資料文化如何在危機時刻協助凝聚向心力


我們要怎麼辦?
從公共機構,到全球最大的企業,每個人都繞著這六個字打轉。多數世代很幸運地從未面臨現今如此不穩定的局勢。但這樣的局勢,正是我們現在所面對的。不過我們掌握一項核心關鍵:豐富的資料。這項關鍵是經歷 1918 年流感大流行或經濟大蕭條等危機的人們所沒有的。透過這項核心關鍵,再加上各種策略、方法與工具,現今的領導者能更完善的規劃成功前進的路徑。

面對的危機與其他截然不同時,資料便是非常重要的資產,可在如何執行業務及照顧員工等課題上,協助您判斷接下來應採取的步驟。領導者仰賴團隊來分析不同業務領域的資料,並參與全方位應變行動。雖然能夠掌握資料非常重要,事實上,真正能發揮影響的是人員。不管是分析資料、從資料中汲取見解、分享資料,還是形塑我們對資料的應變動作,都是由人員進行。單有資料毫無用處。

本年度稍早時,Tableau 與市場情報公司 IDC 聯手執行了一項一項研究。這項研究收集了七個國家或地區,共 1,100 位受訪者的回應1。我們想要瞭解擁有強大且統一一致資料工具、程序和行為的資料導向文化,有哪些可定義的特質,以及這類文化與其他文化,有哪些不同之處。

雖然這項研究是在疫情爆發前進行的,我認為其中仍有些特定的構想與步驟是我們能學習的。這些構想和步驟說明了我們每一個人能採取哪些行動,以協助組織中的所有人更快做出更明智的決策。以下是在目前局勢不明朗的情況下,如何制定資料、團隊與程序架構的幾項指引。

培養人際連結

發生緊急狀況與危機時,如要打造最完善的全組織應變行動,進行協作極為重要。多年來,Tableau 觀察到有組織投入資源同時經營現實世界與虛擬資料社群,藉此培養與資料相關的協作文化。在這些社群中,人員能自在地分享構想、傳達與公司資料來源相關的最佳做法,並於開放論壇中發問。

舉例來說,金融服務公司 Charles Schwab 在公司的 SharePoint 入口網站上,設立了一個使用者群組。這個群組每月有超過 130 位員工登入,在其中討論儀表板秘訣和資料分析內部程序等主題。保險與資產管理公司 Swiss Life 則創辦了電子報來分享分析師的建議,並舉行社群活動「儀表板秀」,讓使用者在這項活動中分享秘訣,並從不同部門的內部使用案例學習新知識。

前述與 IDC 聯手執行的研究顯示,來自資料領導組織的受訪者中,有 81% 有信心能在需要時取得資料與分析方面的協助1。在瞬息萬變、分秒必爭的危機中,人員需要知道遇到資料問題或有資料相關疑問時,可到何處求助。發生危機時,這類社群具備良好能力,能處理新的資料難題,因為社群的成員互相信任,社群中已有既定程序,並有「大使」能協助組織其他部分快速行動。

即使沒有正式的內部資料社群,您仍然可詢問資料分析師與擅長使用資料的業務使用者,瞭解人員目前如何詢問與資料來源或使用案例相關的問題。有儀表板問題時,人員向誰求助?他們如何傳達這些問題?可能是透過 Chatter 或 Slack 等協作平台,或是透過定期開會。思考如何將這些使用者社群轉變成正式的社群。一開始,可能可以很簡單的為每個部門安排分析洽詢時間,或建立內部論壇,讓人員能夠參考過去的疑問。這些措施能讓組織在應變上更為快速敏捷,並建立基礎,以在未來發展出更穩健的社群。

根據信任的指標達成一致性

在不明朗的局勢中,優先考量會改變,您的做法也必須跟著改變。領導者在危機期間達成一致性的一種做法,便是建立一組新的重要指標。確認相關項目與指標一致後,要如何測量進度?

首先,請先評估只要輕鬆調整即可處理新問題的現有資料來源,例如資料集和儀表板。舉例來說,由於實體商店被迫關閉,零售商紛紛將焦點轉向電子商務。為避免庫存滯銷,零售商可能會舉辦線上促銷活動,以折扣價出售較舊的庫存。在這種情況下,他們可以使用與促銷活動相關的現有儀表板,並加以修改,使其可追蹤與 COVID-19 相關的特定促銷活動。

若有資料集與新指標並非完全一致,可考慮使用其他資訊來源的加以補充,讓資料更為豐富廣泛。這類資料可能是其他團隊或部門的資料,或是外部來源的資料。舉例來說,世界糧食計劃署(World Food Programme,WFP)維護的一個資料庫中,包含了全球各地透過該署之學校營養餐計劃領取餐點的學童。學校因 COVID-19 疫情而關閉時,該機構即將這項資料來源與另一項 UNESCO 來源加以結合,以便理解疫情在全球各地造成的影響,並追蹤計劃在調整後的成果。

在一開始時,這些資源不需要完美無瑕,但應在組織中廣泛分享,讓所有人都使用相同的事實來源。共用資料資料源是讓員工團結一心的強大方法,如有需要,也較方便以一個單位進行轉置。

以身作則示範資料領袖行為

您多常貢獻資料導向建議或觀點?在接受情勢持續多變不定的同時,您很可能也曾仰賴資料做為決策指引。在這非常時期,不應仰賴道聽途說,或個人意見。此事攸關業務能否持續,甚至攸關人命。

前述與 IDC 聯手執行的研究顯示,來自資料領導組織的受訪者中,有更多人表示公司高層在使用資料與分析技術方面以身作則,人數高出其他組織 59%。此外,受訪者中,表示需要在會議中使用資料的人數,高出不需要的人數 60%,有 67% 表示需使用資料做為建議及/或決策的根據1

發生危機時,領導者需要鼓勵員工使用資料,但也需使用資料做為全公司應變行動的指引。舉例來說,TVS Credit 是一家非銀行金融機構,在印度許多地區提供車輛與機車貸款。在這間公司的 COVID-19 行動中,資深領導者建立了一個專案小組,專門運用金融與健康資源,為員工提供支援。這個小組建立了一個儀表板來追蹤、監控和回應逾 130 個據點,超過 14,000 名員工,確保小組能配合員工的需求,快速進行調整。已有許多領導者使用資料來瞭解疫情對於業務的衝擊,並使用資料做為後續行動的指引,上述案例只是多個案例中的其中一個範例。

以資料為指引

那我們該怎麼辦?資料非常強大,但只是全局中的一環。您需要讓人員掌握所需工具與能力,人員才能分析與理解資料,並傳達資料蘊藏的資訊,充分發揮資料的潛力,面對危機時更是如此。信任人員能運用資料帶領團隊,且在這過程中,以身作則示範您希望培養的資料導向行為。找出在目前的局勢中,仍能發揮效用的資料程序,並以這些程序做為建立長期計劃的指引。

在 Tableau,我們希望能助您一閉之力,協助您找出並踏上前進的路。我們整理了一份資源清單,其中包含各種相關資源,供領導者在這段期間使用:

如要進一步瞭解資料文化,請閱讀 IDC 的完整 InfoBrief(資訊簡報)

1.資料來源:IDC InfoBrief(資訊簡報),由 Tableau 出資,「Why You Should Care About Data Culture」(您為什麼何應該在乎資料文化),2020 年 4 月。

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