Quando estabelecemos metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para qualquer projeto comercial ou pessoal, é fundamental definir os objetivos certos. Metas, objetivos e KPIs são ferramentas. Eles têm uma utilidade. Como qualquer ferramenta, eles devem ser planejados e utilizados de forma consciente. Uma prática recomendada para definir metas e KPIs é usar os critérios SMART.
Neste artigo, definiremos os critérios SMART com exemplos comuns e apresentaremos práticas recomendadas para você criar suas próprias metas SMART.
O que são metas SMART?
As metas SMART definem objetivos e KPIs de uma forma precisa e fácil de comunicar. Descrito pela primeira vez em uma publicação impressa de 1981 pelo autor George T. Doran e posteriormente expandido pelo professor Robert S. Ruben, o termo SMART é uma sigla em inglês que significa:
- Specific (específico)
- Measurable (mensurável)
- Achievable (atingível)
- Realistic (realista)
- Time-bound (temporal)
Os critérios SMART afirmam que metas claras, atingíveis e estratégicas são a forma mais eficaz de criar marcos e métricas concretos. Em vez de uma meta genérica como “aumentar as vendas”, uma meta SMART mais inteligente seria “aumentar em 4% as vendas anuais de assinaturas Premium no mês de fevereiro, na Califórnia”.
As metas SMART são etapas individuais de uma estratégia bem pensada para atingir objetivos maiores.
Se você desejasse correr uma maratona ou escalar uma montanha, as metas SMART seriam os marcadores de quilômetros ao longo do caminho indicando sua posição atual e seu desempenho. Não se trata apenas de chegar ao destino, mas sim das etapas seguidas para chegar lá. As metas SMART usam KPIs SMART como medidas de acompanhamento, com um começo e um fim.
Específico
Definir com clareza suas metas e expectativas é o primeiro passo para alcançá-las. Quando as metas são muito amplas ou vagas, fica fácil perdê-las de vista. Se a definição for muito abrangente, as metas serão mais difíceis de medir e também de atingir. Metas muito vagas aumentam o risco de erros e mal-entendidos. É como escalar uma montanha sem saber a distância do trajeto, uma estimativa de quanto tempo levará, quais são as condições ou até mesmo que roupas usar durante a escalada. Com metas específicas, você pode traçar um caminho do início ao fim. KPIs específicos definem o caminho ainda mais detalhadamente com benchmarks, garantindo que todos saibam exatamente onde você está.
Ao criar uma meta SMART, procure responder a perguntas como:
- Quais são as etapas concretas do nosso plano?
- Que pessoas são necessárias para torná-lo realidade?
- Onde realizaremos nossas atividades?
- Por que isso agrega valor à nossa estratégia de longo prazo?
- Por que devemos priorizar esta meta em vez das outras?
Exemplo de uma meta SMART específica: Quando o Superman tenta “salvar o mundo”, ele se concentra em um objetivo mais específico como “impedir o plano de Lex Luthor”. Isso ajuda o Superman a direcionar seu foco às metas certas e a priorizar o objetivo de deter o supervilão em vez de salvar uma espécie de pica-pau-bico-de-marfim ameaçada de extinção.
Mensurável
Se você não puder medir seu progresso, não poderá saber como está seu desempenho ou se você está no caminho errado e precisa recalcular a rota. Além de definir metas específicas, você precisa ser capaz de quantificar seus dados ou identificar quanto falta para chegar à meta. A definição de critérios e metas mensuráveis também permite que todos os envolvidos avaliem seu desempenho e continuem no caminho certo.
Ao criar uma meta SMART, procure responder a perguntas como:
- De quais dados precisamos?
- Onde nossos dados serão armazenados e como faremos para acessá-los?
- Nossos dados são confiáveis e comprováveis?
- Quais são os marcos realistas para acompanhar o progresso?
- Quanto é suficiente e quanto não é?
- Como saberemos quando nossa meta foi atingida?
Exemplo de uma meta SMART mensurável: Se sua meta fosse escalar uma montanha em um dia, você provavelmente faria uma pesquisa, planejaria quantos quilômetros deve andar por hora e monitoraria seu progresso. Em seguida, calcularia a distância e o tempo do percurso para atingir a meta. Esse é um plano muito mais inteligente (SMART) do que simplesmente olhar para o pico da montanha em uma tarde qualquer e começar a caminhar na esperança de chegar ao topo no fim do dia.
Atingível
É importante considerar seus objetivos finais e planejar metas realistas com base nos recursos disponíveis. Também é importante não se deixar levar e definir metas absurdas e irreais como forma de motivação. Isso pode resultar em uma busca frustrante por metas inatingíveis. Você e todas as partes envolvidas devem se sentir motivados pela satisfação das conquistas e dos progressos feitos. Ao definir metas, seja ambicioso e se esforce para ter sucesso, mas também respeite limites internos e externos. As conquistas devem ser sustentáveis.
Ao criar uma meta SMART, procure responder a perguntas como:
- Quais são as etapas necessárias para atingir esta meta?
- Quanto controle direto temos sobre as condições necessárias para atingir esta meta?
- Esta meta é realista quando levamos em consideração o desempenho passado?
- Quais são os precedentes?
- O que nos leva a pensar que esta meta seja atingível?
- Que fatores externos (e internos) podem nos impedir de atingir esta meta?
Exemplo de uma meta SMART atingível: Cães de resgate têm o propósito único de encontrar sobreviventes de desastres, como terremotos ou ataques terroristas. Para manter os cães motivados em áreas de desastres particularmente fatais, os guias dos cães às vezes escondem sobreviventes “falsos” para serem resgatados, o que incentiva os cães a continuar seu trabalho árduo. A gratificação da conquista estimula e preserva a atitude positiva gerada pela sensação de progresso.
Realista (e relevante)
Assim como nos critérios atingíveis acima, as metas também devem ser realistas e relevantes. Se você definir metas completamente fora de alcance, sua equipe não terá motivação para se superar. Por outro lado, se definir metas fáceis demais, a equipe ficará estagnada e não progredirá.
Também é importante assegurar que as metas sejam relevantes para sua estratégia ou seus objetivos comerciais ao longo do tempo. Os KPIs devem medir suas metas comerciais em relação às estratégias de curto e longo prazo, e é normal ajustar os critérios à medida que o tempo passa. O que dá certo hoje pode não dar certo amanhã, e é importante identificar quando os negócios precisam de mudanças. Tenha sempre em vista suas metas de longo prazo, mas não tenha medo de reajustar as táticas de curto prazo que ajudam a concretizar os planos futuros.
Ao criar uma meta SMART, procure responder a perguntas como:
- Por que estamos tentando atingir esta meta agora?
- Por que não tentamos atingi-la antes?
- Quais são as pessoas certas necessárias para atingi-la?
- Como ela contribuirá para a estratégia de longo prazo?
- Qual é o retorno estimado sobre o investimento (ROI)?
- Se não conseguíssemos atingir esta meta, quais seriam as consequências?
Exemplo de uma meta SMART realista: Se sua meta principal for escalar o Monte Everest, mas você nunca tiver escalado uma montanha antes, seria irreal começar pelo Everest. Os critérios indicados acima sugerem que você deveria primeiro se perguntar por que deseja escalar o Monte Everest, se é a pessoa certa para escalá-lo e quais seriam as consequências se não conseguisse chegar ao topo. Se você decidisse prosseguir, precisaria estabelecer uma agenda de treino realista para a façanha.
Temporal
A última letra da sigla SMART costuma ser ignorada, mas é extremamente importante traçar um cronograma para suas metas. Uma meta temporal pode consistir nos pontos de início e término ou em um conjunto de parâmetros ou marcos agendados. Você pode ter um prazo para alcançar determinados objetivos a fim de continuar no caminho certo rumo à meta principal. Você também pode fazer o acompanhamento de métricas durante determinado período, seja diário, mensal ou trimestral. Seja qual for a abordagem escolhida, planeje com antecedência para garantir que seja possível medir os KPIs com o passar do tempo e que você consiga atingir suas metas no tempo previsto.
Ao criar uma meta SMART, procure responder a perguntas como:
- É possível atingir a meta no prazo estabelecido?
- Qual é o prazo máximo e o tempo mínimo necessário para atingir essa meta?
- Que possíveis obstáculos ou fatores temporais podem atrasar o progresso?
- Que outras conquistas já fizemos em um tempo semelhante?
- Quando e como avaliaremos o progresso?
- O que faremos se houver imprevistos no meio do processo?
- Há momentos em que o progresso pode sofrer uma aceleração ou desaceleração natural?
Exemplo de uma meta SMART temporal: Usando o clássico exemplo da boa forma, considere a resolução de ano novo favorita de todos: “Irei à academia regularmente.” Uma meta SMART de boa forma pode incluir a definição da frequência e da duração exatas das sessões de academia. Em vez de uma meta genérica, você pode decidir ir à academia três vezes por semana durante uma hora por dia no próximo mês. Caso quisesse perder peso, poderia estabelecer uma meta temporal de boa forma como a seguinte: “Perderei cinco quilos nos próximos três meses.” Em seguida, você pode estabelecer etapas de acompanhamento a cada duas semanas para verificar se está fazendo progresso. Evidentemente, seria necessário aplicar os demais critérios SMART para determinar outros detalhes sobre a execução dessa meta.
Práticas recomendadas: como criar suas próprias metas SMART
Quando reunimos os cinco critérios SMART, terminamos com objetivos diretos e motivadores. Mas há muito mais além disso. Agora que você já tem uma definição concreta da metodologia SMART, apresentaremos algumas práticas recomendadas que deve considerar ao definir suas próprias metas.
1. Crie metas alinhadas a suas necessidades específicas
As chances de atingir as metas SMART dependerão dos KPIs que você definir. Nem todas as empresas são iguais, mesmo que sejam do mesmo setor. Você poderá terminar no caminho errado se escolher KPIs que não refletem as metas da sua empresa pelo simples fato de que eles são usados por outras organizações ou porque um artigo na Internet os recomenda. Embora tratemos em detalhes determinadas métricas que devem ser evitadas, você sempre deve avaliar criteriosamente o que faz mais sentido para suas necessidades pessoais ou comerciais.
2. Use a metodologia SMART como uma forma de comunicação e transparência
Como em qualquer forma de comunicação, a existência de informações claras ajuda as equipes e os gerentes a tomar melhores decisões. A metodologia SMART oferece uma forma de comunicar exatamente onde você se encontra e como está seu desempenho. Quando todos os colaboradores da empresa entenderem as metas e os critérios para atingi-las, eles poderão trabalhar juntos para alcançar o sucesso.
3. Planeje cuidadosamente o melhor caminho e faça acompanhamento ao longo do processo
É uma ótima ideia planejar a ordem das operações e a ordem das conquistas que ajudarão você a atingir as metas de longo prazo. Como a abordagem SMART dá ênfase a metas menores e específicas, você provavelmente terá uma série metas. Algumas estarão em andamento simultaneamente e algumas dependerão do sucesso de outras.
Use dados históricos como forma de prever problemas ao longo do caminho e planejar etapas de acompanhamento para ajustar os KPIs. Se você tem uma meta temporal que se estende por um ano, pode programar as etapas de acompanhamento para cada trimestre. Assim como um GPS, as etapas de acompanhamento ajudam a identificar se você está saindo da rota.
4. Lembre-se de que a metodologia SMART não serve apenas para metas de grandes empresas ou equipes.
A abordagem SMART compreende um conjunto de critérios geralmente citados como uma forma extremamente útil de definir e acompanhar objetivos e métricas comerciais, mas ela também funciona perfeitamente para metas pessoais. Fique à vontade para usar os critérios SMART para metas pessoais ou de uma pequena equipe. Quando os colaboradores podem acompanhar seu progresso com ótimas metas e métricas, eles conseguem entender melhor como seu desempenho influenciará diretamente os resultados da organização em uma escala maior.
Se preferir, você também pode usar a metodologia SMART completamente fora do contexto comercial. Nada impede que você aplique esse conhecimento a uma resolução de ano novo, meta de boa forma, busca de emprego, projeto de reforma de casa ou qualquer outro objetivo.
5. Entenda que a metodologia SMART só funcionará se a estratégia de longo prazo for sólida
Também é importante reconhecer que a metodologia SMART tem duas falhas inerentes.
Em primeiro lugar, a abordagem SMART divide uma estratégia maior em partes menores, digeríveis e, sim, mais fáceis de atingir. Se a visão ou a estratégia geral for falha, a metodologia SMART ajudará você a atingir metas influenciadas pelos problemas da estratégia.
Em segundo lugar, a abordagem SMART é um método para definir metas, e não uma forma de analisar sucessos e fracassos. Ao definir metas, não se esqueça de reservar tempo para otimizar seu processo de definição de metas SMART, incluindo os estágios autoexplicativos “Avaliar” e “Revisar”. Busque sempre formas de garantir que as próximas metas SMART que você desenvolver sejam melhores do que as anteriores. Durante o processo de avaliação, pense nas dificuldades que surgiram, nas perguntas que você deveria ter feito, nas pessoas que deveriam ter participado, etc. No final das contas, a abordagem SMART é apenas um conjunto de critérios e considerações. Depende de nós refletir sobre nossos métodos para definir metas cada vez melhores.