尽管 COVID-19 疫情仍未结束,工作场所已经在重新开放。以下是您在制定工作场所数据策略时,需要考虑的四个领域。

COVID-19 迫使组织重新考虑实体工作场所的未来。从办公桌布局到会议室再到公共区域,我们需要从员工健康与安全的新视角来审视各个环节。在领导者制定复工计划,确定复工指标以及衡量有效性的过程中,数据起着至关重要的作用。

一些国家/地区已经在重新开放办公区。而其他国家地区则在进行观察和学习。正如 Gartner 所称,迄今为止,我们从亚太地区获得的最大启示之一就是“透明度”和“迭代”的重要性。正如 Salesforce 首席数据官 Hernan Asorey 所说,“我们一直在评估可用的数据,在此基础上做出决策。对于每一种不断变化的需求,我们都会切实研究可信来源中存在的内容,并与该领域的专家共同进行审查,然后我们进行评估、扩充、学习和调整。”

由于组织面临着全新的挑战(一切都取决于多种因素,包括办公室位置、工作区类型和员工人数),领导者需要借助数据来实现灵活规划。

这篇博客文章涵盖了四个领域,您可以通过这四个领域的措施借助数据制定更加完善的复工策略:

  1. 组建 COVID-19 工作组
  2. 跟踪地区政策
  3. 为工作区规划提供依据
  4. 分析员工调查数据

这些领域只是一个起点,而不是详尽的清单。所有细节都会在不同的组织中有所差异,因此此博客文章仅供参考。如需关于如何安全有效地重新开放工作场所的详细解决方案,请参考 Salesforce 的 Work.com

1.组建由数据支持的 COVID-19 工作组

复工是一项跨职能举措。各组织正在成立专门应对 COVID-19 的集中式工作组,此类工作组由具有不同技能和视角的各种人员组成,负责管理工作场所物流和员工沟通等细节。在 Salesforce 的指南“How to Reopen Your Business”(如何重新开业)中,Salesforce 全球房地产执行副总裁 Elizabeth Pinkham 指出,让这个工作组代表整个员工队伍非常重要。

Tableau 工作场所高级经理 Debbie Smith 说,“Tableau 将各种利益相关者召集在一起,进行工作场所相关对话。“我们收集了来自公司各个层面的观点和数据,从安全性到人力资源,再到房地产、市场营销和采购。我们还聘请外部专家来提供各种细节知识,例如产能规划和空气过滤。”

这些利益相关者使用不同的数据点来得出自己的看法。例如,健康和安全团队可能会监测地区政策数据,采购部门可能会使用数据来做出购买任何新设备的决定,例如办公桌之间的面板,而 IT 部门可能会与工作场所团队一起确定如何更换现有设备,例如电话或耳机。

在复工策略中,组建这样一个专门的团队是非常基础的一环,因为只有在人们可以提供背景信息并采取行动时,数据才有用武之地。

2.跟踪地区政策数据,为复工措施提供依据

复工策略在很大程度上取决于当地政策。除了这些政策外,组织还需要考虑大量指导方针,例如来自职业安全与健康管理局 (OSHA)、疾病控制与保护中心 (CDC)、环境保护署 (EPA) 以及类似机构的指导方针。

组织正在通过集中式仪表板跟踪不断变化的政策并为关键指标提供依据,从而确定何时可以安全地重新开放办公室。SC&H Group 的数据分析团队构建了一个示例仪表板,它展示了美国的公司可能会使用怎样的集中式仪表板。该仪表板突出显示了每个州的立法情况,并在旁边配有显示病例数的地图。

来自管理咨询组织 SC&H Group 的示例仪表板,其中显示了本地政策数据以及地区病例数据。

华盛顿大学政治学副教授兼统计学客座副教授,Christopher Adolph 正在整理和维护来自开放源数据的 COVID-19 相关州政府政策数据集。他鼓励数据和分析领导者在对本地政策数据进行可视化时,采用一种重点明确的方式。这可能意味着要考虑地图以外的其他可视化类型,以便更好地关注能够反映 COVID-19 影响的具体化地区指标。

Christopher 说,“如果我是一个组织,我将构建一个可视化来显示与我的业务相关的每个地点的情况,同时提供一些筛选器,让利益相关者能够探索和了解政策的严格性、流动性趋势和病例数趋势。我希望看到一个时间序列,通过它来展示某个地区的政策如何随着病例数的增加或减少而改变。

Tableau 合作伙伴 Lovelytics 创建了另一个仪表板模板,该模板将 Tableau COVID-19 数据中心的数据与示例 HR 数据相结合,按建筑物、年龄段和位置提供了高风险员工的细分信息。此示例最初是为希望在危机中稳定局势的公司开发的,但如果复工后出现新一波疫情,此类仪表板也可以成为单一事实来源。

Tableau 合作伙伴 Lovelytics 创建了一个 COVID-19 和人力资源仪表板解决方案,用于按位置分析风险。

3.为包括办公桌布局和密度在内的工作场所规划提供依据

COVID-19 疫情爆发后,雇主面临的一些最复杂的挑战涉及工作区的布局。许多组织已经接受了开放式办公室的理念,因此很难在员工之间执行 2 米指导方针。他们还会评估如何使用厨房、卫生间和电梯等公用空间,以及高端空气过滤系统才能减少传染性飞沫的传播。要制定关于所有这些后勤事项的合理决策,雇主可以首先分析相关数据。

雇主围绕空间利用情况收集(或考虑收集)的一些关键数据点包括:

  • 物理距离(办公桌之间的距离和公用空间内的距离)
  • 降低密度(从厨房和会议室等公共空间移走家具)
  • 空气流动和通风
  • 电梯和卫生间之类的挤压点

面对这些新挑战,组织采用了新的方法来评估工作场所指标。例如,Salesforce 正在通过分析数据来进行交错到达时间建模,以便有效管理电梯容量。Elizabeth Pinkham 表示,“我们最不愿看到的事情就是,员工花很长的时间排队等电梯,大厅内,甚至人行道上都站着排队的人。”Salesforce 还在与西门子合作开发“非接触式办公室”的关键解决方案,这将使组织能够通过管理占用率和位置数据来增强接触者追踪流程(在自愿加入的基础上)。

全球商业房地产服务公司 Cushman&Wakefield 在其 Recovery Readiness(恢复就绪性)指南中指出,组织最好“采用有效的楼宇技术来增强楼宇和工作场所系统的集成度、可见性和控制效果”(例如占位传感器或空气质量监测功能)。该公司还在阿姆斯特丹对一种被视为“2 米办公室”的新型办公室布局进行了试点,这种布局使用大圆圈和视觉提示促使员工在彼此之间保持 2 米的距离。

Tableau 专业大师 Ken Flerlage 创建的示例仪表板。注意,这仅仅是示例,而不是模板。除了 2 米指导方针外,组织在进行工作场所规划时还需要考虑多个其他因素。

最近,Tableau 专业大师 Ken Flerlage 探索了如何进行办公室空间可视化,他在每张办公桌周围绘制了一个 6 英尺的圆圈。如果某个办公桌区域没有遵守 2 米边界规则,这个圆圈就会变成红色,表示公司需要重新考虑该办公区域的布局。在 Ken 发布的关于可视化的博客文章中,Excella 的数据可视化负责人 Amanda Makulec 和 Teknion 的高级顾问 Bridget Cogley 解释说,此模板对于人们重新思考办公室座位安排是一个很好的起点,但人们还需要进一步思考关于人们如何在办公室环境中移动的复杂问题。

为了应对这些复杂的问题,一些公司聘请了外部专家来帮助他们设置这些参数并为后勤规划提供依据。当组织将这些概念付诸实践时,每一个概念都需要额外的迭代和灵活性。

4.分析有关员工心理健康和境况的调查数据

组织还需要考虑员工的需求,无论员工能否回到工作场所进行现场办公。员工是否愿意复工?如果是,以何种形式复工?由于学校尚未复课,有些员工需要在家照料小孩,另一些员工可能抵抗力较弱,还有一些人可能更愿意在家工作,直至疫苗研制成功并向公众提供。

包括 Tableau 在内的一些公司正在通过定期调查来了解员工的疑虑。这些公司会询问有关总体境况的问题,例如员工如何适应在家工作,以及公司可以为他们提供什么样的支持。处于后勤规划阶段的公司可能会问员工是否愿意复工,在此基础上确定复工时间表。

Tableau 人员分析团队的一个示例仪表板,显示了某次 COVID-19 在家工作调查的结果(该仪表板包含示例数据)。

收集到这些数据后,组织可以分析:

  • 心理健康基准
  • 员工反馈(为复工时间表提供依据)
  • 员工需求(例如办公设备或与照料小孩相关的支持服务)

重新开放办公室后,公司可以将这些调查数据与利用率数据结合起来,以了解实际有多少员工定期进入办公室。这有助于确定员工是否适应新的工作条件。由于组织需要制定交错式的班次、开始时间和休息时间,这些数据还可以为班次规划提供参考信息。

通过分析这些调查的结果,组织可以更好地设计重要指标来反映疫情如何影响其员工群体,并确定如何采取行动。

详细了解 COVID-19 和工作场所数据

关于重新开放工作场所的决策是前所未有的。在制定这些决策时,数据可以成为一项非常有用的资源。但由于这些决策事关健康和安全,组织同样应该重视分析这些数据的人员,并在需要时寻求外部专家的建议,以便找准方向。

探索其他 COVID-19 资源:

  • 访问 COVID-19 数据中心,探索适用于具体行业的数据跟踪工具,并使用可下载的工作簿顺利开始您自己的分析。
  • Salesforce 的 Work.com 为您提供了一些基础解决方案,它们可以帮助企业安全高效地实现工作场所的重新开放。
  • 阅读 Salesforce 的分步指南,全球房地产执行副总裁 Elizabeth Pinkham 将在其中为您介绍如何重返办公室。

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