上图所示并非真实数据

编者按:霍尼韦尔是一家总部设在美国的跨国企业集团,位列“财富 100 强”。该公司生产商用及消费类产品,提供工程服务,还制造航空航天系统,服务于各类型的客户。霍尼韦尔使用 Tableau 已超过两年时间,成功利用这款产品在整个公司范围内推广具有指导意义的分析,并形成了自助式报告文化。通过展开合作并采用 Tableau,该公司财务部门的工作效率不断提升;由于能够清楚了解库存管理等方面的情况,财务业绩持续改善;而且报告的编制时间也显著缩短。我们邀请到了高级财务总监 Joseph Majewski,他就霍尼韦尔如何使用 Tableau 更有效地进行财务规划进行了分享。

业务合作人要想查看数据并从中快速找到答案(而且有时候时间很紧迫),不免要严重依赖财务部门的帮助,相信很多专业人士都亲身经历过这种情形。霍尼韦尔当然也不例外。实际上我们的首席财务官就曾对财务部门的员工这样说:“你们苦学多年,好不容易成为专业财务人士,并不是为了用 Excel 手工制作重复的报告。我们可不希望你们这样。我们希望你们专注于如何成为更出色的业务合伙人,从而推进有影响力的数据分析。”所以说,采用 Tableau 对我本人及财务部门的其他同事而言都十分重要,让我们得以摆脱单调枯燥的 Excel 操作,而且随着与业务部门建立更密切的合作关系,也让我们能够及时地捕捉、分析并理解海量的数据。

正式采用前,我们的一些业务团队开展了多个“试行”项目。他们利用 Tableau 来改进报告和分析体验,从而取得了更好的成果和更高的效率。在霍尼韦尔首席财务官甚至是业务总裁们的支持下,过去两年我们开展了众多的成功项目。比如,有一个试行项目就帮助解决了一大库存难题。当时我们通过进行与滞留库存有关的数据分析,成功实现了近 1,000 万美元的收入。这次试行及其取得的成效促使高性能材料和技术团队扩大了采用范围。

仔细分析我们的采用过程可以看出,霍尼韦尔团队实际上采取的是分阶段方法。我们首先从新数据入手,引入了可视化技术来实现自助式分析,让库存团队有机会访问和查看数据并获得新的见解。随着该项目的进展,我们加入了需求数据,从而创建了以行动为导向的视图,并支持更广泛的受众使用。这一阶段是通过五次不同的例会完成的。这个库存项目以及商业智能项目为我们带来的一些其他关键启示有:

  • 项目应该引入新信息,或者应该有潜力展现出大幅提升了工作效率。
  • 分析必须具有行动指导意义…我们需要的不是总结事实或剖析原因,而是要提供有助于领导层做出决策和采取行动的分析洞见。
  • 迭代十分关键。我们不担心只是在小范围试行,因为我们终究会收到支持大范围采用的反馈。

在我们首席财务官的领导下,我们还制作了很多企业级标准财务报告,这些报告不需要使用 Excel 进行太多操作,有助于实现自助式报告。其中提供的标准摘要和关键指标能够显示每个报告期结束时的绩效。

霍尼韦尔财务部门目前已有超过 25,000 名用户使用 Tableau Server,而且用户量还在保持增长势头。如此大规模的采用,让我们“成为更出色的业务合伙人”的立场日益坚定,而且每天都在推动富有指导意义的数据分析,帮助业务团队做出重要的战略决策。如果拿建筑行业做类比,我采取的商业智能实现方法就是将我们的财务系统团队当做“框架工”。我们负责建立数据连接,担当财务部门与 IT 部门间的联系纽带。而作为主题专家的职能财务团队则担当“修整工”。他们负责处理数据和开展有影响力的分析,其中最为出色的分析结果则成为了产品的设计依据,投入到标准使用流程中。

下面奉上我们一路走来所总结的一些经验,希望对您的财务规划与分析 (FP&A) 职能部门有所助益:

数据处理工作固然十分复杂,但如果遵照以下这些措施,就能够化繁为简。

  • 评估已有的工具和流程。在启动一个 IT 项目前,能否使用现有的工具创建一个数据源?
  • 让充满热情的人员参与进来,成为变革推动者。我们财务部就有一些员工积极学习使用 Tableau 中的自定义 SQL,以提升工作簿的性能和改进交付的产品。
  • 此外还要齐心协作…整合业务部门和 IT 部门的资源至关重要。 很多人员都勇于走出自己的舒适区,深入研究分析技术,而当他们需要帮助的时候,发现 IT 人员也十分乐于助上一臂之力。

制定数据策略,利用受管控的数据。下面是我们在霍尼韦尔总结的一些实用注意事项:

  • 在霍尼韦尔航空航天业务的财务部门中,我们首先从现有的 HANA 视图着手。而且我们是先利用数据提取来建立解决方案原型并尝试部署,然后再寻求 IT 开发团队的帮助。
  • 借助于 Tableau 的角色级安全保护机制,我们创建了与数据仓库安全角色一一对应的维度过滤器,从而能够灵活地在服务器上处理数据提取并确保数据的安全。
  • 不过我们特别注重流程的完整性,因此特意与 IT 部门协力修改或新建了 HANA 视图,以便满足我们的数据和性能需求。

最后,真正推动分析技术采用的终归是人。

  • 请管理层出面支持推广分析技术,帮助在组织内推动分析技术的采用。如果未得到管理层的支持,那就继续寻求这样的支持,直到找到愿意出面支持的管理人员为止。
  • 人最关键!就我个人而言,我寻找的是那些总是想要改进流程、学习进步、做事主动且喜欢不断尝试的人员。
  • 但不要坐等他人前来参与。先在小范围内试行,再请别人参与进来,征集到反馈意见后,与业务合伙人一起通过迭代不断完善。

想要了解更多信息?欢迎收听这场网络讲座,了解霍尼韦尔如何利用 Tableau 在整个公司范围内推动灵活的自助式财务分析。

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