En el complejo arte de la administración de empresas, cada elemento cuenta: el trabajo de los empleados, la puntualidad de los proveedores, los comentarios en redes sociales que emiten los clientes. Todos forman parte del éxito o fracaso de un negocio, y saber identificar los elementos claves para su monitoreo es vital para destacar de la competencia.
"El liderazgo efectivo es poner primero lo primero. La gestión eficaz es la disciplina llevada a cabo", dijo alguna vez el escritor y conferencista Stephen Covey. Y para lograr una gestión eficaz, con disciplina y que priorice las cosas que son más importantes, los KPIs son los aliados de tu administración.
KPIs: los indicadores del éxito
Probablemente has escuchado estas siglas antes: abundan en terminologías de negocios, blogs de gurús del internet y hasta en tesis escolares. KPI significa Key Performance Indicator, y en español, indicador clave de desempeño o medidor clave de rendimiento.
Los KPIs, como su nombre lo indica, miden el desempeño, y esto puede aplicarse a proyectos, estrategias y acciones. Con estas métricas, el directivo de una empresa accede a información valiosa que le permite tomar decisiones basadas en datos objetivos y claros sobre cómo va el rendimiento de sus proyectos en un tiempo determinado.
De acuerdo con la plataforma KPI.org, administrar una empresa con el uso de KPIs incluye poner metas que te indiquen el nivel de rendimiento al que aspiras, y comparar constantemente el progreso con la meta trazada.
Definiendo tus KPIs
Cada cabeza es un mundo, y cada empresa, también. No es lo mismo una compañía de seguros que necesita medir el número de pólizas vendidas cada semana que un medio de noticias digital que requiere monitorear el tiempo que los lectores pasan en su sitio web.
Por eso, tu negocio debe diseñar los indicadores claves de desempeño que más sean relevantes a tu giro empresarial y a las metas claves para tu éxito. Antes de comenzar, conviene hacerse un par de preguntas.
- ¿Qué quiero medir? Un indicador clave de desempeño puede medir tiempo, calidad, comportamientos, utilización de recursos… pero es importante asegurar que sea algo concreto.
- ¿Para qué quiero medirlo? Para llegar a una meta de ventas, para aumentar el número de descargas de una app, para identificar tendencias en el comportamiento de tus clientes… sin un objetivo detrás, no tiene sentido armar un KPI.
El KPI ideal
Los KPIs deben ayudarte a tomar decisiones de una manera más objetiva y que impulse a tu negocio hacia las metas que te has trazado. Por eso, es importante verificar que tus indicadores claves de desempeño sean:
Medibles y cuantificables: tiempo, dinero, usuarios. Estos son ejemplos de datos que pueden cuantificarse al colocarlos en una tabla de KPIs.
Constantes: lo que no se mide, no se mejora. Por eso el monitoreo de tus datos debe ser constante. ¿Cada día? ¿Cada semana? ¿Cada mes? Eso depende de qué estés midiendo. Es importante fijar una periodicidad que pueda mostrar los avances de tu proyecto a través del tiempo.
Específicos: necesitamos información concreta y estable que pueda marcar tendencias para intentar predecir resultados y actuar en consecuencia.
Tipos de KPIs
Algunos KPIs miden cuánto se gasta semanalmente en un proceso de producción; otros, cuánto se gana por la venta de los productos. Identificar los tipos de KPIs es útil para definir el más adecuado para tu proyecto.
- Entradas: mide cantidades de recursos consumidos para procesos de producción. Involucra desde recursos humanos, monetarios o de tiempo.
- Salidas: definen qué y cuánto se está produciendo. Puede medir, por ejemplo, el número de productos desarrollados por una fábrica.
- Procesos: en procesos de control de calidad, un KPI que mida si un producto es perfecto o defectuoso puede ayudarte a saber qué está fallando y en qué parte de la cadena se pueden implementar mejoras para asegurar la calidad.
- Proyectos: si trabajas con un equipo de personas, un KPI que lleve control de los entregables diarios, iniciativas y proyectos te ayudará a monitorear la productividad de tus empleados.
- Resultados: ventas semanales, visitas diarias y otros elementos que indiquen el resultado de una estrategia pueden ser registrados en tablas con los indicadores claves de desempeño que te ayuden a mejorar.
Pon tus datos a trabajar
Digamos que tu empresa es una agencia que pone a los clientes las mejores soluciones de tecnología empresarial. Para identificar si el software as a service, los servicios de almacenamiento en la nube de Crowdsource o de HostedSolution, son más solicitados que otros, crea una tabla de KPIs que muestre los resultados de las encuestas que tu departamento de investigación ha realizado con clientes.
Al hacer esta investigación, tendrás datos sobre el origen de tus encuestados, el interés promedio, la inversión en marketing, entre otros elementos de investigación de mercado. ¿Demasiada información? Descuida. Los dashboards de Tableau pueden organizar la información complicada en gráficas coloridas y comprensibles para que puedas tomar las decisiones directivas necesarias.
En este caso, los productos de HostedSolution son los que despiertan más interés de los posibles compradores, algo que podemos evaluar a partir de la información que se ha introducido cada mes en los KPIs del proyecto.
¿Ya comenzaste a imaginar las posibilidades que los indicadores claves de desempeño pueden ofrecerle a tu negocio? Apuesto a que sí. Y, con la ayuda de Tableau, los datos dirán mucho más que lo que podrían mostrar si sólo estuvieran en una sencilla tabla.
