Réduction de trois semaines du temps nécessaire à la création des rapports de clôture d'exercice grâce aux analyses visuelles de Tableau


C'est la première fois qu'une solution décisionnelle visuelle sécurisée est accessible à tous. En quelques clics, il est désormais possible d'explorer et de visualiser des données, ou de générer des tableaux de bord performants.

Génératrice d'informations précieuses seconde après seconde... voici comment l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV) qualifie la solution d'analyse visuelle de Tableau. Basée en France, cette agence publique, qui accorde des droits de propriété intellectuelle sur la création d'espèces végétales au sein de l'Union européenne, fait confiance à Tableau pour sa solution décisionnelle de création de rapports financiers et pour protéger les droits des obtenteurs concernés. Depuis la mise en place de la meilleure solution disponible en matière d'analyse visuelle, il y a 18 mois, l'OCVV a réduit de trois semaines le temps nécessaire à la préparation des comptes de clôture d'exercice. L'Office se sert également de la fonction de mappage intuitif pour visualiser les modèles de développement végétal et offrir un accès en ligne aux données publiques le concernant.

Place aux espèces végétales

L'OCVV, agence de l'Union européenne dont le siège est implanté en France, a une mission : protéger les droits des obtenteurs d'espèces végétales. Cette agence accorde des droits de propriété intellectuelle sur la création de variétés végétales pour une durée de 25 ou 30 ans.
L'OCVV cherchait une solution destinée à la création de rapports dans deux domaines décisifs : les rapports financiers et la gestion des droits. L'organisme devait fournir à ses utilisateurs métier un accès en libre-service aux données et aux informations financières, où qu'elles se trouvent. Pour le deuxième domaine, et à plus longue échéance, il s'agissait de prendre en charge la gestion intégrale du processus d'octroi des droits relatifs aux variétés végétales. L'OCVV souhaitait ainsi proposer un meilleur accompagnement aux demandeurs tout au long du processus d'obtention de droits sur les variétés végétales, de la candidature à la décision finale, en passant par l'examen technique.
Avant de passer à la solution d'analyse visuelle de Tableau, l'OCVV utilisait une solution décisionnelle limitée. Suite à la mise en place du système SAP BusinessObjects, l'Office bénéficiait d'une certaine visibilité sur ses performances et résultats financiers. Pourtant, d'après James Moran, Responsable de l'unité administrative de l'OCVV, cette solution n'a pas remporté un franc succès auprès des utilisateurs : « Le concept de BusinessObjects était difficile à comprendre. Le fait de changer une seule ligne avait des répercussions sur d'autres éléments. La complexité du système n'a pas facilité son utilisation. Elle l'a rendu impopulaire et a limité nos capacités de création de rapports financiers. »

Tableau remporte les suffrages face à InfoBuilders et QlikView

Il s'est rapidement avéré que le choix de la plate-forme d'analyse allait se faire parmi trois solutions décisionnelles possibles : Tableau Software, InfoBuilders et QlikView. Pour James Moran, Tableau s'est montré nettement plus facile à utiliser, plus réactif et plus souple que les deux autres outils. « Tableau nous offrait un meilleur contrôle des données, explique-t-il. Grâce aux mesures de sécurité en place, seules les personnes dotées des autorisations nécessaires sont habilitées à voir les données. Avec QlikView, les utilisateurs ne pouvaient que trop facilement tirer les mauvaises conclusions à partir des données. »
Opérationnel depuis 18 mois, Tableau sert essentiellement à étayer les rapports financiers de l'OCVV. Grâce à cette solution d'analyse visuelle, la meilleure de sa catégorie, n'importe quel membre de l'équipe peut se lancer dans la découverte des données, réaliser des analyses spécifiques et créer des tableaux de bord. Plutôt que de se reposer sur un petit groupe de spécialistes en solution décisionnelle, les experts sont désormais autonomes et obtiennent de meilleures réponses plus rapidement.
Tableau offre à l'OCVV la souplesse nécessaire pour combiner des données financières provenant de différentes sources et découvrir de nouveaux angles d'approche au moyen de prévisions et de calculs de table rapides. James Moran et son équipe peuvent ensuite partager ces données optimisées et créer leurs propres tableaux de bord en l'espace de quelques minutes, par glisser-déplacer.
« Tableau a véritablement transformé notre organisation, dit-il. Jusque-là, les rapports financiers et le processus d'audit impliquaient généralement des tas de feuilles de calcul, de commentaires d'évaluation des auditeurs et d'erreurs d'arrondi. Aujourd'hui, grâce à Tableau, nous pouvons gagner jusqu'à trois semaines sur les temps de préparation des comptes de clôture d'exercice. »

L'analyse visuelle au service des droits en matière de sélection des végétaux

Le succès rencontré avec la création des rapports financiers encourage l'utilisation de la solution décisionnelle visuelle et intelligente de Tableau pour ce qui concerne la gestion des droits sur les variétés végétales. Les données géographiques sont capitales pour l'OCVV. L'organisme utilise donc les fonctions de géocodage et de mappage pour localiser les obtenteurs d'espèces fruitières, potagères, agricoles et ornementales, et éventuellement déterminer l'endroit où ils font pousser leurs espèces. L'OCVV peut ainsi rapidement prévoir le lieu d'un séminaire d'obtenteurs d'espèces fruitières, par exemple, en repérant visuellement où se trouve le centre de cette activité.

Les obtenteurs d'espèces végétales déposent une demande de protection de leurs droits. Lorsqu'elle est acceptée, elle peut durer 30 ans, selon l'espèce. Les droits de certains obtenteurs peuvent arriver à leur terme ou bien d'autres obtenteurs peuvent décider de renoncer à leurs droits au bout de quelques années. Grâce à Tableau, l'OCVV peut désormais répondre à des questions dont il ignorait jusqu'à l'existence, notamment comment renoncer à ces droits, quels sont le développement et l'évolution de l'obtention dans les différents pays et régions du monde ou bien encore, quels sont les droits d'obtention les plus longs entre ceux des espèces fruitières et ceux des espèces potagères.

En tant qu'organisme public, l'OCVV est légalement tenu de publier sur le Web de grandes quantités de données financières et d'informations liées aux obtentions de droits sur les variétés végétales. C'est pourquoi l'Office envisage à présent d'utiliser la version Premium de Tableau Public pour pouvoir partager rapidement et facilement avec le public les visualisations obtenues, tout en protégeant les données sous-jacentes.
« Tableau génère de précieuses informations seconde après seconde » déclare James Moran. « C'est la première fois qu'une solution décisionnelle visuelle sécurisée est accessible à tous. En quelques clics, il est désormais possible d'explorer et de visualiser des données, ou de générer des tableaux de bord performants. »

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