Lumière sur... Oxford


"We can just sit down with each other at the desk, drag and drop the stuff around the application and explore things together."

De par son statut de plus ancienne université anglophone au monde, Oxford est depuis longtemps la référence des étudiants en quête de savoir. Lors du Congrès Tableau 2010, Andy Cotgreave, analyste principal des données, a expliqué comment Tableau a aidé l'Université à répondre au besoin sans cesse croissant d'interprétation des données recueillies par la multitude de nouveaux systèmes informatiques. « Tout le monde veut s’y mettre », déclare Andy. « Tableau est un outil qui suscite de la passion comme aucun autre outil que j’ai utilisé auparavant. »

Tableau: Parlez-nous de vos fonctions et de la raison pour laquelle vous avez commencé à utiliser Tableau. Comment avez-vous su que vous étiez sur la bonne voie ?
Andy: Je travaille dans l’équipe en charge de la gestion des données sur les étudiants. Il y a environ trois ans, nous avons fait face à une demande croissante de données. Un nouveau système de gestion des données des étudiants très onéreux venait d'être installé. L'idée de l’extraction des données est venue après coup. L'extraction des données et le regroupement dans un rapport quel qu’il soit étaient vraiment laborieux.

Nous utilisions Excel, qui est un bon outil, mais nous recevions de plus en plus de demandes de génération de rapports et d’analyses au niveau de la division. Pour générer un rapport, il nous fallait environ un mois. Un autre nous était ensuite demandé et il fallait reprendre tout le travail depuis le début. Nous étions submergés par ces demandes et par ce travail répétitif. Nous devions trouver un autre outil.

Nous avons donc fait des recherches sur Google. Et c’est là que j’ai découvert Tableau. D'autres outils étaient également disponibles, mais nous avons décidé de télécharger gratuitement la version d'évaluation de Tableau. En un après-midi, je l’ai sélectionné, installé et connecté aux données que nous utilisions pour générer le rapport. En un après-midi, j'avais fait l’équivalent d'une à deux semaines de travail. De plus, le travail était visible instantanément. Je n'avais pas besoin de faire sans cesse les mêmes tâches. Une fois l'ensemble de données modifié, il me suffisait d'actualiser la vue. Je suis directement allé voir mes responsables en leur disant « Regardez ça ! ».

L’acquisition des licences a pris quelques mois. Notre université procède lentement et méthodiquement. Elle ne jette pas l'argent par les fenêtres. Notre demande devait donc franchir le cap des commissions. Nous avons enfin pu faire l’acquisition de deux licences en janvier 2007. Nous avons immédiatement pu constater les avantages offerts par ce logiciel.

   
Tableau: Pouvez-vous nous en dire plus sur ces avantages ?
Andy: Mon équipe a pu gagner plusieurs mois de travail car elle n’avait plus besoin de créer des rapports fastidieux dans Excel, ce qui a présenté instantanément un avantage.

En règle générale, les membres de l’Université d’Oxford demandent à avoir des tables de données. Et ça tombe bien car Tableau sait en créer. À partir du moment où nous pouvons créer des tables à une telle vitesse, nous pouvons alors agréger les données et mettre en évidence les aspects spécifiques sur lesquels les membres doivent porter leur attention.  

Ce gain de temps énorme est déjà une grande victoire. Mais ce n’est rien à côté des informations que nous pouvons transmettre aux divisions et aux départements, en leur disant « Voici la table de données sur les performances et sur le sexe. Mais attention, ce graphique montre qu’il s’agit d’un programme sur lequel vous devez vous concentrer. ». Ces informations n’étaient pas disponibles auparavant.

   
Tableau: Parlez-nous du déploiement de Tableau dans l'Université.
Andy: Le déploiement a été total. L’Université dispose désormais de 25 licences Tableau Professional. Les premières licences ont été attribuées à l'équipe de gestion des étudiants. Nous transmettions des rapports ou publiions des classeurs complets destinés aux divisions, départements, équipes et collèges administratifs. Les membres de l’Université commençaient à en voir les bienfaits et à les apprécier. Plusieurs divisions ont ensuite acheté leurs propres licences afin de pouvoir faire elles-mêmes leurs analyses.

Le département financier s’est ensuite penché sur les travaux que nous avions réalisés. Ce département était dans une situation similaire à la nôtre : leur système financier ne leur permettait pas d'agréger facilement les informations. Les membres de ce département ont donc également fait le grand saut.

À présent, il y a même des personnes de la logistique qui utilisent ce logiciel. Je vais bientôt en parler à l'équipe de gestion des étudiants car Tableau pourrait leur être utile dans le cadre de la génération des rapports. Il y a sept ou huit ans, nous n’avions pas de système de gestion des étudiants et nous disposions de systèmes informatiques vétustes et sans avenir. Depuis, nous avons installé de nombreux systèmes informatiques. À présent, le système est suffisamment rôdé et les données qui nous parviennent sont de qualité plutôt satisfaisante. Les départements de l'Université commencent à s’impliquer réellement, car ils ont besoin d’optimiser les données, d’en tirer profit, ce, tant d’un point de vue commercial que du point de vue de l’Université.

Dans le domaine de la gestion des étudiants, nous avons été les tout premiers à utiliser cette solution. D’autres personnes l'ont expérimenté par la suite et nos clients internes l’ont plébiscité. Tout le monde veut s’y mettre désormais.

   
Tableau: Quel est donc le nombre total d’utilisateurs de Tableau à Oxford ?
Andy: Nous disposons d’environ 25 licences Tableau Professional. Tableau Server recense quelque 200 utilisateurs authentifiés.
   
Tableau: Comment en êtes-vous arrivé à un tel degré d’implication dans la communauté Tableau ?
Andy: La communauté Tableau est très animée. Le forum spécifique à Tableau est tout simplement génial. Les utilisateurs posent des questions et d'autres y répondent. Les réponses ne proviennent pas uniquement de l’équipe Tableau. Elles sont fournies par des utilisateurs réels. Il s’agit donc d’une ressource exceptionnelle qui peut venir en complément de la base de connaissances du site Web.

LinkedIn est également un bon espace de discussion Tableau. LinkedIn possède des rubriques intéressantes. Nous l’avons utilisé pour recruter les membres de notre équipe. Nous en avons été satisfaits car nous avions besoin d'aide et de consultants supplémentaires en matière de génération de rapports.

En 2008, j’ai fondé un groupe d'utilisateurs Tableau au Royaume-Uni. À cette époque, il n’existait aucun groupe d’utilisateurs Tableau. J’ai pris cette initiative car je suis vraiment fan du logiciel. Pour moi, les avantages de ce logiciel sont exceptionnels et je me suis dit que beaucoup d’autres utilisateurs du Royaume-Uni l’appréciaient. Alors, pourquoi ne pas rassembler toutes ces personnes ?

Tableau est un outil qui suscite de la passion comme aucun autre outil que j’ai utilisé auparavant. Nous avons simplement envoyé un e-mail aux utilisateurs qui les conviaient à Oxford. Quarante personnes ont répondu à l’invitation. Nous avons passé une bonne journée. Pat Hanrahan était présent et y est allé de son petit discours. Les clients ont apporté d'excellents témoignages. Nous sommes ensuite allés au pub et avons lié d'excellentes relations. C’était une journée extraordinaire. Je suis fier d’avoir été l’instigateur de cette journée. Une autre rencontre sera organisée d’ici quelques semaines. Ce genre d’événement permet de créer une dynamique et de maintenir la motivation dans le groupe. Tout le monde en retire un bienfait.

   
Tableau: Pouvez-vous nous parler des utilisateurs apprenant à manipuler Tableau à Oxford ?
Andy: J’ai été le premier utilisateur en contact avec le logiciel. Je suis un utilisateur expérimenté d'Excel. Utiliser Tableau était donc pour moi une seconde nature. Son utilisation m’a vite enthousiasmée. D’autres membres de l’équipe, pas forcément aussi expérimentés que moi sur Excel, ont vite appris les principes d'utilisation de Tableau. 

Nous partagions les informations dans l’équipe. Nous nous asseyions ensemble, manipulions les données dans l’application et explorions les différentes possibilités. C’est un apprentissage formidable. Toutefois, nous ne disposons pas d’un budget extensible nous permettant d’envoyer les gens en formation. Et pourtant, c'est pour moi la méthode d'apprentissage traditionnelle de Tableau. Mais heureusement, Tableau offre des heures de formation gratuite. Tout se passe comme à la maison : nous regardons les vidéos, nous manipulons les données et nous téléchargeons les échantillons de classeurs. Voilà comment apprendre à manipuler Tableau.

Nous disposons également d’un groupe interne d’utilisateurs. Toutes les deux semaines, notre équipe se retrouve en salle de réunion, débat des problèmes de chacun et essaye de les résoudre en groupe. C’est un plus pour tout le monde.

   
Tableau: Pouvez-vous nous en dire plus sur la formation en ligne ?
Andy: Divers types de formation sont proposés. Il est facile d'y trouver celle qui vous convient. Vous pouvez vous asseoir et assister à une session de deux heures traitant des principes de base de Tableau. Si vous avez le temps, vous pouvez suivre une présentation intégrale de l'application. Ce module est disponible en version débutant, intermédiaire et expert.

Par ailleurs, il existe des pages entières de rubriques spécifiques dans lesquelles vous pouvez effectuer des recherches. Par exemple, pour en savoir plus sur les champs calculés, vous pouvez rechercher la formation correspondante, qui ne dure qu'entre 20 et 30 minutes.

Nous sommes tous sous pression et devons faire les choses rapidement. Nous avons cependant constaté que ces 20 minutes ou ces 2 heures s’avéraient bénéfiques par la suite.

Tableau: Avez-vous des conseils à donner à d’autres institutions qui envisageraient d’utiliser Tableau ou de le déployer ?
Andy: La première étape consiste à télécharger la version d’évaluation, même si vous n'en êtes encore qu'à la phase de réflexion. Cela ne coûte rien d’essayer. En ce qui nous concerne, cette étape a été le déclic. Vous pouvez faire en une journée tout ce que vous faisiez auparavant en une semaine ? Nous oui. C’est pourquoi nous avons continué.

Comme je l’ai dit précédemment, la formation gratuite est une ressource majeure. En guise de conseil final, je dirais que, pour moi, Tableau est ludique. Vous ne connaissez pas à l’avance le résultat que vous obtiendrez lorsque vous concevez une visualisation. Vous pouvez donc manipuler les données à votre guise. Vous commencez avec une question vague en tête. Et, à la différence des autres applications, vous n’êtes pas obligé de penser à l'avance au résultat final. Vous utilisez le logiciel encore et encore jusqu’à obtention de la réponse. Lancez-vous, cela ne vous coûte rien d’essayer ! Vous en retirerez d'énormes avantages, j’en suis convaincu.

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