Locais de trabalho estão reabrindo apesar da COVID-19. Quatro áreas a considerar na estratégia de dados para seu local de trabalho

A COVID-19 obrigou as organizações a repensar o futuro dos locais de trabalho. A disposição das mesas nos escritórios, as salas de conferência, as áreas comuns, tudo precisa ser reexaminado sob uma nova ótica, visando a saúde e a segurança dos funcionários. Os dados têm um papel fundamental na forma com os líderes estruturam seus planos de reabertura, identificam métricas e medem a eficácia.

Alguns países já estão reabrindo os escritórios, enquanto o resto do mundo observa e aprende. Um dos maiores aprendizados da região da Ásia-Pacífico até o momento, como sugere a Gartner, é a importância da “transparência” e da “iteração”. Como Hernan Asorey, diretor de dados da Salesforce, explicou, “Estamos sempre avaliando os dados disponíveis para tomar decisões. A cada evolução das necessidades, analisamos pragmaticamente o que existe a partir de fontes confiáveis, verificamos com especialistas na área e depois avaliamos, ampliamos, aprendemos e nos adaptamos”.

Como as organizações estão enfrentando desafios totalmente inéditos, que dependem de vários fatores como localização do escritório, tipo de local de trabalho e número de funcionários, os líderes precisam de dados para definir uma abordagem flexível para o planejamento.

Este artigo cobre quatro áreas em que os dados podem ajudar a orientar sua estratégia de reabertura:

1. Criação de uma força-tarefa para a COVID-19
2. Acompanhamento das políticas regionais
3. Planejamento do local de trabalho
4. Análise dos dados de pesquisas com funcionários

Essas áreas são apenas um ponto de partida e não uma lista completa. Como todos esses detalhes variam de acordo com a sua organização, use este artigo do blog apenas para fins de informação. Para soluções detalhadas sobre como reabrir seu local de trabalho com segurança e eficiência, visite o site Work.com da Salesforce.

A reabertura é um esforço multidisciplinar. As organizações estão criando forças-tarefa centralizadas para a COVID-19, compostas de pessoas com diversas habilidades e perspectivas, para gerenciar detalhes como logística do local de trabalho e comunicação com os funcionários. No guia da Salesforce, Como reabrir sua empresa, Elizabeth Pinkham, vice-presidente executiva do setor imobiliário global na Salesforce, observou a importância de ter esse grupo representando a sua força de trabalho como um todo.

“Na Tableau, estamos reunindo várias partes interessadas nas conversações sobre local de trabalho”, disse Debbie Smith, gerente sênior de local de trabalho na Tableau. “Temos perspectivas, e dados, de todos os aspectos da empresa, de segurança, RH, imóveis, marketing e compras. Também estamos trazendo especialistas externos para nos orientar sobre detalhes como planejamento de capacidade e filtragem do ar”.

Todas essas partes interessadas trabalham com diferentes pontos de dados para embasar suas perspectivas. Por exemplo, as equipes de saúde e segurança monitoram os dados de políticas regionais, a equipe de compras usa dados para orientar a aquisição de novos equipamentos, como divisórias entre as mesas de trabalho, enquanto a TI trabalha com as equipes do local de trabalho para determinar como substituir equipamentos existentes, como telefones e fones de ouvido.

A criação de uma equipe dedicada é um passo fundamental na estratégia de reabertura, pois os dados só são úteis quando as pessoas podem fornecer contexto e agir.

As estratégias de reabertura dependem muito das políticas locais. Além dessas políticas, as organizações também deparam com uma longa lista de orientações da Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA), do Centro para Controle e Prevenção de Doenças (CDC), da Agência de Proteção Ambiental (EPA), entre outras.

As organizações estão explorando painéis centralizados para acompanhar mudanças nas políticas e subsidiar indicadores-chave para determinar o momento em que os escritórios podem ser abertos com segurança. A equipe de análise de dados do SC&H Group, por exemplo, criou um painel de amostra que exibe como poderia ser para uma empresa nos Estados Unidos. O painel destaca a legislação de cada estado juntamente com um mapa mostrando o número de casos.

Amostra de um painel do grupo de consultoria de gestão, SC&H Group, mostrando dados de políticas locais e casos regionais

Christopher Adolph, professor associado de ciência política e professor associado adjunto de estatística na Universidade de Washington, está organizando e mantendo um conjunto de dados sobre políticas estaduais relacionadas à COVID-19 usando fontes de dados abertas. Ele incentiva os líderes de análise e dados a adotarem uma abordagem focada ao visualizar dados da política local. É recomendável considerar outros tipos de visualização além dos mapas para obter métricas específicas e regionais que mostrem o impacto da COVID-19.

“Se eu trabalhasse em uma organização”, disse Christopher, “estruturaria uma visualização para mostrar o que está acontecendo em cada local associado à minha empresa, com filtros que as partes interessadas pudessem usar para classificar por rigor das políticas, tendências de mobilidade e tendências nos casos. Eu iria querer ver uma série temporal de como as políticas mudam com o tempo conforme o número de casos aumenta ou diminui em uma região”.

A Lovelytics, uma parceira da Tableau, criou outro modelo de painel combinando dados da Central de dados sobre a COVID-19 da Tableau com uma amostra de dados de RH, fornecendo um detalhamento de funcionários em situação de risco por edifício, faixa etária e local. Embora esse exemplo tenha sido originalmente desenvolvido para empresas que buscam se estabilizar em um momento de crise, painéis desse tipo também podem se tornar uma fonte confiável de informações no caso de uma outra onda do vírus após a reabertura.

Lovelytics, parceira da Tableau, criou um painel sobre a COVID-19 e recursos humanos para analisar o risco por localidades.

Alguns dos desafios mais complexos que os funcionários enfrentam na esteira da COVID-19 estão relacionados com o layout do local de trabalho. Muitas organizações adotaram o conceito de escritório de plano aberto, dificultando a aplicação da regra de dois metros de distância entre os funcionários. Elas também estão avaliando o uso de espaços compartilhados como cozinhas, banheiros e elevadores em conjunto com sistemas sofisticados de filtragem de ar para reduzir a propagação de gotículas infecciosas. Os dados podem ajudar os empregadores a articular todas essas decisões logísticas.

Alguns dos principais pontos de dados que os empregadores estão coletando (ou pensando em coletar) sobre utilização de espaços são:

• Distância física (entre mesas de trabalho e em espaços compartilhados)
• Redução da densidade (remoção de móveis em espaços comuns como cozinhas e salas de conferência)
• Movimento do ar e ventilação
• Pontos de aglomeração como elevadores e banheiros

Esses novos desafios estão levando as empresas a adotar novas métricas no local de trabalho. A Salesforce, por exemplo, está analisando dados para modelar o escalonamento de horários de entrada para poder administrar a capacidade dos elevadores de modo eficaz. “A última coisa que queremos é que os funcionários fiquem aglomerados no saguão ou na calçada à espera dos elevadores”, comentou Elizabeth Pinkham. A Salesforce também está formando uma parceria com a Siemens no desenvolvimento de soluções para um ‘escritório sem contato’, onde as organizações possam administrar dados de ocupação e localização para ampliar o processo de rastreamento de contatos (por adesão voluntária).

A Cushman & Wakefield, uma empresa global de serviços imobiliários, observou no seu guia de Prontidão para recuperação que as empresas devem “investir em tecnologias de operação de edifícios que aumentem a integração, visibilidade e controle do edifício e dos espaços de trabalho” (como sensores de ocupação e recursos de monitoramento da qualidade do ar). A empresa também realizou um piloto de um novo layout de escritório em Amsterdã denominado “O escritório de dois metros” usando grandes círculos e indicações visuais para assegurar a separação de dois metros entre os funcionários.

Um exemplo de painel do Mestre Zen do Tableau Ken Flerlage. Note que este é apenas um exemplo e não um modelo. Há vários fatores que as organizações precisam considerar no planejamento do local de trabalho além da regra de dois metros de distância.

Recentemente, o Mestre Zen do Tableau Ken Flerlage explorou como seria uma visualização do local de trabalho, desenhando círculos de dois metros em volta de cada mesa. Se a área da mesa de trabalho não segue o perímetro de dois metros, o círculo fica vermelho e indica que a empresa precisa reconsiderar o layout do escritório. No artigo de blog do Ken sobre a visualização, Amanda Makulec, líder de visualização de dados na Excella e Bridget Cogley, consultora sênior na Teknion, explicam que esse modelo é um bom ponto de partida para que as pessoas comecem a repensar a disposição dos assentos, mas também é preciso pensar na complexidade de como as pessoas se movem dentro do ambiente do escritório.

Considerando essas complexidades, algumas empresas estão contratando especialistas externos para ajudar a definir esses parâmetros e orientar o planejamento logístico. Todos esses conceitos demandarão flexibilidade e iterações adicionais conforme as organizações começarem a colocá-los em prática.

Podendo ou não retornar fisicamente ao trabalho, as organizações também precisam pensar nas necessidades dos funcionários. Os funcionários se sentem confortáveis em retornar ao trabalho? E em que condições? Alguns funcionários precisam ficar em casa com as crianças, pois as escolas continuam fechadas. Outros podem apresentar comprometimento do sistema imunológico e se sentirem mais à vontade trabalhando de casa até que uma vacina esteja disponível.

Algumas empresas, incluindo a Tableau, estão avaliando as preocupações dos funcionários por meio de pesquisas regulares. Elas fazem perguntas sobre o bem-estar em geral, como eles estão se adaptando a trabalhar de casa e se a empresa pode fazer algo para ajudá-los. Empresas que estão na fase planejamento logístico podem perguntar se os funcionários se sentem confortáveis para retornar ao trabalho de modo a determinar o cronograma de reabertura.

Um painel de exemplo da equipe de análise de pessoal da Tableau mostrando os resultados de uma pesquisa sobre trabalho de casa durante a COVID-19 (esse painel contém dados de exemplo).

Com esses dados na palma da mão, as organizações podem analisar:

• Benchmarks de saúde mental
• Feedback dos funcionários para orientar o cronograma de reabertura
• Necessidades dos funcionários, como equipamento de escritório ou serviços de suporte para cuidar das crianças

Depois da reabertura dos escritórios, as empresas podem combinar os dados dessas pesquisas com dados de utilização para entender quantos funcionários estão de fato comparecendo ao escritório regularmente. Isso pode mostrar se os funcionários se sentem confortáveis com as novas condições de trabalho. Como as organizações precisarão escalonar turnos, horários de entrada e de intervalo, esses dados também podem servir como ponto de referência para o planejamento de turnos.

A análise dessas pesquisas pode ajudar as organizações a desenvolver métricas importantes de como a pandemia está afetando os funcionários e quando pode ser necessário tomar medidas.

Os dados podem ser um recurso poderoso quando as organizações precisam tomar decisões sem precedentes sobre a reabertura dos locais de trabalho. Mas, com a saúde e a segurança em risco, as empresas também devem investir no desenvolvimento das pessoas que analisam esses dados e buscar consultores especialistas externos para obter orientação quando necessário.

Explore recursos adicionais relacionados à COVID-19:

• Explore dados de monitoramento específicos por setor para iniciar a sua própria análise com pastas de trabalho que você pode baixar da Central de dados sobre a COVID-19.
• O Work.com da Salesforce oferece soluções essenciais. desenvolvidas para ajudar as empresas a reabrir seus locais de trabalho com segurança e eficácia.
• Leia o guia passo a passo da Salesforce para retorno ao escritório, elaborado por Elizabeth Pinkham, vice-presidente executiva do setor imobiliário global.