Hoe een datacultuur eenheid kan scheppen in tijden van crisis

Wat moeten we nu doen? Iedereen, van overheidsinstellingen tot de grootste bedrijven ter wereld, denkt hard na over deze vijf woorden. We hebben te maken met een onzekerheidsniveau waar de meeste generaties gelukkig nooit mee te maken hebben. Maar degenen die crises zoals de Spaanse griep en de crisis van de jaren 30 doorstaan hebben, hadden geen toegang tot iets heel belangrijks dat we nu wel hebben: een enorme hoeveelheid aan data. In combinatie met strategieën, methoden en tools stelt dat leidinggevenden beter in staat om een succesvolle weg vooruit te plannen.

Wanneer je geconfronteerd wordt met een crisis die niet te vergelijken is met andere situaties, is data een belangrijk middel om te bepalen wat de volgende stappen zijn voor het uitvoeren van je bedrijfsactiviteiten en hoe je voor je medewerkers zorgt. Leidinggevenden vertrouwen op hun teams voor het analyseren van data uit verschillende bedrijfsonderdelen en op hun bijdrage aan een totaaloplossing. En hoewel het belangrijk is om toegang tot data te hebben, zijn het de MENSEN die daadwerkelijk impact hebben. Mensen analyseren de data, halen inzichten uit de data, delen de data en geven onze reacties op de data vorm. Data op zich is waardeloos.

Eerder dit jaar voerde Tableau samen met marktonderzoeksbureau IDC een wereldwijd onderzoek uit, samengesteld uit 1100 antwoorden uit zeven landen¹. We wilden inzicht hebben in wat een datagedreven cultuur (met krachtige, consistente datatools, -processen en -gedragingen) inhoudt en onderscheidt van de rest.

Hoewel dit onderzoek uitgevoerd werd voor de uitbraak van de pandemie, geloof ik dat we er toch een aantal specifieke ideeën en stappen uit kunnen halen, waarmee we iedereen in onze organisaties helpen sneller weloverwogen besluiten te nemen. Hier zijn een paar tips voor het inrichten van je data, teams en processen tijdens deze onzekere tijd.

Als er een noodsituatie of crisis ontstaat, is samenwerking van cruciaal belang voor een goede bedrijfsbrede reactie. Tableau is jarenlang getuige geweest van organisaties die zowel in virtuele datacommunity’s als datacommunity’s van personen investeerden, om samenwerking te stimuleren omtrent data. In die community’s voelen mensen zich voldoende op hun gemak om ideeën uit te wisselen, praktische tips te delen voor de databronnen van het bedrijf en vragen te stellen in een open forum.

Financieel dienstverlener Charles Schwab host bijvoorbeeld een gebruikersgroep op het SharePoint-portaal van het bedrijf. Meer dan 130 medewerkers loggen er maandelijks op in om te discussiëren over onderwerpen zoals dashboardtips en interne processen voor data-analyse. Verzekerings- en vermogensbeheermaatschappij Swiss Life voerde een nieuwsbrief in voor het delen van advies van analisten. Er werden ook ‘dashboard shows’ ingevoerd: community-evenementen waar gebruikers tips delen en leren van interne toepassingen van verschillende afdelingen.

Het onderzoek met IDC wees uit dat 81% van de respondenten uit bedrijven die zich door data laten leiden, vol vertrouwen hulp van data en analyse inschakelt wanneer dat nodig is¹. In een crisis die zich snel ontwikkelt, is tijd van essentieel belang; mensen moeten weten waar ze terechtkunnen als ze een dataprobleem of -vraag hebben. Deze community’s hebben alles wat nodig is om nieuwe data-uitdagingen aan te gaan, omdat ze al vertrouwen hebben in elkaar, er al processen zijn vastgesteld en ze ambassadeurs hebben die de rest van de organisatie helpen snel te schakelen.

Zelfs als je nog geen officiële interne datacommunity hebt, kun je aan je analisten of zakelijke datagebruikers vragen hoe mensen vragen over databronnen gebruikerscases stellen. Wie spreken mensen aan voor hulp bij vragen over dashboards? Via welk kanaal stellen ze die vragen? Dat kan bijvoorbeeld op samenwerkingsplatforms als Chatter of Slack zijn of in vergaderingen. Bedenk hoe je die gebruikerscommunity’s officieel kunt maken. Begin met iets eenvoudigs, zoals een analyse-inloopuur voor elke afdeling of het opzetten van een intern forum waar mensen eerder gestelde vragen kunnen opzoeken. Daardoor kan er sneller en flexibeler worden gereageerd, en wordt de basis gelegd voor een sterke toekomstige community.

In onzekere tijden veranderen prioriteiten en is het belangrijk dat je benadering mee verandert. Voor aanpassing aan een crisis kunnen leidinggevenden ervoor kiezen om een set nieuwe kritische metrieken in te stellen. Maar als je de metriek hebt aangepast, hoe meet je dan de vooruitgang?

Begin met het beoordelen van je bestaande databronnen (zoals datasets en dashboards) die eenvoudig aangepast kunnen worden om nieuwe vragen te beantwoorden. De focus van de detailhandel is bijvoorbeeld veranderd naar e-commerce, omdat fysieke winkels moesten sluiten. Om dode voorraad te voorkomen, kunnen ze online promoties organiseren met korting op oude voorraad. In dit geval kunnen ze een bestaand dashboard over promoties gebruiken en die aanpassen om specifieke promoties bij te houden die gerelateerd zijn aan COVID-19.

Datasets die niet helemaal overeenkomen met de nieuwe metrieken, zouden kunnen worden verrijkt met aanvullende informatiebronnen om een breder beeld te scheppen. Dat kunnen data zijn van een ander team, een andere afdeling of een externe databron. Het Wereldvoedselprogramma (WFP) houdt bijvoorbeeld een database bij van kinderen over de hele wereld die maaltijden krijgen via hun programma voor schoolmaaltijden. Toen scholen moesten sluiten vanwege COVID-19, combineerde de organisatie deze databron met een bron van UNESCO om na te gaan wat de wereldwijde impact hiervan is en om het succes te meten van hun aangepaste programma’s.

Deze hulpbronnen hoeven niet meteen perfect te zijn, maar moeten wel breed worden verspreid binnen de organisatie, zodat iedereen vanuit dezelfde bron van waarheid werkt. Gedeelde databronnen zijn een krachtige manier om eenheid te creëren onder medewerkers en om als een eenheid van richting te veranderen wanneer dat nodig is.

Hoe vaak breng je op data gebaseerde aanbevelingen of perspectieven ter sprake? Aangezien we ons voortdurend op onbekend terrein bevinden, heb je waarschijnlijk op data vertrouwd als basis voor je beslissingen. Dit is niet het moment om op anekdotes of persoonlijke meningen te vertrouwen. De overleving van het bedrijf en zelfs levens staan op het spel.

Het onderzoek met IDC wijst uit dat in organisaties die zich door data laten leiden, 59% meer respondenten aangaf dat hun leidinggevenden werken met data en analyse stimuleren. Daarnaast gaf 60% meer respondenten aan dat ze data nodig hebben in vergaderingen, en 67% gaf aan data nodig te hebben voor aanbevelingen en/of besluiten¹.

Tijdens een crisis moeten leidinggevenden datagebruik aanmoedigen onder medewerkers, maar data ook gebruiken om een bedrijfsbrede reactie vorm te geven. Bijvoorbeeld: TVS Credit is een niet-bancaire financiële onderneming die voertuigen en motoren uitleent aan een groot gedeelte van India. Als reactie op COVID-19 stelden senior leidinggevenden een werkgroep samen die medewerkers ondersteunt met financiële hulp en gezondheidshulp. Ze maakten een dashboard voor het volgen van, controleren van en reageren op meer dan 14.000 medewerkers op 130 locaties om ervoor te zorgen dat ze snel op hun behoeften kunnen inspringen. Dit is slechts één voorbeeld van leidinggevenden die data gebruiken om inzicht te krijgen in de impact op hun bedrijf en om hun volgende stappen te bepalen.

Dus wat moeten we nu doen? Data is krachtig, maar het is maar een stukje van de puzzel. Mensen moeten in staat gesteld worden om data te analyseren, begrijpen en communiceren om de data optimaal te benutten, vooral in tijden van crisis. Vertrouw erop dat je mensen zich laten leiden door data en stel het datagedreven gedrag dat je wilt stimuleren als voorbeeld. Stel vast welke dataprocessen geschikt zijn in het huidige klimaat en gebruik ze als richtlijn voor het maken van een plan voor de lange termijn.

Bij Tableau helpen we je graag bij het vaststellen van je volgende stappen. We hebben allerlei relevante hulpbronnen samengesteld die leiders kunnen gebruiken in deze tijd:

• Gratis e-learning voor je teams.
• Starterdashboard om de data over de gevallen bij te houden in de Tableau-datahub.
• Gecureerde visualisatiegalerij van de Tableau-community.
• Pagina met hulpbronnen met tips van experts, toegang tot aankomende virtuele evenementen en middelen waarmee je snel en vol vertrouwen aan de slag kunt.

Lees de complete IDC InfoBrief voor meer informatie over datacultuur.

1. Bron: IDC InfoBrief, gesponsord door Tableau, Why You Should Care About Data Culture, april 2020.