Det viktiga förhållandet mellan data och bättre affärssamtal

Affärskommunikation har utvecklats radikalt under de senaste decennierna i och med e-postmeddelanden, telekonferenser, snabbmeddelanden och alltmer avancerade videokonferensplattformar. Under de senaste 18 månaderna har vårt sätt att kommunicera förnyats ytterligare. Men trots att vi är mer uppkopplade än någonsin, är de sociala och digitala klyftor som döljer sig under allt prat oroväckande. Att vi erkänner dataanalysens förmåga att fånga fakta är inte helt nytt. Effekterna av finanskrisen 2008 pekade på ett desperat behov av att revolutionera beslutsfattandet i styrelserummen. Syftet var att undvika potentiellt katastrofala konsekvenser av överdriven optimism och stor okunnighet som ledde till risktaganden. Men nu har pandemin riktat strålkastarljuset mot datans enorma betydelse, inte bara för företagsledare utan för alla. Samhällets förmåga att samla in och använda covid-19-data för att avslöja insikter som har räddat liv har varit fenomenal. Det har lett till en utbredd medvetenhet om att data bör vara en nyckelfaktor när man fattar beslut. Men vår förmåga att fatta datadrivna beslut beror på datakompetens, tillgång till information och tillgängliga verktyg. Dessa faktorer bidrar till en osäker bild av kvaliteten på företagsledares affärssamtal idag och skapar frågetecken kring hur stor vikt som läggs på datadrivet beslutsfattande

En datakultur skapas inte bara genom att ge anställda tillgång till de nödvändiga ingredienserna – chefer och ledare måste föregå med gott exempel.

Definiera ett affärssamtal av hög kvalitet

Tableau ville mäta hur effektiva dagens affärssamtal är. Man upptäckte att nästan 90 % av de högsta cheferna håller med om att ett affärssamtal av hög kvalitet bör ha tydliga mål, vara ärligt och transparent och leda till resultat. Tableau kunde även konstatera att de flesta chefer (81 %) anser att ett effektivt affärssamtal måste innehålla hård data. Sex av tio klassar mjuka färdigheter, som förmågan att lyssna och vara öppensinnad, som det allra viktigaste i ett kvalitetssamtal. Samtidigt värdesätter mer än hälften även hårda färdigheter, däribland förmågan att förstå insikter från data samt kunskap om branschen/sektorn (båda 54 %). Det faktum att förståelse för dataledda insikter rankas lika högt som branschkunskap är ingen överraskning. En nyligen publicerad rapport från den brittiska regeringen visade till exempel att nästan hälften (48 %) av företagen rekryterar för datarelaterade roller.

Pandemin har riktat strålkastarljuset mot datans enorma betydelse, inte bara för företagsledare utan för alla. Samhällets förmåga att samla in och använda covid-19-data för att avslöja insikter som har räddat liv har varit fenomenal. Det har lett till en utbredd medvetenhet om att data bör vara en nyckelfaktor när man fattar beslut.

Hinder för produktiva affärssamtal

64 % av cheferna tror att möjligheterna till informella samtal, dvs. de naturliga mötena vid kaffeautomaten, har påverkats avsevärt av pandemin. Det har utan tvekan påverkat utvecklingen av positiva relationer och förtroende inom teamen. Men det är inte bara relationsaspekten av affärssamtalen som har påverkats. På ett mer tekniskt plan fann forskarna att hälften av cheferna tycker att pandemin avslöjade luckor i informationsutbytet mellan teamen. Det näst största hindret för kvalitetssamtal var bristen på data eller information om det aktuella ämnet, vilket endast överträffades av frustrationen över möten som drog ut på tiden utan att resultera i en lösning. Dessa informationsluckor utvidgas av den fysiska klyfta som pandemin orsakat tillsammans med en redan befintlig digital klyfta. Den sistnämnda beror på fragmenterade tekniska system och datasilor i företagen. Det är avgörande att ha tillgång till samma data eftersom företagsledare annars kan fatta beslut baserade på ensidiga datauppsättningar. De kan då till exempel fatta beslut på global nivå endast baserat på försäljningsdata från ett fåtal länder som kan skilja sig avsevärt från de övriga.

Utan att ha hela bilden klar för sig och utan de verktyg och färdigheter som krävs för att få insikter, missar företag chansen att skapa gemensamma perspektiv som främjar känslan av en gemensam vision, förtroende och ömsesidig avstämning med intressenterna.

Etablera en datakultur

Över 75 % av de tillfrågade företagsledarna höll med om att data är viktig eftersom den minskar osäkerhet och främjar noggrannhet. Den gör att människor kan fokusera på det som är viktigt för verksamheten och bygger förtroende. Affärssamtal som inte förlitar sig på empirisk data för fakta och insikter riskerar att styras av personer som – medvetet eller omedvetet – väljer att ta upp information som backar upp deras argument. Det kallas bekräftelsebias, och även om datainsikter fortfarande kan användas selektivt i samtal är det mycket svårare att förvränga sanningen om alla har tillgång till samma data. Men vikten som chefer lade på att använda och förstå data i sina affärssamtal står i strid med hur brett data används för att fatta beslut i deras organisationer. Väldigt få hade väletablerade datakulturer på plats och endast 19 % svarade att alla i deras verksamhet använder data i sitt beslutsfattande. En av tio menade att dataanalys inte användes alls i deras företag. Men varför finns den här klyftan, och varför är den så extrem? En tredjedel av ledarna (34 %) förklarade att bristande datakompetens samt förmåga att generera datainsikter och skapa förtroende för data var de tre främsta anledningarna till att de inte lyckades bygga en datakultur. Den ökande klyftan i datakunskaper i landet syns även i annan forskning, där regeringen har fastställt att nästan hälften av de brittiska företagen har svårt att anställa personer med datakompetens. Nästan en tredjedel av de tillfrågade hävdade att ”för mycket” data utgjorde ett hinder. Detta kan tyda på att företag helt enkelt inte har den digitala kompetensen eller verktygen för att använda dataanalys och effektiv visualisering för insikter. Ledare överbelastas med information och hamnar i en ”beslutsförlamning”. Detta, i kombination med upptäckten att informationsdelning är ett verkligt problem, pekar än en gång på den överväldigande utmaningen i att bryta ner datasilor i stora företag, med data från olika avdelningar som blir strandsatta på separata digitala öar. Utan att ha hela bilden klar för sig och utan de verktyg och färdigheter som krävs för att få insikter, missar företag chansen att skapa gemensamma perspektiv som främjar känslan av en gemensam vision, förtroende och ömsesidig avstämning med intressenterna.

Det är avgörande att tillgång till samma data möjliggörs. Annars kommer företagsledare bli mer benägna att fatta beslut baserade på ensidiga dataset – exempelvis fatta beslut på global nivå endast baserat på försäljningsdata från ett fåtal länder, vilken kan skilja sig avsevärt från de övriga.

Så kan företag gå framåt

I slutänden är mänskligt beslutsfattande baserat på förnuftet, oavsett om det grundar sig i visshet, konflikt eller i normativa argument. Förnuftsbaserade argument är avgörande för att fatta beslut och när människor måste välja letar de efter skäl som motiverar deras val. För att undvika partiskhet i affärssamtalen bör åtminstone en del av besluten baseras på data och värderas utifrån betydelse. Det är också viktigt att besluten kontextualiseras och övervägs mot ESG-värden (Environmental, Social and Governance) och alla intressenters välbefinnande – särskilt marginaliserade grupper. Data kan vara till stor hjälp i företagens jakt på vinst, men det får inte ske på bekostnad av mänskliga värden eller välbefinnande. Även om investeringar i nya dataanalysverktyg, molnbaserade datasjöar och utbildning räcker långt, måste etableringen av en verklig datakultur komma uppifrån. Tableaus forskning blottlägger faktumet att företagsledare är bra på att snacka, men därifrån är det en lång väg till att också agera fullt ut. Så länge de anställda inte ser att chefer fattar databaserade beslut eller skapar affärsberättelser grundade på hård data kan ingen förvänta sig att resten av företaget ska följa efter. En datakultur skapas inte bara genom att ge anställda tillgång till de nödvändiga ingredienserna – chefer och ledare måste föregå med gott exempel.

Den här bloggen är baserad på en undersökning som utfördes av YouGov på uppdrag av Tableau kring attityder till data bland högt uppsatta arbetsgivare.

Subscribe to our blog