Cosa sono i Key Performance Indicators

I KPI, acronimo di Key Performance Indicators, sono gli indicatori di performance più importanti, utili a misurare le performance di un’azienda per determinare quanto sia vicina a raggiungere un obiettivo strategico per la propria attività.

In questo articolo scoprirai come:

  • Definire un obiettivo per il tuo business
  • Individuare KPI rilevanti per il raggiungimento dei tuoi obiettivi
  • Utilizzare i KPI a vantaggio dell’azienda
  • Visualizzare i KPI nella maniera migliore

Definire un obiettivo per il tuo business

Un KPI è utile solamente se si dimostra funzionale al raggiungimento di un obiettivo strategico. Per individuare correttamente i KPI utili alla tua attività, dunque, per prima cosa dovremo andare a definire obiettivi da raggiungere e fattori critici di successo.

Per farlo, ci avvarremo del metodo SMART, descritto nel 1981 da George T. Doran e affinato in seguito dal professor Robert S. Ruben.
SMART sta per:

  • Specific: l’obiettivo dovrà essere quanto più possibile specifico. “Trovare nuovi clienti” non lo è, “acquisire nuovi clienti interessati al prodotto X” sì.
  • Measurable: per poter essere monitorato e analizzato, l’obiettivo dovrà essere misurabile in maniera oggettiva. Nell’esempio appena fatto, allora, sarà necessario indicare quanti clienti dovranno essere acquisiti.
  • Achievable: è bene stabilire obiettivi effettivamente raggiungibili, non sogni realizzabili solo nel lungo periodo. In questo modo, il team sarà motivato e costantemente spronato a fare di più.
  • Realistic: l’ambizione è importante, ma stabilire obiettivi irraggiungibili non è il modo migliore per individuare dei KPI utili. Se la tua azienda appartiene al mondo delle PMI, farai bene a non porti gli stessi obiettivi di una multinazionale.
  • Time-Bound: affinché l’obiettivo sia pienamente efficace, è importante delineare l’arco temporale all’interno del quale dovrà essere raggiunto. In questo modo potrai tenere traccia dei miglioramenti e verificare di essere in linea con le aspettative stabilite inizialmente.

Grazie a questo metodo, riuscirai a trasformare obiettivi vaghi e difficili da interpretare e monitorare, come “trovare nuovi clienti”, in obiettivi utili alla definizione di KPI e appropriati per raggiungerli: “acquisire 50 nuovi clienti interessati al prodotto X entro 12 mesi”.

Individuare KPI rilevanti per il raggiungimento dei tuoi obiettivi

Una volta definiti gli obiettivi, possiamo individuare dei KPI che ci aiutino a raggiungerli. Non ne servono molti, anzi, un elenco troppo lungo sarebbe probabilmente controproducente: nella sua guida ai Key Performance Indicators, PricewaterhouseCoopers, società di consulenza, spiega che la maggior parte delle aziende dovrebbe avere da 4 a 10 KPI.

Stacey Barr, autrice di due libri sulla misurazione delle performance, è sostanzialmente d’accordo: secondo lei, un’azienda deve porsi un massimo di 3 obiettivi fondamentali, e per ciascun obiettivo non sarebbero mai necessari più di 3 KPI.

Per creare dei KPI partendo dagli obiettivi appena identificati, dovrai chiederti quali siano i fattori critici di successo.

Per “vendere un corso online a 150 utenti in 3 mesi, tramite il marketing via e-mail”, probabilmente sarà fondamentale “far iscrivere alla propria newsletter 5.000 nuovi utenti potenzialmente interessati (lead)”. Se l’iscrizione dei 5.000 utenti rientra tra i fattori critici di successo, allora la percentuale di visitatori del blog aziendale che clicca su “Iscriviti alla newsletter” al termine dei post può essere un KPI importante.

In questa fase è importante non cadere nella trappola delle vanity metrics, quegli indicatori di performance che sembrerebbero suggerire risultati straordinari, ma non riflettono la realtà. Se abbiamo l’obiettivo di “acquisire 20.000 follower su Twitter in due mesi” e ne aggiungiamo 5.000 in un solo giorno, probabilmente il KPI abbinato ai nuovi utenti sembrerà straordinario. Se tuttavia quei follower non li abbiamo acquisiti in modo organico, ma acquistati, allora questo sarà un indicatore di performance perfettamente inutile.

Per evitare metriche di questo tipo, prima di definire un KPI poniti sempre queste tre domande:

  • Questo KPI può servire da base sulla quale partire per prendere decisioni?
  • Possiamo adottare le stesse iniziative per replicare il risultato ottenuto?
  • Il dato riflette realmente come stanno le cose?

Se la risposta a una o più di queste domande è negativa, probabilmente ci troviamo di fronte a vanity metric o semplici PI (indicatori di performance), e non veri e propri KPI.

Utilizzare i KPI a vantaggio dell’azienda

I KPI offrono diversi vantaggi per le aziende che li utilizzano nel modo corretto.

Se vengono delineati correttamente, i Key Performance Indicators sono solamente una manciata: il loro numero limitato aiuta tutti i membri dell’azienda a concentrarsi esclusivamente su ciò che conta di più, lasciando da parte quegli indicatori che, pur rivelando informazioni utili, non hanno però altrettanta importanza.

I KPI sono anche una preziosa guida per comprendere i punti di forza dell’azienda e le aree in cui invece è più carente, e ti consentono di valutare costantemente l’efficacia delle iniziative intraprese e del personale assegnato alle varie attività.

Costituiscono poi uno strumento prezioso per definire aspettative corrette con i vari membri del team. Si tratta di un vantaggio notevole: secondo una ricerca dell’istituto Gallup, i dipendenti che concordano con l’affermazione “I know what is expected of me at work” sono spesso più produttivi del 5/10% rispetto alla media.

Avendo definito preventivamente quali risultati potranno essere considerati soddisfacenti, permettono infine di analizzare in maniera più obiettiva le performance del personale direttamente responsabile e adottare un approccio migliore per affrontare gli eventuali momenti di difficoltà.

Visualizzare i KPI nella maniera migliore

I Key Performance Indicators sfruttano immense quantità di dati: se li mostriamo in un foglio di calcolo, questo si rivela spesso complesso e poco chiaro. La soluzione ideale offre una rappresentazione visiva semplice da comprendere e approfondire, proprio come le dashboard di Tableau.

Le dashboard interattive di Tableau ti aiutano a visualizzare i KPI nella maniera migliore

Per creare dashboard efficaci, ti consigliamo di seguire queste best practice:

  1. Tieni conto dell’audience: chi visualizzerà la dashboard? Quanto tempo avrà per analizzarla? Quanto a fondo conosce i fattori critici di successo? Prima di iniziare a lavorare alla dashboard, definisci tutti questi aspetti.
  2. Pensa a dove verrà visualizzata la dashboard: computer fissi, portatili, dispositivi mobili?
  3. Riduci al minimo i tempi di caricamento: neanche la miglior dashboard riuscirà a catturare l’attenzione del pubblico se impiega troppo tempo a caricare.
  4. Posiziona i contenuti più importanti in alto a sinistra: è lì che il pubblico guarda più spesso.
  5. Limita il numero di visualizzazioni e colori: se esageri, la dashboard potrebbe risultare caotica e confondere l’utente.
  6. Aggiungi funzionalità interattive: quando il pubblico è incoraggiato a esplorare i dati, avrai la sua attenzione.
  7. Usa il formato “Largest to smallest” di Tableau.
  8. Sfrutta i suggerimenti: sono uno strumento fondamentale per raccontare la tua storia in maniera interattiva.
  9. Non occupare tutto lo schermo con elementi grafici o testuali: anche lo spazio bianco è importante.
  10. Fai sempre qualche prova prima di mostrare “ufficialmente” la dashboard: potrai scoprire molto e correggere qualche errore.

Con questi consigli, avrai sempre la certezza di riuscire a spiegare con chiarezza i tuoi Key Performance Indicators.