Como evitar as armadinhas do BI tradicional: um guia básico para profissionais de TI

O blog convidado é escrito por Bridget Cogley, Zen Master e consultora do Tableau na Teknion Data Solutions. Depois que ajudou a escolher o Tableau em 2010, ela não olhou mais para trás e começou a ajudar outras pessoas a ver o potencial da ferramenta. Leia outros artigos dela em tableaufit.com.

Bill Palmer descreve a TI como “a alma da organização” em seu livro The Phoenix Project. Ela é invisível, mas está presente em todos os setores de uma organização. Um dia ruim para a TI pode significar departamentos inteiros parados. Por conta disso, o business intelligence foi responsabilidade da TI por muitos anos. O que também gerou a sensação de que os usuários nunca estavam totalmente satisfeitos.

Quando ajudei uma empresa a escolher o Tableau pela primeira vez, colocamos o departamento de TI no porta-malas do carro e os levamos, aos gritos, para um passeio emocionante. Naquela época, não tínhamos qualquer participação nas decisões tomadas pelas organizações. Éramos uma raridade em 2010, talvez tenhamos sido os precursores dessa nova era. Em 2015, a Gartner alterou seu Quadrante Mágico para considerar quantos usuários corporativos não só queriam essa mudança, mas esperavam fazer parte dela.

Como consultora, já vi uma infinidade de soluções criativas que os analistas usavam para obter informações, como repositórios de planilhas, bancos de dados locais e até mesmo servidores ao lado de suas mesas, carinhosamente chamados de aquecedores. Humanos são seres criativos por natureza. Quando avistam um obstáculo, eles fazem de tudo para contorná-lo, não importa o caminho. Para a TI, isso é um desafio: como proteger, validar e certificar os dados se eles não podem ser vistos? É aí que entra a abordagem moderna de BI.

Adotar a abordagem moderna de BI é mais do que tratar a empresa como um cliente, é oferecer confiança total e trabalhar em equipe. Confiança é algo difícil de conquistar, e a TI está sempre preocupada com possíveis problemas de segurança e de gerenciamento de recursos. Os usuários corporativos querem ter mais autonomia, analisar os dados on-line a qualquer momento e incluir em suas análises dados de fontes abertas, como informações de censo, estatísticas habitacionais e previsões meteorológicas.

Os departamentos de TI estão sempre ocupados, cuidando da segurança, do acesso, da conectividade, da implantação e do suporte de softwares e tentando equilibrar a crescente demanda por mais dados. Disponibilizar esses dados é um desafio, porque cada vez mais pessoas querem ter acesso a outras informações para entender os negócios de formas completamente novas. O BI tradicional mantinha grande parte das informações inacessível, obrigando a TI e a empresa a trabalharem mais do que o necessário. Ele também ajudou a criar um ambiente de frustração, onde ninguém consegue ter sucesso.

O Tableau funciona de maneira diferente. Ele permite que a TI se concentre no que sabe fazer melhor, como gerenciar recursos de servidor, definir acesso preliminar e oferecer suporte a processos iterativos. Com o Tableau Server, a TI pode deixar os usuários corporativos equilibrarem controle e suporte. As fontes de dados, por exemplo, podem ser temas de longos debates. A TI pode publicar e certificar as fontes, e os usuários corporativos ainda podem adicionar outras fontes e cálculos não certificados. Assim, os analistas ganham a agilidade que desejam e precisam, e a TI mantêm a governança.

Permitir que os usuários corporativos sejam proprietários de painéis e métricas de desempenho ajuda os analistas internos a criar painéis mais eficazes. As exibições administrativas personalizadas dos dados armazenados no Repositório do Tableau podem fornecer análises de uso de recursos, para que os analistas avaliem a utilidade dos painéis que criaram e identifiquem o que precisa ser melhorado. Esse banco de dados coleta todas as ações executadas no servidor, o que pode ser útil para analisar o desempenho e o uso de recursos e para criar páginas iniciais personalizadas.

Estabilidade é essencial para qualquer implementação. O Tableau é um pouco instável por natureza. As extrações, a atividade do usuário e as assinaturas acabam afetando o desempenho dele. Uma visualização ou uma fonte de dados mal elaborada pode causar muitos problemas para os usuários. Por isso, a estabilidade é tão importante. Já a empresa tem uma rotina de trabalho. Todos os usuários podem acessar o Tableau às 8h, abrir seus painéis favoritos ou definir 900 alertas, o que pode resultar em um excesso de demanda para o servidor.

Comunicação é essencial. Problemas fora do controle da TI também podem atrapalhar. Se um único fornecedor carregar dados às 8h, será necessário esperar a extração ser atualizada. Deixar claras as expectativas para usuários e criadores de conteúdo pode ser determinante para o sucesso ou para o fracasso de uma implementação.

O BI tradicional nos diz que é melhor ter o máximo de controle e usar uma resposta padrão para tudo. O Tableau incentiva o contrário, impedindo o acesso apenas quando for necessário. Por exemplo, você pode adotar um controle rígido para os dados do RH, mas ampliar um pouco o acesso aos dados financeiros e disponibilizar dados gerais da empresa sem restrições.

Como ter sucesso, então?

1. Forme uma equipe de implementação e manutenção com usuários corporativos e profissionais de TI. Estabeleça uma visão clara dos objetivos de análise e das funções envolvidas para viabilizar o trabalho em equipe.
2. Capacite os usuários corporativos ao máximo. Quem pode se beneficiar com a criação na Web? Qual usuário corporativo poderia ser proprietário de um projeto? Lembre-se: você pode criar projetos e sites com vários níveis de controle.
3. Use “e” durante as discussões. É possível trocar um problema “ou” por um problema “e”? Por exemplo, queremos limitar o acesso aos dados do RH e que as pessoas possam ver seus dados de desempenho. Faz sentido criar fontes de dados e funções diferentes para isso?
4. Comece pequeno. Quando compram uma ferramenta, as empresas costumam implementá-la globalmente para todos os seus funcionários. Sua instituição tem uma cultura, preocupações e necessidades próprias. Escolha algumas áreas para testar e conhecer melhor a ferramenta.
5. Mostre seus relatórios e avalie o feedback. O Tableau oferece acesso a tabelas Postgres próprias. Se existe um recurso subutilizado, é este. Crie algumas fontes de dados, faça suas análises e mostre seu trabalho para os usuários corporativos. Deixe as pessoas colocarem esses dados no Salesforce e em outras fontes de dados para responder a perguntas realmente complexas, para você saber se os painéis são úteis mesmo. Avalie por pelo menos seis meses para ter certeza de que os usuários estão satisfeitos. Você pode delegar mais tarefas para os usuários corporativos mais empolgados.
6. Concentre-se no trabalho em equipe e evite prender as pessoas no porta-malas. Como qualquer passeio agradável, todos devem ter a chance de estar ao volante, especialmente em suas áreas de especialidade.

Outros elementos comuns a essas sugestões são a colaboração e a iteração. Você terá sucesso se definir metas claras, promover a comunicação e entender o que funciona para sua organização ao adotar a abordagem moderna de BI.