Whitepaper

Seis práticas recomendadas para a criação de painéis eficazes

O diferencial dos painéis baseados em dados é permitir que as pessoas vejam e entendam os dados com muita rapidez. Quando bem planejados, eles democratizam o acesso aos dados, permitindo que líderes empresariais e profissionais da área de conhecimento façam perguntas e obtenham respostas em tempo real, transformem informações em ações e inspirem a verdadeira inovação.

Ainda assim, alguns erros são bastante comuns durante a criação dos painéis, gerando ineficiência, imprecisão e perda de tempo.

Então, como você pode criar painéis adequados às metas da sua organização? Como pode criar os painéis ideais para seu trabalho, sua equipe e sua empresa?

Neste whitepaper, você aprenderá sobre:

  • Como conectar todos os dados a um painel, independentemente de onde eles estejam armazenados
  • Como combinar dados de várias fontes diferentes para obter uma visão holística
  • Escolher métricas essenciais para o painel, que reflitam os objetivos da organização
  • Usar os tipos de gráficos ou diagramas certos para seus dados
  • Acessar análises em dispositivos móveis quando estiver em campo para tornar seu trabalho mais ágil e eficiente
  • Como compartilhar painéis para colaborar com colegas, parceiros e clientes
  • Bônus: cinco erros que devem ser evitados na criação de um painel

Criar painéis eficazes: seis práticas recomendadas e cinco erros a evitar

Os painéis são excelentes ferramentas para transformar dados em informações acionáveis, mas geralmente são subestimados e mal utilizados.

Quando bem planejados, eles podem alinhar os esforços, agilizar o processo decisório, ajudar no acompanhamento dos resultados de desempenho e aumentar o retorno sobre o investimento (ROI) da sua organização. Ainda assim, alguns erros são bastante comuns durante a criação dos painéis, gerando ineficiência, imprecisão e perda de tempo.

Para poder ver e entender o cenário comercial como um todo e tomar decisões rápidas e embasadas, você precisa criar painéis que mostrem o que de fato está acontecendo em diversos conjuntos de dados, correlacionar padrões entre as diversas métricas utilizadas e fornecer ao mesmo tempo um resumo e uma análise visual detalhada do desempenho. Usar o painel como a “fonte única de verdade” não é um mito.

Então, como criar painéis que cumpram essa promessa? Como criar os painéis ideais para suas metas, sua equipe e sua empresa?

Os painéis que atendem a esses requisitos oferecem conexões de dados agnósticas e permitem combinar diversas fontes de dados. Eles também apresentam os dados visualmente para agilizar o entendimento das informações, podem ser compartilhados e estão disponíveis em versões para dispositivos móveis para maior conveniência e melhor colaboração.

Para criar painéis melhores, primeiro considere estas seis práticas recomendadas e, igualmente importante, consulte a seção bônus que fala sobre os cinco erros graves que você certamente quer evitar.

1. Conecte-se a todos os seus dados

Você tem dados e quer analisá-los para fazer descobertas por meio de um painel. É muito provável que você tenha dados armazenados em vários lugares. Para começar, conecte-se a todos os dados (internos e externos) que possam ter alguma informação que responda às suas perguntas. Não se limite apenas aos dados fáceis de acessar. Se você usa painéis para tomar decisões importantes, é essencial começar com todos os seus dados relevantes, onde quer que eles estejam.

Houve um tempo em que as organizações desejavam ter todos os seus dados centralizados em um só lugar. Mas com as contínuas inovações modernas, isso não é mais necessário, ou sequer uma prática recomendada.

As soluções de análise na nuvem agora são tão eficientes quanto as tecnologias locais em termos de confiabilidade, desempenho, segurança e flexibilidade. A nova prática recomendada é ter acesso aos dados onde quer que eles estejam, quer em um data warehouse local, quer na nuvem.

A JetSuite, uma empresa privada de fretamento de aeronaves com sede em Irvine, na Califórnia, precisava agilizar seu processo decisório com painéis. Ela descobriu que centralizar seus dados para apenas um pequeno grupo de tomadores de decisão tornava a empresa mais lenta.

“Com o tempo, descobrimos que centralizar todos os dados e ter apenas um grupo responsável pelas decisões simplesmente não funciona. Sem falar na lentidão... tudo fica muito demorado”, explica Keith Rabin, presidente da JetSuite.

“Precisamos atribuir essas decisões e esse poder aos nossos gerentes, que, no final das contas, devem ser os responsáveis por elas. Para isso, eles precisam de uma ferramenta que permita reunir esses grandes conjuntos de dados originários de diferentes sistemas e bancos de dados e conectá-los para ver os dados necessários ao processo decisório”, continua ele.

Ao disponibilizar para toda a organização os dados certos de várias fontes diferentes, os painéis da JetSuite ajudaram todos os funcionários da empresa a serem mais eficientes em suas tarefas.

Além de ter várias opções para armazenar seus dados, você também pode escolher onde interagir com eles. Você pode criar seu painel em um desktop, mas quer ter certeza de que as pessoas certas possam visualizá-lo e interagir com ele, onde quer que elas estejam. Seja um colega de trabalho de outra região ou uma equipe de vendas itinerante que trabalha com dispositivos móveis, você precisa oferecer um acesso seguro e conveniente aos seus painéis, ou eles não serão usados. Ter flexibilidade para atender às suas necessidades é essencial.

“O conceito de mobilidade e disponibilização dos dados é o que importa hoje em dia. Queríamos disponibilizar os dados para nossos usuários”, conta Steve Roy, diretor de TI na JetSuite. “Não preciso me preocupar com firewalls e configurações. Ele está lá na nuvem, em um local seguro onde os principais executivos da empresa podem acessá-lo a qualquer momento, até mesmo em uma aeronave da JetSuite a 40.000 pés de altura”.

Na JetSuite, tomamos todo tipo de decisão rapidamente porque a organização usa todos os seus dados armazenados em locais diferentes. Isso só é possível porque a JetSuite publica todos os seus painéis na nuvem. E como são essas decisões mais rápidas? “Eu diria que são mais precisas. E é disso que você precisa em sua empresa hoje”, afirma Rabin.

Libere o potencial dos seus dados oferecendo acesso a eles a qualquer hora e em qualquer lugar, independentemente do local em que estão armazenados, na nuvem ou localmente.

2. Combine seus dados

Um só conjunto de dados pode ser menos eficiente do que dois conjuntos de dados. Por exemplo, se você é um profissional de vendas, criar um painel só com os dados dos lucros da empresa, sem os dados de região, empresa ou marketing, não é tão interessante porque limita as decisões que podem ser tomadas.

A maioria das empresas já percebeu que armazenar todos os dados em um único local não é vantajoso. Novas fontes de dados surgem regularmente, e a empresa precisa ter acesso aos dados agora, não daqui a seis semanas ou seis meses.

A resposta é combinar ou juntar dados de várias fontes. Ao combinar diferentes conjuntos de dados em um campo em comum, você pode obter uma visão geral de vários elementos, como o desempenho e o acompanhamento das metas, em cada etapa do seu processo.

A Unilever, uma multinacional que produz bens de consumo, usa painéis de dados para saber mais sobre tendências de consumo e de clientes em um nível granular. Abrangendo desde nomes há muito estabelecidos, como Dove, Sunlight e Pond’s, até inovações como o purificador de água acessível Pureit, a variedade de marcas e produtos oferecidos pela Unilever é tão diversificada quanto sua base de consumidores mundial. Isso gera muitos conjuntos de dados diferentes para analisar.

O diretor de análises Rishi Kumar fala sobre como a combinação de dados melhora a capacidade de a Unilever responder a perguntas sobre seus consumidores.

“Um dos aspectos interessantes sobre atuar no setor de bens de consumo é o fato de que você obtém uma variedade muito rica de dados: recebe dados qualitativos de opiniões sobre a sua marca, mas também dados realmente quantitativos e concretos sobre o comportamento de consumo, como o que as pessoas estão comprando por meio de cartões de fidelidade. Você também obtém perspectivas de mercado mais amplas por meio de empresas como a ACNielsen, IRI e assim por diante”, explica.

“É importante que a Unilever consiga combinar todos esses dados para compreender por que as pessoas estão entrando na loja e, em última análise, enchendo suas cestas com produtos Unilever. Assim, é possível determinar, com base nesses fatores de influência, quais são os prováveis produtos ou tendências que precisamos abraçar como organização. A real vantagem disso é que você está viabilizando decisões embasadas, o que não seria possível de outra forma. O processo decisório ganha muita qualidade”, afirma ele.

Os painéis da Unilever combinam dados para ajudar a fazer uma ponte entre a perspectiva global e a perspectiva local. Eles permitem aos gerentes chegar ao nível de detalhe necessário para entenderem o que está acontecendo em seus segmentos de negócios.

Seja qual for o tipo dos dados, combiná-los em um campo comum melhora o entendimento das informações e ajuda no processo decisório.

3. Escolha métricas relevantes

Escolher métricas relevantes para seu painel é essencial. Acima de tudo, a métrica deve ser relevante para o trabalho em questão. Isso não significa que todas as métricas devem ser usadas, muito pelo contrário. Você deve ser muito seletivo ao determinar quais métricas merecem ser incluídas em seu painel.

Para encontrar o conjunto de métricas mais adequado, leve em consideração o seguinte:

  • Como cada métrica ajuda você a atingir seus objetivos?
  • Você é capaz de criar uma métrica relevante para avaliar essas contribuições?
  • Essa métrica é realmente essencial para atingir seus objetivos?
  • Você é capaz de criar um método sistemático e contínuo de avaliação?
  • Se você está operando em um mercado altamente competitivo, considere incorporar métricas das fatias do mercado de terceiros.
  • O sucesso será medido por sua capacidade de explicar claramente como cada métrica do seu painel está relacionada aos objetivos e à missão da organização

Embora a maioria das métricas de desempenho permita que gerentes descubram o que está acontecendo, as métricas certas ajudarão os usuários a responder às perguntas que indicam as causas desses acontecimentos. É importante que você consiga explicar com clareza como cada métrica em seu painel está ligada aos objetivos e à missão da organização.

Por exemplo, este painel mostra como avaliar o desempenho adequadamente.

Com a avaliação do desempenho do ano até a data em relação ao orçamento no mesmo período ao longo de dois anos, é possível fazer uma correspondência direta entre as métricas detalhadas e as metas, o que ajuda a responder a perguntas como as seguintes:

  • Quais são as taxas de crescimento?
  • Há discrepâncias ou tendências anormais?
  • A meta de desempenho foi atingida?

Avaliação de Desempenho

4. Use visualizações melhores

Os painéis devem ser fáceis e rápidos de ler, exatamente o contrário de tabelas e planilhas cheias de números. É um exemplo clássico de que uma imagem realmente vale mais do que mil palavras.

Para fazer perguntas complexas, você precisa de liberdade e flexibilidade para explorar as respostas em diferentes estruturas visuais. No mercado atual, os gráficos internos comuns são apenas tabelas, mas para obter informações dos seus dados é preciso usar diversos tipos de exibições visuais avançadas.

Eis o que não pode faltar nas visualizações modernas:

  • Variedade
  • Nem tudo precisa ser um gráfico de pizza ou de barras. Como o cérebro humano processa qualquer número, visualização ou imagem únicos como um “bloco” individual de informações, o processo de compreensão e assimilação é muito mais rápido quando os dados estão representados visualmente em um painel com vários gráficos e tabelas.

    Um painel com diversos tipos de visualização, cores e filtros permite que você entenda rapidamente e compartilhe o panorama completo para chegar à raiz de todas aquelas perguntas que os relatórios comuns não conseguem prever.
  • Dados atualizados e interatividade
  • Precisa responder perguntas imediatamente em uma reunião importante?

    Dados podem ser deste trimestre, desta semana, desta mesma hora ou de alguns segundos atrás. Não há dúvidas de que dados em tempo real beneficiarão suas operações de vendas.

    Os painéis interativos com um fluxo de dados atualizado permitem a execução de tarefas de análise importantes, como filtrar exibições, ajustar parâmetros, fazer cálculos rápidos e usar recursos de detalhamento para examinar os dados subjacentes. Com apenas alguns cliques, responda imediatamente a qualquer pergunta inesperada.
  • Capacidade de previsão
  • Usar representações visuais para analisar uma linha de tendência para uma influência sazonal permite que você faça previsões e crie um planejamento adequado. Tome decisões analisando dados de trimestres historicamente ruins, das quedas nas férias de verão e dos picos das festas de final de ano.

    A eficiência operacional e os resultados financeiros são as principais prioridades dos executivos de vendas. Utilizando essas dicas para melhorar a visualização, este painel de visão geral para executivos oferece um panorama fácil de analisar das principais métricas executivas, tais como número de representantes, número de negócios fechados, taxas de negócios fechados, receitas, descontos de vendas, comissões, além de um mapa de receitas acumuladas no ano até a data e um gráfico de tendências. Este painel simples, mas extremamente informativo, permite que todas as partes envolvidas monitorem o desempenho individual, o desempenho regional, os resultados comparativos das vendas e as futuras oportunidades de pipeline.

Visão Geral Executiva

5. Acesse seus dados de onde você estiver

As pessoas estão ficando menos tempo em suas mesas, mas estão trabalhando mais. Isso acontece porque elas continuam tendo acesso aos dados atualizados, mesmo quando estão fora do escritório.

A boa notícia é que as soluções para dispositivos móveis das ferramentas de análise, que surgiram há alguns anos, estão finalmente atingindo um nível de maturidade para os usuários corporativos. As análises em dispositivos móveis estão migrando de aplicativos independentes e limitados para programas de análise perfeitamente integrados às ferramentas que você usa todos os dias. A business intelligence para dispositivos móveis está finalmente cumprindo a promessa que fez há 30 anos: fornecer informações quando e onde elas forem necessárias.

Assim, os profissionais que trabalham remotamente, em setores distintos de um armazém ou em cidades diferentes podem analisar dados e colaborar na mesma cadeia de suprimentos.

A Coca-Cola Bottling Co. Consolidated (CCBCC), a maior empresa de envasamento independente da Coca-Cola nos EUA, precisava acabar com um enorme gargalo de relatórios devido à disponibilização limitada dos relatórios.

Ao fornecer atualizações diárias de seus painéis em dispositivos móveis para mais de 800 funcionários, a CCBCC melhorou significativamente sua capacidade de acompanhar, combater e diminuir um dilema de um milhão de dólares.

O analista sênior de negócios da CCBCC, Shawn Crenshaw, explica como a empresa usa dados coletados em campo para melhorar a cadeia de suprimentos operacional.

“Geramos a maioria dos relatórios de vendas e entregas, logo, tudo o que abrange as pessoas que vendem os produtos até as pessoas que entregam os produtos está incluído nesses relatórios. Vamos desde o marketing para o mercado interno, que essencialmente inclui lojas de grande superfície do Walmart, bares, supermercados, passando pelo nosso desempenho nessas lojas, até a entrega do produto em si”, conta Crenshaw.

Por exemplo, a CCBCC implanta um painel de operações de campo diário, direcionado aos funcionários que entregam os produtos. Antes de ter acesso a esse painel, as equipes de entrega gastavam muito tempo para descobrir quais seriam as próximas entregas. Elas precisavam saber como tornar as entregas mais lucrativas e eficientes, e não gastar dias e horas para solucionar esse quebra-cabeça.

“Com o acesso móvel aos dados, agora as equipes de entregas podem visualizar as informações em seus iPads e acompanhar seus desempenhos até mesmo de dentro do caminhão, enquanto estão a caminho de um determinado local ou em qualquer rota que estejam”, explica Kevin King, diretor de relatórios e análises na CCBCC.

“Os profissionais que trabalham em campo adoram isso, porque podem ver os dados em tempo real e tomar decisões imediatamente”, conclui.

6. Compartilhe para promover a colaboração

Os painéis foram feitos para compartilhar informações. Eles são importantes porque permitem que todos recebam as mesmas informações. Se ninguém conseguir acessar ou interagir com seu painel, de nada adianta seguir todas as orientações acima. Por isso é tão importante garantir que seus painéis sejam fáceis de compartilhar e exibir.

Experimente usar uma distribuição simples baseada em navegador para compartilhar seus painéis, especialmente se eles puderem exibir dados recentes e atender aos requisitos de segurança. Facilite o acesso para que todos possam clicar em um link e ir diretamente para o painel, em um computador ou dispositivo móvel.

Talvez sua organização também queira incorporar painéis nas ferramentas de relatórios existentes, na intranet ou em outros recursos internos baseados na Web.

Quando conseguir disponibilizar seu painel, teste seu plano de distribuição para receber feedback. Assim como em vários projetos bem-sucedidos, o principal é fazer testes adequados. À medida que adquire experiência e aprende o que as pessoas estão usando, você pode melhorar e atualizar seus painéis, bem como o processo de distribuição.

Se usuários diferentes estiverem interagindo com os mesmos conjuntos de dados, os visualizadores terão perguntas diferentes sobre o que veem. É importante que cada usuário da organização possa interagir com os mesmos dados para obter as respostas para suas diversas perguntas.

Por exemplo, este painel, conectado diretamente com o Google Analytics, permite que os usuários cliquem em um link, abram o painel e interajam com ele para ver as tendências de tráfego de um site. Qualquer funcionário da organização pode detalhar os dados, experimentar e explorar essas informações com muita rapidez.

Tendências de tráfego do site

Cinco erros a evitar ao criar painéis

Agora que já falamos sobre como criar painéis mais eficientes, veja a pequena lista abaixo com os erros comuns que você deve evitar:

  1. Integrar muitos dados logo no começo
  2. Não é difícil imaginar que você queira fornecer painéis extremamente minuciosos, que incluam todos os desafios comerciais em tempo real e ofereçam aos usuários muitas possibilidades de detalhamento. Não perca semanas ou meses desenvolvendo um painel “perfeito”. Em vez disso, trabalhe com ciclos curtos de protótipos, testes e ajustes.
  3. Utilizar métricas que ninguém entende
  4. Sua maneira de exibir e rotular as métricas pode fazer sentido para você, mas faz sentido para outras pessoas? Você pode estar tão acostumado com as métricas que não tomou o cuidado de verificar se outras pessoas podem compreendê-las. Certifique-se de que suas métricas contribuam para os objetivos do painel e que seu público as entenda com facilidade.
  5. Entulhar o painel com gráficos e widgets desnecessários
  6. Não caia na tentação de criar seu painel com gráficos muito coloridos ou widgets para medições. Apesar de bonitos, eles atrapalham o objetivo do painel, que é transmitir informações com rapidez e facilidade para o seu público. Aposte na simplicidade para manter o apelo visual do seu painel.
  7. Esperar por tecnologia complexa e grandes projetos de implantação de business intelligence
  8. As implantações tradicionais de business intelligence costumam demorar muito mais que o previsto. A espera pela concretização de um projeto de BI tradicional pode demorar meses ou até anos. Use aplicativos que ajudem a criar e distribuir painéis rapidamente.
  9. Subestimar a necessidade de manutenção do painel
  10. O lançamento de um painel não implica na sua autonomia. Se os usuários não forem consultados para garantir a relevância das métricas e a atualização dos dados, o painel não será usado. Comprove a utilidade do seu painel regularmente.

Conclusão

Que número você pode atingir? Quais negócios você pode fechar? Como você pode melhorar sua cadeia de suprimentos? Quantas vidas podem ser salvas? Quais mudanças você pode fazer agora mesmo para obter melhores resultados?

O diferencial dos painéis baseados em dados é permitir que as pessoas vejam e entendam os dados com muita rapidez. Ao democratizar o acesso aos dados, permitindo que líderes empresariais e profissionais da área de conhecimento façam perguntas e obtenham respostas em tempo real, os painéis transformam informações em ações e inspiram a verdadeira inovação.

Você também pode gostar de...