Sin duda, Excel ha sido una de las herramientas de elección para realizar análisis y presentar informes. A los usuarios les encanta el control que tienen, la creación rápida y fácil de los modelos y los gráficos, así como la capacidad de ser tanto independientes, como autosuficientes. Con Excel, usted tiene el control de sus datos. Pero, tal como conducir un auto de carreras, cuando lo que necesita es una camioneta utilitaria, utilizar Excel para realizar sus análisis significa que de algunas maneras tiene mucho más de lo que necesita y en otras, mucho menos de lo que necesita. Datos obsoletos (y sin una manera fácil de actualizarlos), análisis propensos a errores, varias versiones del mismo archivo circulando entre los colegas, demasiada manipulación manual: estos son solo algunas de las frustraciones que comúnmente se asocian con Excel. ¿Y qué sucede con el tiempo que pierde desarrollando su análisis en lugar de utilizar el tiempo en realizar el análisis?
A pesar de esos problemas, muchos departamentos, y empresas completas, trabajan con Excel, creyendo ciegamente en él un minuto e insultándolo al siguiente.
Existen mejores formas, desde mejoras sencillas que puede hacer usted mismo, hasta cambios a gran escala, dirigidos a toda la empresa. Este documento se centra principalmente en los cambios que puede hacer para mejorar la manera en que realiza sus análisis, sin arriesgar las ventajas de Excel.
1. Elimine los análisis que no son esenciales
Puede mejorar la calidad de todos sus análisis si deja de hacer tantos informes y presentaciones y se concentra solo en los que necesitan usted y sus colegas para tomar decisiones. Haga un inventario de los diferentes informes de análisis que usted y su equipo mantienen y luego, descubra cuáles son importantes y con qué frecuencia es necesario actualizarlos. Tendrá una idea mucho más clara de las mediciones que son importantes y del valor que proporcionan al equipo.
Como una bonificación, no solo reducirá la carga de trabajo del equipo y se concentrará en las tareas más importantes, sino que probablemente eliminará una gran parte de los esfuerzos duplicados no identificados anteriormente.
2. Use Excel con más inteligencia
Todos estamos tan ocupados haciendo la misma tarea una y otra vez, que algunas veces olvidamos parar y preguntarnos: "¿Habrá una manera ligeramente mejor?" Y, a menos que usted sea un usuario superpoderoso, cuando se trata de Excel, probablemente la haya.
- ¡Use la ayuda en línea! Excel tiene algunos ejemplos excelentes. Pero no solo los lea. Sígalos. Cree una hoja de cálculo con los mismos datos que se muestran en la sección de ayuda de Microsoft y replique los archivos de ayuda. Hacerlo lo ayudará más que solo leer.
- Busque ayuda. Para la gran mayoría de los problemas de datos que tiene, probablemente haya alguien que tuvo el mismo problema y describió la respuesta en algún sitio en Internet. Busque "tablas dinámicas", "complementos de Excel", etc. Se sorprenderá de cuánta información encontrará.
- Aprenda los “aspectos esenciales del análisis”. Las tareas y características como las funciones de “búsqueda”, las tablas dinámicas, las funciones de fechas, buscar/reemplazar, subtotales, rangos con nombre y métodos abreviados del teclado pueden contribuir a que su análisis sea más rápido.
- Evalúese a sí mismo y a su equipo para determinar el ajuste técnico correcto. Por ejemplo, usted puede usar el controlador de “ODBC” (conectividad abierta de bases de datos estándar) para conectarse a los almacenes de datos y bases de datos centralizadas. Esto puede ser eficaz, pero los requerimientos son grandes: 1) debe tener acceso; 2) debe saber qué está buscando y 3) debe conectarse y extraer menos de 1 millón de filas (para Excel 2010). No espere que sus analistas se conviertan en expertos macro de Excel ni en programadores de bases de datos. Si necesita ese tipo de ayuda, busque agregar esas capacidades por medio de empleados subcontratados o desarrolladores de medio tiempo.
3. Sea obsesivo respecto a los detalles
El reto de los datos actualmente no es que las personas no tengan información. Es la forma en que la manejan, la limpian y aseguran su integridad. Debido a que cada persona hace estas tareas de manera diferente, a menudo hay varias "versiones de la verdad". Excel solo empeora esto. Cuando agrega errores lógicos cometidos en las hojas de datos, hablamos de mucha información potencialmente incorrecta o engañosa. De hecho, hay estimados en la industria que indican que un 90 % de las hojas de datos contienen errores de datos o lógicos. La verificación de la calidad y la comunicación clara son muy importantes.
Obviamente, nadie es perfecto, así que nunca suponga que limpió sus datos, escribió su fórmula u ordenó sus datos correctamente cada vez. Haga muchas verificaciones de la calidad a lo largo del proceso. Tiene que proporcionar datos exactos y debe salirse del camino para explicar en dónde los obtuvo, cómo los calculó y por qué pueden ser distintos de los de los informes que han estado viendo.
Tenga cuidado y describa los nombres, incluidos los nombres de las columnas, los nombres de los archivos y los números de versión. La documentación buena y clara es ideal. Prestar más atención a los nombres y a la documentación no evitará los problemas, pero puede reducirlos.
No sobrestime lo que otras personas saben acerca del uso de Excel. Por ejemplo, Excel tiene algunas capacidades de manejo de archivos y de control de cambios. ¿Sabe qué porcentaje de las personas saben como usarlas y cumplen con ellas? No son muchas. Puede decidir que desea ser quien eduque al mundo o hacer las cosas de una manera muy clara y sencilla para recibir la información que necesita.