编者按:Visual Risk IQ 长期以来一直是 Tableau 合作伙伴,专精于帮助财务和内部审计专业人员查看并理解自己的数据。该公司已为各种行业的客户成功完成了数百个数据分析项目,能够通过创新的在职培训和辅导方法来缩短获取见解所需的时间。

背景:数据分析并不“新鲜”

数据分析在财务、风险和内部审计领域的应用已经是屡见不鲜。电子表格早在 30 多年前就已在财务和审计领域普及,而传统的脚本语言和报告编写工具在商业领域同样历史悠久。尽管我们实现了巨大的技术进步,但大多数内部审计程序仍然始于“选择交易样本”之类的关键步骤。

10 多年来,专业标准一直要求内部审计师考虑在规划期间使用数据分析,但实际上,我们发现采样仍然是很多内部审计团队的主要测试方法。即便是在对整个数据群体进行评估时,电子表格在测试中的使用次数也并不少于更加强大的工具。电子表格可能会给审计人员带来潜在的盲点,特别是数据完整性方面的盲点。

在本博客中,我们将与您分享如何自动执行周期性风险分析和审计步骤并解决电子表格可能导致的盲点,藉此来改进查询设计并节省时间。我们首先介绍有效的审计团队执行这些流程变更时需要的技能。请继续阅读,了解为什么有必要将数据分析(至少是数据驱动型通知)纳入到您的审计和风险职能中,而不是仅仅进行采样或电子表格分析。

根据我们的经验,要实施可重复的流程来进行以审计和风险为重点的分析,就必须改变方法,将业务问题与对基础数据源的理解联系起来。Visual Risk IQ 开发了一个 QuickStart(快速启动)流程,让业务人员和数据专业人员能够走到一起,从而将他们的业务问题与数据源联系起来。

图 1:Visual Risk IQ QuickStart 流程旨在提高审计部门的绩效。

数据分析需要哪些技能?

最关键的成功要素在于,确保财务和审计领域专长得到在数据采集和数据准备领域具有同等技能水平的团队成员的支持。要成功实施自助式数据分析,就必须同时具备这两方面的技能。Visual Risk IQ 已经在众多行业内成功实施了 200 多个数据驱动型内部审计项目,我们一次又一次地见证了这种技能组合的必要性。

Association of Professional Research Analysts(专业研究分析师协会)为筹资领域的数据分析构建了一个知识体系。我们发现,财务和审计专业人员也需要类似的领域专长才能成功进行数据分析,具体领域如下:

  1. 项目管理
  2. 数据采集和操作
  3. 统计技术
  4. 可视化报告技术
  5. 沟通
  6. 财务和审计领域专长
  7. 变更管理和战略思维



同一个人不太可能学会所有上述技能,因此我们认为以财务和审计为重点的数据分析绝对应该被视为团队活动,而不是个人活动。使用适合具体数据类型的可视化报告技能来补充审计或财务技能是一个不错的想法。

根据我们的经验,在这个知识体系中,可视化报告技术通常是财务和内部审计人员最欠缺的技能。财务专业人员可以非常快速地通过运行确认性查询来识别问题;例如,确认是否存在发票日期早于订单日期的现象。但是,他们无法首先探索发票和采购订单之间的天数以了解平均天数、最小天数或最大天数,而是只能提供一个“列出日期 A 早于日期 B 的所有项目”的确认表,而且这往往被视为最终答案。脚本语言和传统报告编写工具在构建确认性查询方面的功能强于构建探索性查询,这也许就是财务和审计专业人员更善于进行确认性查询的原因。

探索性查询可以促成数据发现,并且与自助式数据分析这一未来趋势更加一致。不再需要专门的 IT 或编程技能,因为 Tableau 之类的现代工具让人们可以更加轻松地探索和分析数据群。只需单击几下,即可按由大到小或由旧到新的方式对交易进行排序。再加上一些筛选器,我们就可以创建一个交互式仪表板来进行探索,获得电子表格和脚本语言无法为我们提供的重大见解。

要详细了解可视化报告技术(包括如何为业务问题选择图表类型),我们建议您阅读 Stephen Few 的著作 Show me the Numbers(给我看数字)以及他的博客。使用 Tableau 制作可视化报告时,最重要的技术之一是仪表板操作和“viz within a viz”(可视化中的可视化),“viz within a viz”让您可以使用高层级的探索性图表(例如时间序列或整体与部分关系图)来选择或筛选某个类别或日期范围的排名图。借助这项技术,提出和回答初始问题的人无需额外编程即可解决自己想到的下一个问题。

其他审计工具及其局限性

电子表格可以提供多种功能,而且大多数审计师都有使用电子表格的丰富经验。但我们发现,对于需要全面了解数据的人而言,使用电子表格可能会带来潜在的盲点,特别是数据完整性方面的盲点。电子表格的公式可能出错,用户在滚动、排序或筛选文件时也可能意外改变数据。这些风险太大,因此电子表格对于大多数内部审计用例而言并不可靠。如果您使用普通的例外查询来探索整个数据群,或者使用电子表格中的有限数据集,那么您可能无法发现某些异常值和模式。除了使用功能更为强大、支持查询所有数据的分析平台外,您的团队还需要配备适当的人员来管理不断变化的风险和审计职能。

即使是在偶尔使用脚本语言进行内部审计工作的组织中,这些工具往往只得到一次或两次使用,然后随着人员的变化而无人问津。人们觉得临时分析会带来高昂成本,甚至事实也有所印证,于是这些脚本工具在众多组织中成为摆设。我们认为,数据分析(特别是探索性可视化分析)应该在内部审计规划、现场工作和报告制作中成为更加常用的可重复流程。

说明如何通过可视化提高审计能力的绝佳示例

我们最喜欢的可视化报告应用程序让用户可以进行探索性查询,从而能够促成数据发现,同时还支持自助式数据分析模型。对于财务和审计专业人员,我们喜欢列举的示例包括旅行和接待测试或采购卡;由于采用事后审批机制,此类支出的错误率通常很高。

这个 Oklahoma P-card(俄克拉荷马采购卡)数据仪表板可以快速显示异常值,表明重复或违规的费用。这个可视化是我们最喜欢的探索性查询之一。

Figure 2: Oklahoma P-Card data showing duplicate or out-of-policy expenses.

最近,我们使用 Tableau 来识别可能适用于 ASC 842(租赁会计新标准)的支付组。在下方的甘特图中,每个供应商付款行中的空白显示了金额相似的付款之间的时间间隔。间隔规则的竖线组表明,这些款项很有可能代表根据新会计标准需要披露的租赁。

您创建了哪些对您的财务和内部审计团队产生影响的可视化?要获得更多灵感,请考虑加入 Tableau 社区中的财务专区 (Office of Finance) 并通过参加会议与同行互动和相互学习。

要了解如何采用主动方法来揭示风险和改进审计,请访问 Tableau 审计、风险和合规分析解决方案页面

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