编者按:Sam 的职业背景是为 InterWorks 创建各种财务功能,包括绩效分析报告。本文以他的原始博文为基础,这些博文收录在 InterWorks 发表的“Tableau for Finance”(Tableau 的财务用途)系列

对于您的财务团队而言,什么最有价值?您可能会说人。假设您已经有合适的人员,这些人员具备其岗位所需的技能,您的答案又会是什么?我的答案是时间。

在我的工作中,时间非常稀缺。我相信许多财务团队也遇到了这个问题。根据我的经历,为了在非常紧张的期限内制作好报告,财务部门总是在工作中坚韧不拔,保持高度克制。但我们是否应该考虑这样的问题:坚韧不拔和高度克制能否实现时间的最佳利用,能否在时间紧张时减轻压力?我想探讨这个问题,并重点介绍一种为我自己、我的团队和我的公司创造出巨大价值的资源。

Excel 的安全性和局限性

在财务部门创建的报告中,很大一部分都是用 Excel 创建的。它是首选资源,是安全的选择。过去,Excel 提供了可以通过公式轻松修改的各种功能。

我已经记不清自己在 Excel 中创建了多少个工作簿。但这些工作簿已经跟不上时代的发展,因为与不断增加的实时数据相比,它们只能算沧海一粟。

我已经认识到,Excel 的最大局限在于:随着我们在会计系统中提交新的交易或调整内容,这些报告很快就会过时,而再次运行这些报告则是高度重复的工作。这会浪费宝贵的时间,我甚至来不及向最终用户介绍某个包含多个工作表的工作簿,而这些用户未必都精通 Excel。

此外,我们还需要检查公式,审查报告准确性,根据管理层的要求添加数据或者改变报告视图。由于时间有限,我常常一次性完成这样的工作,而报告和分析仅仅是我的一部分职责。

我可以构建出长达 20 行的复杂公式,它们包含嵌套聚合、LOOKUPS、IF 语句,并且可以合并来自多个工作表的数据。我的确为此感到自豪,因为这看起来像是一件艺术品。

但随着公式变得越来越长,并且需要从多个数据源提取数据,我们很难对其进行控制并保持其准确性。在理想情况中,数据源中的数据具有恒定的形制,您只需要导入最新数据;但实际上您很少会这样幸运。

Excel 最终会因为达到了临界质量而崩溃!工作内容丢失,数据恢复工作占据了更多的时间。好消息是,如果您使用 Tableau,这些问题都会迎刃而解。

Tableau 实现了自动化,节省了时间

Tableau 让财务和运营团队找回了丢失的时间。这是我的亲身经历。它同样可以为报告的使用者节省时间,因为我们会与使用者共同构建这些报告并就此开展协作,从而促进交互,提高理解水平。

我来自会计行业,不会编写代码和脚本。我花了一些时间来熟悉 Tableau 的报告和分析功能。这次尝试的结果是否让我满意?当然满意,如果早点进行这种尝试就更好了。不要误解我的话;我仍然会使用 Excel,但它的用途已经不一样了。Tableau 是我的首选解决方案。

Tableau 如何节省时间?

我每天要在 8 个小时内完成 10 个小时的工作量。但如果不使用 Tableau,我就要在 8 个小时内完成 20 小时的工作量。我想重点介绍 Tableau 的一些关键功能,这些功能对我帮助很大,您也可以从中受益。

实时数据连接

您的第一反应可能是:我如何能实时连接到公司数据?Tableau 的一项关键功能是数据源连接,使用这项功能时无需进行编码。如果获得相应权限,您可以连接到大多数数据库(如下图所示)。与您的 CRM 建立实时连接后,Tableau 报告可以进行实时更新或按计划更新。如果坚持使用 Excel 电子表格,您也可以连接到这些表格。以下是您在启动 Tableau 后看到的第一个屏幕:

上方:第一个 Tableau 屏幕显示了一系列数据源连接选项。

自动化

您每月会在 Excel 中手动制作多少个报告?报告的数量并不重要,重要的是您花了多少时间来准备数据、构建公式、检查数据、生成报告。

Tableau 可以完成所有数据更新工作,从而节省大量时间。我们发布了多个仪表板,这些仪表板可以分为两类:绩效仪表板和合规报告仪表板。来自数据的见解会影响决策,因此我们希望决策者获得最新数据。

无论您有怎样的报告需求,使用 Tableau 制作和发布的仪表板都可以支持自助式分析。可以设置自动数据刷新,或通过筛选功能隔离出与受众的关系最为密切的分析层面,因此维护需求极低。

举例来说,Excel 工作簿能否:

  • 每小时自动更新
  • 让用户通过浏览器在任何时间访问报告
  • 让每名用户都可以筛选数据
  • 提供订阅,让用户每天都能自动接收订阅内容
  • 根据用户凭据分配不同的编辑、交互和下载权限

并集、联接和混合

连接到数据源后,您就可以看到数据库中的所有可联接工作表或表格。在 Excel 中,您需要考虑 VLOOKUPS、SUMIFS 或其他公式中的跨表链接。

当您完成对并集或联接框架的解读后,Tableau 会记住您的选择以便将来再次使用。无需在添加行或列时更新 LOOKUP 和审查公式。

此视图显示了来自 Salesforce 的多个表,它们是通过简单的拖放功能进行联接的。


通过此仪表板,团队可以按部门查看资产绩效,并获得基础证券的详细信息。

以上重点介绍的三个功能彻底改变了我处理财务数据的方式,但这只是 Tableau 功能的冰山一角。越是深入地探索这个平台,我发现的价值就越多。如果想了解 Tableau 的可视化分析如何通过更多其他方式为您的财务团队实现价值和节省时间,请在此处阅读完整报告。

这可能是一个陌生的领域,但您会发现自己可以轻松入门。

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