ホワイトペーパー

効果的なダッシュボードを作成するための 6 つのベストプラクティス

データに基づくダッシュボードの特徴は、思考と同じ速度でデータを見て理解できることです。しっかりと練られたダッシュボードがあれば、ビジネスリーダーもナレッジワーカーも、リアルタイムで質問に答えられるようになり、インサイトに基づいて行動することで真のイノベーションをもたらすことができます。

実際にダッシュボードを作成してみると、いくつものミスによって効率や正確性が損なわれ、何時間もの時間が無駄になることも少なくありません。

では、組織の目標に見合ったダッシュボードは、どうすれば作成できるのでしょう。自分の仕事、自分のチーム、自分の会社に適したダッシュボードを、どのように作成すればいいのでしょうか。

このホワイトペーパーでは、次のことについて説明します。

  • データの場所を問わず、すべてのデータをダッシュボードに接続する方法
  • 複数のソースからのデータをブレンドし、全体的なビューを作り出す方法
  • 組織の目標を反映した重要なダッシュボード指標の選び方
  • データに最も適した種類の表やグラフの利用方法
  • 外出先でモバイル分析にアクセスし効率性とスピードの向上を図る方法
  • ダッシュボードを共有して同僚、パートナー、顧客と連携する方法
  • ボーナス: ダッシュボードについて回避する必要がある 5 つの間違い

効果的なダッシュボードを作成する方法: 6 つのベストプラクティスと避けるべき 5 つの間違い

ダッシュボードは、データから実用的な情報を抽出するための効果的なツールですが、軽視されたり、うまく活用されなかったりするケースも多く見られます。

十分に計画されたダッシュボードを利用すれば、組織内の作業を連携させ、意思決定を迅速に行い、パフォーマンスの結果を追跡して ROI を向上させることができます。しかし、実際にダッシュボードを作成してみると、いくつものミスによって効率や正確性が損なわれ、何時間もの時間が無駄になることも少なくありません。

全体像を把握し、データに基づく意思決定を迅速に行うためには、優れたダッシュボードを作成する必要があります。多くのデータセットで実際に何が起きているのかを示し、複数の指標から相関パターンを抽出し、パフォーマンス評価のサマリービューと詳細ビューの両方を提供できるダッシュボードです。「真実を語る唯一の資料」であるダッシュボードも、神話ではなくなります。

では、そんな理想を実現できるダッシュボードは、どうすれば作成できるのでしょう。自分の目標、自分のチーム、自分の会社に適したダッシュボードを、どのように作成すればいいのでしょうか。

こうしたニーズを満たすダッシュボードは、どのようなデータにも接続でき、複数のデータソースをブレンドできる機能を備えています。さらに、迅速に理解できるようデータを視覚的に提示し、共有し、モバイルのオプションを提供することで、共同作業と利便性が改善されます。

ダッシュボードを改善するために、まずはこれから紹介する 6 つのベストプラクティスを検討してみてください。さらにボーナスセクションには、読者の皆様に回避していただきたい 5 つの重大な間違いを記載しています。

1.あらゆるデータに接続する

データがあれば、それをダッシュボードにして分析し、その意味を知りたいと思うでしょう。ただし、大量のデータがさまざまな場所に存在しているかもしれません。まずは、答えを探している質問の回答につながる全データ (社内、社外を問わず) に接続する必要があります。アクセスしやすいデータだけで満足してはなりません。ダッシュボードを使ってビジネス上の重要な意思決定を下すのであれば、どこに存在していようと関連データをすべて用意することが必須です。

過去には、組織の全データを 1 か所に集めることが求められる時代もありました。しかし、絶え間ないイノベーションの結果、今日ではそのようなニーズはなくなり、ベストプラクティスでもなくなりました。

クラウドベースの分析ソリューションは、信頼性、パフォーマンス、セキュリティ、柔軟性の点で、今やオンプレミス型のテクノロジーに匹敵するようになったのです。オンプレミス型のウェアハウスであろうとクラウドであろうと、あらゆる場所にあるデータにアクセスできることが新しいベストプラクティスになりました。

カリフォルニア州アーバインに本社を置くプライベートジェットチャーター会社の JetSuite 社は、ダッシュボードを使って意思決定を速める必要に迫られていました。しかし、選ばれた少数の意思決定者にデータを集中させると、実際に事業運営のペースが落ちてしまうことに気づきます。

「すべてのデータを 1 か所に集め、1 つのグループだけがそのデータを見て意思決定をすべて行うのは、もはや有効ではないことがわかってきました。この方法は時間がかかり、あまりにも遅すぎるのです」と、JetSuite 社の社長 Keith Rabin 氏は説明します。

「そのため弊社では、意思決定とその権限をマネージャーに委ね、最終的に責任を負ってもらうようにしました。これを実現するためには、さまざまなシステムとさまざまなデータベースに集積されているビッグデータのデータセットを取得し、すべてをまとめて接続できるツールが必要です。そのツールを意思決定者たちに提供し、決定に必要なデータを確認できなければなりません」と Rabin 氏は語ります。

JetSuite 社のダッシュボードはさまざまなソースから得た適切なデータによって組織に能力を与えることができるため、全社員がより効率的に仕事を進められるようになりました。

データをどこに保管するかだけでなく、どこで操作するかも選べます。ダッシュボードはデスクトップで作成されるかもしれませんが、適切な担当者が、どこにいようとそれを閲覧し操作できるようにしなくてはなりません。別の地域にいる同僚でも、モバイル端末で仕事をしている営業チームでも、安全かつ簡単にダッシュボードにアクセスできなければ、誰も使ってはくれないでしょう。個々のニーズに応じた柔軟性を保つことが重要なのです。

「現代では、モバイル性とデータへのアクセスという概念が何よりも重要です。データを解放し、ユーザーにお届けすることが当社の目的です」と、JetSuite 社の IT ディレクター、Steve Roy 氏は説明します。「ファイアウォールや設定が正しいかどうか心配する必要はなくなりました。すべてクラウドにあるので、たとえ 40,000 フィート上空の JetSuite 機内からでも、当社の役員はいつでも安全にデータへアクセスできます」

JetSuite 社では、さまざまな場所であらゆるデータを活用できるようになったため、各種の意思決定が迅速に行われるようになりました。迅速な意思決定が可能になったのは、JetSuite 社がダッシュボードをすべてクラウドにパブリッシュするようになったからです。では、その迅速な意思決定の中身はどうでしょう。「より正確になりました。これこそ、現代のビジネスに必要なことです」と Rabin 氏は語っています。

クラウドからオンプレミスまで、どんな場所にあるデータでも、すべて好きな方法で活用し、データが本来持つ可能性を引き出しましょう。

2.データをブレンドする

データセットが 1 つだけでなく 2 つあれば、それだけ機能は強力になる可能性があります。たとえば営業担当であれば、ダッシュボードが利益データだけで、地域や会社、マーケティングのデータがなければ、その価値は半減します。限られた範囲の意思決定にしか対応できないからです。

すべてのデータを 1 つの保存先にロードするというかつての目標は達成不可能となったことに、大半の企業が気づきました。新たなデータソースが次々と現れ、ビジネスには 6 週間後あるいは 6 か月後ではなく今すぐデータが必要になっているからです。

その解決策が、複数のソースからのデータを組み合わせる、つまりブレンドすることです。共通フィールドで異なるデータセットを結合することで、営業成績などを 1 つの全体的なビューで把握し、プロセスの各ステップで目標の達成状況を追跡できるようになります。

グローバルな消費財メーカー Unilever 社は、データダッシュボードを利用して、消費者や顧客のトレンドについての詳細な情報を得ています。Dove、Sunlight、Pond’s のようなロングセラーから手頃な浄水器 Pureit のような新製品に至るまで、Unilever ではさまざまな消費財とブランドを扱っており、世界規模の消費者ベースも多様なものとなっています。このため、多種多様なデータセットを大量にふるいにかけなくてはなりません。

データのブレンドによって Unilever 社がいかに消費者に関する質問に答えられるようになったか、Unilever 社分析ディレクターの Rishi Kumar 氏が語ります。

「消費財業界のおもしろい点のひとつは、多種多様なデータが得られることです。ブランドに対する感じ方のように質的データも得られますが、購買行動などの非常に具体的な量的データも得られます。ポイントカードを通して、顧客が何を買い物カゴに入れているかがわかるからです。さらに、ACNielsen や IRI などを通して、より広いマーケットの全体像も得られます」と Kumar 氏は説明します。

「重要なのは、Unilever がこれらのデータすべてをブレンドできる点です。データをブレンドすることによって、顧客が店に入る理由、そして最終的に買い物カゴを Unilever の商品でいっぱいにする理由を把握し、企業として参入すべき商品やトレンドは何かを判断できるからです。データのブレンドの優れた点は、それなしには不可能な意思決定を可能にしてくれることだと思います。言ってみれば、質の高い意思決定が可能になるのです」と Kumar 氏は話します。

Unilever のダッシュボードは、データをブレンドし、世界的な視点とローカルな視点の間の溝を埋めています。ダッシュボードのおかげで、管理職は職務上必要な詳細レベルまで深く知ることができ、担当分野に関する質問を理解できるようになりました。

データのタイプを問わず、共通フィールドでデータをブレンドすれば、より深い理解とより優れた意思決定が実現します。

3.鍵となる指標を選ぶ

ダッシュボードに含める関連指標の選択は重要なポイントです。何よりもまず、目の前のジョブに関連したものでなければなりません。ただし、すべての指標を含める必要があるわけではありません。それはまったく違います。ダッシュボードに含める指標は厳選する必要があります。

ダッシュボードに含める指標を見極めるには、次の内容を考慮する必要があります。

  • 各指標は目標にどのように貢献しているのか?
  • こうした貢献度を測定する有意義な指標をデザインできるか?
  • この指標は目標にとって本当に必要か?
  • 系統的かつ継続的な測定方法を構築できるか?
  • 競争の激しい市場で運営している場合は、サードパーティの市場シェア指標の導入を検討します。
  • ダッシュボードのそれぞれの指標が、組織の目標にどう関係しているかを明確に説明できるかどうかが見極めのカギとなります。

たいていのパフォーマンス指標で、リーダーは何が起きているかを把握できますが、適切な指標を使用すれば、ユーザーは、なぜそれが起きているのかという問いに対する答えを得ることができます。ダッシュボードのすべての指標が組織の目標やミッションと、どのように関係しているのかを明確に説明できるようにしてください。

たとえば次のダッシュボードは、パフォーマンスを正確に測る方法を示しています。

2 年間にわたって、YTD (年度の開始日から現在まで) の成果を同じ期間の予算と比較測定すると、詳細な指標が目標と直接一致し、次のような質問に答えることができます。

  • 成長率はどうか?
  • 外れ値や、通常と異なる傾向は見られるか?
  • 成果の目標は達成したか?

パフォーマンスの評価

4.より優れたビジュアライゼーションを活用する

ダッシュボードは簡単かつ迅速に読み取れるように作られています。数字をベースにした表は、多くの場合、簡単かつ迅速に読み取ることができません。この使用事例には、百聞は一見にしかずという状況がまさに当てはまります。

重要な質問を投げかけるとき、さまざまなビジュアル構造を使って分析を行う自由と柔軟性が必要になります。現在の市場では、基本的な組み込みのチャートは基本的な機能にすぎず、データからしっかりと価値を引き出すには、高度なビジュアライゼーションが複数必要です。

ビジュアライゼーションを作成する場合に考慮すべき点

  • 多様さ
  • 何もかも円グラフまたは棒グラフにしなければいけないわけではありません。数字でもビジュアライゼーションでも写真でも、人間の脳はひとつひとつを「ひと塊」の情報として処理します。そのため、データを理解してインサイトを得るプロセスは、ダッシュボードで多数のグラフやチャートを使って視覚的に表示したときのほうが劇的に速くなります。

    ダッシュボード内で複数の種類のビジュアライゼーション、色、フィルターを使用することで、全体像をすばやく理解・共有できるようになり、一般的なレポートでは難しい問題の解明が可能となります。
  • 最新でインタラクティブ
  • 重要な会議の席で、即座に質問に答える必要に迫られることがあるでしょう。

    データはこの四半期、今週、この 1 時間、あるいは 30 秒前のものかもしれません。リアルタイムのデータであれば、間違いなく業務の改善につながります。

    ライブデータを使用したインタラクティブなダッシュボードであれば、ビューのフィルタリング、パラメーター調整、即時計算、参照元データ検証のためのドリルダウンなど、重要な分析タスクが行えます。マウスを数回クリックするだけで、予期しなかった質問に対する答えも即座に得られます。
  • 先の見通し
  • ビジュアライゼーションを使ってタイムトレンドを見ることで、季節的な影響を理解し、適切な予想や計画を立てることができます。歴史的に業績の悪い四半期や、夏季の落ち込み、年末の需要急増について、データを当てはめて意思決定を行います。

    営業部門のエグゼクティブにとって、業務の効率と業績は最優先事項です。より優れたビジュアライゼーションのためのヒントを採用することにより、エグゼクティブ向けの概要ダッシュボードは、営業担当者の人数、成約数、成約率、収益、営業割引、コミッション、および過去 1 年間の収益マップとトレンドチャートなど、主要なエグゼクティブ向け指標を見やすくまとめて提供しています。このシンプルながらパワフルなダッシュボードを使用すると、すべての関連当事者が業績、地域ごとの業績、相対的な営業成績、今後の販売ルート獲得の機会を監視できます。

エグゼクティブレポート

5.外出先でもデータを使用する

人々が机で働く時間は減っていますが、それでも多くの仕事をこなしています。それは、外出先でも十分なデータを得られるからです。

喜ばしいことに、何年も前に登場した分析ツールのモバイルソリューションが、ついにビジネスユーザーが使用できるレベルまで成熟しました。モバイル分析は、制限の多いスタンドアローン型のアプリケーションから、日常的に使用するツールとシームレスに統合される分析ツールへと変化を遂げました。モバイルのビジネスインテリジェンスは、30 年経った今、必要なときに必要な場所で情報を提供するという使命をついに果たせるようになりました。

つまり、営業で外回りの社員でも、倉庫の別の場所や別の町にいる社員でも、誰もがデータを分析でき、同じサプライチェーンの中で連携できるようになったということです。

Coca-Cola Bottling Co. Consolidated (CCBCC) は、米国最大手の独立系コカコーラグループのボトラーです。同社は、限られた人しかレポートを利用できないという大問題を解決する必要に迫られていました。

800 名以上の社員のモバイル端末に、毎日ダッシュボードの更新を提供することにより、CCBCC はこの巨大なジレンマを追跡して対応し、状況を改善するための能力を大きく向上させることができました。

CCBCC のシニアビジネスアナリスト、Shawn Crenshaw 氏は、同社がどのように外出先でデータを使用し、業務のサプライチェーンを改善したかを説明してくれます。

「営業部門と配達部門向けの大多数のレポートを私たちが担当しています。つまり、商品の販売担当者から配達担当者までのすべてのことについて、レポート作成に対応しています。レポートの範囲は、Walmart などの大規模店やパブ、食料品店での販売状況はどうなっているかといった国内市場へのマーケティングから、実際の製品の配達状況までです」と Crenshaw 氏は語ります。

たとえば、CCBCC では日々の現場業務用ダッシュボードを展開しています。これは主に、実際の配達を担当する社員向けです。このダッシュボードにアクセスできるようになる以前は、配達チームが次にどこへ配達すべきかを判断するとき、莫大な時間がかかっていました。どこへ配達すれば最も利益が上がり、最も効率的であるかを、何日も何時間もかけずに見つけ出すことが必要でした。

「モバイル対応になったおかげで、今では配達担当者が次の配達地へ向かうトラックの車内で iPad を見て、現在の状況を把握できるようになりました」と、CCBCCのレポートおよび分析部門長、Kevin King 氏は語ります。

「外回りの社員はこのダッシュボードをとても気に入っています。その場で意思決定するにはリアルタイムのデータを見る必要があるからです」と King 氏は続けます。

6.共同作業のために共有する

情報の共有は、ダッシュボードの使命です。ダッシュボードの強みは、誰もが同じページを見られる点にあります。ここまでのベストプラクティスをマスターしても、ダッシュボードに誰もアクセスできず、誰も操作できなくては意味がありません。だからこそ、共有しやすく見やすいダッシュボードにすることが重要なのです。

ブラウザベースの簡単な配信方法で、ダッシュボードを共有しましょう。ダッシュボードが最新データを引き出せるものであり、セキュリティ要件も満たしているなら、特にその意味があります。デスクにいても、モバイル端末からでも、リンクをクリックして簡単にダッシュボードにアクセスできるようにします。

ダッシュボードを、既存のレポート作成ツール、イントラネット、その他の Web ベースの内部リソースに埋め込むこともできます。

ダッシュボードを作成したら、配布プランをテストし、フィードバックを得るようにします。成功するプロジェクトすべてに言えることですが、しっかりとテストすることが成功の鍵です。経験を重ね、人々が何を使っているのかを学ぶことで、ダッシュボードと配信プロセスを改善するとともに更新することができます。

複数の人が同じデータセットを操作するようになると、それぞれが自分の見ているものについて独自の質問をするようになります。組織内のすべてのユーザーが同じデータを操作し、異なる質問に対して答えを引き出せるようになることが重要です。

たとえば、Google アナリティクスと直接接続する次のダッシュボードでは、リンクをたどり、クリックして、ビジュアライゼーションを操作することで、Web サイトのトラフィックの傾向を簡単に知ることができます。組織内の誰もが、短時間でこの情報を掘り下げて調査することができます。

Web サイトトラフィックの傾向

ダッシュボードで避けるべき 5 つのこと

ここまではダッシュボードに関してすべきことを見てきましたが、ダッシュボードで回避すべきよくある間違いも簡単に紹介しましょう。

  1. 複雑すぎるスタート
  2. 望みを高く持ちすぎて、すべてのビジネス課題を網羅した詳細なリアルタイムのダッシュボードを作成し、ユーザーに多くのドリルダウンオプションを提供しようと考えるのは、ありがちなことです。「完璧」なダッシュボードを作成するために何週間も何か月も時間を費やさないでください。その代わり、試作とテスト、調整を短いサイクルで繰り返しましょう。
  3. 誰にも理解できない指標を使用する
  4. あなたが理解しやすい指標の表示法、分類法は、他の人にとっても理解しやすいものでしょうか。選んだ指標を自分は熟知しているために、他の人にとっての有効性を確認する作業をつい忘れているかもしれません。指標は、ダッシュボードの目的をサポートするだけでなく、閲覧者に理解してもらわなくてはなりません。
  5. 重要でないグラフィックやウィジェットでダッシュボードが乱雑になる
  6. 複雑なグラフィックやウィジェットによってダッシュボードのデザインが派手になりすぎないようにします。そのようなダッシュボードは、見た目こそ良くても、迅速かつ簡単に閲覧者に情報を伝えるというダッシュボードの目的を妨げる場合があります。ダッシュボードは見た目をシンプルに抑えてください。
  7. 複雑なテクノロジーおよび大規模なビジネスインテリジェンス導入プロジェクトを待つ
  8. 従来型のビジネスインテリジェンスの実装には、多くの場合、最初の予測よりも時間がずっとかかります。従来型の BI プロジェクトが実現するまで待っていると、何か月も何年も実装が遅れる場合があります。すぐにダッシュボードを構築し、配信することのできるアプリケーションを使用してください。
  9. ダッシュボード維持の必要性を過小評価する
  10. ダッシュボードの展開は 1 回きりで終わる作業ではありません。指標に関連性があり、データが最新かどうかを閲覧者とともに確認しないと、誰も使用しなくなります。定期的にダッシュボードの実用性を確認してください。

まとめ

どのくらいの数字を達成できるでしょうか。どんな契約を成立させられるでしょうか。どうすればサプライチェーンを改善できるでしょうか。何人の命を救えるでしょうか。よりよい結果を得るため、この瞬間にどのような変更ができるでしょうか。

データに基づくダッシュボードの特徴は、思考と同じ速度でデータを見て理解できることです。ダッシュボードを使用することで、ビジネスリーダーもナレッジワーカーも、リアルタイムで質問に答えられるようになり、インサイトに基づいて行動することで真のイノベーションをもたらすことができます。

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