”, conta Luiz. "O conjunto de painéis criado pela área de gestão de dados para introduzir a plataforma na companhia agiliza a tomada de decisões e melhora a interação com parceiros comerciais”.

Lançamento de sucesso e crescimento exponencial: Número de áreas envolvida triplicou em 6 meses de projeto

De volta a convenção anual do banco, a entrega ocorreu a tempo e a apresentação foi um sucesso. Todos os envolvidos no projeto foram convidados para o evento e aplaudidos por toda a empresa. Toda essa exposição trouxe muita visibilidade para o BI e uma expansão imediata do Tableau. “O projeto inicial contemplava oito áreas da companhia. Em junho expandimos para 20 áreas e hoje temos 30 áreas diferentes, mais de 1.000 painéis e 1.000 licenças do Tableau”.

Uma segunda onda de crescimento da plataforma aconteceu em meados de 2019. “Criamos o Tableau Day, onde apresentamos a ferramenta, suas facilidades, possibilidades e as conquistas nas áreas com apresentação de pessoas envolvidas. A partir do evento, outras áreas entenderam a oportunidade e quiseram implementar”, contou Luiz. O sucesso do Tableau Day foi tão grande que a equipe de TI planeja organizar uma segunda edição em 2020 - tudo indica que novas áreas serão beneficiadas.

Um dos painéis criado pelo banco monitora a fila de atendimento

BI de autoatendimento era uma das premissas iniciais do projeto e a base do BI no Banco PAN: “Criamos um sistema interno de treinamento e capacitação. Hoje temos 50 Creators distribuídos pelas áreas e um ambiente 100% seguro com sandboxes para que cada área possa fazer suas experimentações sem riscos de vazamento de informações. Cada área cria, visualiza e somente quem tem acesso aquela área vê o painel”. Para serem aprovados, os novos painéis passam por uma checagem e só então são movidos para o sandbox produtivo.

A TI monitora as taxas de audiência da plataforma para controlar as taxas de adoção e retenção do Tableau e para entender a importância da ferramenta no dia a dia da companhia. “Temos 15 mil visualizações de painel e cerca de 350 usuários por dia. Em pouco tempo a ferramenta se tornou essencial para nós”.

Temos 15 mil visualizações de painel e cerca de 350 usuários por dia. Em pouco tempo a ferramenta se tornou essencial para nós.

Democratizando a informação no banco e comemorando os resultados coletivamente

O Tableau trouxe novas perspectivas para o Business Intelligence do Banco PAN e, para difundir a cultura dos dados e torná-los ainda mais presentes, a equipe de TI instalou 20 televisores pela companhia onde os painéis ficam passando de forma automática e vão mudando a cada 30 segundos. “Cada área escolhe o que quer mostrar no seu televisor. Na TI, por exemplo, os televisores mostram dados de disponibilidade de sistema. Isso é muito prático e nos ajuda muito na rotina”, relata Luiz.

Os televisores são uma forma de democratizar as informações e de acompanhar resultados coletivamente. Um exemplo que todo o banco gosta de contar é o lançamento do Banco Digital em setembro de 2019 monitorado pelo painel de abertura de contas que era mostrado nos televisores: “Quando passávamos pelos andares percebíamos que sempre tinha gente acompanhando os resultados e quando o banco atingiu as primeiras mil contas, comemoramos juntos. Comemoramos novamente a abertura das 5000 primeira contas”, conta Luiz orgulhoso.

Cada área escolhe o que quer mostrar no seu televisor. Na TI, por exemplo, os televisores mostram dados de disponibilidade de sistema. Isso é muito prático e nos ajuda muito na rotina.

Automação de processos manuais: rotinas de TI e gestão de transporte

Aos pouco o Tableau vai se espalhando pelas áreas do banco e resolvendo novos desafios. Na TI, por exemplo, a plataforma automatizou o acompanhamento das rotinas executadas durante a madrugada e processos pesados que levam cerca de cinco horas e envolviam um profissional alocado no banco (fazendo este procedimento e monitorando o horário de conclusão se as atividades eram concluídas com o sucesso).

“Melhoramos as informações de armazenagem, criamos um painel para monitorar as execuções e hoje é só abrir os painéis para acompanhar as execução das rotinas e ainda podemos antecipar problemas graças ao painel de acompanhamento”, relata Luiz.

Outro processo automatizado pelo Tableau foi a gestão dos transportes. O Banco PAN permite que seus funcionários usem aplicativos de carona compartilhada para o transporte entre reuniões: “Para controlar a utilização tínhamos que cruzar o relatório fornecido pelas empresas com as bases das áreas para lançar a despesa no centro de custo específico. Tarefa que exigia um funcionário alocado praticamente em tempo integral”, descreve Luiz.

A solução? Automatizar o processo com um painel do Tableau. “Integramos os relatórios recebidos com uma tabela de funcionários e hoje o relatório já lança o tipo de uso e automaticamente classifica a despesa, alocando no centro de custos. Além de eliminar completamente a chance de erros, a automatização tornou o processo mais eficiente e muito mais transparente".

Resultados incríveis e usuários satisfeitos

Em pouco mais de um ano de projeto, a equipe do Banco PAN atingiu resultados notáveis reestruturando processos importantes e ganhando eficiência que impacta 30 diferente áreas do Banco.

E, para fechar, aí vai um resumo dos benefícios do Tableau pelas áreas usuárias:

“Para mim é uma ferramenta essencial, utilizo o Tableau diariamente para a análise de indicadores e para a tomada de decisão” - Gabriel - Conta Corrente

“Com a ferramenta nós temos automatização, muito mais transparência e principalmente agilidade no negócio” - Pedro - Planejamento Comercial de Veículos

“Os painéis auxiliam no monitoramento das operações e são fundamentais para o nosso dia a dia” - Sara - Operações

Olhando para o futuro e para os próximos desafios do Tableau no Banco PAN, há muitas possibilidades e oportunidades, como a integração da ferramenta com o Data Lake que acabou de ser criado e um projeto de transcrição de áudio. Tudo indica que muito em breve teremos mais histórias de sucesso e mais resultados para compartilhar.