Een KPI, of ‘Kritieke Prestatie Indicator’, geeft weer in hoeverre de doelstellingen van een organisatie worden gehaald. Maar hoe stel je zo’n key performance indicator vast en hoe deel je die informatie met je organisatie? In dit artikel duiken we in de bijzondere wereld van de prestatie indicatoren.

De voordelen van het gebruik van een KPI

Met een KPI wordt een managementdoelstelling gekoppeld aan de strategie van het bedrijf. Op die manier wordt objectief gemeten hoe de zaken ervoor staan. Een voorbeeld is ‘het aantal nieuwe klanten’, of ‘het aantal keer dat een helpdesk wordt gebeld over onderwerp X’. Op basis van de inzichten die dit informatie oplevert, wordt de strategie vastgesteld en bijgestuurd. Het is dus een belangrijk hulpmiddel voor het management team. Maar dat is niet het enige voordeel van deze meetmethode.

Door prestatie indicatoren op een goede manier te communiceren, creëer je betrokkenheid bij je team: als je hard gewerkt hebt aan een marketingcampagne, motiveert het om het aantal nieuwe klanten te zien stijgen. Wanneer je website-aanpassingen hebt gedaan, geeft het voldoening om het aantal telefoontjes over een bepaald onderwerp te zien toenemen.

De indicatoren worden ook vaak gekoppeld aan prestatiebeloningen: ze fungeren dan als stimulans voor personeel om goed te presteren. Denk aan het koppelen van verkoopdoelstellingen aan salesprestaties, of bezoekersaantallen aan marketingresultaten.

Het gebruik van key performance indicators geeft een organisatie dus grip en neemt medewerkers mee in het verhaal van het bedrijf. Maar hoe stel je ze vast?

Prestatie indicatoren vaststellen

Wanneer je key performance indicators vaststellen, houd dan de volgende vragen in gedachten:

  • Wat wil je bereiken?
  • Waarom is dit belangrijk?
  • Hoe ga je de voortgang meten?
  • Hoe kun je de resultaten beïnvloeden?
  • Wie is verantwoordelijk voor de bedrijfsresultaten?
  • Hoe weet je wanneer je je doelstelling bereikt hebt?
  • Hoe vaak controleer je de voortgang?

Die vragen kun je als volgt beantwoorden:

  • We willen een omzetstijging van 20% bewerkstelligen.
  • Dit is belangrijk, omdat het ons bedrijf winstgevend maakt.
  • We meten de voortgang door te kijken naar de omzetstijging in euro’s.
  • We kunnen de voortgang beïnvloeden door extra verkooppersoneel in te huren en door onze producten aan bestaande klanten aan te bieden.
  • De Chief Sales Officer is verantwoordelijk.
  • De doelstelling is bereikt wanneer de omzet met 20% is gestegen ten opzichte van een jaar eerder.
  • We meten elke maand de voortgang.

Hoeveel KPI’s zijn er nodig?

Het aantal KPI’s dat je vaststelt, hangt af van het aantal strategische doelen dat je hebt gedefinieerd. Zorg ervoor dat je ambitieus blijft, maar doe niet teveel, want dan komt er waarschijnlijk niets van terecht. Bovendien, als je alles gaat meten, verlies je het overzicht. Wees dus streng. De K in KPI staat voor Kritisch. Niet alles is van kritiek belang.

Nu je de prestatie indicatoren hebt vastgesteld, is het zaak deze SMART te maken.

Maak ze SMART(ER)

SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Door elke KPI langs de SMART-meetlat te leggen, weet je zeker dat je zo effectief mogelijk werkt aan het behalen van je doelstellingen.

In dit (Engelstalige) artikel lees je hoe je jouw doelstellingen SMART maakt.

Aan het aloude principe voegen wij graag nog 2 letters toe: Evaluatie en Re-evaluatie. Hierdoor blijf je kritisch naar je prestatie indicatoren kijken. Wanneer je bijvoorbeeld je omzetdoel behaald heb, bekijk dan hoe dat komt. Was je doelstelling niet ambitieus genoeg? Is het succes aan iets anders toe te schrijven? Door te blijven evalueren, krijg je steeds meer grip op de aspecten die het succes van jouw organisatie beïnvloeden.

Meten en visualiseren

Nu je weet hoe je tot goede een goede KPI komt, is het zaak om de data te verzamelen en te visualiseren. Een beeld zegt immers meer dan 1000 woorden. De cijfers visualiseer je dan door een dashboard te creëren.

Tableau´s interactieve dashboards

Met Tableau´s interactieve dashboards zie je in één overzicht wat er goed gaat en waar bijgestuurd moet worden.

Tableau-dashboards

Met een dashboard maak je data inzichtelijk. In één oogopslag zien medewerkers of klanten wat er goed gaat in het bedrijf en waar de resultaten achterblijven bij de doelstellingen. Een dashboard is dus een geweldig middel om in gesprek te gaan over successen en probleemgebieden.

Het dashboard moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen:

  • Het moet aan de doelgroep aangepast zijn.

Elke doelgroep heeft andere informatiebehoeften. Iedereen heeft een ander kennisniveau. Zorg dat jouw dashboard de vragen die er leven beantwoordt - op een voor hen begrijpelijke manier.

  • Bedenk op wat voor beeldscherm je het dashboard laat zien.

Stel, je bouwt een dashboard voor een computerscherm, maar je publiek bekijkt het vanaf een mobiele telefoon. Dan komt de informatie niet goed over: mensen moeten scrollen, of het dashboard wordt heel klein getoond. Bedenk daarom op voorhand hoe mensen de informatie zullen bekijken. Overigens kun je in Tableau Desktop een dashboard ontwerpen voor specifieke apparaten. Daarmee kun je bijvoorbeeld bepaalde weergaven tonen op een tablet en andere op een telefoon.

  • Zorg dat het dashboard snel laadt.

Als het te lang duurt voor het dashboard zichtbaar is, is je publiek alweer afgehaakt.

  • Plaats informatie waar die het meest opvalt.

Nielson Norman Group identificeerde in 2006 al de F-vorm: mensen scannen informatie op een beeldscherm in de vorm van een F, waarbij ze linksboven beginnen. Dit blijkt ook nu nog het geval. Zet de meest belangrijke informatie daarom in de linkerbovenhoek van je dashboard.

  • Vertel niet teveel.

Zet niet meer dan twee of drie weergaven op je dashboard. Je kunt beter meerdere dashboards bouwen dan teveel informatie in één keer tonen.

Met deze tips betrek je jouw organisatie of klanten bij de bijzondere wereld van jouw prestatiecijfers. Meer adviezen over goede dashboards lees je in dit (Engelstalige) artikel.

De bijzondere wereld onthuld

Natuurlijk is er nog veel meer te vertellen over key performance indicators. Maar we hopen met dit artikel een tip van de sluier te hebben opgelicht. Je weet nu wat kritieke prestatie indicatoren zijn, hoe je ze vaststelt en op welke manier je ze inzichtelijk maakt voor betrokkenen.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder!